Erstellen Sie Etiketten mit unterschiedlichen Adressen in Publisher
Erstellen Sie schneller ein Label für alle auf Ihrer Liste, indem Sie einen Seriendruck verwenden. Die Einrichtung dauert ein wenig – aber Sie können alle Etiketten gleichzeitig drucken. Und Sie können die Etiketteneinrichtung speichern, um sie das nächste Mal zu verwenden, wenn Sie Etiketten drucken möchten.
Wählen Sie eine Vorlage, die zu Ihren Etiketten passt
Wenn Sie ein Etikettenpaket mit einer bestimmten Produktnummer haben, suchen Sie nach einer Vorlage für dieses Produkt.
Klicken Sie auf Datei > Neu und geben Sie die Herstellernummer (z. B. Avery 8871) in das Suchfeld ein.
Wählen Sie eine Vorlage aus, sehen Sie sich die Beschreibung an, um sicherzustellen, dass sie mit der Produktnummer des Etiketts funktioniert, und klicken Sie auf Erstellen .
Verbinden Sie die Etikettenveröffentlichung mit Ihrer Adressliste
Der nächste Schritt besteht darin, den Etikettenbogen mit einer Datenquelle zu verbinden. Die Datenquelle ist eine Datei, die Ihre Adressliste enthält.
Sie können Ihre Outlook-Kontakte oder eine Adressliste verwenden, die sich in einer Excel-Tabelle oder einer Access-Datenbank befindet. Wenn Sie noch keine Liste haben, können Sie eine in Publisher eingeben.
Falls Sie noch keine Liste haben
Beginnen Sie damit, die Informationen für alle Personen zu sammeln, die Sie in Ihrer Adressliste haben möchten.
Klicken Sie in Publisher auf Mailings > Empfänger auswählen > Neue Liste eingeben .
Geben Sie in der ersten Zeile die Informationen für die erste Person auf Ihrer Liste ein.
Tipp: Um die Spalten in Publisher zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalten anpassen". Anschließend können Sie die Spalten in der Liste hinzufügen, löschen, umbenennen und neu anordnen.
Wenn Sie alle Informationen für diese Person eingegeben haben, drücken Sie Neuer Eintrag und geben Sie die Informationen für die nächste Person auf Ihrer Liste ein.
Nachdem Sie alle zu Ihrer Liste hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK .
Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste in das Feld Dateiname ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Liste speichern möchten.
Wenn Sie bereits eine Adressliste haben
Klicken Sie auf Mailings > Empfänger auswählen .
Wenn sich Ihre Liste in einer Tabelle oder Datenbank befindet, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden , navigieren Sie zu der Datei, die Ihre Liste enthält, klicken Sie darauf und klicken Sie auf Öffnen . (Wenn Sie aufgefordert werden, eine Tabelle auszuwählen, klicken Sie auf OK .)
Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen , klicken Sie auf den Kontaktordner, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf OK .
Wählen Sie aus, welche Empfänger eingeschlossen werden sollen
Wenn Sie eine vorhandene Liste oder Ihre Outlook-Kontakte verwenden, schließt Publisher jeden in die Datei oder den Kontaktordner ein. Für Ihr Projekt möchten Sie diese Liste möglicherweise einschränken.
Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten .
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Seriendruckempfänger" die Kontrollkästchen neben den Personen, die Sie einschließen möchten, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Personen, die Sie dieses Mal nicht einschließen möchten.
Um die Personen, die Sie aufnehmen möchten, leichter zu finden, können Sie Ihre Liste sortieren oder filtern.
Elemente in der Liste sortieren
Klicken Sie im Feld Serienbriefempfänger auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie sortieren möchten.
Wenn Sie die Liste beispielsweise alphabetisch nach Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname .
Tipp: Um nach mehr als einem Element zu sortieren (z. B. nach Bundesland und Stadt), klicken Sie im Feld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren . Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und Sortieren aus, wonach Sie sortieren möchten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Personen, die Sie einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Personen, die Sie dieses Mal nicht einbeziehen möchten.
Elemente in der Liste filtern
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift der Spalte, nach der Sie filtern möchten.
