Was ist neu in Vault?
Google Vault wird ständig mit neuen Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen aktualisiert. Die meisten Funktionen sind innerhalb weniger Tage nach der Einführung verfügbar, einige Rollouts können jedoch länger dauern.
20. Juni 2023 : Unterstützung für Aufbewahrungsregeln basierend auf Drive-Labels
Legen Sie die Labelbedingungen für Aufbewahrungsregeln basierend auf Labelfeldern fest.
Überschreiben Sie die Aufbewahrungs- oder Ablaufregeln einer Datei im Litigation Hold.
Verwenden Sie verschiedene Vergleichsoperatoren, um die Bedingungen für die Aufbewahrungsregelbeschriftung je nach Feldtyp anzupassen.
Erfahren Sie mehr über Regelbedingungen basierend auf Laufwerksbezeichnungen .
7. Juni 2023 : Frühe Versionen sehr großer Dateien werden möglicherweise zusammengeführt
Frühe Versionen sehr großer Google Docs-, Tabellen-, Folien-, Formular- und Sites-Dateien – mit Ausnahme derjenigen, die einer Sperre unterliegen – werden möglicherweise zusammengeführt, um Speicherplatz zu sparen. Wenn Sie Vault mit Google Drive durchsuchen, können Sie nicht auf die früheren Versionen zugreifen. Stattdessen erhalten Sie die früheste verfügbare zusammengeführte Version.
Weitere Informationen zu Versionen finden Sie unter Suchen im Revisionsverlauf einer Datei .1. März 2023 : Unterstützung für clientseitig verschlüsselte E-Mails
- Vault speichert clientseitig verschlüsselte E-Mails genauso wie andere Nachrichten.
- Sie können eine Vorschau der unverschlüsselten E-Mail-Metadaten wie Betreff, Absender und Empfänger anzeigen.
- Der verschlüsselte Inhalt einer E-Mail wird in der Suchvorschau als smime.p7m- oder smime.p7s-Anhang angezeigt. Um einen Export im Mbox-Format zu entschlüsseln, können Sie das Decrypter-Dienstprogramm (Beta) verwenden. Um clientseitig verschlüsselte E-Mails im PST-Format anzuzeigen, importieren Sie die p7m-Datei jedes Benutzers in Microsoft Outlook. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Vault exportierte Nachrichten überprüfen .
5. Dezember 2022 : Aktualisierte Benutzeroberfläche für zukünftige clientseitige Verschlüsselungsfunktionen
2. September 2022 : Alle Chat-Suchen und -Holds verwenden jetzt eine nachrichtenbasierte Indizierung
Suche und Exporte
Vault durchsucht Nachrichten in Thread-Räumen (Räume mit Unterhaltungen) auf die gleiche Weise wie Direktnachrichten, Gruppennachrichten und Räume ohne Threads:
Die Tresorsuche gleicht einzelne Nachrichten ab und gibt sie zurück. Bisher wurden bei der Vault-Suche passende Themen zurückgegeben. Ein Thema entspricht allen Nachrichten in einem Thread in einem Thread-Raum oder allen Nachrichten, die in einem 24-Stunden-Tageszeitraum (definiert durch UTC-Zeit) gesendet werden.
Vault ändert den Suchumfang in Thread-Räumen:
Vault durchsucht jetzt Nachrichten aus allen Threads in einem Thread-Raum, sofern das angegebene Konto Mitglied des Thread-Raums ist, auch wenn das Konto nicht an diesem Thread teilgenommen hat (z. B. einige Nachrichten gesendet hat). Bisher wurden nur Threads durchsucht, an denen das Konto teilgenommen hat.
Wenn das angegebene Konto Mitglied war, den Raum aber bereits verlassen hat, durchsucht Vault nur Nachrichten, die gesendet wurden, bevor das Konto den Raum verlassen hat. Wenn das Konto zuvor an einem Thread teilgenommen hatte, wurden alle Nachrichten im Thread durchsucht, auch diejenigen, die nach dem Verlassen des Kontos gesendet wurden.
Wenn eine Nachricht Ihren Suchbedingungen entspricht, wird Kontext für die Vorschau und den Export bereitgestellt. Der Kontext umfasst die Nachricht und alle Nachrichten, die 12 Stunden davor und 12 Stunden danach in derselben Konversation (DM, Space oder Thread eines Thread-Raums) gesendet wurden.
Wenn viele Nachrichten in derselben Konversation (DM, Space oder Thread eines Diskussionsthreads) mit Ihrer Suche übereinstimmen, kann es zu Überschneidungen in den als Kontext bereitgestellten Nachrichten kommen. Beim Export wertet Vault die Überlappung aus und lässt doppelte Nachrichten beim Export aus.
Suchanfragen
Wenn Sie eine gespeicherte Chat-Suchabfrage über denselben Zeitraum wie ein früherer Export ausführen, sind aufgrund dieser Änderungen möglicherweise nicht mehr dieselben exportierten Nachrichten wie zuvor vorhanden.
