Geben Sie SharePoint-Dateien oder -Ordner frei
Die Dateien, die Sie auf einer SharePoint-Website speichern, sind normalerweise für jeden mit Berechtigungen für die Website verfügbar, aber Sie möchten möglicherweise bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die ansonsten keinen Zugriff auf die Website haben. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Sie können jederzeit sehen, für wen eine SharePoint-Datei freigegeben ist , und die Freigabe von SharePoint-Dateien oder -Ordnern beenden oder Berechtigungen ändern .
Anmerkungen:
Um OneDrive-Dateien und -Ordner freizugeben, sehen Sie sich OneDrive-Dateien und -Ordner freigeben an.
Sie können auch die gesamte Website teilen .
Ihre Freigabeerfahrung kann etwas anders aussehen als die Schritte und Screenshots unten, aber die Informationen helfen Ihnen trotzdem beim Teilen von Dateien und Ordnern.
Mit bestimmten Personen teilen
Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine E-Mail-Einladung an Personen oder Gruppen senden und verfolgen möchten, wen Sie eingeladen haben. Auf diese Weise können Sie später bei Bedarf auch die Berechtigung für bestimmte Personen oder Gruppen entfernen.
Wechseln Sie auf Ihrer SharePoint-Website zu der Bibliothek, in der Sie Dateien freigeben möchten.
Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten, indem Sie auf das Kreissymbol klicken.
Hinweis: Das gleichzeitige Teilen mehrerer Elemente ist nicht verfügbar. Stattdessen können Sie die Dinge, die Sie freigeben möchten, zu einem Ordner hinzufügen und dann den Ordner freigeben.
Wenn Sie die Listenansicht verwenden, wählen Sie den Kreis auf der linken Seite des Elements aus.
Wenn Sie die Kachelansicht verwenden, wählen Sie den Kreis in der oberen rechten Ecke des Elements aus.
Wählen Sie Teilen aus
oben auf der Seite.Anmerkungen:
Wenn die ausgewählte Datei oder der Ordner bereits mit jemandem geteilt wurde, gibt es unten eine Liste Freigegeben für. Jedes Bild ist entweder das Profilfoto einer Einzelperson oder die Initialen einer Gruppe, mit der die Datei geteilt wurde. Wenn Sie die Zugriffsebene für eine Person oder Gruppe bearbeiten möchten, wählen Sie ein Foto oder die Initialen einer Gruppe aus, um Zugriff verwalten zu öffnen.
Wenn die ausgewählte Datei oder der ausgewählte Ordner derzeit nicht für jemanden freigegeben ist, wird keine Liste „Freigegeben für " angezeigt.
Wählen Sie unter Link senden die Option Jeder mit dem Link kann bearbeiten aus , um die Linkeinstellungen zu öffnen.
Hinweis: Abhängig von den von Ihrem Administrator festgelegten Einstellungen haben Sie möglicherweise andere Standardeinstellungen. Auf dieser Schaltfläche könnte beispielsweise stehen, dass Personen in <Ihrer Organisation> bearbeiten dürfen .
Wählen Sie eine Option aus, wem Sie mit dem Link Zugriff gewähren möchten:
Hinweis: Wenn eine Freigabeoption ausgegraut ist, haben die Administratoren Ihrer Organisation sie möglicherweise eingeschränkt. Sie können beispielsweise die Option „Jeder" entfernen, um den anonymen Zugriff durch Personen außerhalb Ihrer Organisation zu verhindern.
Jeder gewährt jedem, der diesen Link erhält, Zugriff, unabhängig davon, ob er ihn direkt von Ihnen erhält oder von jemand anderem weitergeleitet wird. Dazu können auch Personen außerhalb Ihrer Organisation gehören.
Personen in <Ihrer Organisation> mit dem Link geben jedem in Ihrer Organisation, der über den Link verfügt, Zugriff auf die Datei, unabhängig davon, ob sie diese direkt von Ihnen erhalten oder von einer anderen Person weitergeleitet wurde.
Personen mit vorhandenem Zugriff können von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Es ändert keine Berechtigungen und teilt den Link nicht. Verwenden Sie dies, wenn Sie nur einen Link an jemanden senden möchten, der bereits Zugriff hat.
