Strukturierte Ressourcen von Google Kalender verwenden - Google Workspace-Admin-Hilfe [gg-a-de]

Verwenden Sie strukturierte Google Kalender-Ressourcen

Google empfiehlt, dass Sie Ihre Kalenderressourcen in einem strukturierten Format definieren. Strukturierte Ressourcen enthalten Informationen über den Standort, die Kapazität oder die Ausrüstung der Ressource. Google Kalender verwendet diese Daten, um mehr Raum- und Ressourcendetails bereitzustellen und Ihren Benutzern zu helfen, die beste Ressource für ihre Bedürfnisse auszuwählen. Definieren Sie strukturierte Ressourcen, um die neuen Kalenderfunktionen und erweiterten Funktionen zu nutzen.

Unstrukturierte (alte) Ressourcen verwenden nur diese Felder:

• Ressourcen-ID
• Name
• Beschreibung

Wenn Sie diese Felder nur für eine Ressource festgelegt haben, handelt es sich um eine Legacy-Ressource. Ressourcen, die vor dem 17. Oktober 2017 erstellt wurden, sind wahrscheinlich Legacy-Ressourcen.

Vorteile strukturierter Ressourcen

Das Ändern Ihrer Daten in ein strukturiertes Format erfordert einige zusätzliche Arbeit, aber diese Investition lohnt sich. Wenn Sie Ihre Ressourcen strukturieren, können Benutzer:

• Verbessern Sie ihre Erfahrung mit einer konsistenten und lesbaren Ressourcenanzeige.
• Buchen Sie den richtigen Raum oder die richtigen Ressourcen schneller und mit automatischen Raum- und Ressourcenvorschlägen
• Erkennen Sie schneller den Unterschied zwischen Räumen für Besprechungen und Nicht-Raum-Ressourcen.
• Geben Sie ungenutzte Besprechungsräume automatisch frei .
• Räume automatisch ersetzen, die Einladungen ablehnen .
• Profitieren Sie von zukünftigen Verbesserungen und bevorstehenden intelligenten Kalenderfunktionen (es werden nur strukturierte Ressourcen unterstützt).

Wechseln Sie zu strukturierten Ressourcen

Konvertieren Sie Ihre Ressourcen in ein strukturiertes Format, damit Sie von zukünftigen Verbesserungen an Google Kalender profitieren können. Wenn Sie strukturierte Ressourcen verwenden, haben Ihre Benutzer die bestmögliche Erfahrung mit der Buchung von Räumen und anderen Kalenderfunktionen.

Verstehen Sie die Änderungen, testen und kommunizieren Sie

Die Verwendung strukturierter Ressourceninformationen ändert die Art und Weise, wie Ihre Benutzer mit Google Kalender interagieren. Wir empfehlen Ihnen, sich auf diese Änderungen wie folgt vorzubereiten:

• Analysieren Sie, wie Ihre aktuellen Ressourcen verwaltet werden, und verstehen Sie, wie die Migration zu einem strukturierten Format die Benutzererfahrung verändert.
• Verwenden Sie zunächst strukturierte Ressourcen in einer Testumgebung, um zu sehen, wie die Änderungen aussehen. Bewahren Sie eine Sicherungskopie Ihrer aktuellen Ressourceninformationen auf.
• Aktualisieren Sie interne Anwendungen und Software von Drittanbietern. Beispielsweise Anwendungen, die auf benutzerdefinierten Namenskonventionen beruhen.
• Informieren Sie Ihre Benutzer über das neue Verhalten und die Änderungen und verwalten Sie die Einführung dieser Änderungen.

Änderungen an der Benutzererfahrung

Benutzer werden die folgenden Änderungen sehen, wenn Sie das neue strukturierte Format in Ihrem Unternehmen übernehmen.

Geänderte Suchergebnisse

Vor

Ressourcen werden als ein langer Ressourcenname angezeigt

Nach dem

Ressourcenanzeige mit organisierten Informationen

Geänderte Anzeige für Räume und Nicht-Räume

Für Räume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)

Für Nicht-Zimmer (Kategorie OTHER)

Geänderte Ressourcenanzeige

Wenn Sie auf eine Ressource zeigen, werden zusätzliche Details angezeigt:

Für Räume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)

Für Nicht-Zimmer (Kategorie OTHER)

Geänderte Ressourcenreihenfolge

Vor dem 17. Oktober 2017

Bisher basierte die Gruppierung in der Raumliste auf Ressourcennamen. Beispielsweise wurden die Räume nach dem Präfix aufgelistet und nicht nach etwas, das bei der Entscheidung, welche Ressource verwendet werden sollte, hilfreicher ist. Wenn Sie viele Räume mit einem bestimmten Präfix hatten (z. B.: CH-ZRHA), wurden alle diese Räume unter diesem Präfix zusammengefasst.

