Erstellen und verwalten Sie die Liste der Projektbeteiligten
Von Jane Suchan, PMP
Was ist also ein Projektbeteiligter? Es gibt viele Definitionen, und sie variieren von Quelle zu Quelle und Unternehmen zu Unternehmen. Alle schlagen vor, dass Stakeholder Personen oder Gruppen sind, die ein begründetes Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Stakeholder-Management ist gleichbedeutend mit Beziehungsmanagement: Ziel ist es, Engagement für Ihr Projekt zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.
Hierin sind Stakeholder Einzelpersonen oder Gruppen in der Organisation, die ein Interesse am Projektergebnis haben oder davon betroffen sein werden. Bevor Sie jedoch mit der Erstellung und Verwaltung Ihrer Stakeholder-Liste beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Definition eines Stakeholders mit der Ihrer Organisation übereinstimmt.
Warum ist das Management von Stakeholdern wichtig?
So gerne wir glauben, dass dies nicht der Fall ist, müssen wir uns der Tatsache stellen, dass nicht alle zu 100 Prozent von dem Projekt begeistert sein werden. Stakeholder müssen möglicherweise neue Tools oder Prozesse erlernen, die Kontrolle abgeben oder in einigen extremen Fällen ihren Job verlieren. Die Last fällt auf den Projektmanager und die Sponsoren, um die Bedenken der Beteiligten zu zerstreuen, und es ist unwahrscheinlich, dass Sie in der Lage sein werden, alle Menschen zu jeder Zeit glücklich zu machen. Einige müssen so gehandhabt werden, dass sie Ihre Bemühungen nicht sabotieren können.
Das Verständnis von Motivationen hilft Ihnen, Bedenken anzusprechen und negative Verhaltensweisen und Taktiken zu vermeiden, wie zum Beispiel:
Verzögern erforderlicher Eingaben oder Genehmigungen.
Starten eines konkurrierenden Projekts.
Neuzuweisung von Ressourcen an andere Projekte.
Beteiligung an der Politik im Hinterzimmer, um das Projekt zu untergraben.
Die Vorteile eines effektiven Stakeholder-Managements sind:
Reduzierung der Projektzykluszeit, indem verhindert wird, dass es in der Politik festgefahren wird.
Optimierung des Genehmigungsprozesses.
Sicherstellen, dass Projektressourcen verfügbar sind und fokussiert bleiben.
Informationen fließen lassen.
Erstellen Sie eine Stakeholder-Liste
Arbeiten Sie früh im Projekt mit Ihrem Projektsponsor zusammen, um eine Liste aller möglichen Stakeholder zu erstellen. Je nachdem, wie Sie diese Rolle definieren und welche Auswirkungen Ihr Projekt auf die Organisation haben wird, kann diese Liste lang sein.
Die Stakeholder-Liste ist ein Werkzeug für den Projektmanager und ein wichtiger Input für den Projektkommunikationsplan. Basierend auf der Bewertung Ihrer Liste können Sie eine starke Kommunikationsstrategie planen. Und Sie müssen die Listendetails nicht über den Projektsponsor hinaus teilen.
Bei den meisten Projekten kommt die Politik, also rechnen Sie damit, in trübe Gewässer zu stolpern, wenn Sie Ihre Stakeholder einschätzen.
Bewerten Sie die Stakeholder-Liste
Bestimmen Sie den Einfluss jedes Stakeholders und kategorisieren Sie ihn nach Einflussebene. Einige haben die Macht, ein Projekt voranzubringen. Dazu können der Projektsponsor oder leitende Angestellte gehören. Aufgrund ihrer Positionen und Entscheidungsrollen sollten Sie diese Stakeholder genau beobachten. Andere können Menschen sein, die, obwohl sie einem Projekt nicht den Stecker ziehen können, hinter den Kulissen daran arbeiten, es zu untergraben und möglicherweise sogar zu beenden.
Eine weitere Ebene von Stakeholdern sind diejenigen, die mit dem Produkt leben werden – manchmal auf täglicher Basis. Diese Gruppe liefert Eingaben in Form von Geschäftsanforderungen, die erfüllt werden müssen. Sie haben am meisten zu gewinnen, wenn das Projekt erfolgreich ist, weil es sie direkt betrifft. Auch wenn sie ein Projekt oft nicht direkt oder indirekt beenden können, sind sie dennoch entscheidend für dessen Erfolg. Wenn ihre Bedürfnisse oder Bedenken nicht erfüllt werden, werden sie schnell von Ihren größten Unterstützern zu Ihrem größten Problem.
Eine andere Möglichkeit, Stakeholder zu organisieren, besteht darin, sie nach Beteiligungs- und Verantwortungsgrad zu gruppieren. Eine Gruppe könnte aktiv in das Projekt involviert sein und die Arbeit erledigen, eine andere könnte irgendwann engagiert sein und wieder eine andere könnten Stakeholder sein, die nicht aktiv involviert sind, aber Mitteilungen über das Projekt erhalten müssen.
Verwenden Sie RACI, um Stakeholder zu kategorisieren
Verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert (RACI) ist ein Werkzeug, das im Organisationsdesign verwendet wird, um Stakeholder nach Grad der Projektbeteiligung und -verantwortung zuzuweisen und zu benennen. Es ist eine nützliche Möglichkeit, Ihre Stakeholder zu kategorisieren, damit Sie die effektivste Kommunikationsstrategie für jede Person oder Gruppe planen können. Diese Stakeholder sind wie folgt definiert:
Verantwortlich Diese Person ist für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich.
Verantwortlich Diese Person wird zur Rechenschaft gezogen, wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen wird, und kann die Person verwalten, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Projektmanager haben oft diese Rolle.
Konsultiert Obwohl diese Person nicht rechenschaftspflichtig oder für die Fertigstellung verantwortlich ist, wird sie zu Aspekten der Aufgabe konsultiert.
Informiert Der Inhaber dieser passiven Rolle wird auf dem Laufenden gehalten, ist aber nicht rechenschaftspflichtig oder für Aufgaben verantwortlich.
Eine Unze Prävention …
Beim Projektmanagement geht es darum, Erwartungen zu managen. Nehmen Sie sich früh in Ihren Projekten Zeit, um mit Ihrem Sponsor zusammenzuarbeiten, um Ihre Stakeholder zu identifizieren und zu bewerten. Achten Sie darauf, Ihre Liste während der gesamten Laufzeit des Projekts zu aktualisieren. Sie müssen wissen, wer Ihre Stakeholder sind und welche Interessen sie haben, um sie effektiv zu verwalten. Das bewahrt Sie langfristig vor Schwierigkeiten und sichert den Erfolg Ihres Projekts.
Über die Autorin Jane Suchan ist Programmmanagerin mit Erfahrung in der Verwaltung von Unternehmensinitiativen und der Entwicklung von Projektmanagementmethoden. Jane lebt in Seattle, Washington. |
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