Bestimmte Personen gewähren nur den von Ihnen angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Dazu können auch Personen außerhalb Ihrer Organisation gehören. Wenn Personen die Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link verwenden.
Unter Andere Einstellungen können Sie eine der folgenden Optionen festlegen:
Bearbeiten zulassen ermöglicht Personen, die mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind, die Dateien oder Ordner zu bearbeiten, auf die sie Zugriff haben. Wenn Sie einen Ordner freigeben, können Personen mit Bearbeitungsberechtigungen alles in dem Ordner, auf den sie Zugriff haben, kopieren, verschieben, bearbeiten, umbenennen, freigeben und löschen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Personen Ihre Artikel anzeigen, kopieren oder herunterladen, ohne sich anzumelden. Sie können den Link auch an andere Personen weiterleiten. Sie können jedoch keine Änderungen an der Version auf Ihrem SharePoint vornehmen. Einige Links haben eingeschränkte Möglichkeiten und sind nur auf anonymen Links.
Anmerkungen:
Bearbeitung zulassen ist standardmäßig aktiviert.
Sie können auch Bearbeitungsberechtigungen auf dem vorherigen Bildschirm festlegen. Wählen Sie unter Link senden neben dem Feld Name, Gruppe oder E-Mail das Stiftsymbol aus, um die Bearbeitungsberechtigungen für die eingegebenen Personen oder Gruppen zu ändern.
Download blockieren hindert Personen daran, die Datei oder Ordner herunterzuladen, auf die sie Zugriff haben. Das Deaktivieren dieses Kontrollkästchens bedeutet, dass Benutzer die Dateien auf ihre Geräte herunterladen können.
Hinweis: Diese Option ist für den ausgewählten Dateityp möglicherweise nicht verfügbar. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie die Bearbeitung nicht zulassen .
Mit Ablaufdatum festlegen können Sie ein Datum festlegen, an dem der Link ablaufen soll. Nach dem von Ihnen festgelegten Datum funktioniert der Link nicht mehr und Sie müssen einen neuen Link für Benutzer erstellen, die Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner benötigen.
Hinweis: Ablaufdatum festlegen ist nur verfügbar, wenn es sich um einen Jeder-Link handelt.
Mit Kennwort festlegen können Sie ein Kennwort für den Zugriff auf die Datei festlegen. Wenn ein Benutzer den Link öffnet, wird er aufgefordert, ein Kennwort einzugeben, bevor er auf die Datei zugreifen kann. Sie müssen dieses Passwort jedem separat mitteilen, mit dem Sie die Datei teilen möchten.
Hinweis: Passwort festlegen ist nur verfügbar, wenn es sich um einen beliebigen Link handelt.
Im Überprüfungsmodus öffnen schränkt die Leute nur ein, Kommentare zu hinterlassen und Vorschläge zur Datei zu machen.
Anmerkungen:
Nur Word-Dokumente haben diese Berechtigungsoption.
Wenn jemand bereits Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument hat, hindert ihn die Auswahl von Nur im Überprüfungsmodus öffnen nicht daran, Änderungen vorzunehmen. Für sie wird das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Nachdem Sie alle Ihre Linkeinstellungen und Berechtigungen festgelegt haben, wählen Sie Übernehmen aus.
Beginnen Sie im Feld Name, Gruppe oder E-Mail mit der Eingabe der E-Mail-Adressen oder Kontaktnamen der Personen, mit denen Sie teilen möchten. Wenn Sie mit der Eingabe von Informationen in das Feld beginnen, können Sie auch einen Kontakt aus der angezeigten Liste auswählen.
Tipp: Um schnell mit bestimmten Personen zu teilen, können Sie ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse eingeben und dann das Stiftsymbol rechts neben dem Feld Name, Gruppe oder E-Mail verwenden, um Kann bearbeiten oder Darf anzeigen auszuwählen. Befolgen Sie dann die gleichen Schritte unten, um Inhalte mit den von Ihnen aufgelisteten Personen zu teilen. Bei Word-Dokumenten können Sie die Option Kann überprüfen verwenden, um jemandem das Hinzufügen von Kommentaren und Vorschlägen zu ermöglichen, ihn jedoch daran zu hindern, Änderungen vorzunehmen.
