Beginnen Sie mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook
Sie haben von Microsoft 365-Gruppen und deren Verwendung in Outlook gehört, sind sich aber vielleicht nicht sicher, wie Sie beginnen sollen. In diesem Artikel führen wir Sie durch einige grundlegende Schritte, wie Sie und Ihr Team mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook beginnen können. Wir geben Ihnen auch einige Links zu ausführlicheren Inhalten, wenn Sie bereit sind, mehr zu tun.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Gruppen sind, sollten Sie zuerst Informationen zu Microsoft 365-Gruppen besuchen.
Um Microsoft 365-Gruppen in Outlook optimal nutzen zu können, benötigen Sie einen Microsoft 365-Plan, der Exchange Online und SharePoint Online unterstützt, z. B. Business Premium, E3 oder E5.
Hinweis: Um Microsoft 365-Gruppen in Outlook unter Windows verwenden zu können, müssen Sie Outlook im Exchange-Cache-Modus verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Exchange-Cache-Modus aktivieren .
Wählen Sie unten eine Registerkarte aus, um weitere Informationen zu den ersten Schritten mit dieser Funktion zu erhalten.
Das erste, was Sie tun müssen, ist, Ihre Gruppe zu erstellen. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook ist ein sehr einfacher Vorgang. Die Kurzfassung der Geschichte lautet:
Klicken Sie im Gruppenbereich der Multifunktionsleiste auf Neue Gruppe . Wenn Sie Outlook im Web anstelle der Desktop-Version verwenden, können Sie diesen Vorgang starten, indem Sie auf den Drop-Pfeil neben Neu klicken und Gruppe auswählen.
Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen.
Legen Sie die Datenschutzeinstellungen fest. Gruppen sind standardmäßig privat. Das bedeutet, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden können und zum Beitritt die Erlaubnis eines Gruppenbesitzers benötigen. Öffentliche Gruppen können von jedem in Ihrer Organisation angezeigt und beigetreten werden. Keine der Einstellungen macht Ihre Gruppen Personen außerhalb der Organisation zugänglich, es sei denn, Sie laden sie ausdrücklich als Gäste ein.
Tipp: Gruppen sind standardmäßig privat, wenn sie mit Outlook im Web erstellt werden. In den kommenden Monaten werden sie standardmäßig privat sein, wenn sie mit einer der Outlook-Apps erstellt werden.
Entscheiden Sie, ob neue Mitglieder der Gruppe folgen sollen ( Erweiterte Optionen ). Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten Kopien jeder Gruppennachricht in ihrem persönlichen Posteingang. Mitglieder, die nur beigetreten sind, müssen zum gemeinsamen Posteingang der Gruppe gehen, um an Gruppengesprächen teilzunehmen.
TU mehr:
Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook .
Weitere Informationen zum Beitreten zu einer Gruppe, die von einer anderen Person erstellt wurde, finden Sie unter Beitreten zu einer Gruppe in Outlook .
Weitere Informationen zum Beenden des Empfangs von Gruppennachrichten in Ihrem Posteingang oder zum Verlassen einer Gruppe finden Sie unter Verlassen einer Gruppe in Outlook .
Sobald Ihre Gruppe erstellt ist, können Sie Mitglieder zur Gruppe hinzufügen. So fügen Sie neue Mitglieder hinzu:
Gehen Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook, indem Sie sie im Navigationsbereich auf der linken Seite finden. Es sollte sich unter Ihrem Postfach im Abschnitt Gruppen befinden.
Sobald Sie sich in Ihrer Gruppe befinden, klicken Sie im Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Wenn Sie Outlook im Web verwenden, klicken Sie oben rechts im Fenster auf die Stelle, an der angegeben ist, wie viele Mitglieder Ihre Gruppe hat, und klicken Sie dann auf Mitglieder hinzufügen .
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person, die Sie hinzufügen möchten, in das dafür vorgesehene Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und sie werden hinzugefügt. Jeder von ihnen erhält eine E-Mail-Nachricht, die ihn in der Gruppe willkommen heißt und ihm praktische Links für den Zugriff auf Gruppeninhalte gibt.
Tipp: Wenn Sie alle Mitglieder einer bestehenden Verteilerliste hinzufügen möchten, geben Sie einfach den Namen der Verteilerliste ein und alle Mitglieder werden in einem Schritt hinzugefügt.
