Datensätze in benutzerdefinierter Reihenfolge sortieren
Es kann vorkommen, dass Sie Daten nicht in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge, sondern in benutzerdefinierter Reihenfolge (auch benutzerdefinierte oder logische Reihenfolge genannt) sortieren möchten. Beispielsweise ist es sinnvoller, Wochentage so zu sortieren, dass Montag zuerst erscheint, als alphabetisch zu sortieren, wo Freitag zuerst erscheint. Sie können Daten in der Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage oder in der Formularansicht eines Formulars sortieren.
Was möchten Sie tun?
Sortieren Sie eine kleine, endliche Anzahl eindeutiger Feldwerte
In diesem Verfahren schreiben Sie einen Ausdruck, der die IIf -Funktion verwendet, um die Titel der Mitarbeiter zu ordnen.
Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, die drei Felder enthält – Title, FirstName und LastName. Geben Sie im Feld Titel die folgenden Werte für vier neue Datensätze ein:
Koordinator im Innendienst
Verkaufsleiter
Außendienstmitarbeiter
Vizepräsident, Vertrieb
Geben Sie in den Feldern FirstName und LastName der vier Datensätze beliebige Namen ein.
Öffnen Sie nun die Tabelle in der Datenblattansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Erweitertes Filtern/Sortieren .
Fügen Sie dem Raster die gewünschten Felder wie Vorname, Nachname und Titel hinzu.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld in der ersten leeren Spalte, klicken Sie auf Zoom und geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:
IIf ([Titel] = „Vice President, Sales", 1, IIf ([Titel] = „Sales Manager", 2, IIf ([Titel] = „Sales Representative", 3, IIf ([Titel] = „Inside Sales Koordinator", 4, 5))))
Titel ist der Name des Felds, das die einzustufenden Werte enthält. Die in Anführungszeichen eingeschlossenen Werte sind die im Feld gespeicherten Einzelwerte. Der folgende numerische Wert ist der ihm zugewiesene Rang. Der vorhergehende Ausdruck weist vier verschiedenen Titeln die Ränge 1 bis 4 und allen anderen den Rang 5 zu. Wenn Sie die Sortierung durchführen, erhalten die in diesem Ausdruck nicht erwähnten Titel den gleichen Rang (5).
Klicken Sie in der Zeile Sortieren für die Spalte, die den Ausdruck enthält, auf Aufsteigend .
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter umschalten .
Die IIf -Funktion gibt den numerischen Wert zurück, der dem Wert im Titelfeld entspricht. Wenn der Wert im Feld Titel beispielsweise Sales Manager lautet, ist die zugewiesene Zahl 2 . Wenn im Titelfeld ein Wert vorhanden ist, der nicht als Argument in der Funktion aufgeführt ist – z. B. Distriktkoordinator – wird ihm die Nummer 5 zugewiesen. Die Abfrage sortiert diese Nummern dann in aufsteigender Reihenfolge.
Sortieren Sie eine große Anzahl eindeutiger Feldwerte
Wenn Sie eine große Anzahl von Werten ordnen müssen, ist eine bessere Methode zum Sortieren von Daten das Erstellen einer Nachschlagetabelle.
Angenommen, die Employees-Tabelle verweist auf mehr als 50 verschiedene Titel. Sie müssen zuerst eine Nachschlagetabelle erstellen und die vorhandene Tabelle vorbereiten, um die neue Tabelle nachzuschlagen. Anschließend verknüpfen Sie die beiden Tabellen und erstellen eine Abfrage.
Erstellen Sie eine Nachschlagetabelle und ändern Sie die vorhandene Tabelle
Erstellen Sie eine neue Nachschlagetabelle, in der die Titel gespeichert werden. Benennen Sie die Tabelle tblTitles und legen Sie die Felder auf die in Klammern angegebenen Datentypen fest, wie in der folgenden Tabelle gezeigt:
TitelID
(Auto Nummer)Titel
(Text)1
Vizepräsident, Vertrieb
2
Verkaufsleiter
3
Außendienstmitarbeiter
4
Koordinator im Innendienst
Legen Sie das TitleID-Feld als Primärschlüssel fest.
Ändern Sie die Tabelle „Employee" so, dass sie in der Tabelle „tblTitles" nachschlägt.
Ändern Sie in der Entwurfsansicht den Namen des Felds Title in TitleID .
Ändern Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp in Number .
Ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Feldeigenschaften die Feldgröße in Long Integer .
Speichern Sie die Tabelle und ignorieren Sie die Warnung zum Datenverlust.
Wechseln Sie zur Datenblattansicht.
Füllen Sie die Spalte Titles mit dem TitleID-Wert, der dem title-Wert entspricht.
Geben Sie beispielsweise für Datensätze, bei denen der Titelwert Sales Manager ist, 2 ein. Geben Sie für Vertriebsmitarbeiter 3 ein.
Speichern und schließen Sie die Tabelle.
Verbinden Sie die beiden Tabellen
Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabellen hinzufügen (oder Tabellen in Access 2013 anzeigen).
Wählen Sie „tblTitles" und „ Employees " aus und klicken Sie auf „ Hinzufügen ", um sie dem Fenster „Beziehungen" hinzuzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
Ziehen Sie das Feld „TitleID" aus der Tabelle „tblTitles" in das Feld „TitleID" in der Tabelle „Employees".
Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet.
Stellen Sie sicher, dass die in den beiden Spalten angezeigten Feldnamen TitleID sind und dass im Feld Beziehungstyp One-to-Many angezeigt wird. Sie können die Feldnamen bei Bedarf ändern.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Referentielle Integrität erzwingen .
Klicken Sie auf Erstellen , um die Beziehung zu erstellen.
Das Dialogfeld „ Beziehungen bearbeiten " wird geschlossen und die Änderungen werden gespeichert.
Schließen Sie die Registerkarte Beziehungen .
Erstellen Sie eine Abfrage
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf .
Klicken Sie im Dialogfeld Tabellen hinzufügen ( Tabelle in Access 2013 anzeigen) auf die Registerkarte Tabellen , doppelklicken Sie auf Employees und doppelklicken Sie dann auf tblTitles .
Fügen Sie die Felder „EmployeeID", „LastName" und „FirstName" aus der Tabelle „Employees" und das Feld „Title" aus der Tabelle „tblTitles" dem Abfrageentwurfsbereich hinzu.
Wechseln Sie zur Datenblattansicht.
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