Synchronisieren Sie eine SharePoint 2010-Liste mit Access 2010
Sie können Daten zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Office Access 2010 synchronisieren und beide Datensätze auf dem neuesten Stand halten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Nachverfolgungsinformationen für Verkaufskampagnen in einer SharePoint-Liste verwalten, um die Zusammenarbeit mit anderen in Ihrem Team zu vereinfachen, aber auch regelmäßige Berichte, Abfragen und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.
In diesem Artikel
Einführung in die Synchronisierung einer SharePoint-Liste mit Access
Sie können Daten zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Access 2010 synchronisieren und beide Datensätze auf dem neuesten Stand halten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Nachverfolgungsinformationen für Verkaufskampagnen in einer SharePoint-Liste verwalten, um die Zusammenarbeit mit anderen in Ihrem Team zu vereinfachen, aber auch regelmäßige Berichte, Abfragen und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.
Es gibt drei Möglichkeiten, Daten zwischen einer SharePoint-Liste und Access 2010 zu synchronisieren. Welche Methode Sie auch wählen, diese Synchronisierung ist bidirektional oder bidirektional. Änderungen, die in Access an den Listendaten vorgenommen werden, werden auf den SharePoint-Server hochgeladen, und Änderungen, die auf dem Server an der SharePoint-Liste vorgenommen werden, werden in Access auf Ihrem Computer heruntergeladen.
Um eine SharePoint-Liste zu synchronisieren, muss Access 2010 auf Ihrem Clientcomputer installiert sein und Sie müssen über die Berechtigung zum Mitwirken an der Liste verfügen.
Weitere Informationen zur Verwendung von SharePoint 2010 mit Access 2010 finden Sie im Abschnitt „ Siehe auch " und im Hilfesystem von Access 2010.
Hinweis: Sie können eine externe SharePoint-Liste nicht mit Access 2010 synchronisieren.
Listendaten mit dem Befehl Open with Access synchronisieren
Sie können die Daten in einer SharePoint-Liste mit Access 2010 synchronisieren, indem Sie den Befehl Mit Access öffnen im Menüband der Liste verwenden. Dieser Befehl erstellt eine Access-Tabelle, die mit der SharePoint-Liste verknüpft ist, sowie eine ergänzende UserInfo-Tabelle, die zusätzliche Informationen wie Benutzernamen, Konten und E-Mail-Adressen enthält.
Jedes Mal, wenn Sie die SharePoint-Liste oder die verknüpfte Access-Tabelle öffnen, sehen Sie die neuesten Daten. Da die SharePoint-Liste weiterhin aktualisiert wird, können Sie die verknüpfte Access-Tabelle auch manuell mit den neuesten Listenänderungen aktualisieren. Da die verknüpfte Access-Tabelle weiterhin aktualisiert wird, können Sie die SharePoint-Listendaten auch manuell mit den neuesten Access-Änderungen aktualisieren.
Synchronisieren von Listendaten mit dem Befehl Diese Liste verfolgen in der Datenblattansicht
Sie können auch eine SharePoint-Liste aus der Datenblattansicht synchronisieren, indem Sie den Befehl Diese Liste verfolgen verwenden, der im Aufgabenbereich der Datenblattansicht verfügbar ist, wodurch auch eine verknüpfte Tabelle in Access erstellt wird. Mit zusätzlichen Befehlen im Aufgabenbereich können Sie auch die Listendaten synchronisieren und Folgendes tun:
Mit Access melden.
Nach Access exportieren.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem der Datenblattansicht (Klicken Sie unten in der Datenblattansicht auf den Link Hilfe .)
Synchronisieren von Listendaten mithilfe des SharePoint-Listenbefehls von Access
Ab Access 2010 können Sie eine Tabelle auch mit einer vorhandenen SharePoint-Liste verknüpfen, indem Sie den Befehl „ SharePoint-Liste " in der Gruppe „ Importieren und verknüpfen" auf der Registerkarte „ Externe Daten " verwenden.
Sie können auch eine leere SharePoint-Liste aus Access erstellen. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf SharePoint-Listen und dann auf eine der folgenden Optionen: Kontakte , Aufgaben , Probleme , Ereignisse oder Benutzerdefiniert .