TU mehr:
Weitere Informationen zum Einladen von Gästen von außerhalb Ihres Unternehmens zu Ihrer Gruppe finden Sie unter Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen .
Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern aus Ihrer Gruppe finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook.
Unterhaltungen in Microsoft 365-Gruppen in Outlook finden im freigegebenen Posteingang für die Gruppe statt. Benutzer können Nachrichten lesen und beantworten, und Mitglieder können den Nachrichtenverlauf einfach durchsuchen oder zurückblättern, um sich über das zu informieren, was zuvor besprochen wurde. Der gemeinsame Posteingang ähnelt stark dem persönlichen Posteingang, mit dem Outlook-Benutzer vertraut sind. Jede Konversation erscheint separat in der Nachrichtenliste auf der linken Seite und wenn Sie auf eine klicken, wird sie im Lesebereich geöffnet. Wenn ein Benutzer eine Nachricht oder Konversation als gelesen markiert, wirkt sich dies nicht darauf aus, wie die Nachrichten für andere Mitglieder der Gruppe angezeigt werden, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass andere Mitglieder eine wichtige Nachricht verpassen könnten.
Tipp: Eine kürzlich vorgenommene Änderung in der Art und Weise, wie Nachrichten in Outlook angezeigt und gezählt werden, hat möglicherweise die Zahl zurückgesetzt, die neben Ihrem Gruppennamen im Outlook-Navigationsbereich angezeigt wird. Wenn Sie diese Zahl auf Null zurücksetzen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und Alle als gelesen markieren auswählen.
Nachdem Sie Ihre Gruppe erstellt haben, können wir eine neue Unterhaltung beginnen. Sie können eine neue Nachricht posten, indem Sie den gemeinsamen Posteingang für die Gruppe öffnen und auf der Multifunktionsleiste auf Neue Unterhaltung klicken. Oder Sie können einfach eine E-Mail an den Alias der Gruppe senden. Alle Mitglieder der Gruppe können die neue Nachricht lesen, die Sie gepostet haben, und alle Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten eine Kopie Ihrer Nachricht in ihrem persönlichen Posteingang.
TU mehr:
Wenn Sie Outlook im Web verwenden möchten, finden Sie weitere Informationen unter Führen einer Gruppenunterhaltung in Outlook.
Jede Microsoft 365-Gruppe erhält eine freigegebene Dateibibliothek, in der Sie Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen oder fast jede Art von Datei speichern, freigeben und gemeinsam daran arbeiten können.
Greifen Sie auf die Dateibibliothek zu, indem Sie in Outlook (im linken Navigationsbereich) zu Ihrer Gruppe gehen und im Menüband auf Dateien klicken. Die Dateibibliothek wird in einem Browser geöffnet und von hier aus können Sie neue Dateien erstellen, Dateien von Ihrem Computer hochladen und so ziemlich alles andere tun, was eine SharePoint-Dokumentbibliothek tun kann. Denken Sie darüber nach, welche Art von Dateien nützlich wären, um sie mit Ihrer Gruppe zu teilen, und fühlen Sie sich nicht auf Microsoft Office-Dateien beschränkt. Sie können auch PDFs, Fotos oder so ziemlich jede andere Art von Datei teilen, die Ihre Gruppe nützlich finden würde.
Um eine Datei herunterzuladen oder zu löschen, wählen Sie sie einfach aus und diese Optionen werden oben in der Symbolleiste angezeigt.
TU mehr:
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Dateien in Ihrer Gruppe finden Sie unter Gruppendateien freigeben .
Jede Microsoft 365-Gruppe erhält ihr eigenes gemeinsames OneNote-Notizbuch, in dem sie Ideen sammeln, zusammenarbeiten und Recherchen speichern kann.
Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook, indem Sie sie im linken Navigationsbereich finden, oder in Outlook im Web, indem Sie zur Kachel „Personen" wechseln. Sobald Sie dort sind, klicken Sie im Menüband auf Notizbuch , um das freigegebene Notizbuch der Gruppe zu öffnen.