Klicken Sie auf (Leerzeichen) oder (Nicht-Leerzeichen) für einen allgemeinen Filter. Um nach etwas Spezifischerem zu filtern – zum Beispiel nur nach Personen, die in einer bestimmten Stadt leben – klicken Sie auf (Erweitert) und füllen Sie die Felder für das aus, wonach Sie filtern möchten.
Tipp: Im Feld „ Filtern und Sortieren " können Sie auch nach mehr als einer Sache filtern.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Personen, die Sie einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Personen, die Sie dieses Mal nicht einbeziehen möchten.
Um wieder alle Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf (Alle) .
Fügen Sie die Adressen zu Ihren Etiketten hinzu
Klicken Sie auf Mailings > Adressblock .
Wählen Sie aus, wie der Name angezeigt werden soll.
Tipp: Um sicherzustellen, dass der Publisher die Namen und Adressen in Ihrer Liste findet, klicken Sie auf Felder abgleichen . Überprüfen Sie, ob die gewünschten Felder in der Liste angezeigt werden. Wenn für ein gewünschtes Feld Nicht übereinstimmend angezeigt wird, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für dieses Feld und dann auf den Spaltennamen, der mit dieser Spalte in Ihrer Liste übereinstimmt.
Klicken Sie auf OK .
Publisher fügt Ihrer Publikation ein Serienbrieffeld hinzu. Wenn Sie die Zusammenführung abschließen, ersetzt Publisher dieses Feld durch eine Adresse in jedem Etikett.
Hinweis: Wenn Sie andere Arten von Etiketten erstellen und andere Informationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mailings > Briefvorlagenfeld einfügen und dann auf den Namen der Informationen, die Sie hinzufügen möchten.
Formatieren Sie die Adressen
Wählen Sie in Ihrer Publikation das Feld Adressblock aus, einschließlich der Markierungen am Anfang und Ende davon.
Klicken Sie auf Textfeld-Tools Format und wählen Sie die gewünschte Schriftart , Schriftgröße und Schriftfarbe aus.
Vorschau Ihrer Etiketten
Jetzt können Sie prüfen, wie Ihre Etiketten aussehen werden, bevor Sie die Zusammenführung ausführen.
Klicken Sie auf Ergebnisvorschau und dann auf die Pfeile, um sicherzustellen, dass die Beschriftungen wie gewünscht aussehen.
Tipp: Um einen bestimmten Eintrag in Ihrer Datenquelle zu suchen und in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen , geben Sie in das Feld Eintrag suchen ein, wonach Sie suchen, und klicken Sie auf Weitersuchen .
Anmerkungen:
Wenn Sie einen Namen sehen, den Sie bei der Zusammenführung auslassen wollten, können Sie ihn dennoch entfernen, indem Sie auf Diesen Empfänger ausschließen klicken.
Wenn Sie feststellen, dass Sie die falsche Liste haben, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten und sortieren oder filtern Sie, um die gewünschte Liste zu erhalten.
Drucken Sie die Etiketten
Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen > Auf Drucker zusammenführen .
Stellen Sie unter Einstellungen sicher, dass Publisher Mehrere Seiten pro Blatt anzeigt .
Klicken Sie auf Drucken .
Speichern Sie die Etiketteneinrichtung zur späteren Verwendung
Nachdem Sie die Zusammenführung abgeschlossen haben, speichern Sie die Etikettendatei, damit Sie sie erneut verwenden können.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter .
Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Etikettendatei speichern möchten, und klicken Sie dann auf Durchsuchen .
Geben Sie einen Namen für Ihre Etikettenveröffentlichung in das Feld Dateiname ein und klicken Sie dann auf Speichern .
Die Etikettendatei bleibt mit Ihrer Adressliste verbunden. Um Etiketten erneut zu erstellen, öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf Ja , wenn Publisher Sie auffordert, diese Verbindung beizubehalten. Wenn Sie dann ändern möchten, welche Personen oder Elemente Sie in die Zusammenführung aufnehmen, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten , um sie zu sortieren, zu filtern und auszuwählen.
No comments:
Post a Comment