Seriendruck mit einer Excel-Tabelle
Hier sind einige Tipps zur Vorbereitung Ihrer Excel-Tabelle für einen Seriendruck. Vergewissere dich:
Spaltennamen in Ihrer Tabelle stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Ihren Seriendruck einfügen möchten. Um beispielsweise Leser in Ihrem Dokument mit ihrem Vornamen anzusprechen, benötigen Sie getrennte Spalten für Vor- und Nachnamen.
Alle zusammenzuführenden Daten befinden sich im ersten Blatt Ihrer Tabelle.
Dateneinträge mit Prozentsätzen, Währungen und Postleitzahlen werden in der Tabelle korrekt formatiert, sodass Word ihre Werte richtig lesen kann.
Die für den Seriendruck zu verwendende Excel-Tabelle wird auf Ihrem lokalen Rechner gespeichert.
Änderungen oder Ergänzungen an Ihrer Tabelle werden abgeschlossen, bevor sie mit Ihrem Serienbriefdokument in Word verbunden wird.
Anmerkungen:
Sie können Informationen aus Ihrer Excel-Tabelle importieren, indem Sie Informationen aus einer Datei mit kommagetrennten Werten (.csv) oder einer Textdatei (.txt) importieren und den Textimport-Assistenten verwenden, um eine neue Tabelle zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Excel-Datenquelle für den Seriendruck in Word .
Verbinden und bearbeiten Sie die Mailingliste
Verbinden Sie sich mit Ihrer Datenquelle. Weitere Informationen finden Sie unter Datenquellen, die Sie für einen Seriendruck verwenden können .
Bearbeiten Sie Ihre Mailingliste
Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten .
Deaktivieren Sie in Mail Merge Recipients das Kontrollkästchen neben dem Namen einer Person, die Ihr Mailing nicht erhalten soll.
Hinweis: Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie unter Sortieren der Daten für einen Seriendruck oder Filtern der Daten für einen Seriendruck .
Sie können ein oder mehrere Seriendruckfelder einfügen, die die Informationen aus Ihrer Tabelle in Ihr Dokument ziehen.
Zum Einfügen von Briefvorlagenfeldern in einen Umschlag, ein Etikett, eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief
Gehen Sie zu Mailings > Adressblock .
Weitere Informationen finden Sie unter Adressblock einfügen
Um eine Begrüßungszeile hinzuzufügen, wählen Sie Begrüßungszeile .
Weitere Informationen finden Sie unter Begrüßungszeile einfügen .
Informationen zum Hinzufügen anderer Briefvorlagenfelder wie Rechnungsnummern finden Sie unter Serienbrieffelder einfügen .
Wählen Sie OK .
Wählen Sie „ Datei " > „ Speichern ".
Wenn Sie mehr über Optionen zum Einrichten von E-Mail-Nachrichten erfahren möchten, lesen Sie E- Mail-Seriendruck in Word .
Nachdem Sie die gewünschten Briefvorlagenfelder eingefügt haben, zeigen Sie eine Vorschau der Ergebnisse an, um zu bestätigen, dass der Inhalt in Ordnung ist. und dann können Sie den Zusammenführungsprozess abschließen.
Gehen Sie zu Mailings > Ergebnisvorschau .
Wählen Sie Weiter
oder Zurück 
um Datensätze in Ihrer Datenquelle zu durchsuchen und anzuzeigen, wie sie im Dokument erscheinen. Gehen Sie zu Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden .
Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit Ihrer Datenquelle verbunden. Sie können das Serienbriefdokument für Ihren nächsten Massenversand wiederverwenden.
Öffnen Sie das Seriendruckdokument und wählen Sie Ja , wenn Word Sie auffordert, die Verbindung beizubehalten.
Hier sind einige Tipps zur Vorbereitung Ihrer Excel-Tabelle für einen Seriendruck. Vergewissere dich:
Spaltennamen in Ihrer Tabelle stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Ihren Seriendruck einfügen möchten. Um beispielsweise Leser in Ihrem Dokument mit ihrem Vornamen anzusprechen, benötigen Sie getrennte Spalten für Vor- und Nachnamen.
Alle zusammenzuführenden Daten befinden sich im ersten Blatt Ihrer Tabelle.
Dateneinträge mit Prozentsätzen, Währungen und Postleitzahlen werden in der Tabelle korrekt formatiert, sodass Word ihre Werte richtig lesen kann.
Die für den Seriendruck zu verwendende Excel-Tabelle wird auf Ihrem lokalen Rechner gespeichert.
Änderungen oder Ergänzungen an Ihrer Tabelle werden abgeschlossen, bevor sie mit Ihrem Serienbriefdokument in Word verbunden wird.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Excel-Datenquelle für den Seriendruck in Word .
Verbinden und bearbeiten Sie die Mailingliste
Verbinden Sie sich mit Ihrer Datenquelle. Weitere Informationen finden Sie unter Datenquellen, die Sie für einen Seriendruck verwenden können .
Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten .
Weitere Informationen finden Sie unter Seriendruck: Empfänger bearbeiten .
Weitere Informationen zum Sortieren und Filtern finden Sie unter Sortieren der Daten für einen Seriendruck oder Filtern der Daten für einen Seriendruck .
Wählen Sie OK aus .
Sie können ein oder mehrere Seriendruckfelder einfügen, die die Informationen aus Ihrer Tabelle in Ihr Dokument ziehen.
Gehen Sie zu Mailings > Briefvorlagenfeld einfügen .
Fügen Sie das gewünschte Feld hinzu.
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 nach Bedarf.
Wählen Sie „ Datei " > „ Speichern ".
Wenn Sie mehr über Optionen zum Einrichten von E-Mail-Nachrichten erfahren möchten, lesen Sie E- Mail-Seriendruck in Word .
Nachdem Sie die gewünschten Briefvorlagenfelder eingefügt haben, zeigen Sie eine Vorschau der Ergebnisse an, um zu bestätigen, dass der Inhalt in Ordnung ist. und dann können Sie den Zusammenführungsprozess abschließen.
Gehen Sie zu Mailings > Ergebnisvorschau .
Wählen Sie „ Weiter " oder „ Zurück ", um sich durch die Datensätze in Ihrer Datenquelle zu bewegen und anzuzeigen, wie sie im Dokument erscheinen.
Gehen Sie zu Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken oder an E-Mail zusammenführen .
Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit Ihrer Datenquelle verbunden. Sie können das Serienbriefdokument für Ihren nächsten Massenversand wiederverwenden.
Öffnen Sie das Seriendruckdokument und wählen Sie Ja , wenn Word Sie auffordert, die Verbindung beizubehalten.
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