Gmail-Nachrichten mit Vault aufbewahren – Google Vault-Hilfe [gg-vault-en]

Bewahren Sie Gmail-Nachrichten mit Vault auf

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal gedacht. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahren.

Im Rahmen des Information-Governance-Plans Ihrer Organisation können Sie steuern, wie lange Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahrt werden. Mithilfe von Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden und wann sie ggf. gelöscht werden sollen.

Um Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel. Um alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zur Gmail-Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich über die Funktionsweise der Aufbewahrung zu informieren und die in Vault unterstützten Gmail-Nachrichten zu überprüfen.

WARNUNG: Eine falsch konfigurierte Aufbewahrungsregel kann dazu führen, dass Gmail Nachrichten sofort und unwiderruflich löscht. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Wir empfehlen Ihnen, neue Regeln an einer kleinen Gruppe von Konten zu testen, bevor Sie die Regeln auf Ihre gesamte Organisation anwenden.

Wichtiges Gmail-Aufbewahrungsverhalten

• Wenn eine Nachricht in einem Hold enthalten ist, kann Gmail die Nachricht auch nach Ablauf aller geltenden Aufbewahrungsfristen nicht löschen.
• Benutzerdefinierte Gmail-Aufbewahrungsregeln ersetzen immer die standardmäßige Gmail-Aufbewahrungsregel.
• Wenn für eine Nachricht mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln gelten, bewahrt Gmail die Nachricht entsprechend den Anforderungen der Regel mit dem zuletzt endenden Aufbewahrungszeitraum auf.
• Die 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail kann das Löschen von Nachrichten verzögern.

Zusätzliches Gmail-Aufbewahrungsverhalten

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Welche Daten können gespeichert werden?

Bedeckt:

• Nachrichten und ihre Anhänge, die von Benutzern in Ihrer Organisation gesendet, empfangen oder entworfen wurden
• Von Benutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im vertraulichen Modus

Nicht abgedeckt:

• Verlinkte Dateien
• Nachrichten, die über andere Google-Dienste wie Kalender oder Google Docs gesendet werden, sofern die umfassende Nachrichtenspeicherung nicht aktiviert ist
• Dynamischer Inhalt in dynamischen Nachrichten
• Verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen von Entwürfen

Einzelheiten finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen .

Wenn Gmail-Nachrichten gelöscht werden

Damit Gmail eine Nachricht löschen kann, muss die Nachricht die Kriterien für Vault und Gmail erfüllen:

• Es unterliegt keinen Aufbewahrungsregeln.
• Es ist nicht in der Warteschleife.
• Es verfügt über das vom Gmail-System generierte Label ^deleted für mindestens 30 Tage.

Vault erlaubt Gmail nicht, eine Nachricht zu löschen, wenn die Nachricht einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegt. Nach Ablauf aller geltenden Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsfristen prüft Gmail, ob die Nachricht gelöscht werden kann, basierend darauf, wie lange die Nachricht das Label ^deleted trägt.

Wenn die Bezeichnung ^deleted angewendet wird

Gmail wendet das Label ^deleted auf Nachrichten an, die aus den Google-Systemen entfernt werden können. Eine Nachricht erhält diese Bezeichnung, wenn eine der folgenden Aktionen auftritt:

• Gmail-Benutzer leeren ihren Papierkorb oder wählen Nachrichten im Papierkorb aus und klicken auf „Für immer löschen" .
• Gmail löscht automatisch eine Nachricht, die sich seit 30 Tagen im Papierkorb befindet.
• Der Aufbewahrungszeitraum endet mit einer Nachricht, die noch nicht über das Label ^deleted verfügt.
• Gmail-Nutzer verwerfen Nachrichtenentwürfe.

Durch das Label ^deleted werden Nachrichten von Gmail-Nutzern ausgeblendet und Nutzer können diese Nachrichten nicht ohne die Hilfe eines Google Workspace-Administrators wiederherstellen. Sie können mit Vault jedoch weiterhin Nachrichten mit dieser Bezeichnung suchen und exportieren, bis diese Nachrichten gelöscht werden.