Sie haben beispielsweise einen Raum, der den folgenden Austausch enthält:
Participant 1: hi Participant 2: helloParticipant 1: hi Participant 2: hello
Wenn Sie Suchbegriffe * verwenden, werden die Nachrichten wie folgt durchsucht, in der Vorschau angezeigt und exportiert:
| Suchbegriff | Such-, Vorschau- und Exportverhalten im Chatbereich |
|---|---|
hi | Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 1 zurückgegeben, da nur diese Nachricht mit dem Suchbegriff übereinstimmt. Vorschau und Export: Enthält die Nachricht von Teilnehmer 1 und alle Nachrichten im Bereich oder Thread (für Thread-Räume), die 12 Stunden vorher und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hello | Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 2 zurückgegeben, da nur diese Nachricht mit dem Suchbegriff übereinstimmt. Vorschau und Export: Enthält die Nachricht von Teilnehmer 2 und alle Nachrichten im Bereich oder Thread (für Thread-Räume), die 12 Stunden vorher und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hi hello | Es werden keine Nachrichten zurückgegeben oder exportiert, da keine einzelne Nachricht beide Suchbegriffe enthält. |
hi from:participant1@example.com | Suche: Nur die Es wird eine Nachricht von Teilnehmer 1 zurückgegeben, da nur diese Nachricht mit beiden Suchbegriffen übereinstimmt. Vorschau und Export: Enthält die Nachricht von Teilnehmer 1 und alle Nachrichten im Bereich oder Thread (für Thread-Räume), die 12 Stunden vorher und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hi from:participant2@example.com | Es werden keine Nachrichten zurückgegeben oder exportiert, da keine einzelne Nachricht mit beiden Suchbegriffen übereinstimmt. |
‑hi from:participant1@example.com | Es werden keine Nachrichten aus der Beispielkonversation zurückgegeben oder exportiert, da keine einzelne Nachricht mit beiden Suchbegriffen übereinstimmt. |
‑hi from:participant2@example.com | Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 2 zurückgegeben, da nur diese Nachricht mit dem Suchbegriff übereinstimmt. Vorschau und Export: Enthält die Nachricht von Teilnehmer 2 sowie alle Nachrichten im Bereich, die 12 Stunden vorher und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
* Hinweis: Die Chat-Suche unterstützt keine booleschen Operatoren wie AND , OR und NOT . Eine Liste von Suchbegriffen wird jedoch so behandelt, als ob zwischen den einzelnen Begriffen AND stünde. Wenn einem Schlüsselwort - vorangestellt ist, wird das Wort so behandelt, als ob ihm NOT vorangestellt wäre. Erfahren Sie mehr
Hält
Sie können Ihre Suche auf zurückgehaltene Daten beschränken, also Nachrichten, die mit einem zurückgestellten Benutzerkonto verknüpft sind.
Bei Thread-Bereichen speichert und durchsucht Vault jetzt alle Nachrichten im Bereich, wenn der gehaltene Benutzer, der Ihren Suchparametern entspricht, Mitglied ist oder war. Bisher hielt und durchsuchte Vault Threads nur in dem Bereich, in dem der Benutzer in der Warteschleife mindestens eine Nachricht im Thread gesendet hat.
Wenn außerdem alle in der Warteschleife befindlichen Benutzer einen Chat-Bereich verlassen, werden bei der Suche nach gehaltenen Nachrichten nur Nachrichten zurückgegeben, die gesendet wurden, bevor der letzte in der Warteschleife befindliche Benutzer den Chat-Bereich verlassen hat. Insbesondere bei Thread-Bereichen werden Nachrichten, die gesendet werden, nachdem ein Benutzer den Bereich verlassen hat, nicht mehr gespeichert, selbst wenn der Benutzer an der Konversation teilgenommen hat.
Sie können Nachrichten in Chatbereiche einfügen, zu denen auch Gruppenunterhaltungen gehören, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden, und Bereiche. Die Art des Leerzeichens bestimmt, welche Nachrichten zurückgegeben werden. Erfahren Sie mehr
Umsetzung des neuen Verhaltens
Es wird mehrere Wochen dauern, bis die Veröffentlichung allen Benutzern zur Verfügung steht . Um sicherzustellen, dass Sie während der Umstellung verstehen, wie Ihre Nachrichten während der Umstellung durchsucht wurden:
- Wenn Sie oben in Ihren Suchergebnissen die Benachrichtigung „Suchanfrage wird auf einzelne Nachrichten angewendet" erhalten, war Ihre Suche nachrichtenbasiert.
- Wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten, verwendet die Suche das klassische Suchverhalten. Bei Thread-Räumen wurde die Suchanfrage auf jede Konversation angewendet.
Erfahren Sie mehr:
Mit der Einführung der clientseitigen Google Workspace-Verschlüsselung für Drive unterstützt Vault die Aufbewahrung, Suche und den Export von clientseitig verschlüsselten Google-Dateien.
