eDiscovery-Exportleitfäden für Kursnotizbücher
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Einführung
Der Inhaltsexport für Klassennotizbücher, Mitarbeiternotizbücher und Skype-Notizbücher kann auf zwei verschiedene Arten bereitgestellt werden:
Für Lehrer und Schüler: eine In-App-Erfahrung zum Speichern einer Kopie entweder im Microsoft 365 Enterprise- oder Education-Konto oder im Consumer-Microsoft-Konto. Dies ist im Class Notebook In-App Export Guide dokumentiert.
Für Administratoren: eDiscovery für Massenexport oder ausgewählten Export von Microsoft 365-Inhalten.
Dieses Dokument beschreibt den eDiscovery-Export von Kursnotizbüchern für den Massenexport und ermöglicht flexible Abfragen nach rollenspezifischen Inhalten für Lehrer oder Schüler. Klassennotizbücher erzwingen rollenbasierte Inhaltsberechtigungen, die auf die spezifische Struktur eines Notizbuchs angewendet werden. Daher müssen Struktur, Rollen und Berechtigungen für exportierte Inhalte denen der Exportanforderung des Benutzers entsprechen, wie in diesem Dokument beschrieben.
Eine Einführung in die Grundlagen für Suche und Export finden Sie in der Microsoft 365-Dokumentation für eDiscovery
Im ersten Abschnitt dieses Dokuments werden die Struktur und das Berechtigungsmodell des Klassennotizbuchs vorgestellt, gefolgt von detaillierten Schritten zum Exportieren mit eDiscovery.
Hintergrund
OneNote-Speicherformat
Notebook (Ordner, entspricht in SharePoint Online SPFolder)
Abschnitt (Datei, entspricht in SharePoint Online SPFile)
…
Abschnittsgruppe (Ordner, entspricht in SharePoint Online SPFolder)
Abschnitt (Datei, entspricht in SharePoint Online SPFile)
…
…
Wenn es sich bei OneNote Notebook um einen Ordner handelt, sind die Abschnittsgruppen Unterordner unter dem Notizbuchordner. Die Abschnitte sind Dateien (mit der Erweiterung .one). Seiten haben in SharePoint keine physische Darstellung, stattdessen sind Seiten Inhalte der Abschnittsdateien.
Was ist ein Klassennotizbuch?
Das Klassennotizbuch ist eine Vorlage, die einem Lehrer R/W-Zugriff auf das gesamte Notizbuch ermöglicht, während Schüler R/W-Zugriff (auf ihre eigene Abschnittsgruppe) und R/O-Zugriff auf die mit dem Lehrer gemeinsam genutzten Abschnittsgruppen haben. Die Abschnittsgruppen auf der zweiten Ebene des Baums unten können selbst Abschnittsgruppen haben (später vom Lehrer hinzugefügt).
Berechtigungsmodell für Klassennotizbücher
Mit jedem Ordner und jeder Datei in SharePoint Online sind Berechtigungen verbunden:
Von seinem übergeordneten Element geerbt
Dies wird als Vererbung von Berechtigungen bezeichnet. Das bedeutet, dass die Berechtigungen des Elternteils an die Kinder weitergegeben werden.Definiert im Ordner/in der Datei selbst
Eine Datei oder ein Ordner kann diese Vererbungskette vom übergeordneten zum untergeordneten Element unterbrechen. Zu diesem Zeitpunkt sind die Berechtigungen des Kindes unabhängig von den Berechtigungen des Elternteils. SharePoint Online ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Berechtigungen. Und keine dieser Änderungen betrifft die ursprünglichen Eltern.
Für den Stammordner des Klassennotizbuchs und die Abschnittsgruppen des Klassennotizbuchs (_Content Library, _Collaboration Space, _Teacher Only, private Abschnittsgruppen für Schüler) sind alle Berechtigungen für sich selbst definiert. Dies bedeutet, dass ihre Berechtigungen von der Vererbungskette getrennt sind und sie über eigene Berechtigungen verfügen.
Die Abschnitte des Klassennotizbuchs verfügen über geerbte Berechtigungen von den Abschnittsgruppen.
