Richten Sie Raumbuchungsvorschläge für Google Kalender ein

Helfen Sie Organisatoren von Meetings, kostenlose Räume und Ressourcen für Gäste an jedem beliebigen Ort zu buchen.

Mit dem automatischen Raumvorschlag überprüft der Kalender den Arbeitsort aller zur Besprechung eingeladenen Personen. Auf der Registerkarte „Zimmer" zeigt der Kalender auf intelligente Weise die besten Zimmer an, die jedem Gast am nächsten liegen. Dabei werden der Gebäude- und Etagenstandort jeder Person, der bisherige Buchungsverlauf, die Nutzung von Audio- und Videogeräten sowie der Kapazitätsbedarf berücksichtigt.

Wichtige Dinge, die Sie wissen sollten

Der automatische Raumvorschlag funktioniert am besten, wenn Sie beide Aktionen ausführen:

Fügen Sie den Arbeitsort für alle Benutzer hinzu – Wenn für einen Benutzer kein Hauptarbeitsort festgelegt ist, berücksichtigt Kalender ihn nicht in Raumvorschlägen. Das bedeutet, dass der vorgeschlagene Raum möglicherweise zu klein ist oder ein Raum im Gebäude überhaupt nicht vorgeschlagen wird.
Verwenden Sie ein strukturiertes Format für Räume – Nur strukturierte Rauminformationen werden vom Kalender für automatische Raumvorschläge verwendet. Der Kalender trifft intelligente Entscheidungen basierend auf den Details für jeden Raum.
Einzelheiten zur Strukturierung von Ressourcen finden Sie unter „Auswirkungen der Einführung strukturierter Ressourcen" und „Umstieg auf strukturierte Ressourcen" .

Hauptarbeitsort hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Hauptarbeitsort hinzuzufügen. Sie können dies für Ihre Benutzer tun oder sie es selbst hinzufügen lassen.

Hilfe bei der Entscheidung zwischen Benutzer- und Administrator-Setup

Jedes Arbeitsumfeld ist anders. Denken Sie über die Aspekte jedes Setups nach, um herauszufinden, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

Admin-Setup

Benutzereinrichtung

Die Daten zum Arbeitsstandort des Benutzers sind bekannt, aktuell und genau.

Vorteile

Stellt sicher, dass Nutzerdaten in Google mit Ihren eigenen Daten synchronisiert werden
Vermeidet Benutzerfehler

Methode

API (Gebäude, Boden, Bodenabschnitt, Schreibtisch)
GCDS (Gebäude, Etage)

Benutzererfahrung

Nur sichtbarer Arbeitsort

Sie verfügen nicht über die Daten zum Arbeitsstandort des Benutzers in Ihrer Organisation oder sind sich darüber nicht im Klaren.

Vorteile

Schnelle 1-Klick-Einrichtung
Kalenderbenachrichtigungen für Benutzer zum Hinzufügen und Aktualisieren von Standortdaten
Weniger Arbeit für den Administrator

Methode

Ersteinrichtung über die Google Admin-Konsole
Vom Benutzer selbst aktualisierte Arbeitsplatzdaten (Gebäude, Stockwerk).

Benutzererfahrung

Benutzerkontrolle über das Anzeigen und Aktualisieren des Arbeitsstandorts
Der Arbeitsstandort des Nutzers wird von Google abgeleitet und manchmal festgelegt
Nutzer wird von Google aufgefordert, Aktualisierungen vorzunehmen

Standort als Administrator hinzufügen

Wenn Sie den Hauptarbeitsort für Ihre Benutzer festlegen möchten, verwenden Sie API oder Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Verwenden Sie Google Cloud Directory Sync

Verwenden Sie GCDS, um den Arbeitsort des Benutzers in einem der folgenden Fälle hinzuzufügen:

Es gibt viele Benutzer und Benutzerstandorte.
Sie unterliegen ständigen Änderungen und Aktualisierungen der Benutzerstandorte.
GCDS wird bereits verwendet, um Benutzerprofile von Microsoft Active Directory mit Google-Konten zu synchronisieren.