Aufbewahrung und Aufbewahrung
Vault speichert clientseitig verschlüsselte Dateien in Drive genauso wie andere Dateien in Drive.
Suchen und Vorschau
Sie können nach clientseitig verschlüsselten Dateien anhand ihrer Metadaten wie Titel und Eigentümer suchen. Sie können den Inhalt jedoch nicht durchsuchen, nicht nach Dateiformat suchen, keine Vorschau des Inhalts anzeigen oder aus der Vorschauansicht herunterladen.
Wenn Sie Drive in Vault durchsuchen, können Sie wählen, ob nur clientseitig verschlüsselte Dateien durchsucht werden sollen oder ob clientseitig verschlüsselte Dateien ausgeschlossen werden sollen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die clientseitige Verschlüsselung von Google Workspace für Ihre Organisation aktiviert ist.
Einzelheiten finden Sie unter Vault zum Durchsuchen von Google Drive, Meet und Sites verwenden .
Export
Wenn Sie clientseitig verschlüsselte Dateien exportieren, bleiben die Dateien verschlüsselt und die Dateinamen enden mit .gcse . Um die Dateien zu entschlüsseln, verwenden Sie den clientseitigen Entschlüsseler von Google . Sie können clientseitig verschlüsselte Dateien auch anhand ihrer Metadaten identifizieren. Für diese Dateien ist ClientSideEncrypted auf true gesetzt.
Sie können Gmail-Nachrichten jetzt mit einem neuen, schnelleren System in Vault exportieren. Vault zeigt einen Fortschrittsbalken an, während der Export erstellt wird. Exporte, die länger als 24 Stunden dauern, erfordern keinen manuellen Neustart mehr.
Im neuen System haben einige Exportdateien andere Namen und Formate als im klassischen System. Organisationen, die ein Skript zum Verarbeiten von Vault-Exportdateien für Gmail verwenden, müssen möglicherweise ihre Skripts aktualisieren, um die neuen Dateinamen und -typen korrekt zu verarbeiten. Einzelheiten finden Sie in der Zusammenfassung der Änderungen unten.
Um das neue Exportsystem zu verwenden, wählen Sie die Option beim Erstellen des Exports. API-Benutzer können use_new_export=true in MailExportOptions festlegen.
Für Exporte wird vorerst das klassische System verwendet, es sei denn, Sie entscheiden sich beim Starten des Exports für die Verwendung des verbesserten Systems. Das neue System wird in wenigen Monaten das klassische System ablösen. Während der Umstellung, wenn beide Optionen verfügbar sind, zeigt Vault an, welche Gmail-Exporte mit dem neuen System erstellt wurden.
Hinweis: Nur Exportdateien für Gmail ändern sich. Exportdateien für andere Dienste bleiben gleich.
Zusammenfassung der Änderungen
| Information | Dateinamen | Was gibt's Neues |
|---|---|---|
| Nachrichteninhalte | Exportname – N .zip | Die Datei enthält Mbox- oder PST-Dateien und keine komprimierten Nachrichtendateien. Die Nachrichtendateien heißen export_name-account .mbox oder export_name-account .pst, wobei „account" die vollständige E-Mail-Adresse des Verwahrers ist (das Konto, das die Nachricht gesendet oder empfangen hat). In manchen Fällen wird mehr als eine Datei für ein Konto generiert und der Dateiname enthält ein Inkrement. Ein Export könnte beispielsweise die folgenden Dateien enthalten:
|
| Nachrichtenmetadaten | Klassisch: Exportname -metadata.xml Neu: Exportname -metadata.csv | Im CSV-Format. Sie enthält die gleichen Informationen wie die klassische Datei sowie neue Spalten:
|
| Anzahl der Konten und Nachrichten | Klassisch: Exportname -Ergebnisanzahl.csv Neu: Exportname -results-counts.csv | Weitere Informationen werden gemeldet:
Die Konten werden nun in absteigender Reihenfolge der erfolgreich exportierten Nachrichten sortiert. |
| Fehlerberichte | Klassisch: error.csv und export_name -account-Exceptions.csv Neu: Exportname -error.xml | Der neue Fehlerbericht ist eine Datei im XML-Format. Es ist immer Teil des Exports, auch wenn keine Fehler aufgetreten sind. Es enthält die gleichen Informationen wie die klassischen Dateien und zusätzlich Folgendes:
|
| Nachrichten, die nicht in PST konvertiert wurden | export_name -conversion -errors- N .zip | Neue Datei, die für Exporte im PST-Format zurückgegeben wird, wenn einige Nachrichten nicht in PST konvertiert werden. Die Datei enthält die Nachrichten, die nicht in das EML-Format konvertiert wurden. Wenn mehr als eine Datei zurückgegeben wird, werden die Dateinamen um eins erhöht. Zum Beispiel:
|
| Dateiprüfsummen | Exportname .md5 | Keine Änderungen |
Erfahren Sie mehr
Mit der Einführung von Genehmigungen für Dateien in Drive umfasst Vault jetzt Genehmigungsmetadaten in Drive-Exporten. Zu den Metadaten gehören eine Liste der Genehmiger, der Genehmigungsstatus und das Datum der letzten Änderung des Genehmigungsstatus. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Suche ein Versionsdatum eingeben, spiegeln die Genehmigungsmetadaten den aktuellen Stand wider, nicht den Stand zum Zeitpunkt des Versionsdatums.
