Konvertieren Sie eine Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage
Einige Organisationen verwenden Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen als Formulare zum Erfassen von Daten. Diese Arbeitsmappen enthalten normalerweise leere Zellen, in die Benutzer Daten eingeben können. Sie können eine Arbeitsmappe mithilfe des Import-Assistenten in InfoPath in eine Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage konvertieren. Durch das Konvertieren einer Arbeitsmappe in eine Formularvorlage können Ihre Benutzer von InfoPath-Features wie Schemavalidierung, dynamischen Steuerelementen wie sich wiederholenden Abschnitten und Geschäftslogik wie Datenvalidierung profitieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Formularvorlage einem breiteren Publikum zur Verfügung stellen, indem Sie eine browserfähige Formularvorlage erstellen. Um eine browserfähige Formularvorlage zu erstellen, müssen Sie eine browserkompatible Formularvorlage auf einem Server veröffentlichen, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird. Formulare, die auf browserfähigen Formularvorlagen basieren, können mithilfe eines Webbrowsers ausgefüllt werden.
Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe mithilfe der Standardeinstellung im Import-Assistenten in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren, enthält die resultierende Formularvorlage das Layout der Excel-Arbeitsmappe. Darüber hinaus werden Zellen in der Excel-Arbeitsmappe, die bestimmte Bedingungen erfüllen, automatisch in Textfeldsteuerelemente umgewandelt, in die Benutzer Daten eingeben können. Wenn eine Zelle beispielsweise so formatiert ist, dass auf allen Seiten ein Rahmen angezeigt wird, wird diese Zelle in der resultierenden Formularvorlage in ein Textfeld-Steuerelement konvertiert. Wenn Sie sich entscheiden, die Standardeinstellung im Import-Assistenten nicht zu verwenden, können Sie beim Importieren der Excel-Arbeitsmappe nur das Layout einbeziehen oder nur bestimmte Zelltypen in Steuerelemente konvertieren.
In diesem Artikel werden das grundlegende Konzept und Verfahren zum Konvertieren einer Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage erläutert, einschließlich der Features und Einstellungen, die beim Konvertierungsprozess nicht unterstützt werden.
In diesem Artikel
Informationen zum Konvertieren einer Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage
Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren, wird die Arbeitsmappe wie ein Entwurf zum Erstellen einer neuen Formularvorlage verwendet. Die Tabellenstruktur der Arbeitsmappe wird als Layouttabelle in der Formularvorlage nachgebildet. Wenn Sie beim Konvertieren der Arbeitsmappe Zellen einbeziehen, die zum Erfassen von Daten verwendet werden, werden der Formularvorlage Textfeldsteuerelemente in den Layouttabellenzellen hinzugefügt, die der Position der Felder in der Arbeitsmappe entsprechen. Die Größe und Position unterstützter Zellen, Zellränder und -schattierungen und ob Zellen zusammengeführt oder geteilt werden, werden in der resultierenden Formularvorlage beibehalten.
Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter enthält, werden die Daten und die Formatierung auf dem ersten Arbeitsblatt zur Standardansicht in der neuen Formularvorlage hinzugefügt, und die zusätzlichen Arbeitsblätter werden in entsprechende Ansichten in der Formularvorlage konvertiert. Die Titel jeder zusätzlichen Ansicht stimmen mit den Titeln der Arbeitsblätter überein.
Um die Beziehung zwischen einer Arbeitsmappe, die Sie mithilfe des InfoPath-Import-Assistenten konvertieren, und der resultierenden Formularvorlage besser zu verstehen, stellen Sie sich vor, Sie sind ein Versicherungsagent mit einer Arbeitsmappe namens „Claims.xls", die zwei Arbeitsblätter enthält. Das erste Arbeitsblatt heißt Zuhause und das zweite Automobil. Unter den Spalten auf jedem Arbeitsblatt befinden sich solche mit den Spaltenüberschriften Typ, Beschreibung, Darlehensbetrag und Kaufpreis. Die Spalten „Darlehensbetrag" und „Kaufpreis" auf jedem Arbeitsblatt sind so formatiert, dass sie einen Währungsdatentyp verwenden. Alle Spaltenüberschriften sind als fetter blauer Text formatiert. Das Home-Arbeitsblatt enthält eine Formel zur Berechnung eines Amortisationsplans. Eine einzelne Zelle mit auf allen Seiten angewendeter Rahmenformatierung wird verwendet, um den Namen eines Kunden einzugeben.
Wenn Sie den Import-Assistenten verwenden, um „Claims.xls" in eine Formularvorlage zu konvertieren, erstellen Sie eine Formularvorlage namens „Claims.xsn".
