Sie können es zugeben – Sie haben eine Microsoft Excel-Tabelle verwendet, um Ihre Projekte zu verwalten, und Sie sehen keinen guten Grund, etwas zu ändern. Du bist nicht allein.
Es ist verlockend, einen Projektplan in Excel zu starten, weil es Ihnen hilft, alle Ihre Projekte schnell aufzulisten, sie nach Ihren Wünschen anzuordnen und sogar etwas zu erstellen, das einer Gantt-Diagrammansicht ähnelt. Aber eine Tabellenkalkulation reicht nicht aus, wenn es darum geht, Änderungen an Ihrem Projekt zu berechnen.
Wenn Sie mit mehreren Projekten, unterbrochenen Zeitplänen und gemeinsam genutzten Ressourcen jonglieren müssen, wird die Verwaltung eines Zeitplans in einer Tabelle zu einer überwältigenden Aufgabe. Mit seinem dynamischen Planungsmodul, Ressourcenverwaltungstools und Unterstützung für eine bessere Kommunikation kann Microsoft Project Ihnen dabei helfen, auf Kurs zu bleiben.
Profitieren Sie vom unternehmensweiten Ressourcenmanagement
Was passiert, wenn Sie Tabellenkalkulationen zum Nachverfolgen von Projekten verwenden, wenn eine einzelne Ressource mehreren Projekten zugewiesen wird? Sie müssen Ressourcen außerhalb Ihres Projektplans verwalten, entweder manuell oder mit einem Drittanbieterprogramm. Ressourcen werden oft unbeabsichtigt überlastet, und Sie können viel Zeit damit verbringen, die Arbeit neu zu planen.
Mit Microsoft Project Server können alle Projekte in Ihrer Organisation aus einem zentralen, unternehmensweiten Ressourcenpool schöpfen. Dadurch können Projektmanager schnell die Verfügbarkeit einer Ressource sehen, bevor sie diese Ressource einer Aufgabe zuweisen.
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Lassen Sie Project die Auswirkung von Datumsänderungen berechnen
Angenommen, Sie haben ein Projekt in einer Tabelle verfolgt. Dieses Projekt hat eine Aufgabe, die erst beginnen kann, wenn ein anderes Projekt ein bestimmtes Ergebnis hervorbringt. Diese Lieferung soll am 18. Juni erfolgen. Es ist jetzt der 25. Juni und Sie warten immer noch darauf. Wie lange werden Sie brauchen, um Ihre Tabelle mit einem neuen Datum für die Aufgabe zu aktualisieren, die von dieser Leistung abhängt? Vielleicht nicht lange, wenn sich die Aufgabe dem Ende des Projekts nähert, aber was ist, wenn sie kurz vor dem Anfang steht? Und was ist, wenn Ihr Projekt weit über 50 Aufgaben umfasst? Über 100 Aufgaben?
Project kann Ihnen mit seinem dynamischen Planungsmodul dabei helfen, Ihren Projektzeitplan und Ihre Ressourcenzuweisungen schnell anzupassen. Es handhabt eine Datumsänderung und ihre Auswirkungen nahtlos und berücksichtigt alle Abhängigkeiten, Leistungen und Ressourcenzuweisungen. Der Zeitplan wird nicht nur automatisch neu berechnet, sondern Project hebt auch die geänderten Daten hervor, sodass Sie die Auswirkungen jeder Zeitplanverschiebung schnell erkennen können.
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Verwenden Sie flexible Berichtsmethoden
Sie haben in zehn Minuten ein spontanes Treffen mit Ihrem Vorgesetzten, um den Status Ihres Projekts zu besprechen. Sie möchten einen Bericht über den Fortschritt Ihres Projekts mitbringen, aber so kurzfristig können Sie am besten Ihre Tabelle ausdrucken und hoffen, dass alle Daten korrekt sind. Sie möchten Ihrem Manager einen aussagekräftigeren Bericht über Ihr Projekt zur Verfügung stellen, aber das ist so kurzfristig nicht möglich, wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden.
Mit Project können Sie schnell einen visuellen Bericht generieren, der eine Vorlage verwendet, die die Daten in ein PivotDiagram in Microsoft Visio Professional exportiert. Sie können auswählen, welche Felder Sie im Bericht hervorheben möchten, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder, die Sie für Ihr Projekt eingerichtet haben, und einen sauberen, prägnanten Bericht für Ihr Meeting mit dem Management präsentieren.
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Integration mit Excel
Indem Sie Ihre Projektdaten nach Excel exportieren, können Sie weiterhin die leistungsstarke Tabellenkalkulationsfunktion verwenden und gleichzeitig Project nutzen, um den Zeitplan und die Ressourcen Ihres Projekts zu verfolgen. Sie können auch Excel-Daten in Ihren Projektplan importieren oder einbetten.
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