Teams und E-Mail, die in Harmonie leben
Teams ändert Ihre Beziehung zu E-Mail. Wenn Ihre gesamte Gruppe in Teams arbeitet, bedeutet dies, dass Sie alle weniger E-Mails erhalten. Und Sie verbringen weniger Zeit in Ihrem Posteingang, da Sie Teams für mehr Ihrer Unterhaltungen verwenden.
Aber Sie werden immer noch E-Mails für einige Dinge erhalten (und sogar brauchen). Das Gleichgewicht hängt davon ab, wie oft Sie mit Personen interagieren, die Teams nicht verwenden, und von Ihren eigenen Vorlieben. (Wir haben einige Leute, die nur einmal am Tag auf E-Mails schauen, und andere, die sie den ganzen Tag neben Teams laufen lassen.) Die meisten Leute brauchen Teams und E-Mail, um ihre Arbeit zu erledigen.
Hier sind ein paar Dinge, die wir gerne tun:
1. Nutzen Sie Chats und Kanäle in Teams für die tägliche Arbeit mit Ihren engsten Kollegen.
Das alltägliche Hin und Her läuft am besten in Teams. Chats und Kanäle dienen dazu, die Eventlogistik zu besprechen, die Vor- und Nachteile neuer Funktionen abzuwägen und Updates zu unseren Fortschritten zu senden.
Mit dieser Art von Nachrichten aus unseren Posteingängen haben sich das Volumen und die Art unserer E-Mail-Aktivitäten geändert (mehr dazu in den nächsten Abschnitten).
Um den Überblick über laufende Unterhaltungen zu behalten, benennen und pinnen Sie Ihre Gruppenchats.
2. Entscheiden Sie, wo Sie auf Besprechungseinladungen antworten möchten.
Einige von uns überprüfen unsere Besprechungsanfragen gerne im Warteschlangenstil in Outlook. Andere tun dies gerne über den Kalenderbereich in Teams. Beides ist großartig – tun Sie, was für Sie funktioniert.
Für einige Dinge werden Sie immer noch E-Mails erhalten (und sogar brauchen). Das Gleichgewicht hängt davon ab, wie oft Sie mit Personen interagieren, die Teams nicht verwenden, und von Ihren eigenen Vorlieben.
3. Achten Sie auf allgemeine Ankündigungen und Newsletter in E-Mails.
Wir sehen in der Regel formelle, unternehmensweite Ankündigungen per E-Mail – Dinge wie eine Änderung in einer Abteilung, der Startschuss für unsere jährliche Giving-Kampagne, eine Nachricht von Satya, ein Newsletter vom Kundensupport und dergleichen. Diese sind normalerweise sorgfältig formatiert und sollen viele, viele Menschen erreichen. Wir behalten E-Mails für solche Dinge im Auge. Manchmal leiten Leute diese Art von E-Mails an einen unserer Kanäle weiter, um sicherzustellen, dass sogar Leute, die kaum E-Mails abrufen, sie sehen.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie wichtige E-Mails an Kanäle weiterleiten.
4. Wählen Sie externe Personen aus, die als Gäste in Teams hinzugefügt werden sollen.
Wenn wir ein Projekt haben, an dem wir mit Personen außerhalb von Microsoft arbeiten, erstellen wir möglicherweise ein bestimmtes Teams-Team für das Projekt und laden diese externen Personen dann als Gäste ein. Auf diese Weise können wir die Projektkommunikation auf unsere bevorzugte Weise in Teams durchführen und die Benachrichtigungen über das Projekt direkt in Teams aufbewahren. Da wir dort auch alle unsere anderen Projekte verfolgen, ist es wahrscheinlicher, dass wir wichtige Chats und Dateien rechtzeitig sehen.
Mit externen Leuten, mit denen wir nur gelegentlich zusammenarbeiten, ist E-Mail in Ordnung.
Neugierig, wie man einen Gast hinzufügt? Sehen Sie sich Gäste zu einem Team hinzufügen an .
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