Die 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail

Gmail verfügt über eine Aufbewahrungsrichtlinie, die Nachrichten mindestens 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem das Label ^deleted angewendet wurde. Diese Richtlinie ersetzt alle Vault-Aufbewahrungsregeln, die während dieser 30 Tage ablaufen.

Um besser zu verstehen, wie sich die 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail auf das Löschen von Nachrichten auswirkt, sehen Sie sich die Beispiele zur Nachrichtenaufbewahrung an.

Gmail-Threads werden anders behandelt als einzelne Nachrichten

Für E-Mail-Threads gelten folgende Aufbewahrungsregeln:

• Wenn eine Nachricht in einem Thread durch eine Aufbewahrungsregel oder einen Hold aufbewahrt wird, wird der gesamte Thread aufbewahrt.
• Auf Beschriftungen basierende Aufbewahrungsregeln verwenden für Aufbewahrungszwecke das Datum der zuletzt gekennzeichneten Nachricht in einem Thread.

Wenn beispielsweise eine Aufbewahrungsregel Nachrichten mit der Bezeichnung „Projekt-A" 365 Tage lang aufbewahrt und die erste Nachricht in einem Thread die Bezeichnung trägt, werden alle Nachrichten im Thread ab dem Versand der ersten Nachricht 365 Tage lang aufbewahrt. Wenn eine spätere Nachricht im Thread die Bezeichnung project-A erhält, werden alle Nachrichten im Thread nun 365 Tage lang ab dem Versand dieser späteren Nachricht aufbewahrt. Nachdem die Aufbewahrungsregel abgelaufen ist und Gmail die gekennzeichneten Nachrichten gelöscht hat, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis alle nicht gekennzeichneten Nachrichten ebenfalls gelöscht werden.

Regeln gelten für Labels, jedoch nicht für verschachtelte Unterlabels

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel basierend auf einem Gmail-Label erstellen, gilt die Regel nicht für verschachtelte Unterlabels. Unterbezeichnungen sind nicht enthalten, da sie nicht direkt die Bezeichnung haben, auf der die Regel basiert.

Beispielsweise verfügt ein Benutzer über ein Quittungslabel und ein Unterlabel unter Receipts mit dem Namen Travel . Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Quittungen festlegen, werden die Nachrichten unter „Reisen" nicht aufbewahrt, da sie nicht direkt die Bezeichnung „Quittungen" haben.

Anhänge, die aus Gmail zu Drive hinzugefügt werden, unterliegen den Drive-Aufbewahrungsregeln

Wenn ein an eine Gmail-Nachricht angehängtes Element mit der Funktion „Zu Drive hinzufügen" zu Drive hinzugefügt wird, wird eine Kopie dieses Elements in Drive erstellt. Die Gmail-Nachricht und der Anhang unterliegen den Gmail-Aufbewahrungsrichtlinien. Das kopierte Element in Drive unterliegt den Drive-Aufbewahrungsrichtlinien.

Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen

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Beispiel einer Standardregel: Alle Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren

Diese Standardregel speichert alle Gmail-Nachrichten in der ausgewählten Organisationseinheit auf unbestimmte Zeit. Benutzer können Nachrichten weiterhin löschen und Nachrichten werden nach 30 Tagen oder wenn der Benutzer den Papierkorb leert, aus ihrem Papierkorb entfernt. Die Nachrichten können jedoch weiterhin von Vault-Administratoren durchsucht und exportiert werden.

