Übersicht über Richtlinien zum Löschen von Dokumenten in SharePoint Server 2016
Ihre Organisation muss aufgrund von Compliance-, gesetzlichen oder anderen geschäftlichen Anforderungen möglicherweise Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Wenn Ihre Organisation Dokumente jedoch länger als erforderlich aufbewahrt, gehen Sie unnötige rechtliche Risiken ein. Mit einer Richtlinie zum Löschen von Dokumenten können Sie das Risiko proaktiv reduzieren, indem Sie Dokumente auf einer Website nach einem bestimmten Zeitraum automatisch löschen – beispielsweise können Sie Dokumente auf den OneDrive for Business-Websites von Benutzern fünf Jahre nach der Erstellung der Dokumente löschen.
Richtlinien zum Löschen von Dokumenten sind leistungsstark und dennoch flexibel – Sie können beispielsweise:
Ermöglichen Sie Websitebesitzern, aus Richtlinien auszuwählen, die Sie zentral erstellen und verwalten. Sie können Websitebesitzern auch erlauben, sich vollständig abzumelden, wenn sie entscheiden, dass eine Richtlinie nicht auf ihre Inhalte zutrifft.
Erzwingen Sie eine einzige verbindliche Richtlinie auf allen Websites in einer Websitesammlung, wie z. B. allen OneDrive for Business-Websites, oder erzwingen Sie sogar eine Richtlinie auf allen Websitesammlungen, die aus einer bestimmten Websitesammlungsvorlage erstellt wurden, wie z. B. der Teamwebsite-Vorlage.
Stellen Sie eine Standardrichtlinie mit einer Standardregel bereit, die automatisch angewendet wird, ohne dass Websitebesitzer etwas unternehmen müssen.
Erstellen Sie eine Richtlinie, die mehrere Löschregeln enthält, aus denen ein Websitebesitzer auswählen kann.
Sie erstellen und verwalten Richtlinien zum Löschen von Dokumenten im Compliance Policy Center.
Wann sollten Richtlinien zum Löschen von Dokumenten verwendet werden?
Zusätzlich zu den Richtlinien zum Löschen von Dokumenten bietet SharePoint Server 2016 diese Aufbewahrungsrichtlinien für Websiteinhalte:
Jeder Richtlinientyp eignet sich am besten für einen bestimmten Website- oder Datentyp. Beispielsweise verfügt Ihre Organisation möglicherweise über eine stark strukturierte Website, die Inhaltstypen verwendet, z. B. eine Finanzwebsite für Verträge oder eine Wissensdatenbank für Artikel. In diesem Fall können Sie Richtlinien für Inhaltstypen verwenden. Oder Ihre Organisation muss möglicherweise Rechtsdokumente aufbewahren, in diesem Fall können Sie Inhaltstypen und ein Datenarchiv verwenden, um einen Aktenplan zu implementieren.
Richtlinien zum Löschen von Dokumenten ersetzen keine Datensatzverwaltungs- oder Informationsverwaltungsrichtlinien, die am besten mit strukturierten Daten und Inhaltstypen funktionieren. Stattdessen sollten Sie Richtlinien zum Löschen von Dokumenten verwenden, wenn Sie das automatische Löschen von unstrukturierten Daten wie OneDrive for Business-Websites und Teamwebsites umfassend verwalten müssen.
Wenn Sie eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf eine Site anwenden, die bereits Informationsverwaltungsrichtlinien verwendet, werden diese Richtlinien ignoriert, solange die Richtlinie zum Löschen von Dokumenten in Kraft ist. Das bedeutet, dass Sie planen sollten, dass eine Website nur Richtlinien verwendet, die für strukturierte oder unstrukturierte Inhalte gedacht sind, nicht beides. Weitere Informationen dazu, wie Richtlinien zum Löschen von Dokumenten andere Richtlinien außer Kraft setzen, finden Sie unter Richtlinie zum Löschen von Dokumenten für eine Site anwenden oder entfernen .
Im Gegensatz zu anderen Richtlinien funktionieren Richtlinien zum Löschen von Dokumenten nur für Dokumentbibliotheken, nicht für Listen.
Löschrichtlinien und -regeln
Eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten enthält eine oder mehrere Löschregeln, die Folgendes angeben:
Der Zeitraum bis zur Löschung.
Ob das Löschdatum ab Erstellung oder letzter Änderung des Dokuments berechnet werden soll.
Ob das Dokument endgültig gelöscht oder in den Papierkorb verschoben werden soll.