Erfahren Sie mehr:
Gmail-Exporte umfassen jetzt zwei Metadatendateien, die klassische XML-Datei und eine neue CSV-Datei. Das neue CSV-Format erweitert unsere Unterstützung für Inhaltsüberprüfungstools von Drittanbietern und enthält mehr Metadaten für Gmail-Nachrichten.
Die CSV hat 2 neue Felder:
-
GmailMessageId– Eine eindeutige Kennung für jede Nachricht, die in der Gmail-API verwendet werden kann. -
Account– Das Konto, das im Suchbereich lag (Absender oder Empfänger)
Außerdem stellt der Rfc822MessageId Wert eine Kennung bereit, um Metadaten einer Nachricht im Export zuzuordnen, ähnlich wie External FileName in der klassischen XML-Datei.
Die Art und Weise, wie die Drive-Suchoperatoren to: und from: Dateien in Google Vault abgleichen, hat sich geändert. Sie stimmen nicht mit Dateien überein, die vor März 2021 freigegeben wurden. Ihr neues Verhalten macht diese Operatoren für Drive-Suchen intuitiver. Außerdem können Sie nicht nur bestimmen, wer Zugriff auf eine Datei hat, sondern auch, wer diesen Benutzern Zugriff gewährt hat.
Ab Februar 2021 ist ein neuer Suchoperator, sharedwith: , verfügbar und bietet ähnliche Übereinstimmungen wie der to: -Operator vor der Änderung. Ein vorhandener Suchoperator, owner: , bietet die gleiche Übereinstimmung wie der from: -Operator vor der Änderung.
Sie können jetzt Websites, die im neuen Google Sites erstellt wurden, behalten, zurückhalten, durchsuchen und exportieren.
Standardmäßig unterliegen Websites den Drive-Aufbewahrungsregeln. Sie können auch Sites-spezifische Aufbewahrungsregeln festlegen.
Um Websites aufzubewahren, zu durchsuchen und zu exportieren, verwenden Sie Drive-Holds und -Suche. Sie können Suchergebnisse nur nach Websites mit dem neuen Begriff type:site filtern. Sie können Websites auch anhand der veröffentlichten URL suchen.
Chat führt zwei Änderungen an Gruppennachrichten ein:
In Chat erstellte neue Gruppenchats werden wie Räume ohne Threads behandelt und Benutzer können die Mitgliedschaft dieser Gruppenchats ändern. Bestehende Gruppenchats werden weiterhin als Gruppennachrichten behandelt.
Vault behandelt diese neuen Gruppenchats anders als bestehende Gruppennachrichten, was sich auf den Umfang der Aufbewahrung, Aufbewahrung und Suche auswirkt. Da es sich eher um Räume handelt, verwendet Vault jetzt „Chatbereiche", um sich auf Räume mit Threads, Räume ohne Threads und neue Gruppenchats zu beziehen.
Erfahren Sie mehr:
- Behalten Sie Nachrichten in Google Chat mit Vault
- Stellen Sie Google Chat-Nachrichten in die Warteschleife
- Verwenden Sie Vault, um Gmail zu durchsuchen
- Verwenden Sie Vault, um Google Chat zu durchsuchen
- Erforderliche Maßnahmen: Bevorstehende Änderungen an der Art und Weise, wie Vault mit Gruppenchats umgeht (Zusammenfassung der Änderungen)
Wir haben eine neue, moderne, auf Material Design basierende Version von Vault eingeführt. Die Navigation ist einfacher und die neuen Produktivitätsfunktionen sorgen für eine schnellere Aufgabenerledigung.
Für die Nutzung der neuen Site ist keine Migration erforderlich. Es verwendet dasselbe Backend-System wie die klassische Website (ediscovery.google.com). Bis zur Deaktivierung von ediscovery.google.com finden Sie auf beiden Websites dieselben Angelegenheiten, Aufbewahrungsregeln und Holds.
Um die neue Website zu nutzen, gehen Sie zu vault.google.com und melden Sie sich mit Ihrem verwalteten Google-Konto an.
Was hat sich geändert:
- Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, öffnen Sie statt der Seite „Angelegenheiten" eine Startseite mit drei Optionen: Aufbewahrung, Angelegenheiten und Berichterstattung.
- Wenn Sie Aufbewahrungsregeln und -sperren einrichten, befolgen Sie Schritt-für-Schritt-Abläufe mit weiteren Tooltips, die Sie durch den Prozess führen.
- Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln, Holds und Suchergebnisse werden in sortierbaren und filterbaren Tabellen aufgelistet. Sie können den Umfang Ihrer Information-Governance-Richtlinien und Suchergebnisse leichter verstehen.
- Wenn Sie Suchergebnisse durchsuchen und Berichte zurückhalten, behalten Sie Ihren Kontext. Wenn Sie auf ein Element klicken, wird jetzt ein Seitenbereich geöffnet, anstatt zu einer neuen Seite zu gelangen.
Was sich nicht geändert hat:
- Ihre vorhandenen Einstellungen, gespeicherten Abfragen oder Exportdateien. Ihre Daten und Einstellungen sind auf beiden Seiten verfügbar.
- Vault-Funktionalität. Alles, was Sie im klassischen Vault tun konnten, ist im neuen Vault verfügbar.
Im Vault-Hilfecenter finden Sie Anweisungen für beide Versionen, bis der klassische Vault heruntergefahren wird.
Mit der Veröffentlichung von Chat-Räumen ohne Threads können Sie Nachrichten in diesen neuen Räumen aufbewahren, zurückhalten, suchen und exportieren. Vault behandelt diese Nachrichten anders als Nachrichten in Thread-Räumen (Räume, in denen Nachrichten in Konversationen gruppiert sind).
Erfahren Sie mehr:
Vault unterstützt jetzt Google Voice für G Suite. Sie können Textnachrichten, Voicemails und deren Transkripte sowie Anrufprotokolle aufbewahren, zurückhalten, durchsuchen und exportieren. Hinweis: Google Voice für G Suite unterstützt keine Anrufaufzeichnung und Vault hat keinen Zugriff auf Sprachanrufe.
Erfahren Sie mehr:
Die Vault-API enthält jetzt eine Zähl-API für Gmail und Gruppen. Verwenden Sie die Count-API, um die Anzahl der Nachrichten zu ermitteln, die einer Suchanfrage entsprechen. Sie können die Anzahl der Nachrichten verwenden, um die Größe des Exports abzuschätzen, und dann entscheiden, ob Sie mit dem Export fortfahren oder die Abfrage anpassen möchten, um weniger Elemente abzurufen.
Weitere Informationen finden Sie in der Count-API- Dokumentation und sehen Sie sich ein Beispiel an.
Mit der Veröffentlichung von Fragen und Antworten und Umfragen in Google Meet unterstützt Vault die Aufbewahrung, Aufbewahrung und Suche von Protokollen zu Fragen und Antworten und Umfragen, die mit Meet-Aufzeichnungen verknüpft sind.
Erfahren Sie mehr:
Wenn Sie die Daten Ihrer Organisation mit dem Datenexporttool exportieren, werden Daten, die gelöscht, aber von Vault aufbewahrt oder aufbewahrt werden, jetzt in den organisationsweiten Export einbezogen. Sie müssen Vault nicht mehr verwenden, um zusätzliche Exporte durchzuführen, die die gelöschten, aber beibehaltenen Daten enthalten.
Chat-Exportdateien verwenden jetzt dasselbe Format wie die Vault-Vorschau, um den bearbeiteten oder gelöschten Status einer Nachricht zu melden:
| Nachrichtenstatus | Vorher formatieren | Neues Format |
|---|---|---|
| Bearbeitet | + date | Edited on date |
| Vom Benutzer oder der Vault-Aufbewahrungsregel gelöscht | - date | Deleted on date |
Ihr G Suite-Administrator kann Benutzern in Ihrer Organisation jetzt erlauben, mit externen Benutzern zu chatten ( Weitere Informationen ). Vault kann Chat-Nachrichten von externen Benutzern wie folgt aufbewahren, zurückhalten, durchsuchen und exportieren:
- Sie können Direktnachrichten (DMs) zwischen externen Benutzern und Benutzern in Ihrer Organisation aufbewahren, zurückhalten, durchsuchen und exportieren, wenn die Archivierung aktiviert ist.
- Sie können Nachrichten suchen und exportieren, die von externen Benutzern in Räumen gesendet wurden, die von jemandem in Ihrer Organisation erstellt wurden.
- Sie können Nachrichten, die von Benutzern Ihrer Organisation in Räumen einer anderen Organisation gesendet wurden, nicht aufbewahren, zurückhalten, durchsuchen oder exportieren.
Erfahren Sie mehr:
Vertraulicher Gmail-Modus
Im vertraulichen Gmail-Modus können Benutzer den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion steht Organisationen zur Verfügung, die die Funktion und persönliche Gmail-Konten aktivieren.
Wenn ein Nutzer eine vertrauliche Nachricht sendet, ersetzt Gmail den Nachrichtentext und die Anhänge durch einen Link. Lediglich der Betreff und der Link werden per SMTP versendet.
Von Benutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im vertraulichen Modus
Wenn Ihre Organisation den vertraulichen Modus von Gmail aktiviert, kann Vault Nachrichten im vertraulichen Modus zurückhalten, aufbewahren, durchsuchen und exportieren, die von Benutzern in Ihrer Organisation nach dem 30. November 2018 gesendet wurden.
