Erstellen Sie wiederverwendbare Textblöcke für E-Mail-Nachrichten
Die Quick Parts-Funktion in Outlook bietet Bausteine, wiederverwendbare Inhaltsteile oder andere Teile von E-Mail-Nachrichten, die in Galerien gespeichert sind. Sie können jederzeit auf die Bausteine zugreifen und diese wiederverwenden. Sie können Bausteine auch speichern und mit Vorlagen verteilen, damit andere Personen die von Ihnen erstellten Bausteine verwenden können.
Wählen Sie den Inhalt oder Teil der E-Mail-Nachricht aus, den Sie als wiederverwendbaren Baustein speichern möchten.
Um die Absatzformatierung – einschließlich Einzug, Ausrichtung, Zeilenabstand und Paginierung – mit dem Eintrag zu speichern, fügen Sie die Absatzmarke (
) in der Auswahl.Hinweis: Um Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Text formatieren auf die Schaltfläche Absatz .
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Quick Parts .
Klicken Sie auf Auswahl in Quick Part Gallery speichern .
Füllen Sie die Informationen im Dialogfeld „ Neuen Baustein erstellen " aus:
Name Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein.
Galerie Wählen Sie die Galerie aus, in der der Baustein angezeigt werden soll.
Kategorie Wählen Sie eine Kategorie aus, z. B. „ Allgemein " oder „ Integriert ", oder erstellen Sie eine neue Kategorie.
Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung des Bausteins ein.
Speichern in Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf den Namen der Vorlage.
Eine Vorlage muss geöffnet sein, damit sie in der Dropdown-Liste der Vorlagennamen angezeigt wird.
Optionen Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Wählen Sie In eigenen Absatz einfügen aus , um den Inhalt in einen eigenen Absatz zu schreiben, selbst wenn sich der Cursor des Benutzers in der Mitte eines Absatzes befindet.
Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus , um den Inhalt auf einer eigenen Seite zu erstellen.
Wählen Sie für alle anderen Inhalte nur Inhalt einfügen aus.
Sie müssen mindestens einen Baustein gespeichert haben, um diese Aufgabe auszuführen.
Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie einen Baustein in die E-Mail-Nachricht einfügen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Quick Parts .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Galeriefenster. Wenn Sie den gewünschten Baustein sehen, wählen Sie ihn aus. Wenn Sie den Baustein nicht sehen, klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen .
Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name , um nach Namen zu sortieren.
Wählen Sie den Baustein aus und klicken Sie dann auf Einfügen .
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Quick Parts .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Galeriefenster und klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen .
Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name , um nach Namen zu sortieren.
Klicken Sie auf den Namen des Bausteins, den Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten .
Geben Sie im Dialogfeld Baustein ändern einen neuen Namen für den Eintrag ein und klicken Sie dann auf OK .
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Bausteineintrag neu definieren möchten, klicken Sie auf Ja .
Sie können jederzeit auf Bausteine zugreifen und diese wiederverwenden. Sie können Bausteine auch mit Vorlagen verteilen. Sie können beispielsweise Bausteine in einer Vorlage erstellen und die Vorlage an andere Benutzer verteilen, die die Vorlage im Ordner „Bausteine" speichern und die von Ihnen erstellten Bausteine verwenden können.
Klicken Sie auf Neu , um eine leere E-Mail-Nachricht zu erstellen.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter .
Nur Outlook 2007: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche
, und klicken Sie dann auf Speichern unter . Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage .
Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein, klicken Sie in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage und dann auf Speichern .
Nur Outlook 2007: Sie können die Vorlage auch als Word-Vorlage mit aktivierten Makros (.dotm-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (.dot-Datei) speichern.
Erstellen und speichern Sie in der geöffneten Vorlage die Bausteine, die Sie anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten. Achten Sie beim Ausfüllen der Informationen im Dialogfeld „ Neuen Baustein erstellen " darauf, in der Liste „ Speichern in " auf den Vorlagennamen zu klicken.
Verwenden Sie denselben Kategorienamen für alle Auswahlmöglichkeiten, die Benutzer für einen bestimmten Baustein haben sollen.
Hinweis: Nachdem Sie den Baustein in einer Galerie gespeichert haben, können Sie den Inhalt aus der Vorlage löschen. Der Inhalt bleibt dem Baustein zugeordnet.
Verteilen Sie die Vorlage. Wenn die Empfänger mit der Verwendung von Vorlagen nicht vertraut sind, finden Sie Anleitungen unter Senden einer E-Mail-Nachricht basierend auf einer Vorlage .
Öffnen Sie die Vorlage, die den Baustein enthält, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Quick Parts .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Galeriefenster und klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen .
Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name , um nach Namen zu sortieren.
Wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie dann auf Löschen .
Schließen Sie die Vorlage, und klicken Sie dann auf Ja , wenn Sie aufgefordert werden, die Vorlage zu speichern.
Der von Ihnen gelöschte Baustein ist nicht mehr in Galerien verfügbar, wenn Sie die Vorlage verteilen, obwohl der Inhalt möglicherweise noch in der Vorlage angezeigt wird.
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