Ordnen Sie im GCDS-Konfigurationsmanager auf der Registerkarte „Benutzerprofilattribute" diese Arbeitsstandortfelder dem Ort zu, an dem Sie heute Gebäude- und Stockwerksinformationen speichern:

Gebäude-ID
Etagenname

Die Synchronisierung dieser Felder ist optional. Stellen Sie sicher, dass die Gebäude-IDs mit der Gebäude-ID übereinstimmen, die Sie in der Gebäudeverwaltung erstellt haben.

Einzelheiten finden Sie unter Über Google Cloud Directory Sync .

API verwenden

Verwenden Sie in den folgenden Fällen eine API zum Hinzufügen des Arbeitsstandorts des Benutzers:

Es gibt viele Benutzer und Benutzerstandorte.
Sie verfügen bereits über ein System, in dem Benutzerstandorte über eine API aufgerufen werden.
Änderungen und Aktualisierungen der Benutzerstandorte erfolgen regelmäßig.
Sie möchten eine automatisierte Möglichkeit, die Standorte der Benutzer zu synchronisieren.
Es gibt Werte für Bodenabschnitts- und Schreibtischcodes.

Weitere Informationen finden Sie im Google Workspace Admin SDK-Handbuch für Benutzer .

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis sich die formatierten Standortinformationen des Benutzers verbreiten und im Profil eines Benutzers sichtbar sind.

Verwenden Sie diese Eigenschaften, wenn Sie Ihre API einrichten:

Name des Anwesens	Beschreibung	Beispiel
Typ (Zeichenfolge)*	Der Standorttyp: BENUTZERDEFINIERT, STANDARD, DESK Hinweis: Der Typ muss auf DESK eingestellt sein, um den Hauptarbeitsort eines Benutzers zu aktualisieren	SCHREIBTISCH
customType (Zeichenfolge)	Wenn der Typ CUSTOM ist, enthält dieses Feld den benutzerdefinierten Wert	freier Text
Bereich (Zeichenfolge)*	Der Textstandort ist für Anzeigezwecke am nützlichsten, um den Standort prägnant zu beschreiben. Zum Beispiel „Mountain View, CA" oder „In der Nähe von Palo Alto"	Mountain View, CA
Gebäude-ID (Zeichenfolge)*	Die Gebäudekennung muss genau mit der Gebäude-ID übereinstimmen, die Sie für das Gebäude erstellt haben Reservierte Wertzeichenfolgen: Geben Sie an, dass ein Benutzer kein Bürogebäude hat. Wenn ein Benutzer beispielsweise remote arbeitet, verwenden Sie $$NO_BUILDING$$ Um anzuzeigen, dass das Gebäude in den Gebäuderessourcen noch nicht erstellt wurde, verwenden Sie $$MISSING_BUILDING$$	NYC
floorName (Zeichenfolge)	Die Etagenkennung muss genau mit einer in der Gebäude-ID definierten Etage übereinstimmen. Hinweis: Ein Etagenname ohne definierte Gebäude-ID ist ungültig	Lobby, Zwischengeschoss, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (Zeichenfolge)	Angabe, wo auf einer Etage der Benutzer sitzt	A, Südflügel
schreibtischCode (Zeichenfolge)*	Angabe des genauen Schreibtischstandorts	Pod 17, 13-A

* Erforderlich

Lassen Sie Benutzer den Standort hinzufügen

Aktivieren Sie Kalenderaufforderungen, um Benutzern beim Hinzufügen ihres primären Arbeitsstandorts zu helfen.

Melden Sie sich bei Ihrer Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an (endet nicht auf @gmail.com).
Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Menü Verzeichnis Verzeichniseinstellungen .
Klicken Sie auf Profilbearbeitung .
Wählen Sie im linken Bereich unter Organisationseinheit die Organisation aus, in der Sie die Änderung anwenden möchten.
Warnung: Wenn Sie diese Änderung in der Stammorganisationseinheit für die gesamte Organisation anwenden, wird die Änderung nicht auf die Organisationseinheiten angewendet, in denen Sie zuvor Überschreibungen für Profilinformationen vorgenommen haben.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Arbeitsort" und klicken Sie auf „Speichern".