Nachrichten stehen Vault auch dann zur Verfügung, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Empfängern den Zugriff auf Nachrichten im vertraulichen Modus entzieht.
Von außerhalb Ihrer Domain empfangene Nachrichten im vertraulichen Modus
Auch wenn Ihre Organisation Gmail nicht aktiviert c Im vertraulichen Modus erhalten Ihre Benutzer möglicherweise Nachrichten im vertraulichen Modus von Benutzern in anderen Organisationen oder persönlichen Gmail-Konten.
Sie können a halten, behalten, suchen usw Und exportieren Sie Nachrichtenkopfzeilen und Betreffzeilen externer vertraulicher Nachrichten. Allerdings können Sie Nachrichteninhalte oder Anhänge von externen vertraulichen Nachrichten nicht durchsuchen oder exportieren.
Arbeiten mit Nachrichten im vertraulichen Modus
Va ult unterstützt vertrauliche Mo de-Nachrichten wie folgt:
- Vault gibt interne Co. zurück Vertrauliche Nachrichten, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
- Wenn Sie Nachrichten in der Vorschau anzeigen, ist der Nachrichteninhalt standardmäßig ausgeblendet. Sie haben die Möglichkeit, den Inhalt in der Vorschau anzuzeigen.
- Beim Drucken oder Exportieren von Nachrichten können Sie vertrauliche Nachrichteninhalte ausschließen. Wenn Sie diese Option wählen, werden die Kopfzeilen, Absender, Empfänger und andere Metadaten gedruckt oder exportiert, der vertrauliche Nachrichteninhalt jedoch nicht.
- Um vertrauliche Nachrichten ausschließlich zu suchen, aufzubewahren oder aufzubewahren, verwenden Sie den Begriff
label:confidentialmode.
Jamboard
Vault unterstützt jetzt vollständig Jamboard-Dateien, die Benutzer auf ihren Laufwerken gespeichert haben:
- Holds und Aufbewahrungsregeln decken jetzt Staus ab, die Benutzer in Drive gespeichert haben. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung endet, und sind für Vault nicht verfügbar.
- Sie können Staus suchen, in der Vorschau anzeigen und exportieren. Verwenden Sie
type:jamum gezielt nach Jamboard-Dateien zu suchen.
Wenn Sie Google Docs, Sheets und Slides exportieren, generiert Vault jetzt einen eindeutigen Hash-Wert für jede Datei. Mit diesem neuen Hashwert können Sie Dateiexporte deduplizieren und überprüfen, ob die exportierte Datei eine exakte Kopie der Quelldatei des Verwahrers ist.
Wie Sie nach einer Datei suchen, steuert, wie Vault den Hash-Wert generiert:
- Wenn Ihre Suche ein Versionsdatum enthält, wird dieses zum Generieren des Hashwerts verwendet.
- Das Datum der letzten Änderung wird verwendet, wenn die Suche kein Versionsdatum enthält.
Beachten Sie beim Vergleich von Hash-Werten zwischen Exporten Folgendes:
- Wenn sich der Inhalt einer Datei ändert, ändert sich auch ihr Hashwert.
- Wenn jemand die Freigabeberechtigungen für eine Datei ändert, jedoch nicht den Inhalt, ändert sich der Hashwert nicht.
- Wenn Sie eine Datei mehrmals exportieren und unterschiedliche Versionsdaten verwenden, unterscheiden sich die Hashwerte, auch wenn der Dateiinhalt bei den Exporten identisch ist.
Der Quell-Hash ist einer der Parameter, die in der Vault-XML-Datei enthalten sind, wenn Sie aus Drive exportieren. Erfahren Sie mehr über Drive-Exportmetadaten .
Wir haben den Aufbewahrungsregeln detailliertere Kontrollen hinzugefügt:
- Sie können benutzerdefinierte Drive-Aufbewahrungsregeln festlegen, die Dateien eine bestimmte Anzahl von Tagen löschen, nachdem Benutzer sie in den Papierkorb verschoben haben.
Wir haben außerdem neue Funktionen hinzugefügt, um die Suche nach Daten in Vault einfacher und effizienter zu machen:
- Führen Sie schnell mehrere Suchvorgänge in einer Angelegenheit durch . Nachdem Sie eine Suche in Gmail oder Groups gestartet haben, können Sie auf die Schaltfläche „In neuem Tab suchen" klicken, um ein neues Suchdialogfeld in derselben Angelegenheit zu öffnen. Ihre erste Suche wird im ersten Tab abgeschlossen.
- Suchstatus : Während eine Suche ausgeführt wird, meldet Vault die verstrichene Zeit und die von Ihnen eingegebenen Abfrageparameter.