Beispielressourcennamen:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Telefon, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Telefon, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Telefon, VC]

Gruppierung nach Präfix:

Wo Gebäude ZRH-BüroA und SFO-BüroB sind

Nach dem 17. Oktober 2017

Die Gruppierung basiert auf den von Ihnen erstellten Gebäuden. Nicht-Räume und Räume werden in ihren Gebäudeknoten gruppiert.

Beispiel für neue automatisch generierte Namen:

ZRH-BüroA-1-FavoriteRoom (4) [Telefon, VC]

ZRH-BüroA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Telefon, VC]

SFO-BüroB-RauminSFO (2) [Telefon, VC]

Wo Gebäude ZRH-BüroA und SFO-BüroB sind

Gruppierung nach Gebäudename:

Etagenbenennung und Anzeigereihenfolge:

Stockwerke in Gebäuden werden in numerischer Reihenfolge angezeigt. Zum Beispiel:

• Stockwerk „1" kommt vor „2"
• Etage „12." kommt vor „1."; als „2"<"s"

Um Stockwerke in der richtigen Reihenfolge anzuzeigen, verwenden Sie nummerierte Stockwerke wie: „01", „02, …, „12"

Geänderte Ressourcennamen und Anzeige

Für Legacy-Ressourcen hat Google ein bestimmtes Namensformat für Ressourcen empfohlen. Eine Ressourcenhierarchie wird automatisch erstellt, wenn mehr als 10 Ressourcen mit einem „-" hinzugefügt werden. Wenn eine Kopfgruppe mehr als 100 Ressourcen enthält, wird die Gruppe in Unterköpfe aufgeteilt.

Bei strukturierten Ressourceninformationen wird die Google-Namenskonvention zum Standard und wird verwendet, um automatisch generierte Namen aus den einzelnen Ressourcenfeldern zu erstellen. Automatisch generierte Namen werden erstellt, wenn ein anderes Ressourcenfeld als Ressourcenname, Ressourcentyp oder Beschreibung aktualisiert wird.

• [Gebäude]-[Etage] [Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videofunktionen]
• [(Ressourcentyp)]-[Gebäude]-[Etage]-[Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videofunktionen]

Automatisch generierte Namen:

• Gestalten Sie das Format der Ressourcennamen in Ihrer gesamten Organisation einheitlich.
• Automatische Aktualisierung der Zimmerdetails (z. B. wenn die Kapazität steigt, Funktionen hinzugefügt oder geändert werden).
• Machen Sie es sich leicht, die Eigenschaften eines Raums oder einer Ressource zu verstehen, indem Sie sich den Namen ansehen.

Der neue automatisch generierte Name wird an diesen Stellen angezeigt:

Teilnehmerliste

In der Teilnehmerliste für Kalenderereignisse ersetzt das neue automatisch generierte Ressourcennamenformat den alten Ressourcennamen.

Where-Feld im Web und auf Mobilgeräten

Im Feld Wo von Kalenderereignissen ersetzt das neue automatisch generierte Ressourcennamenformat den alten Ressourcennamen.

Benachrichtigungen auf Mobilgeräten

In Benachrichtigungen auf Mobilgeräten oder im Web ersetzt das neue automatisch generierte Namensformat den alten Ressourcennamen.

Wandeln Sie Ihre Ressourcen, Features und Gebäude um

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Ressourcen zu aktualisieren:

• Verwendung einer API —   Einzelheiten finden Sie unter API für Funktionen , API für Gebäude und API für Ressourcen .
• Einzeln über die Admin-Konsole – Einzelheiten finden Sie in den Anweisungen zum Hinzufügen von Gebäuden, Funktionen und Ressourcen unter Einrichten von Gebäuden, Funktionen und anderen Ressourcen .
• Herunterladen, Bearbeiten und Hochladen einer CSV-Datei – Sehen Sie sich die Schritte unten an.

Ändern Sie Ressourcen mithilfe einer CSV-Datei

Wenn Sie eine Administratorrolle mit Berechtigungen zum Verwalten von Gebäuden und Ressourcen haben, die Ihrem Konto zugewiesen sind, aktualisieren Sie die Ressourcen in Ihrer Organisation mithilfe dieser Schritte.

Schritt 1: Laden Sie von der Verwaltungskonsole in eine CSV-Datei herunter

Beginnen Sie mit dem Herunterladen von Ressourceninformationen in eine CSV-Datei.

1. Melden Sie sich in Ihrer Google Admin-Konsole an .

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an (endet nicht auf @gmail.com).

