Übersicht über den In-Situ-Speicher in SharePoint Server 2016
Um Geschäftsvorschriften oder Compliance-Anforderungen zu erfüllen, können Sie Inhalte auf Websites für einen bestimmten Zeitraum, z. B. eine bestimmte Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren, anhalten. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise alle Dokumente, die sich am Standort der Verkaufsabteilung befinden, sieben Jahre lang aufbewahren.
Sie können wählen, ob der Zeitraum ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments oder ab der letzten Änderung beginnt. Und der Hold kann eine Suchabfrage enthalten, um den gespeicherten Inhalt einzugrenzen – wenn Sie beispielsweise nur die Dokumente aufbewahren möchten, die sich auf einen bestimmten Kunden beziehen, können Sie den Namen des Kunden als Schlüsselwort in der Suchabfrage für den Hold verwenden .
Wenn Sie Inhalte in die Warteschleife stellen, können die Benutzer Dokumente weiter bearbeiten, als ob sich nichts geändert hätte, da die Inhalte an ihrem ursprünglichen Speicherort aufbewahrt werden. Der Hold stellt sicher, dass eine Kopie des Inhalts aufbewahrt wird, während Benutzer weiterhin mit ihren Inhalten arbeiten können.
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher funktioniert genauso wie ein eDiscovery-In-Situ-Speicher, außer dass Sie bei einem zeitbasierten In-Situ-Speicher einen Zeitraum (ein eDiscovery-Speicher dauert unbegrenzt, bis Sie ihn entfernen) und Sie angeben können müssen keine eDiscovery-Fallwebsite oder einen eDiscovery-Satz erstellen.
Sie erstellen und verwalten Aufbewahrungsorte mithilfe eines Richtliniencenters für In-Situ-Speicher.
So funktioniert ein In-Place-Hold
Wenn Sie eine Website in den Wartezustand versetzen, verbleibt der Inhalt dieser Website an seinem ursprünglichen Speicherort. Personen können weiterhin mit ihren Dokumenten arbeiten, aber eine Kopie des Inhalts, wie er zum Zeitpunkt der Initiierung des Holds war, wird beibehalten. Zusätzlich zu vorhandenen Inhalten werden alle neuen Inhalte, die erstellt oder der Website hinzugefügt wurden, nachdem sie angehalten wurde, beibehalten, wenn die Inhalte gelöscht werden. Mit einem In-Place-Hold müssen die Benutzer nicht einmal wissen, dass ihre Inhalte in der Warteschleife sind.
Ein In-Place-Hold wird auf der Ebene einer Website angewendet. Wenn Sie eine Website auf Eis legen, wird eine Aufbewahrungsbibliothek erstellt, falls noch keine vorhanden ist. Die meisten Benutzer können die Preservation Hold-Bibliothek nicht anzeigen, da sie nur für Websitesammlungsbesitzer sichtbar ist.
Wenn eine Person versucht, Inhalte auf einer gesperrten Website zu ändern oder zu löschen, prüft die Aufbewahrungsrichtlinie zunächst, ob die Inhalte geändert wurden, seit die Sperre angewendet wurde. Wenn dies die erste Änderung ist, seit der Haltebereich angewendet wurde, kopiert die Aufbewahrungsrichtlinie den Inhalt in die Aufbewahrungsbibliothek und erlaubt der Person dann, den ursprünglichen Inhalt zu ändern oder zu löschen. Beachten Sie, dass alle Inhalte auf der Website in die Aufbewahrungsarchivbibliothek kopiert werden können, auch wenn die Inhalte nicht mit dem Filter der vom Hold verwendeten Abfrage übereinstimmen.
Anschließend bereinigt ein Zeitgeberauftrag die Preservation Hold-Bibliothek. Der Zeitgeberauftrag wird regelmäßig ausgeführt und vergleicht alle Inhalte in der Archivierungsbibliothek mit den Filtern, die von den Archiven auf der Website verwendet werden. Sofern der Inhalt nicht mit mindestens einem der Filter übereinstimmt, löscht der Zeitgeberauftrag den Inhalt aus der Preservation Hold-Bibliothek. Wenn beispielsweise ein einzelner Hold auf eine Website angewendet wird und dieser Hold Inhalte für sieben Jahre ab dem Erstellungsdatum aufbewahrt, werden alle Inhalte, die älter als sieben Jahre sind, aus der Bibliothek für die Aufbewahrungsfrist gelöscht. Außerdem kann mehr als eine Aufbewahrung auf eine Website angewendet werden – beispielsweise kann ein Dokument Teil einer rechtlichen Aufbewahrung für eDiscovery und einer siebenjährigen zeitbasierten Aufbewahrung sein, um Branchenvorschriften zu erfüllen. Inhalte werden basierend auf dem Hold mit der längsten Dauer aufbewahrt.
Die Dauer einer zeitbasierten Aufbewahrung beginnt mit dem Datum, an dem das Dokument erstellt oder zuletzt geändert wurde, und nicht mit dem Zeitpunkt, zu dem die Aufbewahrung erstellt wurde.
Ein direkter Aufbewahrungsort nutzt den Speicherplatz effizient aus, insbesondere wenn Sie über eine große Anzahl von Dokumenten verfügen und Personen nur wenige davon ändern, da Inhalte, die nicht geändert werden, nicht in die Aufbewahrungsbibliothek kopiert werden.
