Erstellen Sie ein Datenarchiv
Das Datenarchiv soll als zentraler Aufbewahrungsort dienen, in dem eine Organisation alle ihre Aufzeichnungen wie Rechts- oder Finanzdokumente speichern und verwalten kann. Das Records Center unterstützt den gesamten Records Management-Prozess, von der Records Collection über die Records Management bis hin zur Disposition von Records.
Die Websitevorlage „Datenarchiv" ähnelt anderen SharePoint-Websites darin, dass sie als allgemeines Repository für Dokumente dient und die Zusammenarbeit zwischen Websitebenutzern ermöglicht. Die Websitevorlage „Datenarchiv" ist jedoch eine vorkonfigurierte Website, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Implementierung ihrer Datensätzeverwaltungs- und -aufbewahrungsprogramme zu unterstützen. Versionierung, Auditing, Metadatenverwaltung, eDiscovery und anpassbares Datensatzrouting sind integrierte Funktionen, mit denen Sie Datensätze effektiver verwalten können.
Hinweis: In SharePoint haben wir die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen eingeführt, um Inhalte als Datensätze zu deklarieren , wodurch die Verwendung des Datenarchivs effektiv ersetzt wird. Wenn Sie das Datenarchiv verwenden, können Sie es weiterhin zusammen mit Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden. Aber in Zukunft empfehlen wir zum Zweck der Datensatzverwaltung die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle des Datenarchivs.
Definieren eines Datensatzverwaltungsplans
Auf der höchsten Ebene sind zwei Hauptschritte beim Entwerfen einer Datenarchiv-Site zur Implementierung eines Datenverwaltungsprogramms erforderlich:
Eine Organisation muss eine Datensatzverwaltungsstrategie und einen formalen Datensatzverwaltungsplan entwickeln. Dies ist eine gemeinsame Anstrengung, die die Koordination zwischen Records Managern, Compliance-Beauftragten, IT-Experten und Information Workern erfordert.
Eine Organisation muss dann eine oder mehrere Datenarchiv-Sites konfigurieren, um ihren Datensatzverwaltungsplan zu implementieren.
In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Elemente beschrieben, die an jedem dieser Schritte beteiligt sind.
Planung der Aufzeichnungen
Bevor eine Organisation eine Datenarchiv-Website als Datensatzverwaltungslösung konfigurieren kann, sollte sie einen formellen Plan für ihre Datensatzverwaltungsstrategie entwickeln. Die spezifischen Elemente eines formalen Records-Management-Plans sind wahrscheinlich einzigartig für einzelne Organisationen oder Unternehmen. Praktisch alle Records Management-Pläne beinhalten jedoch die folgenden Dokumente und Prozesse:
Aktenplan Ein Aktenplan beschreibt die Arten von Dokumenten oder Gegenständen, die eine Organisation als offizielle Geschäftsunterlagen anerkennt. Es zeigt an, wo diese Aufzeichnungen gespeichert sind, und stellt Informationen bereit, die einen Aufzeichnungstyp von einem anderen unterscheiden. Der Aktenplan dient als umfassende Sammlung von Richtlinien, Prozessen und Richtlinien zum Erstellen, Speichern und Verwalten von Datensätzen. Ein Aktenplan sollte alle Unterlagen abdecken, unabhängig vom Medium, einschließlich Papier, Blogs, Wikis, E-Mail und elektronische Akten. Es muss auch angeben, wie jeder Datensatz klassifiziert, gesichert und schließlich vernichtet wird. Es sollte auch Überlegungen zu speziellen Kategorien von Aufzeichnungen enthalten, wie z. B. vertrauliche, lebenswichtige, Geschäftsgeheimnisse oder privilegierte Aufzeichnungen. Schließlich muss ein Aktenplan die Personen angeben, die für die Verwaltung jeder Art von Akten verantwortlich sind.
Datensatzbibliotheken Datensatzbibliotheken sind im Wesentlichen Dokumentbibliotheken, die Sie erstellen, um wichtige Datensätze zu klassifizieren und zu speichern. Sie erstellen eine Datensatzbibliothek für jeden Datensatztyp, den Sie aufbewahren möchten. Datensätze werden basierend auf den in der Inhaltsorganisation konfigurierten Einstellungen automatisch an die entsprechende Bibliothek weitergeleitet.
