Übersicht: Website-Governance, -Berechtigung und -Freigabe für Websitebesitzer
Verwenden Sie diesen Artikel als Überblick über Ideen und Best Practices für das Governance-Modell Ihrer Website. Wenn Sie ein Websitebesitzer sind, erstellen Sie ein Governance-Modell, um die Richtlinien, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Website zu berücksichtigen. Ein Modell wie dieses hilft Ihnen dabei, die Nutzung Ihrer Website zu verwalten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise das Auschecken von Dateien verlangen, damit nicht mehrere Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten.
Hinweis: Viele Freigabe- und Berechtigungsregeln werden von Ihrem SharePoint-Administrator festgelegt. Verwenden Sie diesen Artikel als grundlegende Anleitung, um zu verstehen, was Sie als Websitebesitzer steuern können. Arbeiten Sie mit Ihrem SharePoint-Administrator zusammen, um Änderungen an der Governance-Strategie Ihrer Organisation vorzunehmen.
Rollen und Verantwortlichkeiten für die Unterstützung der Website
Das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten beim Planen und Erstellen Ihrer Site reduziert die Notwendigkeit, eine Site zu bereinigen oder neu zu organisieren, wenn Mitarbeiter in ein Team wechseln oder es verlassen. Site-Governances sollten erwägen, einen Plan für die Benutzerschulung, die Überwachung der Site-Nutzung, die Prüfung von Inhalten und die Kommunikation der Erwartungen an die Teammitglieder, die die Site verwalten, aufzunehmen.
Erwägen Sie, Folgendes zu priorisieren und zu definieren:
Websiteschulung für Websitebesitzer: Bieten Sie grundlegende Navigations-, Such- und Dokumentverwaltungsschulungen für neue Websitebesitzer an.
Site-Support: Weisen Sie Ihrem Team einen bestimmten Site-Experten zu, um Probleme zu beheben und eine Verbindung zu einem SharePoint-Administrator zu sein.
Richtlinien zur Website-Erstellung und -Nutzung: Oft haben Unternehmen Unternehmensrichtlinien zur Website-Erstellung festgelegt. Stellen Sie einen aktuellen Link zu den entsprechenden Richtlinien bereit, stellen Sie Kontaktinformationen für Websitebesitzer und Inhaltsautoren bereit, falls sie Hilfe benötigen.
Veröffentlichung und Prüfung von Inhalten: Planen Sie, Website- und Seiteninhalte so oft wie nötig zu prüfen, um die Website relevant zu halten. Legen Sie einen Prüfplan fest und weisen Sie Inhaltseigentümer für große Listen und Bibliotheken zu.
Standard-SharePoint-Gruppen
Titel | Standardberechtigungsstufe | Benutzt für |
Eigentümer | Volle Kontrolle | Personen, die in der Lage sein müssen, Website-Berechtigungen, -Einstellungen und -Erscheinungsbild zu verwalten. |
Mitglied | Bearbeiten und beitragen | Personen, die in der Lage sein müssen, Website-Inhalte zu bearbeiten. Die Berechtigungsstufe hängt von der Websitevorlage ab, die zum Erstellen der Website verwendet wurde. |
Besucher | Schreibgeschützt | Personen, die Website-Inhalte sehen, aber nicht bearbeiten können müssen. |
Moderne Site-Governance
In modernem SharePoint ist die Website-Governance wichtiger als in früheren Versionen, da es mehr Kontrolle und Optionen gibt, um die Websiteerstellung neu zu ermöglichen. Die Governance Ihrer Organisation hängt davon ab, wie viel Kontrolle Ihre Organisation über Inhalte benötigt, die Details für die Websiteerstellung und die Websitebesitzer-Governance bestimmen. Ihr SharePoint-Administrator kann Ihnen helfen, Richtlinien zu Sicherheitsanforderungen, behördlichen Vorschriften, Unternehmensbranding, Zugänglichkeit und Schulungsrichtlinien zu verstehen. Arbeiten Sie mit Ihrem SharePoint-Administrator zusammen, um mehr über die Websiteerstellungs- und Nutzungsrichtlinien Ihrer Organisation zu erfahren, bevor Sie Ihren Website-Governance-Plan erstellen.