Diese neue Formularvorlage enthält zwei Ansichten. Die Standardansicht mit der Bezeichnung Startseite (Standard) enthält das Layout und die Formatierung aus dem Arbeitsblatt Startseite. Die zweite Ansicht mit dem Namen „Automobil" enthält das Layout und die Formatierung aus dem Arbeitsblatt „Automobil". Jede Ansicht enthält eine Tabelle mit den Spaltenüberschriften „Typ", „Beschreibung", „Kreditbetrag" und „Kaufpreis", formatiert mit blauer Fettschrift, genau wie in der ursprünglichen Arbeitsmappe. Abhängig von den Einstellungen, die Sie im Import-Assistenten auswählen, können sich jedoch einige Funktionen in der resultierenden Formularvorlage unterscheiden:
Wenn Sie den Import-Assistenten zum Konvertieren von „Claims.xls" in eine Formularvorlage verwenden, indem Sie nur das Layout beibehalten Die resultierende Formularvorlage enthält eine Layouttabelle, die der Tabelle in der Excel-Arbeitsmappe entspricht. Die Formularvorlage enthält keine Textfeldsteuerelemente.
Wenn Sie Claims.xls mit dem Import-Assistenten importieren, indem Sie sowohl das Layout beibehalten als auch Zellen in Steuerelemente konvertieren Die resultierende Formularvorlage enthält eine sich wiederholende Tabelle. Zellen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, z. B. die Zelle mit auf allen Seiten angewendeter Rahmenformatierung, und die Zellen, die eine Formel zur Berechnung eines Amortisationsplans enthalten oder darauf verweisen, werden in Textfeldsteuerelemente umgewandelt.
Hinweis: Obwohl Zellen, die Formeln enthalten oder darauf verweisen, in Textfeld-Steuerelemente konvertiert werden, werden die Formeln in der resultierenden Formularvorlage nicht beibehalten. Sie müssen die von der Formel bereitgestellte Funktionalität neu erstellen, indem Sie die entsprechenden Features in InfoPath verwenden.
Funktionen und Einstellungen, die während der Konvertierung nicht vollständig unterstützt werden
Einige Einstellungen und Formatierungen in Excel-Arbeitsmappen werden von InfoPath nicht unterstützt. Wenn Sie eine Arbeitsmappe konvertieren, die solche Einstellungen enthält, enthält die resultierende InfoPath-Formularvorlage diese Features oder Einstellungen nicht. Wenn Ihre Arbeitsmappe beispielsweise über eine Kopfzeile verfügt, die ein Bild enthält, wird das Bild in der resultierenden InfoPath-Formularvorlage nicht beibehalten, da InfoPath keine Bilder in Kopf- und Fußzeilen unterstützt.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Funktionen und Einstellungen, die nicht beibehalten werden, wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren:
Zellen mit der Formatierung „An Größe anpassen".
Hintergrundbilder für Zellen
Zellhintergrundmuster
Zellgradienten
Bedingte Formatierung
Datenvalidierung
Formeln
Makros
Druckeinstellungen (einschließlich A4-Papiergröße, Schwarzweiß, Mitte auf Seite, Nummer der ersten Seite, Seitenreihenfolge, Bilder, Rasterlinien drucken, Druckqualität, Zeilen- und Spaltenüberschriften, Zeilen und Spalten auf jeder Seite, Skalierung und Druckbereich festlegen)
Vertikale Textausrichtung
Zeilen, die schmaler als die Standardschrifthöhe von 10pt sind
WordArt
In der folgenden Liste werden die Funktionen und Einstellungen erläutert, die teilweise unterstützt werden, wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren:
Zellen mit Datenformatierung Auf Zellen mit Datenformatierung angewendete Stile oder Farben werden nicht konvertiert. Wenn eine Zelle beispielsweise so formatiert ist, dass negative Zahlen als roter Text angezeigt werden, wird der Zahlenwert konvertiert, die Formatierung des roten Textes jedoch nicht.
Hyperlinks, die auf nicht unterstützte Protokolle verweisen Alle Hyperlinks werden konvertiert, aber wenn der Hyperlink ein anderes Protokoll als http:, https:, ftp: oder mailto: verwendet, funktioniert der Hyperlink nicht, wenn ein Benutzer auf den Link klickt.