Weitere Informationen zur Verwendung von Access finden Sie im Hilfesystem von Access 2010.
Vorteile der Verknüpfung einer Access-Tabelle mit einer SharePoint-Liste
Unabhängig davon, wie Sie eine SharePoint-Liste synchronisieren, erstellt Access 2010 eine verknüpfte Tabelle, die die Struktur und den Inhalt der SharePoint-Liste widerspiegelt. Access wählt den richtigen Datentyp für jedes Feld aus, das der Listenspalte entspricht. Diese verknüpften Tabellen verhalten sich dann wie jede Access-Tabelle, sodass Sie auch Abfragen, Formulare, Berichte, Makros oder Code erstellen können, um mit den Daten in Access 2010 zu arbeiten.
Daten suchen
Access erstellt außerdem automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten (es sei denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen nachschlagen, werden diese Listen auch in die Verknüpfungsoperation einbezogen, so dass die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank hat. Access erstellt auch Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen.
Strukturelle Veränderungen
Wie bei anderen Arten von verknüpften Tabellen können Sie die Felder in einer verknüpften Tabelle nicht hinzufügen, löschen oder ändern, während Sie in Access arbeiten. Wenn Sie strukturelle Änderungen vornehmen möchten, z. B. das Entfernen oder Ändern einer Spalte, müssen Sie die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Von Access aus können Sie zur Seite SharePoint-Listeneinstellungen gelangen, um die Listenstruktur zu ändern. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle, zeigen Sie auf Weitere Optionen und klicken Sie dann auf Spalten und Einstellungen ändern .
Strukturelle Änderungen, die an einer SharePoint-Liste vorgenommen werden, werden nicht automatisch in einer verknüpften Tabelle wiedergegeben. Um eine verknüpfte Tabelle durch Anwenden der neuesten Listenstruktur zu aktualisieren, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle, zeigen Sie auf Weitere Optionen und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren .
Leistung
Da die Daten aus verknüpften SharePoint-Listen automatisch mit lokalen Tabellen synchronisiert werden und Benutzer immer mit lokalen Daten arbeiten, wurde die Leistung einer verknüpften Access-Tabelle im Vergleich zu Versionen vor Access 2010 verbessert.
Massenbearbeitungen
Das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access 2010 macht es viel einfacher, Massenänderungen an Ihren SharePoint-Listendaten vorzunehmen. Führen Sie zum Massen-Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von Daten aus einer SharePoint-Liste eine Anfüge-, Aktualisierungs- oder Löschabfrage in Access 2010 aus, und öffnen oder aktualisieren Sie dann die SharePoint-Liste.
Daten offline nehmen und Konflikte lösen
Wenn Sie etwas Arbeit mit nach Hause oder unterwegs nehmen müssen, können Sie Ihre verknüpften SharePoint-Listen mithilfe von Access 2010 offline schalten. Sie möchten beispielsweise einem Kunden unterwegs einen Teilekatalog zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Daten in Access 2010 bearbeiten und dann Ihre Änderungen synchronisieren, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen.
Wenn Konflikte auftreten – zum Beispiel, wenn eine andere Person denselben Datensatz auf dem Server aktualisiert oder während diese Person ebenfalls offline arbeitet – können Sie den Konflikt lösen, wenn Sie wieder online sind, indem Sie das Dialogfeld „ Konflikte lösen" verwenden. Dieses Dialogfeld zeigt Informationen zum Konflikt an, z. B. warum der Fehler aufgetreten ist, und bietet Optionen, mit denen Sie versuchen können, die Daten erneut zu senden oder Ihre Änderungen zu verwerfen. Wenn mehrere Fehler vorhanden sind, können Sie die Details der einzelnen Fehler anzeigen, indem Sie im Dialogfeld auf die Schaltflächen „ Zurück " und „ Weiter " klicken. Einige Fehler können nur behoben werden, indem Sie Ihre Änderungen verwerfen.
Überlegungen zum Synchronisieren von Daten
In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die beim Synchronisieren von Daten zwischen einer SharePoint-Liste und einer verknüpften Access-Tabelle zu beachten sind.