Moderne SharePoint-Site-Navigationsstruktur
Die effektivsten SharePoint-Websites helfen Benutzern, schnell zu finden, was sie brauchen, damit sie die gefundenen Informationen verwenden können, um Entscheidungen zu treffen, sich über Vorgänge zu informieren, auf die benötigten Tools zuzugreifen oder mit Kollegen zusammenzuarbeiten, um ein Problem zu lösen. Erfahren Sie mehr über das Planen der Websitenavigation in SharePoint.
Ein Teil Ihrer Informationsarchitektur kann die Klassifizierung von Informationen umfassen. Wenn die Informationen, die Sie veröffentlichen, einen hohen Wert für das Unternehmen haben, besondere Sicherheit erfordern oder durch gesetzliche Compliance-Regeln abgedeckt sind, sollten Sie die Einrichtung eines Klassifizierungsschemas in Betracht ziehen, um bestimmte Arten von Inhalten zu identifizieren, die sorgfältig verwaltet werden müssen. Nachdem Sie Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken organisiert haben, können Sie Governance-Funktionen verwenden, um zu verwalten, wie der Inhalt angezeigt wird .
Die moderne SharePoint-Architektur ist so konzipiert, dass sie flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Anforderungen Ihrer Organisation ist. Moderne Sites können Hub-Sites zugeordnet werden. Die verknüpften Sites teilen dann Navigation und Branding mit dem Hub und können, wenn die Websitebesitzer zustimmen, auch Hub-Berechtigungen teilen.
Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie die Navigationsstruktur Ihrer Website festlegen:
Welche Art von Inhalten werden Sie auf der Website haben? Wie wird das in Seiten, Listen und Bibliotheken übersetzt?
Wie werden Informationen auf der Website dargestellt?
Wie werden Site-Benutzer durch die Site navigieren?
Wie werden Informationen auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet?
Wie wird die Suche konfiguriert und optimiert?
Verwalten von Berechtigungen in modernen Websites
Die Integrität, Vertraulichkeit und Vertraulichkeit der geschäftskritischen Informationen Ihres Unternehmens hängt davon ab, wie sicher Sie Ihre Website gestalten – insbesondere wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren. Das Verwalten von Berechtigungen in modernen Websites betrifft sowohl Benutzer als auch Benutzergruppen. Berechtigungen in modernen Kommunikations- und Teamwebsites stammen aus den Websitevorlagen, die verschiedene Optionen bereitstellen. für jede Seite.
Kommunikationswebsites sind keinen Microsoft 365-Gruppen zugeordnet und haben drei Standardrollen: Websitebesitzer, Websitemitglieder und Websitebesucher.
Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beachten sollten:
Befolgen Sie das Prinzip der geringsten Rechte: Geben Sie Personen die niedrigsten Berechtigungsstufen, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben auszuführen.
Verwenden Sie standardmäßige Standardgruppen: Gewähren Sie Personen Zugriff, indem Sie sie zu standardmäßigen Standardgruppen hinzufügen (z. B. Mitglieder, Besucher und Eigentümer).
Erwägen Sie, Ihre Inhalte nach Sicherheitsstufe zu segmentieren: Erstellen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente, anstatt sie in einer größeren Bibliothek zu verstreuen und durch eindeutige Berechtigungen zu schützen.
Moderne Websiteberechtigungen nach Titel
Titel | Berechtigungsstufe | Hat die Berechtigung: |
Seitenbetreiber | Volle Kontrolle | Zusätzlich zu allem, was ein Site-Mitglied tun kann, können Besitzer auch: Ändern Sie das Design der Website Navigationslayout ändern Ändern Sie das Site-Logo Fügen Sie Websitebesitzer hinzu oder entfernen Sie sie Bearbeiten Sie die Einstellungen für Site-Mitglieder Site-Besucher hinzufügen oder entfernen Website-Einstellungen bearbeiten Löschen Sie die Website Fügen Sie eine Microsoft 365-Gruppe hinzu Ordnen Sie die Site einem Hub zu |
Site-Mitglied | Bearbeiten und beitragen | Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen Dokumentbibliotheken hinzufügen, bearbeiten und löschen Site-Mitglieder hinzufügen oder entfernen Dokumente hinzufügen, bearbeiten und entfernen Seite hinzufügen, bearbeiten und löschen Nachrichtenbeitrag hinzufügen, bearbeiten, löschen Seitenabschnitte hinzufügen, bearbeiten und löschen Webparts hinzufügen, bearbeiten und löschen Websitenavigation hinzufügen, bearbeiten und löschen Erstellen oder löschen Sie Seitenvorlagen Zeigen Sie Metriken zur Website-Nutzung an |
Website-Besucher | Schreibgeschützt | Inhalt anzeigen |
Weitere Ressourcen für Websitebesitzer:
Site-Governance
Ein wichtiger, aber oft unsichtbarer Teil jeder Website ist ihr Governance-Modell – die Reihe von Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen, die Sie festlegen, um zu bestimmen, wie die Personen in Ihrer Gruppe SharePoint verwenden.