- Verbesserte Zählfunktion : Wenn Sie eine Abfrage eingeben und auf die Schaltfläche „Zählen" klicken, meldet Vault die Anzahl der Übereinstimmungen und die verstrichene Zeit. Sie können auch eine CSV-Datei herunterladen, die die Konten mit Nachrichten auflistet, die Ihrer Anfrage entsprechen.
Sie können jetzt Gmail-, Chat- und Gruppennachrichten als PST-Dateien exportieren. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten in Microsoft Outlook sowie in Tools zur Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten von Drittanbietern überprüfen, die dieses Format unterstützen.
Erhalten Sie detailliertere Metadaten, wenn Sie Dateien aus Drive exportieren
Wenn Sie Dateien aus Drive exportieren, enthalten die Metadaten Informationen über Benutzer, die eine indirekte Beziehung zu einem Dokument haben. Darüber hinaus bietet Ihnen Vault die Möglichkeit, die Art dieser Beziehung zu bestimmen.
Erfahren Sie mehr über Benutzer mit indirektem Zugriff auf Dateien und Ihre Optionen beim Exportieren aus Drive.
Wählen Sie bei Such- und Exportvorgängen eine Zeitzone aus
Bisher verwendete Vault für alle Suchvorgänge die Greenwich Mean Time (GMT) und fügte einen zusätzlichen Tag hinzu, um Ergebnisse aus früheren Zeitzonen einzubeziehen. Vault unterstützt jetzt die Zeitzonenauswahl für Such- und Exportvorgänge. Sie können bei der Suche nach Daten eine Zeitzone angeben, und Vault bestimmt dann die Datumsgrenzen für die Anzeige und den Export von Ergebnissen.
Die neue Zeitzoneneinstellung betrifft nur Such- und Exportvorgänge.
Wichtig: Organisationen, die mehrere Zeitzonen umfassen, sehen möglicherweise andere Suchergebnisse als diejenigen, die vor der Veröffentlichung dieser Funktion bereitgestellt wurden. Erfahren Sie mehr über die Suche nach Daten basierend auf Zeitzonen .
Erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für alle freigegebenen Ablagen in Ihrer Domain
Sie können jetzt benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln erstellen, die alle freigegebenen Laufwerke in Ihrer Domain abdecken.
Legen Sie Aufbewahrungsregeln für bestimmte Google Groups fest
Sie können jetzt benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln auf bestimmte Google Groups anwenden.
Volle Unterstützung für Google Drive, einschließlich geteilter Laufwerke
Sie können jetzt Aufbewahrungsregeln festlegen und rechtliche Aufbewahrungsfristen für Dateien in Google Drive festlegen, sodass es sich um eine vollständig unterstützte App in Vault handelt.
Sie können jetzt auch in geteilten Ablagen gespeicherte Dateien durchsuchen, exportieren, Aufbewahrungsregeln festlegen und gesetzliche Aufbewahrungsfristen festlegen.
Hinweis: Die Aufbewahrung und Aufbewahrung von Laufwerken in Google Mail funktioniert etwas anders, als Sie es von der Aufbewahrung und Aufbewahrung in Gmail gewohnt sind. Wir empfehlen Ihnen, diese Artikel zu lesen, wenn Sie überlegen, welche Halte- und Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind:
Exportieren Sie Point-in-Time-Google Drive-Dateien
Vault durchsucht nur die neueste Version einer Datei. Sie können Ihrer Suche jedoch jetzt ein Versionsdatum hinzufügen, um Google-Dateien so anzuzeigen und zu exportieren, wie sie an diesem Datum vorhanden waren. Die Versionierung wird in den meisten Google-Dateitypen unterstützt:
- Dokumente
- Folien
- Blätter
- Zeichnungen
Die Versionierung wird in Google Forms, Apps Script oder anderen Dateitypen, die nicht von Google stammen, nicht unterstützt.
Verwenden Sie Vault für Google Groups
Vault funktioniert jetzt mit Gruppen, was bedeutet, dass Sie Aufbewahrungsrichtlinien suchen, exportieren und festlegen sowie rechtliche Sperren für Inhalte in Gruppen festlegen können.
- Teilergebnisse herunterladen: Die Nachrichten und Dateien, die Vault bis zu diesem Zeitpunkt abgerufen hat, stehen zum Herunterladen zur Verfügung. Außerdem ist eine CSV-Datei enthalten, die Konten auflistet, die noch nicht exportiert wurden.
- Einen Export fortsetzen – Vault macht dort weiter, wo er aufgehört hat, und ruft weitere Nachrichten und Dateien für weitere 24 Stunden ab. Sie können einen Export so oft wie nötig fortsetzen, um alle Nachrichten und Dateien abzurufen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
Wenn Sie Teilergebnisse nicht herunterladen oder einen pausierten Export nicht vor Ablauf von 15 Tagen fortsetzen, wird der Export gelöscht.
- Weisen Sie Sperrberechtigungen basierend auf Organisationseinheiten zu – Vault-Administratoren können sich auf das Erstellen und Verwalten von Sperren für Benutzer innerhalb bestimmter Organisationseinheiten statt einer gesamten Domäne beschränken.