Wenn eine Richtlinie mehr als eine Regel enthält, können Websitebesitzer die Regel auswählen, die am besten auf ihren Inhalt zutrifft.
Richtlinien und Aufgaben
Nachdem Sie eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten erstellt haben, können Sie sie einer Websitesammlungsvorlage zuweisen – beispielsweise können Sie der OneDrive for Business-Vorlage eine Richtlinie zuweisen, sodass sie das OneDrive for Business aller Benutzer enthält. Wenn Sie einer Websitesammlungsvorlage eine Richtlinie zuweisen, gilt dies für alle Websitesammlungen, die bereits aus dieser Vorlage erstellt wurden, zusätzlich zu allen Websitesammlungen, die in Zukunft aus dieser Vorlage erstellt werden.
Sie können einer bestimmten Websitesammlung auch eine Richtlinie zuweisen – dadurch werden alle Richtlinien überschrieben, die dieser Websitesammlungsvorlage zugewiesen wurden. Beispielsweise können Sie der Teamwebsite-Vorlage Richtlinien zuweisen, sie dann aber außer Kraft setzen, indem Sie einen anderen Satz von Richtlinien auf eine bestimmte Websitesammlung anwenden, die aus dieser Vorlage erstellt wurde.
Eine obligatorische Police oder mehrere Policen zur Auswahl
Wenn Sie eine Richtlinie zuweisen, können Sie sie als obligatorisch festlegen, sodass nur diese Richtlinie zugewiesen werden kann und auf alle Websites in der Websitesammlung angewendet wird. Websitebesitzer können sich nicht von einer obligatorischen Richtlinie abmelden, was bedeutet, dass Dokumente auf der Website in jedem Fall der Löschrichtlinie unterliegen.
Anstatt eine einzelne Richtlinie obligatorisch zu machen, können Sie einer Websitesammlung auch mehrere Richtlinien zuweisen, sodass jeder Websitebesitzer auswählen kann, welche Richtlinie auf seine Website angewendet werden soll, oder sich sogar ganz abmelden kann. Beispielsweise können Sie eine Richtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente und eine andere Richtlinie für Finanzdokumente erstellen, die einen anderen Aufbewahrungszeitplan haben. Ein Website-Eigentümer weiß oft am besten, welche Inhalte seine Website enthält und welche Richtlinie zum Löschen von Dokumenten anzuwenden ist. Auf jede Site kann nur eine Richtlinie angewendet werden.
Eine Regel oder mehrere Regeln zur Auswahl
Jede Richtlinie kann wiederum viele Regeln enthalten – beispielsweise kann eine Löschrichtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente zwei Regeln enthalten:
Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder laufender geschäftlicher Anforderungen nicht aufbewahrt werden müssen, sollten nicht länger als ein Jahr ab Erstellung aufbewahrt werden.
Dokumente, die für eine aktive, laufende Geschäftsnutzung erforderlich sind und länger als ein Jahr benötigt werden, sollten nicht länger als drei Jahre ab Erstellung aufbewahrt werden.
Ein Websitebesitzer kann feststellen, dass seine Website allgemeine Geschäftsdokumente enthält, diese Löschrichtlinie auswählen und dann die entsprechende Regel aus der Richtlinie auswählen. Sie können nur eine Regel aus der Richtlinie auswählen, die derzeit auf die Website angewendet wird (nicht aus einer Richtlinie), und die Regel gilt für alle Dokumentbibliotheken auf der Website.
Die Beziehung von Websitesammlungen, Richtlinien und Regeln
Die grundlegende Beziehung ist diese:
Einer Websitesammlung oder einer Websitesammlungsvorlage kann eine oder mehrere Richtlinien zugewiesen werden, und jede dieser Richtlinien kann über eine oder mehrere Regeln verfügen. Es kann jedoch nur eine Richtlinie pro Site aktiv sein, und es kann immer nur eine Löschregel für die Bibliotheken innerhalb der Site aktiv sein.
Richtlinien zum Löschen von Dokumenten werden vererbt
Wie Berechtigungen, Navigation und viele andere Websitefunktionen werden Richtlinien zum Löschen von Dokumenten vererbt. Ein Websitebesitzer kann eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten für seine Website auswählen, und alle Unterwebsites erben die Richtlinie von der übergeordneten Website. Ein Besitzer einer Unterwebsite kann die Vererbung unterbrechen, indem er eine andere Kombination aus Richtlinie und Regel auswählt, und diese Richtlinie gilt für alle Unterwebsites, bis die Vererbung erneut unterbrochen wird.