Nachdem wir gesehen haben, wie das Kursnotizbuch aussieht, werden den Benutzern die folgenden Berechtigungen gewährt:
Der Notebook-Ordner gewährt Lehrern die Berechtigung zum Lesen/Schreiben und den Schülern die Berechtigung zum schreibgeschützten Lesen
Die „_Content Library" erteilt Lehrern die Berechtigung zum Lesen/Schreiben und den Schülern die Berechtigung zum Nur-Lesen. Der Ordner „_Collaboration Space" erteilt den Lehrern die Berechtigung zum Lesen und Schreiben. Die Schüler verfügen außerdem über Lese- und Schreibberechtigungen.
Jede private Schülerabschnittsgruppe gewährt Lehrern und nur dem Schüler der Abschnittsgruppe Lese-/Schreibzugriff.
Entsprechende Berechtigungen in SharePoint Online basierend auf der Rolle
Rolle | SharePoint-Berechtigungsname für Lesen/Schreiben |
Lehrer/Leiter | Volle Kontrolle |
Student/Mitglied | Beitragen |
Inkarnationen des Klassenheftes
Zu den aktuellen Versionen des Klassennotizbuchs gehören:
Klassennotizbuch (für Lehrer)
Skype-Notizbuch (von Skype edu verwendet)
Mitarbeiternotizbuch (für Schulleitungen)
Die Kurs- und Skype-Notizbücher folgen der oben genannten Struktur. Das Mitarbeiternotizbuch hat eine ähnliche Struktur mit unterschiedlichen Beschriftungen. Lehrer werden zu Leitern ernannt, Schüler zu Mitgliedern.
Daher würde die Struktur wie folgt aussehen 
Kursnotizbücher werden auf SharePoint Online-Sites gespeichert:
Kursnotizbücher werden auf SharePoint-Sites in Standardlisten in den Ordnern „Kursnotizbücher", „Mitarbeiternotizbücher" und „Skype-Notizbücher" gespeichert. Diese Ordnernamen werden basierend auf der Sprache des Kursnotizbuchs übersetzt.
Was das Teams-Klassennotizbuch betrifft, gibt es für jedes Team ein Klassennotizbuch. Darüber hinaus wird es als Standardnotizbuch bereitgestellt, das in der Assets-Bibliothek gespeichert wird.
Für die ältere SharePoint Store-App „OneNote Class Notebook Creator" werden die Notizbücher in der Liste mit dem Titel „EduOneNoteAppDocuments" gespeichert. Jeder Lehrer hätte einen Unterordner mit dem Titel „<email>_Courses", in dem sein Notizbuch gespeichert ist.
Beispiel:
EduOneNoteAppDocuments
<JohnDoe>@contoso.org_Courses
Schritte zum eDiscovery-Handbuch für das Admin-Portal
Melden Sie sich privat mit dem Edge-Browser beim Admin-Portal an.
Wählen Sie Admin aus.
Wählen Sie Admin Center aus.
Erweitern Sie das Dropdown-Menü „Admin Centers" und wählen Sie dann „Sicherheit und Compliance" aus.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Search & Investigation und dann eDiscovery aus.
Wählen Sie „Fall erstellen" , um den Namen und die Beschreibung des Falls einzugeben.
Notiz:
Jede Datenabfrage muss innerhalb eines eDiscovery-Falls erstellt werden.
Diese Nomenklatur wird verwendet, da diese Verwaltungsfunktion typischerweise im Zusammenhang mit einem Rechtsfall oder einem Organisationsfall verwendet wird.
Der neu erstellte Fall wird unten gespeichert.
Wählen Sie Öffnen, dann Exportieren und dann + aus, um eine neue Suchabfrage zu erstellen.
Geben Sie einen Namen für Ihre Abfrage ein und wählen Sie dann das Wählrad „Überall suchen" .
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „SharePoint" und wählen Sie dann „Weiter" aus.
