Enterprise-Content-Management in SharePoint
Computer machen es Organisationen leicht, viele Inhalte und viele verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen. Menschen wollen Informationen und schaffen eine erstaunliche Anzahl von Möglichkeiten, diese Informationen zu erfassen: Dokumente, E-Mail-Nachrichten, Arbeitsblätter, Diagramme, Präsentationen, Videos und Webseiten, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.
Wenn dieser Inhalt nicht verwaltet wird, kann es schwierig sein, das Gesuchte zu finden oder zu verfolgen, was passiert. Enterprise Content Management (ECM) mit SharePoint-Produkten helfen Ihnen dabei, indem sie Ihnen Tools zum Organisieren und Verwalten von Inhalten während des gesamten Inhaltslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung, zur Verfügung stellen. SharePoint ECM integriert die vertrauten Tools des Microsoft Office-Systems mit den zentralen Verwaltungs- und Kollaborationsfunktionen von SharePoint-Produkten und -Technologien.
In diesem Artikel
Dokumenten-Management
ECM in SharePoint-Produkten und -Technologien verbessert die Produktivität und bietet die folgenden Funktionen, mit denen Sie eine Sammlung von Dokumenten verwalten können:
Verschiedene Inhalte zentral verwalten Speichern Sie Inhalte in einem zentralen Repository, das Benutzern hilft, die Informationen zu finden, zu teilen und zu verwenden.
Einfaches Arbeiten mit Dokumenteigenschaften Mit dem Dokumentinformationsbereich können Sie Dokumenteigenschaften (Metadaten) direkt im Dokument durchsuchen und bearbeiten.
Metadaten global verwalten Erstellen Sie Ausdruckssätze und Gruppen, die das Organisieren und Auffinden von Inhalten erleichtern
Jedes Dokument eindeutig machen Dokument-IDs bieten eine eindeutige Kennung für jedes Asset in der Inhaltssammlung...
Sparen Sie Zeit und verwenden Sie Einstellungen wieder
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Informationen . Eindeutig definierte Berechtigungen geben Ihnen eine Fülle von Tools, um den Zugriff auf Informationen auf jeder Ebene zu kontrollieren, von einem einzelnen Dokument bis hin zur Website selbst
Optimieren Sie die gemeinsame Dokumentenverarbeitung Mit integrierten Dokumenten-Workflows können Sie dokumentenorientierte Prozesse direkt von Office-Desktopprogrammen aus starten, nachverfolgen und daran zusammenarbeiten.
Verwaltung digitaler Medien
SharePoint-Produkte und -Technologien verfügen über integrierte Funktionen zum Abspielen und Verwalten von digitalen Medieninhalten wie Video und Audio. Hier sind einige Höhepunkte dieser Fähigkeiten:
Medieninhalte direkt abspielen Video- und Audioplayer sind in SharePoint-Produkte integriert. Sie können Video und Audio direkt von einer Portal-, Team- oder Veröffentlichungswebsite, von einer Community-generierten Website und von verwalteten Lern- und Schulungswebsites wiedergeben.
Verwenden Sie optimierte Medienbibliotheken Medienobjektbibliotheken in SharePoint Server sind für Medieninhalte optimiert. Alle hilfreichen Verwaltungsfunktionen einer Dokumentbibliothek sind verfügbar, z. B. Metadaten, Inhaltstypen und eindeutige IDs. Darüber hinaus bieten Media-Asset-Bibliotheken Miniaturansichten von Bildern und Videos mit der integrierten Möglichkeit, eine Vorschau eines Videos abzuspielen.
Datensatzverwaltung
Die integrierten Datensatzverwaltungsfunktionen in SharePoint-Produkten ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsunterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien auf Geschäftsunterlagen anwenden. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu verringern, indem sichergestellt wird, dass die Informationen den Vorschriften oder den Geschäftsrichtlinien des Unternehmens entsprechen.
Verbessern Sie die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften . Implementieren Sie Richtlinien für die Aufbewahrung, den Schutz und die Prüfung von Geschäftsunterlagen, um sicherzustellen, dass diese Unterlagen angemessen aufbewahrt werden. Audit Trails liefern internen und externen Prüfern den Nachweis, dass Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufbewahrt wurden.
Helfen Sie mit, geschäftliche und wichtige Aufzeichnungen zu schützen Ein sicheres Repository trägt dazu bei, zu gewährleisten, dass Aufzeichnungen in einem gesperrten, endgültigen Zustand gespeichert werden.
Gewährleistung einer einfachen Aufdeckung von Rechtsstreitigkeiten Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen, die für die Aufdeckung von Rechtsstreitigkeiten erforderlich sind, auf kostengünstige Weise abrufen können. Versehen Sie bestimmte Aufzeichnungen mit einer besonderen Aufbewahrungspflicht, um deren Zerstörung zu verhindern.
Web-Content-Management
Mit den Web Content Management-Funktionen in können Sie Folgendes tun:
Erstellen und veröffentlichen Sie Inhalte schnell und einfach Verwenden Sie vertraute Tools, um Webinhalte zeitnah zu erstellen und zu veröffentlichen.
Sorgen Sie für ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Websites . Erstellen Sie genehmigte Masterseiten und Seitenlayouts, die es ermöglichen, das Branding und die Navigation der Website einmal festzulegen und von Inhaltsautoren wiederzuverwenden.
Niedrigere Bereitstellungs- und Verwaltungskosten für Ihre Websites Implementieren Sie eine einzige mehrschichtige Infrastruktur zum Veröffentlichen von Inhalten auf Intranet-, Extranet- und Internet-Sites.
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