Suchen Sie bestimmte Datensätze in einer Datenbank
Wenn Ihre Datenbank wächst, erfordert das Auffinden bestimmter Datensätze mehr als einen schnellen Blick auf ein Datenblatt. In diesem Artikel lernen Sie fünf Möglichkeiten kennen, wie Sie bestimmte Datensätze basierend auf Ihren Anforderungen finden können.
Was möchten Sie tun?
Durchsuchen Sie alle Datensätze
Sie können Datensätze durchsuchen, indem Sie die TAB-TASTE verwenden, wenn Sie sich durch einen Datensatz nach dem anderen bewegen möchten, um einen bestimmten Datensatz zu finden. Sie können auch Datensätze in einer Tabelle in der Datenblattansicht durchsuchen, indem Sie die Schaltflächen zur Datensatznavigation verwenden. Die Schaltflächen zur Datensatznavigation sind unten in der Tabelle oder im Formular verfügbar.
1. Gehen Sie zum ersten Datensatz
2. Gehen Sie zum vorherigen Datensatz
3. Feld Aktueller Datensatz
4. Gehen Sie zum nächsten Datensatz
5. Gehen Sie zum letzten Datensatz
6. Öffnen Sie einen neuen (leeren) Datensatz
7. Filteranzeige
8. Suchfeld
Anmerkungen:
Wenn Sie in das Feld Aktueller Datensatz klicken, können Sie eine Datensatznummer eingeben und dann die EINGABETASTE drücken, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Die Datensatznummer wird fortlaufend vom Beginn des Formulars oder Datenblatts an gezählt. Es entspricht keinem Feldwert.
Um zu wissen, ob ein Filter angewendet wurde, sehen Sie sich die Filteranzeige-Schaltfläche an. Wenn kein Filter angewendet wurde oder alle Filter gelöscht wurden, wird Kein Filter angezeigt. Wenn Gefiltert angezeigt wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um den Filter zu entfernen. Ebenso können Sie, wenn Unfiltered angezeigt wird, auf diese Schaltfläche klicken, um den zuletzt verwendeten Filter anzuwenden, falls vorhanden.
Wenn Sie Text in das Suchfeld eingeben, wird der erste übereinstimmende Wert in Echtzeit hervorgehoben, während Sie jedes Zeichen eingeben. Sie können diese Funktion verwenden, um schnell nach einem Datensatz mit einem übereinstimmenden Wert zu suchen.
Gehen Sie zu einem bestimmten Datensatz
Sie können in Access zu einem bestimmten Datensatz wechseln, wenn Sie wissen, welchen Datensatz Sie suchen möchten. Das Feld „ Gehe zu " ermöglicht Ihnen die Auswahl eines bestimmten Datensatzes aus einer Dropdown-Liste und wird normalerweise zu Formularen hinzugefügt.
Um zu einem bestimmten Datensatz zu navigieren, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Gehe zu und wählen Sie dann einen Datensatz aus der Dropdown-Liste aus.
Hinweis: Wenn Sie die ersten Zeichen des Datensatzes kennen, zu dem Sie navigieren möchten, können Sie diese Zeichen in das Feld Gehe zu eingeben, um diesen Datensatz schnell zu finden.
Das Feld Gehe zu zeigt nur genügend Daten an, um jeden Datensatz eindeutig zu identifizieren. Wenn Sie einen Datensatz aus der Liste auswählen, zeigt Access die restlichen Daten dieses Datensatzes im Hauptbereich des Formulars an.
Suchen Sie nach einem bestimmten Datensatz
Sie können nach einem bestimmten Datensatz in einer Tabelle oder einem Formular suchen, indem Sie die Registerkarte „ Suchen " im Dialogfeld „ Suchen und Ersetzen " verwenden. Dies ist eine effektive Wahl zum Auffinden eines bestimmten Datensatzes, wenn der zu suchende Datensatz bestimmte Kriterien wie Suchbegriffe und Vergleichsoperatoren wie „ist gleich" oder „enthält" erfüllt.
Hinweis: Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen nur verwenden, wenn die Tabelle oder das Formular derzeit Daten anzeigt. Dies gilt auch dann, wenn keine Datensätze sichtbar sind, weil ein Filter angewendet wurde.
Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, und klicken Sie dann auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen oder drücken Sie STRG +F.
Das Dialogfeld „ Suchen und Ersetzen " wird mit ausgewählter Registerkarte „ Suchen " angezeigt.
Geben Sie im Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.
Um das zu durchsuchende Feld zu ändern oder die gesamte zugrunde liegende Tabelle zu durchsuchen, klicken Sie auf die entsprechende Option in der Liste Suchen in .
Tipp: Die Übereinstimmungsliste stellt Ihren Vergleichsoperator dar (z. B. „ist gleich" oder „enthält"). Um Ihre Suche zu erweitern, klicken Sie in der Übereinstimmungsliste auf Beliebiger Teil des Felds .
Wählen Sie in der Suchliste Alle aus und klicken Sie dann auf Weitersuchen .
Wenn das gesuchte Element markiert ist, klicken Sie im Dialogfeld „ Suchen und Ersetzen " auf „ Abbrechen ", um das Dialogfeld zu schließen. Datensätze, die Ihren Bedingungen entsprechen, werden hervorgehoben
Weitere Informationen zur Verwendung des Dialogfelds Suchen und Ersetzen finden Sie im Artikel Verwenden des Dialogfelds Suchen und Ersetzen zum Ändern von Daten .