2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Gebäude und Ressourcen .
3. Ressourcenverwaltung öffnen.
4. Klicken Sie auf Herunterladen Herunterladen .
5. Speichern Sie die CSV-Datei.

Schritt 2: CSV-Daten in eine Tabelle importieren

Nachdem Sie Ihre CSV-Datei heruntergeladen haben, importieren Sie sie in eine Tabelle.

1. Öffnen Sie ein leeres Google Sheet und gehen Sie zu File > Import .
2. Navigieren Sie zur heruntergeladenen CSV-Datei und klicken Sie auf Auswählen .
3. Treffen Sie im Importfenster Ihre Auswahl und klicken Sie auf Daten importieren .

Schritt 3: Bearbeiten Sie Ressourcen in einer Tabelle

Überprüfen Sie die Informationen in der Tabelle und beachten Sie alle Leerzeichen in nicht konformen Feldern und aktualisieren Sie sie, wie in der Tabelle unter Zu verwendende Formate vorgeschlagen .

Hinweis: Ändern Sie die Ressourcen-ID nicht. Wenn Sie dies tun, wird eine brandneue Ressource erstellt, anstatt die vorhandene zu aktualisieren.

Bearbeiten Sie die Tabelle

1. Verwenden Sie die Tabelle, die Sie in den vorherigen Schritten oben erstellt haben.
2. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf.

   Wichtig : Um Features in der Tabelle zu identifizieren, muss dem Feature-Namen ein # vorangestellt werden. Beispiel: #Whiteboard .

3. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, speichern Sie die Tabelle als CSV-Datei.

Beispieltabellen

Ressourcen-ID*	Ressourcenname*	Ressourcenkategorie*	Ressourcentyp	Name der Etage*	Kapazität*	Gebäude-ID*
123	Auditorium	KONFERENZRAUM		1	40	81
234	James' Versteck	ANDERE	Salon	4	5	82

* Erforderlich

Benutzer sichtbare Beschreibung	Beschreibung	#Whiteboard	#Telefon
	Verwaltet von admins@mycompany.com	WAHR	WAHR
Bitten Sie James' Assistenten um eine Reservierung	Verwaltet von admins@mycompany.com	FALSCH	FALSCH

Schritt 4: Laden Sie nach der Bearbeitung eine CSV-Datei hoch

Nachdem Sie Ihre Tabelle bearbeitet haben, können Sie Ihre Änderungen in Google Kalender hochladen.

1. Melden Sie sich in Ihrer Google Admin-Konsole an .

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an (endet nicht auf @gmail.com).

2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Gebäude und Ressourcen .
3. Ressourcenverwaltung öffnen.
4. Zeigen Sie auf Hinzufügen und klicken Sie auf Hochladen .
5. Klicken Sie auf CSV anhängen und folgen Sie den Anweisungen, um die CSV-Datei anzuhängen.
6. Klicken Sie auf Hochladen .

Zu verwendende Formate

Verwenden Sie diese Formate, wenn Sie Ihre Tabelle bearbeiten.

Format für alle Ressourcen

Verwenden Sie dieses Format für die Ressourcen, die Sie in Google Kalender erstellen.