Fügen Sie eine Nachricht unter dem Feld Name, Gruppe oder E-Mail ein, wenn Sie möchten.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Nachricht in Outlook verfassen möchten, wählen Sie die Outlook- Schaltfläche und der Link wird in einen E-Mail-Entwurf eingefügt und jeder, mit dem Sie teilen möchten, wird in der Liste „An/Empfänger" angezeigt.
Wählen Sie Senden aus.
Hinweis: Bitte respektieren Sie das Urheberrecht und seien Sie vorsichtig, was Sie online teilen. Das Kopieren oder Teilen nicht autorisierter Materialien verstößt gegen den Microsoft-Dienstleistungsvertrag .
Teilen mit "Link kopieren"
Wählen Sie diese Option, um Artikel mit vielen Personen zu teilen, die Sie vielleicht nicht einmal persönlich kennen. Sie können diese Links beispielsweise verwenden, um auf Facebook, Twitter oder LinkedIn zu posten oder in einer E-Mail oder Nachricht zu teilen. Jeder, der den Link erhält, kann das Element anzeigen oder bearbeiten, je nach der von Ihnen festgelegten Berechtigung. Benutzer mit dem Link können keine neuen Artikel hochladen. Beachten Sie, dass der Link auch weitergeleitet werden kann und keine Anmeldung erforderlich ist.
Wechseln Sie auf Ihrer SharePoint-Website zu der Bibliothek, in der Sie Dateien freigeben möchten.
Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten, indem Sie auf das Kreissymbol klicken.
Hinweis: Das gleichzeitige Teilen mehrerer Elemente ist nicht verfügbar. Stattdessen können Sie die Dinge, die Sie freigeben möchten, zu einem Ordner hinzufügen und dann den Ordner freigeben.
Wenn Sie die Listenansicht verwenden, wählen Sie den Kreis auf der linken Seite des Elements aus.
Wenn Sie die Kachelansicht verwenden, wählen Sie den Kreis in der oberen rechten Ecke des Elements aus.
Wählen Sie Teilen aus
oben auf der Seite.Anmerkungen:
Wenn die ausgewählte Datei oder der Ordner bereits mit jemandem geteilt wurde, gibt es unten eine Liste Freigegeben für. Jedes Bild ist entweder das Profilfoto einer Einzelperson oder die Initialen einer Gruppe, mit der die Datei geteilt wurde. Wenn Sie die Zugriffsebene für eine Person oder Gruppe bearbeiten möchten, wählen Sie ein Foto oder die Initialen einer Gruppe aus, um Zugriff verwalten zu öffnen.
Wenn die ausgewählte Datei oder der ausgewählte Ordner derzeit nicht für jemanden freigegeben ist, wird keine Liste „Freigegeben für " angezeigt.
Wenn Sie einen Link erstellen, der nur für Ihre Organisation funktioniert, und ihn an eine Microsoft 365-Gruppe senden, wird diese Gruppe für den Link eingelöst. Wenn ein externer Benutzer dann zu dieser Gruppe hinzugefügt wird, erhält er Zugriff auf das Element.
Wählen Sie unter Link kopieren die Option Jeder mit dem Link kann bearbeiten aus , um die Linkeinstellungen zu öffnen.
Hinweis: Abhängig von den von Ihrem Administrator festgelegten Einstellungen haben Sie möglicherweise andere Standardeinstellungen. Auf dieser Schaltfläche könnte beispielsweise stehen, dass Personen in <Ihrer Organisation> bearbeiten dürfen .
Um die Linkberechtigungen zu ändern, wählen Sie eine Option für die Personen aus, denen Sie mit dem Link Zugriff gewähren möchten:
Hinweis: Wenn eine Freigabeoption ausgegraut ist, haben die Administratoren Ihrer Organisation sie möglicherweise eingeschränkt. Sie können beispielsweise die Option Jeder entfernen, um zu verhindern, dass verwendbare Links an andere Personen außerhalb Ihrer Organisation weitergeleitet werden.
Jeder gewährt jedem, der diesen Link erhält, Zugriff, unabhängig davon, ob er ihn direkt von Ihnen erhält oder von jemand anderem weitergeleitet wird. Dazu können auch Personen außerhalb Ihrer Organisation gehören.