Websiteinhalte, die Sie anhalten können
Ein zeitbasiertes In-Place-Hold umfasst diese Inhalte:
Dokumente, darunter:
Dokumentversionen, wenn die Versionierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionierung für eine Liste oder Bibliothek .
Dokumente in einem Dokumentensatz.
Elemente auflisten (einschließlich Blog- und Wiki-Inhalte)
Seiten
Ein zeitbasierter In-Place-Hold enthält diese Inhalte nicht:
Ein Dokumentenmappenordner (der Ordner selbst)
Musterseiten und Seitenlayouts
OneNote-Notizbücher
Workflow-Elemente
So funktioniert ein In-Place-Hold mit der Versionsverwaltung
Bei einem zeitbasierten Hold werden nicht automatisch alle Versionen eines Dokuments aufbewahrt. Um alle Versionen von Dokumenten auf einer Website beizubehalten, müssen Sie die Versionsverwaltung für die Dokumentbibliotheken auf der Website aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionierung für eine Liste oder Bibliothek .
Wenn ein Dokument von einer angehaltenen Website gelöscht wird und die Dokumentversionierung aktiviert ist, bleiben alle Versionen des gelöschten Dokuments erhalten.
Wenn die Dokumentversionsverwaltung nicht aktiviert ist und ein Element mehrmals in die Warteschleife gestellt wird, ist die Version, die aufbewahrt wird, diejenige, die aktuell ist, wenn jede Vormerkung gesetzt wird. Wenn beispielsweise Version 27 eines Elements die neueste Version ist, wenn die Site zum ersten Mal gesperrt wird, und Version 51 die neueste ist, wenn die Site zum zweiten Mal gesperrt wird, werden die Versionen 27 und 51 beibehalten.
Wie bereits erwähnt, werden alle neuen Inhalte, die erstellt oder der Website hinzugefügt wurden, nachdem sie ausgesetzt wurde, beibehalten, wenn eine Website gelöscht wird, wenn sie angehalten wird.
Filtern eines In-Place-Holds
Wenn Sie einen In-Situ-Speicher erstellen, können Sie auch eine Abfrage angeben, um die Inhalte zu filtern, die Sie aufbewahren möchten. Sie können beispielsweise festlegen, dass nur Inhalte gespeichert werden, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Verwenden von Schlüsselwörtern im eDiscovery Center – dieses Thema gilt auch für In-Situ-Speicher.
Deaktivieren eines zeitbasierten Haltens
Sie können eine zeitbasierte Aufbewahrung jederzeit aufheben, auch vor Ablauf des durch die Aufbewahrung angegebenen Zeitraums. Deaktivieren Sie dazu einfach die Sperre.
Beachten Sie, dass Sie eine zeitbasierte Aufbewahrungsrichtlinie nicht löschen können, solange die Aufbewahrungsfrist noch aktiv ist. Um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu löschen, deaktivieren Sie zuerst die Aufbewahrungsrichtlinie und löschen Sie dann die Aufbewahrungsrichtlinie.
Nachdem Sie eine Vormerkung deaktiviert haben, sind alle dieser Vormerkung unterliegenden Exemplare in der Bibliothek für die Aufbewahrung der Vormerkung für den oben beschriebenen standardmäßigen Bereinigungsprozess geeignet. Beachten Sie, dass dies bedeutet, dass aus einer Vormerkung freigegebene Exemplare nicht sofort aus der Bibliothek für die Aufbewahrung der Vormerkung gelöscht werden; Stattdessen verbleiben sie dort, bis der Zeitgeberauftrag die Bibliothek bereinigt.
Funktionsweise von In-Situ-Aufbewahrungsrichtlinien mit Richtlinien zum Löschen von Dokumenten
Ein zeitbasierter In-Place-Hold stellt sicher, dass alle Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, während eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten sicherstellt, dass alle Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.
Wenn Sie Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine In-Situ-Aufbewahrungsrichtlinie in Verbindung mit einer Löschrichtlinie verwenden. Beispielsweise könnten Sie Dokumente nach ihrer Änderung sieben Jahre lang aufbewahren und dann eine Löschrichtlinie einrichten, um sie sieben Jahre nach ihrer letzten Änderung zu löschen.
Wenn eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten gesperrte Inhalte löscht, werden die Inhalte weiterhin in der Aufbewahrungsarchivbibliothek aufbewahrt. Wenn beispielsweise ein zeitbasierter Aufbewahrungsort Inhalte zwei Jahre lang aufbewahrt, aber eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten Inhalte nach einem Jahr löscht, werden alle Inhalte, die während der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, weiterhin aufbewahrt.
Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Richtlinien zum Löschen von Dokumenten in SharePoint Server 2016 .
Berechtigungen
Mitglieder Ihres Compliance-Teams, die das In-Situ-Speicher-Richtliniencenter verwenden, benötigen Berechtigungen sowohl für das Richtliniencenter als auch für Websitesammlungen, auf die Richtlinien angewendet werden. Wir empfehlen Ihnen:
Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer des In-Situ-Speicher-Richtliniencenters enthält – höchstwahrscheinlich Ihr Compliance-Team.
Fügen Sie im Richtliniencenter für in-situ-Speicher die Sicherheitsgruppe der Gruppe Besitzer der Websitesammlung hinzu.
Fügen Sie in jeder Websitesammlung, der Sie In-Situ-Speicherrichtlinien zuweisen müssen, die Sicherheitsgruppe der Gruppe „Besitzer" der Websitesammlung hinzu.
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