Viele Organisationen verfügen entweder auf der Ebene der Zentraladministration oder der Websitesammlung über ein Governancemodell für Websites, das von einer IT-Abteilung oder einem IT-Team erstellt und verwaltet werden kann. Als Websitebesitzer müssen Sie herausfinden, ob bereits ein Governancemodell für die Websitesammlung oder Farm vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, können Sie dies verwenden, um Ihre Site-Benutzer anzuleiten, oder ein zusätzliches Governance-Modell erstellen, um Ihre spezifischen Probleme anzugehen. Wenn Sie beispielsweise Websitebesitzer einer Unterwebsite in einer Websitesammlung sind, z. B. einer klassischen Teamwebsite, ist es möglicherweise eine gute Idee, ein eigenes zusätzliches Governancemodell zu erstellen. um bestimmte Probleme in einer Unterwebsite zu behandeln.
Ein Governance-Modell für eine Website macht es Websitebenutzern leichter zu wissen, wann sie eine neue Unterwebsite, Liste oder andere Websiteinhalte erstellen sollten. Stellt sicher, dass Unterwebsites und Inhalte zurückgezogen werden, wenn sie veraltet sind, um Speicherplatz zu sparen und die Suchergebnisse korrekt zu halten. Gewährt Benutzern Zugriff auf die richtigen Inhalte. Halten Sie das Website-Branding durchgehend gleich, indem Sie den Eigentümern von Unterseiten mitteilen, welche Vorlagen und Themen verfügbar sind. Es erleichtert auch das Wechseln des Site-Eigentümers, wenn Personen die Organisation verlassen oder sich Rollen ändern.
Ein gutes Governance-Modell für eine Website sollte sich auf die folgenden Teile konzentrieren:
Site-Erstellung
Berechtigungsverwaltung
Informationsarchitektur
Site-Lebenszyklus und Stilllegung
Speichergrenzen
Klassifizierung von Informationen
Anpassung
Datenschutz
Navigation
Suche
Rollen und Verantwortlichkeiten für die Unterstützung der Website
Einige Teile in der vorherigen Liste werden möglicherweise bereits durch das Governance-Modell auf Websitesammlungs- oder Organisationsebene für Sie entschieden, z. B. wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Website haben und welche Art von Anpassung Sie am Erscheinungsbild vornehmen können der Standort. Andere sind möglicherweise nicht relevant, je nachdem, wie komplex Ihre Teamwebsite ist und wie viele Personen sie verwenden. Aber selbst wenn Sie keine Entscheidungen zu diesen Themen treffen müssen, ist es eine gute Idee zu wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden, damit Sie Ihre Website-Benutzer informieren und Richtlinien entsprechend durchsetzen können.
Erstellen von Unterwebsites
Möglicherweise möchten Sie, dass Ihre Teammitglieder Unterwebsites unter der Teamwebsite zur Verwendung in bestimmten Projekten erstellen können.
Die Möglichkeit, spontan neue Unterwebsites zu erstellen, kann für die Gruppe von großem Vorteil sein, aber die uneingeschränkte Erstellung von Websites kann außer Kontrolle geraten. Wenn Unterwebsites frei verbreitet werden, können Probleme auftreten. Zum Beispiel:
Für Benutzer ist es schwierig, die richtige Unterseite zu finden oder sich sicher zu sein, ob sie eine haben.