Inhaltstypen Sie erstellen Inhaltstypen, um die Datensatztypen zu definieren, die Ihre Organisation speichern muss, und eindeutige Eigenschaften für jeden Datensatztyp zu identifizieren. Durch die Definition von Inhaltstypen für bestimmte Arten von Datensätzen kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass jede dieser Inhaltsgruppen auf konsistente Weise verwaltet wird. Office-Dokumente, PDFs, TIFFs (gescannte Bilder), E-Mails, Sofortnachrichtengespräche, Videos und physische Aufzeichnungen können alle mit den von Ihnen erstellten Inhaltstypen klassifiziert und gespeichert werden. Jeder Datensatz, der beispielsweise als „Vertrag" bezeichnet wird, wird innerhalb des Datensatzverwaltungssystems von SharePoint auf die gleiche Weise und auf konsistente Weise behandelt. Die Verwendung von Inhaltstypen zum Klassifizieren und Speichern von Datensätzen ist eine alternative Methode zur Verwendung von Datensatzbibliotheken.
Aufbewahrungszeitplan Ein Aufbewahrungszeitplan gibt an, wie lange jeder Datensatztyp im Aktenplan aufbewahrt werden muss (seine Aufbewahrungsfrist) und wie er nach Ablauf dieser Frist gelöscht wird (seiner Vernichtungsprozess). Die Richtlinien in einem Aufbewahrungszeitplan basieren normalerweise auf gesetzlichen Anforderungen, Risiken für die Organisation und geschäftlichen Anforderungen. Darüber hinaus beschreibt ein Aufbewahrungszeitplan normalerweise die Eventualitäten des Risikomanagements, die den Aufbewahrungszeitraum für jeden Datensatztyp bestimmen.
Compliance-Anforderungsdokument Ein Compliance-Anforderungsdokument definiert die Regeln, an die sich IT-Systeme für das Records Management halten müssen, die Fähigkeiten, die sie haben müssen, und die Arten der regelmäßigen Überwachung, die sie unterstützen müssen, um die Einhaltung zu gewährleisten.
Formaler Prozess zur Aussetzung der Verfügung über Aufzeichnungen Dieser Prozess, der oft als „Hold" bezeichnet wird, beschreibt, wie eine Organisation die Verfügung über Aufzeichnungen aussetzt, wenn Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Audits oder Untersuchungen eintreten.
System zur Überwachung und Berichterstattung über den Umgang mit Aufzeichnungen Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Aufzeichnungen gemäß definierten Richtlinien und Prozessen ablegen, darauf zugreifen und diese verwalten, muss ein Aufzeichnungsverwaltungsprogramm über einen Prozess oder ein System zur Überwachung und Berichterstattung über den Umgang mit Aufzeichnungen verfügen.
Konfigurieren einer Datenarchiv-Site
Nachdem eine Organisation eine detaillierte Planung der Datensatzverwaltung durchgeführt und einen formalen Plan für die Datensatzverwaltung entwickelt hat, kann sie eine Datenarchiv-Site erstellen und konfigurieren, um ihr bei der Implementierung dieses Programms zu helfen.
Sie müssen die folgenden Schritte ausführen, um eine Datenarchiv-Site zu konfigurieren:
Erstellen Sie Datensatzbibliotheken oder Listen, um jeden Datensatztyp zu verwalten und zu speichern, der im Aktenplan angegeben ist.
Wir empfehlen, dass Sie eine Datensatzbibliothek für jeden Inhaltstyp in Ihrem Datensatzplan erstellen.
Wenn Datensätze an das Datenarchiv übermittelt werden, werden sie an die entsprechende Liste oder Bibliothek weitergeleitet.
Erstellen Sie Spalten für die relevanten Dokumentbibliotheken, Listen oder Inhaltstypen, um die Metadaten für jeden Datensatztyp, der im Aktenplan angegeben ist, aufzunehmen und anzuzeigen.
Geben Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien für jeden Datensatztyp auf der Datenarchiv-Website an. Diese Richtlinien sollten die Aufbewahrungsfristen und Überwachungsanforderungen widerspiegeln, die im Dateiplan und Aufbewahrungszeitplan Ihrer Organisation angegeben sind.
Konfigurieren Sie die Inhaltsorganisation so, dass jeder Datensatztyp an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet wird. Wenn Datensätze entweder manuell oder programmgesteuert an die Datenarchiv-Website übermittelt werden, verwendet die Anwendung diese Funktion, um zu bestimmen, wie der Datensatz innerhalb der Datenarchiv-Website klassifiziert und wohin er gesendet werden soll.
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