Besonderheit | Vergleich |
Säulen | Access unterstützt nicht mehr als 256 Felder in einer Tabelle, sodass die verknüpfte Tabelle nur die ersten 256 Spalten enthält. |
Ordner | Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird als Datensatz in der Access-Tabelle angezeigt. Elemente in einem Ordner werden auch als Datensätze angezeigt, direkt unter dem Datensatz, der diesem Ordner entspricht. |
Nachschlagespalten | Wenn eine Spalte Werte in einer anderen Liste nachschlägt und die Themenliste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, erstellt Access automatisch verknüpfte Tabellen für die Themenlisten. Hinweis: Eine Spalte vom Typ „Person" oder „Gruppe" ist eine besondere Art von Nachschlagespalte, die Werte in der Liste „Benutzerinformationen" nachschlägt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Liste herstellen, die eine Personen- oder Gruppenspalte enthält, erstellt Access automatisch eine verknüpfte Tabelle für die Benutzerinformationsliste. |
Berechnete Spalten | Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, aber Sie können die Formel in Access nicht anzeigen oder ändern. |
Anhänge | Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld namens Anlagen angezeigt. |
Schreibgeschützte Spalten | Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben in Access weiterhin schreibgeschützt. Außerdem können Sie in Access möglicherweise keine Spalten hinzufügen, löschen oder ändern. |
Mehrwertige Spalten | Eine Spalte vom Typ Auswahl oder Suche kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten erstellt die Verknüpfungsoperation Felder, die mehrere Werte unterstützen. Mehrwertige Nachschlagespalten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Spalte vom Typ Nachschlage ist. |
Nicht unterstützte Listen | Die folgenden Listen werden nicht unterstützt:
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Synchronisieren Sie eine SharePoint-Liste mit Access
Navigieren Sie zu der SharePoint-Site, die die Liste enthält, die Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm synchronisieren möchten.
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Liste oder klicken Sie auf Websiteaktionen , klicken Sie auf Alle Websiteinhalte anzeigen und dann im entsprechenden Listenabschnitt auf den Namen der Liste.
Hinweis: Eine SharePoint-Site kann in Aussehen und Navigation erheblich verändert werden. Wenn Sie eine Option nicht finden können, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Verbinden und exportieren auf Mit Access öffnen .
Geben Sie einen Speicherort für die neue oder vorhandene Datenbank an oder klicken Sie auf Durchsuchen , um eine Datenbank zu suchen.
Wählen Sie Link zu Daten auf der SharePoint-Website aus und klicken Sie dann auf OK .
Hinweis: Sie können auch auf eine Kopie der Daten exportieren klicken. Das Exportieren von Daten ist im Gegensatz zum Verknüpfen von Daten ein einmaliger Kopiervorgang der aktuellen Daten und erstellt keine Synchronisierung zwischen der erstellten Access-Tabelle und der SharePoint-Liste.
Wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf OK .
Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf Öffnen .
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie Datenverbindungen auf Ihrem Computer aktivieren möchten, klicken Sie auf Aktivieren, wenn Sie glauben, dass die Verbindung zu den Daten auf der SharePoint-Website sicher aktiviert werden kann.
Access 2010 erstellt eine verknüpfte Access-Tabelle mit der SharePoint-Liste, eine UserInfo-Tabelle und zusätzliche verknüpfte Tabellen, wenn die SharePoint-Liste Nachschlagespalten enthält.
Synchronisierte Daten aktualisieren
Jedes Mal, wenn Sie die synchronisierte SharePoint-Liste oder die verknüpfte Access-Tabelle öffnen, sehen Sie die neuesten Daten. Um sicherzustellen, dass die neuesten Daten angezeigt werden, während die SharePoint-Liste oder die verknüpfte Access-Tabelle geöffnet ist, können Sie die Daten manuell aktualisieren.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die synchronisierten Daten zu aktualisieren:
Klicken Sie in Access 2010 im Menüband der verknüpften Access-Tabelle auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Aktualisieren und dann auf Aktualisieren .
Führen Sie in der SharePoint-Liste einen der folgenden Schritte aus:
Klicken Sie in der Datenblattansicht im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Datenblatt auf Daten aktualisieren .
Klicken Sie in der Standardansicht in der Adressleiste von Internet Explorer auf Aktualisieren oder drücken Sie F5.
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