Informationen können in mehreren Unterwebsites dupliziert werden, was teuren Speicherplatz verbraucht und doppelten Pflegeaufwand erfordert.
Veraltete Informationen können sich möglicherweise jahrelang auf Unterwebsites befinden und in den Suchergebnissen angezeigt werden. Es kann schwierig sein zu sagen, welche Version von Informationen korrekt ist.
Das Verwalten von Berechtigungen für eine Vielzahl von Unterseiten kann zu einer großen Aufgabe werden, und Benutzer könnten versehentlich Zugriff auf Informationen erhalten, die sie eigentlich nicht haben sollten.
Wenn Mitarbeiter die Gruppe verlassen, werden die von ihnen erstellten Unterwebsites möglicherweise aufgegeben, was zu Verwirrung und verschleierten Suchergebnissen für die verbleibenden Websitebenutzer führt.
Sie können Zeit und Energie sparen, wenn Sie einige Richtlinien für die Site-Erstellung festlegen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen:
Wer darf Unterseiten erstellen?
Müssen neue Unterseiten im Voraus genehmigt werden? Wenn ja, was sind die Zulassungskriterien und wer erteilt die Zulassung?
Sollten neue Unterseiten etablierte Vorlagen und Themen verwenden?
Wie viele Informationen können auf einer Website gespeichert werden? Das heißt, wie viel Speicherplatz auf dem Server kann es belegen?
Welche Regeln gelten für die Aufnahme von Navigationsstrategien auf der Website?
Wie lange sollten Informationen auf Unterseiten gespeichert werden, bevor sie gelöscht oder archiviert werden?
Weitere Informationen finden Sie unter Website oder Unterwebsite erstellen .
Berechtigungsverwaltung
Die Integrität, Vertraulichkeit und Vertraulichkeit der geschäftskritischen Informationen Ihres Unternehmens hängt davon ab, wie sicher Sie Ihre Website gestalten – insbesondere wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren.
Das Gewähren und Einschränken des Zugriffs auf Ihre Website wird als Verwalten von Berechtigungen bezeichnet und ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Eigentümer einer Website.
Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beachten sollten.
Befolgen Sie das Prinzip der geringsten Rechte: Geben Sie Personen die niedrigsten Berechtigungsstufen, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben auszuführen.
Gewähren Sie Personen Zugriff, indem Sie sie zu standardmäßigen Standardgruppen hinzufügen (z. B. Mitglieder, Besucher und Eigentümer). Machen Sie die meisten Personen zu Mitgliedern der Gruppen „Mitglieder" oder „Besucher", und begrenzen Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe „Besitzer".
Verwenden Sie die Vererbung von Berechtigungen, um eine übersichtliche, einfach zu visualisierende Hierarchie zu erstellen. Vermeiden Sie es also, einzelnen Personen Berechtigungen zu erteilen, sondern arbeiten Sie mit Gruppen. Lassen Sie Unterwebsites nach Möglichkeit einfach Berechtigungen von Ihrer Teamwebsite erben, anstatt über eindeutige Berechtigungen zu verfügen.
Organisieren Sie Ihre Inhalte, um die Vererbung von Berechtigungen zu nutzen: Erwägen Sie, Ihre Inhalte nach Sicherheitsstufe zu segmentieren – erstellen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente, anstatt sie in einer größeren Bibliothek zu verstreuen und durch eindeutige Berechtigungen zu schützen.
Informationen zum Festlegen von Berechtigungen finden Sie unter Verstehen von Berechtigungsstufen in SharePoint oder Bearbeiten von Berechtigungen für eine Liste, Bibliothek oder ein einzelnes Element .
Informationsarchitektur
Die Informationsarchitektur einer Website ist wie das Inhaltsverzeichnis eines Buches: Sie bestimmt, wie die Informationen auf dieser Website – ihre Webseiten, Dokumente, Listen und Daten – organisiert und den Benutzern der Website präsentiert werden. Die Informationsarchitektur wird häufig als hierarchische Liste von Websiteinhalten, Suchbegriffen, Datentypen und anderen Konzepten aufgezeichnet.