Erstmaliges Zuweisen von Richtlinien zum Löschen von Dokumenten
Es ist wichtig zu verstehen, dass der für eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten angegebene Zeitraum die Zeit seit der Erstellung oder Änderung des Dokuments bedeutet, nicht die Zeit seit der Zuweisung der Richtlinie. Beispielsweise können Sie eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten erstellen, die Dokumente zwei Jahre nach ihrer Erstellung endgültig löscht, und diese Richtlinie dann einer Websitesammlungsvorlage zuweisen, aus der vor vier oder fünf Jahren mehrere Websitesammlungen erstellt wurden. In diesem Fall ist es wahrscheinlich, dass die vorhandenen Websitesammlungen viele Dokumente enthalten, die bereits älter als die von der Löschrichtlinie festgelegten zwei Jahre sind – das bedeutet, dass viele Inhalte bald nach dem erstmaligen Zuweisen der Dokumentlöschrichtlinie gelöscht werden.
Wenn Sie die Richtlinie zum ersten Mal zuweisen, werden alle Dokumente auf der Site bewertet und, wenn sie die Kriterien erfüllen, gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Zuweisung der Richtlinie erstellt wurden. Und denken Sie daran, dass der Zeitraum für das Alter jedes Dokuments gilt und nicht für die Zeit seit der ersten Zuweisung der Richtlinie.
Bevor Sie einer Website zum ersten Mal eine Richtlinie zuweisen, sollten Sie daher zunächst das Alter des vorhandenen Inhalts berücksichtigen und berücksichtigen, wie sich die Richtlinie auf diesen vorhandenen Inhalt auswirken kann. Sie können die neue Richtlinie auch den Websitebesitzern mitteilen, bevor Sie sie zuweisen, um ihnen Zeit zu geben, die möglichen Auswirkungen abzuschätzen.
Verzögerungszeit für die Weitergabe von Richtlinien
Nachdem Sie einer Websitesammlung Richtlinien zugewiesen haben, verwenden Websitebesitzer den Link Richtlinien zum Löschen von Dokumenten auf der Seite Websiteeinstellungen , um die für die Website verfügbaren Richtlinien anzuzeigen und anzuwenden.
Der Link Richtlinien zum Löschen von Dokumenten wird nur angezeigt, wenn der Websitesammlung Richtlinien zugewiesen wurden. Außerdem wird der Link nicht sofort angezeigt, nachdem der Website Richtlinien zugewiesen wurden – es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Richtlinien zugewiesen wurden und der Link „Richtlinien zum Löschen von Dokumenten " angezeigt wird
Funktionsweise von Richtlinien zum Löschen von Dokumenten mit In-Place-Richtlinien
Ein In-Place-Hold stellt sicher, dass alle Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, während eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten sicherstellt, dass alle Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.
Wenn Sie Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine In-Situ-Aufbewahrungsrichtlinie in Verbindung mit einer Löschrichtlinie verwenden. Beispielsweise könnten Sie Dokumente nach ihrer Änderung drei Jahre lang aufbewahren und dann eine Löschrichtlinie einrichten, um diese Dokumente drei Jahre nach ihrer letzten Änderung zu löschen.
Beachten Sie, dass eine Löschrichtlinie einen direkten Aufbewahrungsort nicht überschreiben kann. Wenn eine Website angehalten ist und eine Richtlinie zum Löschen von Dokumenten ein Dokument löscht, wird das Dokument in der Aufbewahrungsarchivbibliothek auf die gleiche Weise aufbewahrt, als ob das Dokument manuell gelöscht worden wäre. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über den in-situ-Speicher in SharePoint Server 2016 .
Berechtigungen
Mitglieder Ihres Compliance-Teams, die das Compliance-Richtliniencenter verwenden, benötigen Berechtigungen sowohl für das Richtliniencenter als auch für Websitesammlungen, auf die Richtlinien angewendet werden. Wir empfehlen Ihnen:
Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer des Compliance Policy Center enthält – höchstwahrscheinlich Ihr Compliance-Team.
Fügen Sie im Compliance Policy Center die Sicherheitsgruppe der Gruppe Besitzer der Websitesammlung hinzu.
Fügen Sie in jeder Websitesammlung, der Sie Richtlinien zum Löschen von Dokumenten zuweisen müssen, die Sicherheitsgruppe der Gruppe Besitzer der Websitesammlung hinzu.
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