Name des Anwesens	Beschreibung	Beispiel
Ressourcen-ID*	Die eindeutige Raumkennung, die Google für Sie generiert, wenn Sie eine Ressource erstellen. (vorhandene Ressourcen nicht bearbeiten oder entfernen)	28AF38E
Ressourcenname*	Kurzer Raumname. (empfohlene maximale Zeichenbegrenzung 45)	Bienenstockzimmer
Gebäude-ID*	Diese Gebäude-ID muss genau mit der Gebäude-ID übereinstimmen, die für das Gebäude definiert ist, in dem sich die Ressource befindet.	SF-HAUPT
Ressourcenkategorie*	Konferenzraum: Ressourcen, die für Besprechungen oder Konferenzen verwendet werden und so klein wie ein Telefonraum sein können. Andere: Ressourcen, die es nicht sind   für Besprechungen genutzt. Zum Beispiel ein Jamboard, Fahrrad oder Firmenwagen. Kategorie unbekannt: Ressourcen, die nicht dem Strukturformat entsprechen (für neue Ressourcen verwenden Sie Konferenzraum und Sonstiges)	KONFERENZRAUM
Ressourcentyp	Vorhandenes Feld. Wenn die Ressourcenkategorie auf „Andere" eingestellt ist, wird dieses Feld als Präfix zum automatisch generierten Namen hinzugefügt und hilft dabei, Nicht-Räume von Räumen zu unterscheiden. Es hilft auch bei der Kategorisierung des Ressourcentyps. Zum Beispiel: Fahrrad, Fahrzeug, Zimmer der Mutter oder Mikroskop.	Fahrrad
Name der Etage*	Der Stockwerksname muss mit einem der im Gebäude definierten Stockwerke übereinstimmen. (empfohlene maximale Zeichenbegrenzung 15)	10
Kapazität*	Empfohlene Personenanzahl für den Raum. Muss eine positive Ganzzahl sein.	4
Bodenabschnitt	Gibt an, wo sich auf der Etage ein Raum befindet. (empfohlene maximale Zeichenbegrenzung 15)	EIN
Benutzer sichtbare Beschreibung	Formlose Beschreibung des Raums, die für Benutzer in den Raumdetails sichtbar ist. Hinweis: Diese Beschreibung wird nur beim Buchen der Ressource angezeigt. Nach Auswahl der Ressource oder Speichern eines Ereignisses wird diese Beschreibung nicht mehr angezeigt.	Telefondurchwahl #4119
Beschreibung	Optionale Beschreibung Ihres Raums oder Ihrer Ressource, die zu Referenzzwecken in der Admin-Konsole angezeigt wird.	Jedes Mitglied von room-admins@example.com hat Buchungsrechte für den Raum Gebäude an der Ostseite
#Feature	Features sind Attribute oder Ausstattungen eines Raumes oder einer Ressource, wie zum Beispiel: Audiofunktionen: #Telefon Videofunktionen: #VC, #Cisco-Konferenzeinheit. Weitere Features: #Whiteboard, #Rollstuhlgerecht, #Externe Gäste.	WAHR
Automatisch generierter Name	Schreibgeschützt. Dies wird generiert, wenn die Ressourcenkategorie entweder auf Conference_room oder Other festgelegt ist .	SF-MAIN-Bienenstockraum (4) [VC]

* Erforderlich

Format für Gebäude

Verwenden Sie dieses Format für die Gebäude, die Sie im Kalender erstellen.

Name des Anwesens	Beschreibung	Beispiel
Gebäude-ID*	Diese Gebäude-ID muss genau mit der für das Gebäude definierten Gebäude-ID übereinstimmen.	SF-HAUPT
Gebäudename	Anzeigename für das Gebäude	Zentrale in San Francisco
Adresse*	Adressinformationen für Gebäude. Siehe Format zum Erstellen von Adressen .	678 Lafayette Avenue Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V J L. Basuki Rahmat Nr. 106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105
Etagen*	Sollte durch Kommas getrennt und in aufsteigender Reihenfolge von unten nach oben aufgelistet werden.	Lobby, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Beschreibung	Optionale Beschreibung Ihres Gebäudes, die zu Referenzzwecken in der Admin-Konsole angezeigt wird.	Gebäude an der Ostseite
Koordinaten	Breiten- und Längengrad eines Gebäudes	40.730610, -73,935242

* Erforderlich

Verwalten Sie Legacy-Ressourcen

Wenn Sie sich entscheiden, nicht alle Ihre Ressourcen in strukturierte Ressourcen umzuwandeln, stellen Sie sicher, dass Sie eine Ressourcenbenennungskonvention für diese Legacy-Ressourcen einhalten, damit sie leichter identifiziert und verwendet werden können.

Ressourcen für Konferenzräume

Ein vorgeschlagenes Format für einen Konferenzraum ist:

[Abkürzung der Stadt]-[Gebäude]-[Etage] [Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videofunktionen]

Beispiel:

NYC-14-12-Sitzungssaal (15) VC

Dieser Konferenzraum befindet sich in New York City in Gebäude 14, Etage 12. Der Name des Raums ist Boardroom. Es bietet Platz für 15 Personen und verfügt über Videokonferenzausrüstung.

Andere Ressourcen

Um alle anderen Arten von Ressourcen von Konferenzräumen zu unterscheiden, schlagen wir das folgende Format vor:

[(Ressourcentyp)]-[Abkürzung der Stadt]-[Gebäude]-[Etage oder Standort]-[Audio- und Videofunktionen]

In diesem Format beginnen alle Nicht-Raum-Ressourcen mit ' ( ', damit sie nicht mit den Konferenzräumen vermischt werden. Idealerweise erscheinen alle Nicht-Raum-Ressourcen am Ende der Ressourcenliste.

Beispiele für Nicht-Raum-Ressourcen	Beschreibung
(Fahrrad)-London-43-Lobby-Fahrrad-1	Dieses Fahrrad befindet sich in London in der Lobby von Gebäude 43. Dies ist „Rad 1" (und nicht „Rad 2" oder „Rad 3").
(Fahrzeug)-LA-Prius-Main-Nord-4	Dieses Fahrzeug befindet sich in Los Angeles. Es ist ein Prius, der am Hauptgebäude auf dem Nordparkplatz auf Parkplatz 4 geparkt ist.