Wählen Sie den Namen des Kursnotizbuchs oder alternativ den Namen des Schülers aus, um nur dessen Ordner zu erhalten. Die Klassennotizbuchhierarchie verwendet SharePoint-Dokumentbibliotheksordner, wobei der Name der Klasse der Ordner der obersten Ebene ist. Wenn Sie also angeben, werden alle Unterordner angezeigt – ein Unterordner pro Schülerabschnitt. Wenn Sie also in dieser Abfrage den Namen des Schülers angeben, wird nur das Ergebnis für diesen Unterordner für den Abschnitt dieses Schülers zurückgegeben. In diesem Fall suchen wir nach dem gesamten Notebook „Testklasse 1 6-20". Klicken Sie auf „Weiter".
Die Abfrage wird gespeichert (hervorgehoben) und die Ergebnisse werden im rechten Bereich angezeigt. Beachten Sie, dass 9 Artikel aufgeführt sind. Wählen Sie „Suchergebnisse in der Vorschau anzeigen"
In den Suchergebnissen wird die Liste der 9 Elemente angezeigt. Wenn Sie auf eines der Elemente in der Liste im linken Bereich klicken, werden die Informationen zu diesem Element angezeigt. Für das unten ausgewählte Notizbuch ist dies der ORDNERPFAD in SharePoint für den Stammordner für das Klassennotizbuch. KOPIEREN SIE DIESEN ORDNERPFAD IN DIE ZWISCHENABLAGE, da wir ihn in der zweiten Abfrage für den Inhalt dieses Ordners verwenden werden. HINWEIS Sie können dieses Element nicht herunterladen, da es sich nur um einen Ordner handelt. Schließe dieses Fenster.
Durch Schließen des Fensters kehren Sie zur vorherigen Suchseite zurück. Klicken Sie auf den Bleistift, um die Abfrage zu bearbeiten
Fügen Sie der Abfrage eine neue Bedingung hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche klicken:
Klicken Sie auf „Schlüsselwortliste anzeigen", um die Abfrage so zu verfeinern, dass sie den Stammordnerpfad für das Kursnotizbuch aus dem vorherigen Schritt enthält. Dadurch wird eine Liste mit Schlüsselwörtern angezeigt. Sie sollten die Abfrage „Testklasse 1 6–20" durch den Ordnerpfad des Klassennotizbuchs ersetzen und dabei das Schlüsselwort Pfad: „<Pfad zum Klassennotizbuchordner/" verwenden. Beachten Sie, dass der Pfad wie unten in Anführungszeichen stehen muss und mit einem Schrägstrich enden muss. Ohne Schrägstrich im Pfad schlägt die Abfrage fehl.
Wählen Sie oben die Option „Bedingung hinzufügen", um die Suche auf nur One Note-Dateitypen (.one) einzugrenzen. Sie sehen eine Dropdown-Liste mit Bedingungstypen. Wählen Sie den unten hervorgehobenen „Dateityp" aus.
Wählen Sie den Dateityp „one", da dies die Erweiterung für OneNote-Dateien ist. Klicken Sie dann auf Suchen.
Diese Abfrage gibt die Ergebnisse aller .one-Dateien im Ordner zurück, in diesem Fall 14 Elemente. Klicken Sie auf „Suchergebnisse in der Vorschau anzeigen", um die Liste der .one-Dateien im Ordner anzuzeigen:
Beachten Sie, dass die Ergebnisliste alle .one-Dateien in der gesamten Hierarchie unterhalb des Stammordnerpfads des Klassennotizbuchs enthält. Dazu gehört für jeden Schüler ein Ordner. Wenn Sie eine EINZIGE .one-Datei auswählen möchten, können Sie dies über die Schaltfläche „Bitte hier klicken" tun. Sie können damit bei Bedarf jeweils nur eine Datei auswählen, aber die Ordner-/Dateihierarchie des Notizbuchs wird beim Herunterladen einzelner .one-Dateien nicht widergespiegelt. Beachten Sie außerdem, dass die .one-Datei nicht in OneNote geöffnet werden kann, da es sich nicht um eine gültige vollständige OneNote-Datei handelt, da das .TOC innerhalb der Hierarchie eine gültige Datei sein muss (das OneNote-Team stellt den Import zur Verfügung, um das Notizbuch aus der .ONE-Hierarchie zu rehydrieren). ).