Filtern Sie, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen
Sie können filtern, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen, wenn Sie nur die Datensätze anzeigen möchten, die bestimmte Kriterien und Vergleichsoperatoren erfüllen. Um beispielsweise die angezeigten Datensätze schnell einzugrenzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, dessen Wert Sie abgleichen möchten, und wählen Sie dann Gleich , Ist ungleich , Enthält oder Enthält nicht unten im Kontextmenü aus. Ein Filter kann ein- oder ausgeschaltet werden, wodurch es einfach ist, zwischen gefilterten und ungefilterten Ansichten derselben Daten zu wechseln. Anders als bei der Suche schränkt ein Filter nur ein, welche Datensätze angezeigt werden .
Um einen Filter anzuwenden, der auf einer Auswahl basiert, öffnen Sie eine Tabelle oder ein Formular.
Um sicherzustellen, dass die Tabelle oder das Formular nicht bereits gefiltert ist, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann auf Alle Filter löschen , sofern dieser Befehl verfügbar ist.
Navigieren Sie zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten, und klicken Sie dann in die Spalte (in der Datenblattansicht) oder das Steuerelement (in der Formular-, Berichts- oder Layoutansicht). Um basierend auf einer Teilauswahl zu filtern, wählen Sie nur die gewünschten Zeichen aus.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Auswahl und dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.
Um andere Felder basierend auf einer Auswahl zu filtern, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.
Weitere Informationen zum Anwenden eines Filters finden Sie im Artikel Wenden Sie einen Filter an, um ausgewählte Datensätze in einer Access-Datenbank anzuzeigen .
Erstellen Sie eine Abfrage, um einen bestimmten Datensatz zu finden
Die Techniken, die Sie zum Suchen und Filtern von Datensätzen verwenden können, sind sehr nützlich, um bestimmte Datensätze für den vorliegenden Fall zu finden. Möglicherweise möchten Sie jedoch regelmäßig denselben Such- oder Filtervorgang durchführen. Anstatt jedes Mal eine Reihe von Such- und Filterschritten zu wiederholen, können Sie eine Abfrage erstellen. Eine Abfrage ist eine leistungsstarke und flexible Möglichkeit, bestimmte Datensätze zu finden, da Sie benutzerdefinierte Suchen durchführen, benutzerdefinierte Filter anwenden und Datensätze sortieren können. Sie können Ihre eigenen Abfragen erstellen, um sich auf bestimmte Datensätze zu konzentrieren und bestimmte Fragen zu beantworten. Einmal erstellt, kann eine Abfrage gespeichert und wiederverwendet werden und kann auch beim Erstellen von Formularen und Berichten verwendet werden.
Wenn Sie eine Abfrage zum Suchen oder Filtern verwenden, verwenden Sie Kriterien basierend auf dem Datentyp, nach dem Sie suchen. Unterschiedliche Arten von Informationen werden als unterschiedliche Datentypen gespeichert. Beispielsweise werden Geburtstage als Datums-/Uhrzeitdaten gespeichert, während Namen als Textdaten gespeichert werden.
Manchmal können Sie einen bestimmten Datensatz, von dem Sie wissen, dass er existiert, nicht finden. Dies kann auftreten, wenn Sie Datensätze in einem Formular oder einer Abfrage anzeigen, die bestimmte Datensätze aufgrund des Werts eines bestimmten Felds nicht anzeigt. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Abfrage zum Suchen von Datensätzen verwendet wird.
Angenommen, Sie verwenden eine Datenbank, die mithilfe der Vorlage „Zugriffsprobleme" erstellt wurde, um Probleme nachzuverfolgen. Die Issues-Tabelle hat ein Feld mit dem Namen Status, das angibt, ob ein bestimmtes Issue aktiv, gelöst oder geschlossen ist. Sie können eine Abfrage erstellen, die Probleme anzeigt, deren Status geschlossen ist, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf .
Doppelklicken Sie auf Probleme und klicken Sie dann auf Schließen .
Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf das Sternchen ( * ) in der Tabelle Issues . Dadurch wird sichergestellt, dass die Abfrage alle Felder aus den zurückgegebenen Datensätzen anzeigt.
Issues.* wird in der ersten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile „ Feld " angezeigt. Dies zeigt an, dass alle Felder aus der Issues-Tabelle zurückgegeben werden sollen.
Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer in der Tabelle Probleme auf Status .
Der Status wird in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile „ Feld " angezeigt.
Deaktivieren Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Abfrage das Statusfeld nicht anzeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Anzeigen in der Spalte Status nicht deaktivieren, wird das Feld Status zweimal in den Abfrageergebnissen angezeigt.
Geben Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Kriterien ="Geschlossen" ein. Dies ist Ihr Suchkriterium. So stellen Sie sicher, dass die Abfrage nur die Datensätze zurückgibt, bei denen der Statuswert „Geschlossen" ist.
Hinweis: In diesem Beispiel wird nur ein Suchkriterium verwendet. Sie können viele Suchkriterien für jede beliebige Suche verwenden, indem Sie Kriterien zu weiteren Feldern hinzufügen und die Zeile oder und die zusätzlichen Zeilen unter oder verwenden.
Ihre Abfrage ist bereit zur Ausführung und sieht in etwa so aus:
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen .
Hinweis: Sofern Sie nicht bereits mit der Verfolgung von Problemen begonnen haben und daher Daten in der Tabelle „Probleme" haben – und Sie den Status mindestens eines Problems auf „Geschlossen" gesetzt haben – gibt die Abfrage keine Ergebnisse zurück. Sie können die Abfrage jedoch speichern und später jederzeit verwenden.
Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die Abfrage in das Feld Abfragename ein, z. B. Geschlossene Probleme , und klicken Sie dann auf OK .
Sie haben jetzt eine Abfrage, die Probleme anzeigt, deren Status geschlossen ist.
Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen zum Suchen von Datensätzen finden Sie im Artikel Erstellen einer einfachen Auswahlabfrage .
Weitere Informationen zu Such- und Filterkriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien .
No comments:
Post a Comment