Um eine Informationsarchitektur zu erstellen, müssen Sie die Informationen analysieren, die auf der Website präsentiert werden sollen. Hier sind einige der Fragen, die Sie verwenden können, um eine Informationsarchitektur zu entwickeln:
Welche Art von Inhalten werden Sie auf der Website haben? Wie wird das in Unterwebsites, Listen, Bibliotheken usw. übersetzt?
Wie werden Informationen auf der Website dargestellt?
Wie werden Site-Benutzer durch die Site navigieren?
Wie werden Informationen auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet?
Wie wird die Suche konfiguriert und optimiert?
Ein Teil Ihrer Informationsarchitektur kann die Klassifizierung von Informationen umfassen.
Wenn die Informationen, mit denen Sie es zu tun haben, einen hohen Wert für das Unternehmen haben, besondere Sicherheit erfordern oder durch gesetzliche Compliance-Regeln abgedeckt sind, möchten Sie möglicherweise ein Klassifizierungsschema einrichten, um bestimmte Arten von Inhalten zu identifizieren, die sorgfältig verwaltet werden müssen.
Nachdem Sie Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken organisiert haben, können Sie Governancefunktionen verwenden, um zu verwalten, wie der Inhalt verwaltet wird. Zum Beispiel:
Auschecken von Dateien erforderlich
Wenn Sie das Auschecken einer Datei anfordern, stellen Sie sicher, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie eingecheckt wird. Das Erfordernis, dass Dokumente ausgecheckt werden müssen, verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen, was zu Bearbeitungskonflikten und Leads führen kann zu Verwirrung. Das Erfordernis des Auscheckens kann auch dazu beitragen, Teammitglieder daran zu erinnern, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, damit Sie leichter nachverfolgen können, was sich in jeder Version geändert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer Bibliothek zum Anfordern des Auscheckens von Dateien .
Track-Versionen
Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Bibliotheken Ihnen helfen, die Dateien zu verfolgen, zu speichern und wiederherzustellen. Sie können alle Versionen auf die gleiche Weise verfolgen. Oder Sie können wählen, einige Versionen als Hauptversionen zu kennzeichnen, z. B. das Hinzufügen eines neuen Kapitels zu einem Handbuch, und einige Versionen als Nebenversionen, z. B. das Beheben eines Rechtschreibfehlers. Um den Speicherplatz zu verwalten, können Sie die Nummer jedes Versionstyps auswählen, den Sie speichern möchten. Weitere Informationen zur Versionierung finden Sie unter Wie funktioniert die Versionierung in einer Liste oder Bibliothek? .
Sie können angeben, dass eine Genehmigung für ein Dokument erforderlich ist. Dokumente bleiben in einem ausstehenden Zustand, bis sie von jemandem genehmigt oder abgelehnt werden, der die Berechtigung dazu hat. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Dokument anzeigen können, bevor es genehmigt wird. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere sie sehen können. Weitere Informationen zur Dokumentgenehmigung finden Sie unter Erfordern der Genehmigung von Elementen in einer Websiteliste oder Bibliothek .
Bibliotheken unterstützen die RSS-Technologie, sodass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen oder Feeds von Nachrichten und Informationen an einem konsolidierten Ort empfangen und anzeigen können. Sie können die RSS-Technologie verwenden, um Sie über Änderungen an einer Bibliothek zu benachrichtigen, z. B. wenn Dateien, die in der Bibliothek gespeichert sind, geändert werden. RSS-Feeds ermöglichen es den Mitgliedern Ihrer Arbeitsgruppe, eine konsolidierte Liste der geänderten Dateien anzuzeigen. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn sich Dateien ändern. Weitere Informationen zu RSS-Feeds finden Sie unter Verwalten von RSS-Feeds für eine Website oder Websitesammlung .
Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. das Verwalten von Dokumentgenehmigungen oder -überprüfungen. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden und Aktionen angeben, die nacheinander ausgeführt werden müssen, z. B. das Genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten. Ein Workflow ist eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben. Bibliotheken stehen standardmäßig drei Workflows zur Verfügung: Genehmigung, die ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiterleitet; Feedback sammeln, das ein Dokument zur Rückmeldung an eine Gruppe von Personen weiterleitet und das Dokument als Zusammenstellung an die Person zurücksendet, die den Workflow initiiert hat; und Collect Signatures, das ein Dokument an eine Gruppe von Personen weiterleitet, um ihre digitalen Signaturen zu sammeln. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Übersicht über in SharePoint enthaltene Workflows
Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Dateitypen wie Arbeitsblättern, Präsentationen und Dokumenten arbeitet, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen aktivieren und definieren. Inhaltstypen sorgen für mehr Flexibilität und Konsistenz über mehrere Bibliotheken hinweg. Jeder Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow-Prozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und alle Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, wie z. B. Abteilungsname oder Vertragsnummer. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und Veröffentlichung von Inhaltstypen
Wenn Sie über eine Gruppe vertraulicher Dateien verfügen und es hilfreich wäre zu wissen, wie die Dokumente verwendet wurden, können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die „Audit"-Verfolgung von Ereignissen wie Dateiänderungen, -kopien oder -löschungen aktivieren können. Informationen zum Einrichten der Überwachung finden Sie unter Konfigurieren von Überwachungseinstellungen für eine Websitesammlung
Site-Lebenszyklus und Stilllegung
Websites wie Dokumentarbeits- und Diskussionswebsites neigen dazu, herumzuhängen, wenn sie nicht mehr nützlich sind, was wertvollen Speicherplatz verbraucht und die Suchergebnisse verschleiert. Es ist eine gute Idee, einen Zeitplan für die Überprüfung von Websites und ihren Inhalten festzulegen (mindestens einmal im Jahr), um festzustellen, ob sie es wert sind, beibehalten zu werden.
Denken Sie auch daran, dass das größere Governance-Modell Ihrer Organisation möglicherweise auch nach veralteten Websites Ausschau hält. Beispielsweise kann ein Administrator automatisch Websites löschen, die 90 Tage lang nicht berührt wurden. Als Websitebesitzer erhalten Sie eine E-Mail-Warnung, dass dies passieren würde. Weitere Informationen zu Lebenszyklus- und Stilllegungsrichtlinien finden Sie unter Richtlinien zum Schließen von Websites .
Speichergrenzen
Ein Administrator hat möglicherweise eine Begrenzung für die Menge an Festplattenspeicher festgelegt, die Ihre Gruppe verwenden kann. Sie müssen herausfinden, ob es ein Limit gibt, und wenn ja, entscheiden, wie Sie es auf Ihre Sites, Seiten und Bibliotheken aufteilen.
Standardmäßig legt SharePoint Server eine Beschränkung von 50 MB für die Größe eines einzelnen Dokuments fest, das in eine Dokumentbibliothek hochgeladen werden kann. Außerdem erhalten Teamwebsite-Besitzer standardmäßig Benachrichtigungen, wenn der Speicher zu 90 % des Kontingents ausgeschöpft ist.
Nachdem Sie Ihre Grenzen kennen, können Sie Funktionen wie Versions- oder Audit-Tracking verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Website diese einhält.
Suche
Inhalt erscheint an vielen Stellen, einschließlich Websites, Listen, Bibliotheken, Webparts und Listenspalten. Wenn jemand Ihre Website durchsucht, werden standardmäßig alle Inhalte der Website und der Seiten in den Suchergebnissen angezeigt.
Als Websitebesitzer können Sie auswählen, ob der Inhalt Ihrer Website in den Suchergebnissen angezeigt wird oder nicht. Wenn Sie verhindern, dass der Inhalt einer Website in den Suchergebnissen angezeigt wird, wird auch der Inhalt aller untergeordneten Websites daran gehindert, in den Suchergebnissen angezeigt zu werden.
Standardmäßig werden Inhalte mit eingeschränkten Berechtigungen nicht in den Suchergebnissen für Benutzer angezeigt, die nicht über die Berechtigungen zum Lesen verfügen. Sie können dies ändern, sodass eingeschränkte Inhalte in den Suchergebnissen angezeigt werden, Benutzer jedoch keine Inhalte öffnen können, für die sie keine Berechtigung haben.
Datenschutz
Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen schützen Ihre Daten vor versehentlichem Verlust. Die Sicherungshäufigkeit sowie die Geschwindigkeit und der Grad der Wiederherstellung werden von einem Administrator festgelegt. Informationen zum Wiederherstellen von Inhalten auf Ihrer Website finden Sie unter Wiederherstellen von Elementen im Papierkorb .
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