Regelkonfiguration

• Dauer: Unbestimmt

Auswirkung auf gesendete und empfangene Nachrichten

Benutzeraktion für eine gesendete oder empfangene Nachricht	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer macht nichts mit der Nachricht	Niemals	Niemals
Der Benutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert den Papierkorb einen Tag nach dem Senden der Nachricht	1 Tag nach Versand	Niemals
Der Benutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden der Nachricht in den Papierkorb (leert den Papierkorb jedoch nicht)	31 Tage nach dem Senden entfernt Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb	Niemals

Auswirkung auf Nachrichtenentwürfe

Benutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn jedoch nicht	Niemals	Niemals
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Benutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verwirft (aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)

Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nur gelöschte Nachrichten nach 365 Tagen löschen

Mit dieser Regel kann Gmail nur Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit löschen, die nach 365 Tagen endgültig gelöscht (aus dem Papierkorb entfernt) werden.

Regelkonfiguration

• Dauer: 365 Tage
• Aktion nach Ablauf: Nur dauerhaft gelöschte Nachrichten löschen

Auswirkung auf gesendete und empfangene Nachrichten

Benutzeraktion für eine gesendete oder empfangene Nachricht	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer macht nichts mit der Nachricht	Niemals	Niemals
Der Benutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert den Papierkorb einen Tag nach dem Senden der Nachricht	1 Tag nach Versand	365 Tage nach Versand
Der Benutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden der Nachricht in den Papierkorb (leert den Papierkorb jedoch nicht)	31 Tage nach dem Senden entfernt Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb	365 Tage nach Versand
Der Benutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert den Papierkorb 360 Tage nach dem Senden der Nachricht	360 Tage nach Versand	390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach dem Leeren des Papierkorbs aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Der Benutzer verschiebt die Nachricht 400 Tage nach dem Senden der Nachricht in den Papierkorb (leert den Papierkorb jedoch nicht)	430 Tage nach dem Senden entfernt Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb	460 Tage nach dem Senden (30 Tage, nachdem Gmail die Nachricht aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail aus dem Papierkorb entfernt hat)

Auswirkung auf Nachrichtenentwürfe

Benutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn jedoch nicht	Niemals	Niemals
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Benutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verwirft (aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)

Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nachrichten nach 365 Tagen löschen

Mit dieser Regel kann Gmail alle Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit nach 365 Tagen löschen, einschließlich Entwürfen und Nachrichten, die Benutzer nicht gelöscht haben.

Regelkonfiguration

• Dauer: 365 Tage
• Entwürfe ausschließen: deaktiviert (nur ediscovery.google.com)
• Aktion nach Ablauf: Löschen Sie Nachrichten aus Gmail-Postfächern und dauerhaft gelöschte Nachrichten. Diese Regel löscht Entwürfe.

Auswirkung auf gesendete und empfangene Nachrichten

Benutzeraktion für eine gesendete oder empfangene Nachricht	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer macht nichts mit der Nachricht	365 Tage nach dem Versand, wenn die Aufbewahrungsfrist endet	395 Tage nach dem Versand (30 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Der Benutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert den Papierkorb einen Tag nach dem Senden der Nachricht	1 Tag nach Versand	365 Tage nach dem Versand, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft
Der Benutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert den Papierkorb 360 Tage nach dem Senden der Nachricht	360 Tage nach dem Senden, wenn der Benutzer den Papierkorb leert	390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach dem Leeren des Papierkorbs aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Der Benutzer verschiebt die Nachricht 360 Tage nach dem Senden der Nachricht in den Papierkorb (leert den Papierkorb jedoch nicht)	365 Tage nach dem Versand, wenn die Aufbewahrungsfrist endet	395 Tage nach dem Versand (30 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)

Auswirkung auf Nachrichtenentwürfe

Benutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wenn Gmail das Label ^deleted anwendet	Wenn Gmail die Nachricht löscht
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn jedoch nicht	365 Tage nach dem Versand, wenn die Aufbewahrungsfrist endet	395 Tage nach dem Versand (30 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Der Benutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Benutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verwirft (aufgrund der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)

Legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gmail fest

1. Melden Sie sich bei vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Benutzerdefinierte Regeln Erstellen .
3. Wählen Sie für den Dienst Gmail aus und klicken Sie dann auf Weiter .
4. Wählen Sie aus, für welche Organisationseinheit die Regel gilt. Klicken Sie auf das Feld, um eine Auswahl zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Organisationseinheit.
5. Klicken Sie auf Weiter .
6. (Optional) Wählen Sie die Bedingungen aus, die erfüllt sein müssen, damit Nachrichten von dieser Regel abgedeckt werden:
   • Geben Sie Werte für das Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum angeben, gilt die Regel für alle nach diesem Datum gesendeten Nachrichten. Wenn Sie nur ein Enddatum angeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet werden.
   • Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Notiz:
     • Sie können alle unterstützten Suchoperatoren außer Platzhaltern (*) verwenden.
     • Wenn Ihre Schlüsselphrase oder Ihr Wert mit einem Bindestrich beginnt, z. B. -1000 %, setzen Sie ihn in Anführungszeichen, um sicherzustellen, dass er nicht als NOT Operator interpretiert wird.
     • Sie können is:chat nicht verwenden, um eine Gmail-Aufbewahrungsregel auf Chat-Nachrichten in Google Chat anzuwenden. Um Aufbewahrungsregeln für Chat-Nachrichten festzulegen, legen Sie eine Chat-Aufbewahrungsregel fest.

     Wir empfehlen Ihnen, Ihre Begriffe in einer Vault-Suche zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet mit den Daten übereinstimmen.

7. Klicken Sie auf Weiter .
8. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
   • Um von dieser Regel abgedeckte Nachrichten dauerhaft aufzubewahren, wählen Sie „Unbegrenzt" aus.
   • Um Nachrichten nach einer festgelegten Zeit zu verwerfen, wählen Sie „Aufbewahrungszeitraum" und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
9. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten geschehen soll, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft:
   • Um nur Nachrichten zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb des Benutzers geleert wurden, wählen Sie die erste Option.
   • Wählen Sie die zweite Option, um alle Nachrichten zu löschen, einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, jedoch mit Ausnahme von Entwürfen und E-Mail-Vorlagen.
   • Um alle Nachrichten zu löschen, einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfe und E-Mail-Vorlagen, wählen Sie die dritte Option.
   Warnung: Mit Vault kann Gmail Daten, die den Aufbewahrungszeitraum überschreiten, sofort löschen, wenn Sie eine neue Regel einreichen. Die gelöschten Daten können Daten enthalten, die Benutzer voraussichtlich behalten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.
10. Klicken Sie auf Erstellen . Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, aktivieren Sie das Bestätigungskästchen und klicken Sie auf Akzeptieren .

Legen Sie die Standardaufbewahrungsregel für Gmail fest

Die Standardaufbewahrungsregel gilt für Gmail-Nachrichten, die nicht durch eine benutzerdefinierte Regel oder einen Hold abgedeckt sind.

1. Melden Sie sich bei vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung . Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Gmail .
4. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
   • Um von dieser Regel abgedeckte Nachrichten dauerhaft aufzubewahren, wählen Sie „Auf unbestimmte Zeit" aus.
   • Um Nachrichten nach einer festgelegten Zeit zu verwerfen, wählen Sie „Aufbewahrungszeitraum" und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
5. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten geschehen soll, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft:
   • Um nur bereits gelöschte Nachrichten zu löschen, wählen Sie die erste Option.
   • Um alle Nachrichten zu löschen, einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfe und Vorlagen, wählen Sie die zweite Option.
   Warnung: Mit Vault kann Gmail Daten, die den Aufbewahrungszeitraum überschreiten, sofort löschen, wenn Sie die Regel einreichen. Die gelöschten Daten können Daten enthalten, die Benutzer voraussichtlich behalten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.
6. Klicken Sie auf Speichern . Vault fordert Sie auf, zu bestätigen, dass Sie die Auswirkungen der Regel verstanden haben. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und klicken Sie auf „Akzeptieren" , um die Regel zu speichern.