Wenn Sie das freigegebene Notizbuch der Gruppe zum ersten Mal öffnen, wird es im Browser in OneNote für Web geöffnet. Sie können dort Änderungen vornehmen, oder wenn Sie OneNote 2016 haben und dieses lieber verwenden möchten, klicken Sie einfach in der Multifunktionsleiste auf In OneNote bearbeiten . Sobald Sie es in OneNote geöffnet haben, wird das Notizbuch mit Ihrer Liste der geöffneten Notizbücher synchronisiert, und Sie können direkt in OneNote darauf zugreifen, ohne zuerst zur Gruppe wechseln zu müssen.
Versuchen Sie, zum OneNote-Notizbuch Ihrer Gruppe zu wechseln, und überlegen Sie, was für die Gruppe nützlich sein könnte, um Ideen zu sammeln und daran zusammenzuarbeiten. Beispielsweise könnten Sie einen Abschnitt haben, den Sie verwenden, um Webinhalte zu sammeln und zu kommentieren, die für Ihr Team relevant sind.
Hinweis: Ihr Gruppennotizbuch steht Ihnen auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet mit OneNote für iOS oder Android zur Verfügung.
TU mehr:
Informationen zu den ersten Schritten mit OneNote finden Sie unter Grundlegende Aufgaben in OneNote 2016 für Windows .
Die Chancen stehen gut, dass Ihre Gruppe Veranstaltungen, Meetings, Meilensteine oder andere Elemente hat, die von einem gemeinsamen Kalender profitieren würden. Jede Microsoft 365-Gruppe verfügt über einen freigegebenen Kalender, den alle Mitglieder sehen und zu dem sie beitragen können.
Die Arbeit mit dem Kalender Ihrer Gruppe unterscheidet sich nicht von der Arbeit mit Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie die Kalenderschaltfläche im Navigationsbereich auswählen, sehen Sie Ihren persönlichen Kalender sowie die freigegebenen Kalender aller Gruppen, denen Sie angehören. Sie können die Kästchen neben jedem Kalender aktivieren, den Sie sehen möchten, und sie nebeneinander oder überlappend anzeigen.
Das Hinzufügen eines Elements zum freigegebenen Kalender funktioniert genauso wie in Ihrem persönlichen Kalender. Jedes Meeting, das Sie dem freigegebenen Kalender hinzufügen, lädt die anderen Mitglieder der Gruppe ebenfalls zu diesem Termin ein, sodass sie ihn in ihren eigenen Kalendern haben können. Dem freigegebenen Gruppenkalender hinzugefügte Termine erscheinen nicht in den persönlichen Kalendern anderer Mitglieder.
Nachdem Sie nun Ihren freigegebenen Kalender haben, versuchen Sie, anstehende Besprechungen oder Veranstaltungen hinzuzufügen, an denen Ihre Gruppe möglicherweise teilnimmt.
TU mehr:
Weitere Informationen zur Verwendung des freigegebenen Kalenders Ihrer Gruppe finden Sie unter Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook .
Nun, da Sie Ihre Gruppe zum Laufen gebracht haben, wie geht es weiter?
Mit Microsoft Planner können Sie Personen in Ihrer Gruppe Aufgaben zuweisen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie in der Planner-Hilfe .
Sie können Gäste von außerhalb Ihrer Organisation einladen, der Gruppe beizutreten und in ihr mitzuarbeiten. Siehe Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen .
Migrieren Sie Ihre vorhandenen Verteilerlisten zu Microsoft 365-Gruppen. Siehe Warum Sie Ihre Verteilerlisten in Outlook auf Gruppen aktualisieren sollten .
Fügen Sie Ihrer Gruppe ein Microsoft-Team für dauerhaften Chat hinzu. Siehe Microsoft Teams-Schnellstart .
Siehe auch
Gibt es Fragen?
Besuchen Sie die Microsoft Tech Community , um Fragen zu stellen und an Unterhaltungen über Microsoft 365-Gruppen teilzunehmen.
Hörten zu
Ben hat diesen Artikel zuletzt am 25. Juni 2021 aufgrund Ihres Feedbacks aktualisiert. Wenn Sie es hilfreich fanden, und vor allem, wenn Sie es nicht getan haben, klicken Sie bitte auf die Feedback-Steuerelemente unten und hinterlassen Sie uns einige konstruktive Kommentare, damit wir es weiter verbessern können. Vielen Dank!
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