Ausrichtung und Formatierung von Kopf- und Fußzeilen Eine Kopf- oder Fußzeile in einer Excel-Arbeitsmappe kann einen linken, einen mittleren und einen rechten Abschnitt enthalten. Diese werden beim Import in InfoPath verkettet. Beispielsweise würde eine Arbeitsmappe mit einer linken Kopfzeile mit dem Namen „Wendy Wheeler", einer mittleren Kopfzeile mit dem Titel „Statusbericht" und einer rechten Kopfzeile mit dem Datum „13. Oktober 2007" in eine InfoPath-Formularvorlage konvertiert, die eine einzige enthält Kopfzeile mit folgendem Text: "Wendy WheelerStatus Report October 13, 2007." Wenn nur ein Abschnitt in der Kopf- oder Fußzeile der Arbeitsmappe Text enthält, wird der resultierende Text in der Formularvorlage entsprechend ausgerichtet. Wenn beispielsweise nur der rechte Abschnitt der Kopfzeile Text in der Arbeitsmappe enthält, wird der entsprechende Text in der Formularvorlage rechtsbündig ausgerichtet. Andernfalls wird der gesamte Kopf- oder Fußzeilentext beim Import linksbündig ausgerichtet. Die auf den ersten Kopf- oder Fußzeilenabschnitt in der Arbeitsmappe angewendete Schriftarteinstellung wird auf die gesamte Kopf- oder Fußzeile in der resultierenden InfoPath-Formularvorlage angewendet.
Schriftartkonvertierung Obwohl InfoPath beim Erstellen einer neuen Formularvorlage die Schriftarten aus einer Arbeitsmappe importiert, werden automatisch alternative Schriftarten für die Formularvorlage ausgewählt, wenn die Schriftarten in der Arbeitsmappe auf dem Computer, auf dem Sie den Import durchführen, nicht verfügbar sind.
Implizit verbundene Zellen Wenn Sie in Excel mehr Text eingeben, als in die aktuelle Zelle passt, wird der Text über den nachfolgenden Zellen angezeigt, als wären die Zellen verbunden worden. InfoPath unterstützt diese Funktion nicht. Wenn eine konvertierte Zelle mehr Text enthält, als die Zellenbreite aufnehmen kann, wird der Text in die nächste Zeile in InfoPath umgebrochen. Um dies zu verhindern, wählen Sie vor dem Importieren Ihrer Arbeitsmappe die Zelle und so viele nachfolgende Zellen aus, wie für den Text erforderlich sind, und führen Sie die Zellen zusammen, sodass der Text in die verbundene Zelle passt.
PivotTable-Berichte PivotTable-Berichte werden als Layouttabellen konvertiert.
Sehr große Tabellen InfoPath unterstützt Tabellen mit einer Breite von bis zu 63 Spalten und einer Länge von 999 Zeilen. Wenn eine Excel-Arbeitsmappe diese Grenzen überschreitet, werden nur die ersten 63 Spalten und 999 Zeilen konvertiert.
Hinweis: Einige Excel-Arbeitsmappen können nicht ohne Kennwort geöffnet werden. Wenn dies bei Ihrer Arbeitsmappe der Fall ist, können Sie sie möglicherweise nicht erfolgreich in InfoPath importieren. Um das Problem zu beheben, versuchen Sie, die Kennwortanforderung für die Arbeitsmappe zu entfernen, bevor Sie sie importieren. Darüber hinaus sind einige Arbeitsmappen so konzipiert, dass Benutzer daran gehindert werden, Arbeitsblätter zu verschieben, zu löschen, auszublenden oder den Namen zu ändern und andere Strukturelemente in der Arbeitsmappe zu ändern. Wenn dies bei Ihrem Arbeitsblatt der Fall ist, können Sie es möglicherweise nicht erfolgreich in InfoPath importieren. Um dieses Problem zu beheben, versuchen Sie, die strukturellen Bearbeitungsbeschränkungen für Ihre Arbeitsmappe zu entfernen, bevor Sie sie importieren.
Konvertieren Sie eine Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage
Klicken Sie im Menü Datei auf Formular importieren .
Klicken Sie im Dialogfeld Import-Assistent auf InfoPath-Importprogramm für Excel-Arbeitsmappen und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf Durchsuchen .
Suchen und klicken Sie auf die Excel-Arbeitsmappe, die Sie konvertieren möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Um das standardmäßige Importverhalten zu ändern, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.
Klicken Sie auf Fertig stellen .
Hinweis: Je nach Layout und Komplexität Ihrer Excel-Arbeitsmappe werden einige Layoutelemente oder Steuerelemente möglicherweise nicht wie erwartet in der resultierenden InfoPath-Formularvorlage angezeigt. Daher müssen Sie möglicherweise Anpassungen an Ihrer neuen Formularvorlage vornehmen, nachdem Sie sie konvertiert haben.
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