Personen in <Ihrer Organisation> mit dem Link geben jedem in Ihrer Organisation, der über den Link verfügt, Zugriff auf die Datei, unabhängig davon, ob sie diese direkt von Ihnen erhalten oder von einer anderen Person weitergeleitet wurde.
Personen mit vorhandenem Zugriff können von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Es ändert keine Berechtigungen und teilt den Link nicht. Verwenden Sie dies, wenn Sie nur einen Link an jemanden senden möchten, der bereits Zugriff hat.
Bestimmte Personen gewähren nur den von Ihnen angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Personen die Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link verwenden.
Hinweis: Um den Zugriff zu verfolgen und die Sicherheit zu gewährleisten, können Sie nur mit jemandem teilen, der in Ihrer Organisation ist oder ein Microsoft-Konto hat.
Unter Andere Einstellungen können Sie eine der folgenden Optionen festlegen:
Bearbeiten zulassen ermöglicht Personen, die mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind, die Dateien oder Ordner zu bearbeiten, auf die sie Zugriff haben. Wenn Sie einen Ordner freigeben, können Personen mit Bearbeitungsberechtigungen alles in dem Ordner, auf den sie Zugriff haben, kopieren, verschieben, bearbeiten, umbenennen, freigeben und löschen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Personen Ihre Artikel anzeigen, kopieren oder herunterladen, ohne sich anzumelden. Sie können den Link auch an andere Personen weiterleiten. Sie können jedoch keine Änderungen an der Version auf Ihrem SharePoint vornehmen. Einige Links haben eingeschränkte Möglichkeiten und sind nur auf anonymen Links.
Anmerkungen:
Bearbeitung zulassen ist standardmäßig aktiviert.
Sie können auch Bearbeitungsberechtigungen auf dem vorherigen Bildschirm festlegen, indem Sie das Stiftsymbol rechts neben den Namen auswählen, mit denen Sie die Datei teilen.
Download blockieren hindert Personen daran, die Datei oder Ordner herunterzuladen, auf die sie Zugriff haben. Das Deaktivieren dieses Kontrollkästchens bedeutet, dass Benutzer die Dateien auf ihre Geräte herunterladen können.
Hinweis: Diese Option ist für den ausgewählten Dateityp möglicherweise nicht verfügbar. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie die Bearbeitung nicht zulassen .
Mit Ablaufdatum festlegen können Sie ein Datum festlegen, an dem der Link ablaufen soll. Nach dem von Ihnen festgelegten Datum funktioniert der Link nicht mehr und Sie müssen einen neuen Link für Benutzer erstellen, die Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner benötigen. Das Ablaufdatum gilt nur für anonyme Links.
Hinweis: Ablaufdatum festlegen ist nur verfügbar, wenn es sich um einen Jeder-Link handelt.
Mit Kennwort festlegen können Sie ein Kennwort für den Zugriff auf die Datei festlegen. Wenn ein Benutzer auf den Link klickt, wird er aufgefordert, ein Kennwort einzugeben, bevor er auf die Datei zugreifen kann. Sie müssen dieses Passwort jedem separat mitteilen, mit dem Sie die Datei teilen möchten. Das Kennwortdatum wird nur bei anonymen Links festgelegt.
Hinweis: Passwortdatum festlegen ist nur verfügbar, wenn es sich um einen beliebigen Link handelt.
Im Überprüfungsmodus öffnen schränkt die Leute nur ein, Kommentare zu hinterlassen und Vorschläge zur Datei zu machen.
Anmerkungen:
Nur Word-Dokumente haben diese Berechtigungsoption.
Wenn jemand bereits Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument hat, hindert ihn die Auswahl von Nur im Überprüfungsmodus öffnen nicht daran, Änderungen vorzunehmen. Für sie wird das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Nachdem Sie alle Ihre Linkeinstellungen und Berechtigungen festgelegt haben, wählen Sie Übernehmen aus.
Wählen Sie unter Link kopieren die Option Kopieren aus.
Fügen Sie den Link ein und senden Sie ihn in einer E-Mail, Nachricht oder einem Post.
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