- Sperren basierend auf Organisationseinheiten: Bisher konnten Sie Sperren für bestimmte Benutzerkonten oder eine ganze Domain erstellen. Jetzt können Sie Sperren erstellen, die für alle Mitglieder einer bestimmten Organisationseinheit gelten.
- Intuitivere Sperrfunktion: Wenn Sie bisher alle Konten aus einer Sperre entfernten, wendete Vault die Sperre auf alle Konten in der Domäne an. Jetzt werden Sie aufgefordert, eine Sperre zu löschen, wenn Sie versuchen, alle Konten zu entfernen.
- Verbesserte Benutzeroberfläche – Die Sprache und Benutzeroberfläche zum Anwenden von Sperren wurde verbessert und ähnelt dem kürzlich aktualisierten Aufbewahrungsablauf.
- Retention rule applies to deleted messages only— If you select this option, the rule only affects messages that have been deleted by users. This is the default option for new rules and is equivalent to adding label:^deleted to a custom retention rule.
- Retention rule applies to deleted messages and messages in user mailboxes— If you select this option, the rule applies to all messages except those that meet any custom rules or holds you specify. If you open an existing custom retention rule that uses label:^deleted , it has this option selected. However, your custom rule continues to work according to your original configuration, overrides the option, and only deleted messages are affected.
Remember: Vault is fully integrated with Gmail, and there is no separate archive. Choosing the second option above means that you want the rule to apply to all messages, whether users have marked the messages for deletion or not. This option can potentially delete messages that your users expect to keep. For example, if you set a default retention rule to retain messages for 365 days and select the second option (to apply to all messages), and you have no custom rules or holds, Vault deletes every message in your domain that is older than 1 year .
Setting up the retention policies that your organization needs can be complicated, so we've put together this article to help you. Contact G Suite Support if you need any additional help.
Vault previews and exports now include several additional pieces of information to help you analyze messages:
- Message previews — You can now view system labels, which show the status of each message from the message owner's perspective. You can also see any labels applied to the message by the user.
- Message exports — You can now view any labels applied to the message by the user.
A G Suite admin can now restrict access to matters based on organizational units. If this is enabled, a Vault user can share matters only with members of the specified organizational units and their sub-units. Learn more about Vault privileges and how to assign them .
Vault no longer restricts how many accounts you can search for messages. Please note that you may experience delays when searching and counting over domains with more than 50,000 accounts.
Vault now reports additional information when messages in Gmail or files in Drive are unavailable for export. Learn more about error reports .
Vault for Drive
Vault's robust functionality now includes another data source—Drive—so that your organization can find even more business-critical content. Vault for Drive comes at no additional cost for Vault customers and works with existing Drive content in your users' accounts. Postini customers transitioning to Vault will also be able to use Vault for Drive at no additional cost once the transition is complete.
With Vault for Drive, here's what you can do with all of your Drive content, including both Google documents (such as Docs, Sheets, Slides) and other stored files (like DOCX, PDF, and JPEG):
- Search for specific users' Drive files.
- Preview search results in Vault to make sure you find just what you need.
- Create copies of search results and export them for future use.
Setting retention policies, creating holds, and conducting domain-wide searches for Drive content are not available at this time. Get started searching for files in Google Drive .
G Suite Business
G Suite Business is the enhanced office suite. In addition to everything available in G Suite Basic , it includes unlimited Google Drive storage and Google Vault for everyone in your organization, plus additional Drive administration, audit, and reporting features. Learn more about G Suite Business .
You can more easily exclude draft messages from searches, and when creating retention rules and holds.
The Manage Exports and Manage Searches privileges can now be granted to a user for an entire organization, or only for specific organizational units (OUs). For example, you can assign a Vault administrator the Manage Searches privilege for your whole organization and the Manage Exports privilege for one OU. Privileges are still assigned in the Admin console by your G Suite administrator.
The options for setting or modifying retention periods are now more clear, and we've added safeguards when setting a retention period for a specified number of days.
Vault users can now search for data within a specific organizational unit (OU), in addition to searching the entire domain or searching by user account. Searching within an OU reduces the number of irrelevant search results that a domain-wide search can produce, and eliminates the need to specify individual accounts. When performing a search within a matter, select Organization then select the OU you want to search. Accounts cannot be included in an OU-based search, but you can still optionally specify a date range and search terms.
Admins can now hold specific messages—for example, from a certain date or with certain terms—for indefinite preservation in Vault. Only messages that meet the specified parameters are preserved. Previously, Vault admins had to put an entire user account on hold to preserve messages in that account. Holding an entire account is still possible. Learn more about the two types of holds.
The preview function allows Vault admins to examine the content that a custom retention rule will retain once it is set. Admins no longer have to enter a username. When admins click the Preview button, Vault displays results based on what the admin selected—a specific OU or the whole domain. Previously, admins had to enter a username to preview the results of a custom rule. Learn more about retention rules.
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