Schließen Sie das Dialogfeld, um zur Abfrageseite zurückzukehren. Klicken Sie auf den hervorgehobenen Abwärtspfeil (bewegen Sie den Mauszeiger, um „Exportieren" anzuzeigen), um mit dem Exportieren der gesamten Ordnerhierarchie für das gesamte Notizbuch zu beginnen. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil klicken, wird die Option „Ergebnisse exportieren" angezeigt. Wählen Sie diese Option.
Nun wird eine Seite angezeigt, auf der Sie nach den Exportoptionen gefragt werden. Wählen Sie das erste Optionsfeld „Alle Elemente mit Ausnahme derjenigen, die ein nicht erkanntes Format haben …" und klicken Sie auf „Export starten".
Sobald der Export abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse im rechten Bereich angezeigt. Wählen Sie nun „Exportierte Ergebnisse herunterladen"
Auf einer Seite wird der Download der Ergebnisse bestätigt und ein Exportschlüssel angezeigt, der in die Zwischenablage kopiert werden muss, um im folgenden Schritt in der eDiscovery-Export-App verwendet zu werden. Wählen Sie nach dem Kopieren in die Zwischenablage „Ergebnisse herunterladen"
Wenn Sie auf „Ergebnisse herunterladen" klicken, werden Sie aufgefordert, das eDiscovery-Exporttool zu installieren, sofern Sie noch keinen Export ausgeführt haben. Wählen Sie „Installieren".
Klicken Sie dann in der Sicherheitsüberprüfungsaufforderung unten auf „Öffnen", um den Download zu starten
Nach dem Öffnen des Exporttools werden Sie aufgefordert, den Schlüssel von oben einzufügen und die Dateien herunterzuladen:
Das Exporttool meldet den Fortschritt des Vorgangs, der je nach Anzahl der herunterzuladenden Dateien einige Zeit dauern kann.
Die Ergebnisse des Exports sind im ausgewählten Ordner enthalten, der mehrere Unterordner enthält. Der erste Unterordner enthält eine Zusammenfassung des Exports und der Ordner „SharePoint" enthält den Inhalt der OneNote-Datei im Blattknotenordner:
Wenn Sie zum Ordner „Site Assets" navigieren, finden Sie den Stammordner für das Kursnotizbuch, einen Ordner für jede Abschnittsgruppe im Notizbuch sowie die Willkommensseite im ersten Notizbuchabschnitt. Unterhalb des Kollaborationsraums und der Inhaltsbibliothek befinden sich die freigegebenen Inhalte für das Notizbuch, und es gibt einen Ordner für jeden Schüler (Student 48 Victor und Student 50 X-Ray sind die beiden Studenten).
Wenn Sie zum Ordner (Abschnittsgruppe) für „Student 48 Victor" navigieren, werden die Abschnitte (.one-Dateien) innerhalb der Abschnittsgruppe des Schülers angezeigt.
Um sein Notizbuch neu zu erstellen, kann ein Schüler die folgenden Schritte ausführen:
Öffnen Sie OneNote 2016 und erstellen Sie ein neues Notizbuch (vorzugsweise auf OneDrive).
Öffnen Sie jeden .one-Abschnitt in OneNote 2016 auf eine der folgenden Arten:
Doppelklicken Sie auf die .one-Datei
Gehen Sie im Jahr 2016 zu Datei > Öffnen > Durchsuchen > Alle Dateien anzeigen (*.*) > Wählen Sie die .One-Datei aus > Klicken Sie auf Öffnen
Kopieren Sie die Abschnitte in Ihr neues Notizbuch, indem Sie entweder:
Klicken Sie auf den Abschnitt und ziehen Sie ihn in Ihr neues Notizbuch
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abschnittsregisterkarte und wählen Sie „Verschieben" oder „Kopieren", wählen Sie Ihr neues Notizbuch aus und klicken Sie auf „Kopieren".
//Wo ist die OneNote-Werbegeschichte darüber, wie ein Benutzer .One-Dateien öffnet?
Hinweis: OneNote-API-Berechtigungen ermöglichen es Benutzern, spezifische Berechtigungen für die Struktur des OneNote-Dokuments festzulegen. Es ist also wie das Klassenheft.
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