Erste Schritte mit SharePoint-Statusanzeigen
Eine Statusanzeige ist ein einzeiliger Bericht. Auf einen Blick zeigt eine Statusanzeige, wie die tatsächliche Leistung für eine bestimmte Maßnahme im Vergleich zu einem Ziel abschneidet. Ein guter Statusindikator zeigt Ihnen ohne Berechnungen an, ob die Ergebnisse dem Ziel entsprechen oder nicht.
Ein Statusindikator zeigt den Indikatornamen, seine numerischen Ergebnisse und ein Symbol an. Beachten Sie, wie das Symbol schnelle Informationen bietet. Typischerweise weisen grüne Symbole auf eine gute Leistung hin, rote Symbole weisen auf Problembereiche hin und gelbe Symbole warnen vor potenziellen Problemen. Diese Abbildung zeigt nur zwei Indikatoren: Einer zeigt ein grünes Kreissymbol an, um anzuzeigen, dass die Leistung dem Ziel entspricht, und einer zeigt ein gelbes Dreieck an, um vor einer marginalen Leistung zu warnen.
Sind Sie mit den Key Performance Indicators von SharePoint 2007 vertraut? Finden Sie heraus, was seit der letzten Version für Microsoft SharePoint Server 2010 neu ist. Was ist mit den KPIs von SharePoint 2007 passiert?
Noch nie Statusanzeigen verwendet? Weitere Informationen zu Statusindikatoren und dazu, was Statusindikatoren für Ihr Unternehmen leisten können, finden Sie unter Statusindikatoren kennenlernen .
Bereit zum Start? Klicken Sie zunächst auf Übersicht – Wie erstelle ich Statusindikatoren?
In diesem Artikel
Überblick – Wie erstelle ich Statusanzeigen?
Ein Statusindikator ist ein Element in einer Statusliste , bei der es sich um eine spezielle Form einer SharePoint-Liste handelt. Sie können eine Statusliste auf zwei Arten erstellen:
Erstellen Sie einfach eine Statusliste . Nachdem Sie eine Statusliste erstellt haben, fügen Sie der Liste einfach Indikatoren hinzu. Außerdem können Sie eine Statusliste anpassen, indem Sie Spalten in der Liste hinzufügen oder ändern. Sie können beispielsweise eine Spalte hinzufügen, die die Kontaktperson für jeden Indikator anzeigt, oder eine Spalte, die die Datenquelle anzeigt. Dann fügen Sie einfach die Indikatoren zu der von Ihnen erstellten Liste hinzu.
Erstellen Sie ein Webpart mit Statusliste . Dies ist ein Webpart, das automatisch eine Statusliste aufbaut, sodass Sie lediglich Indikatoren hinzufügen müssen. Anschließend können Sie das Webpart problemlos auf einem Dashboard oder einer anderen Webseite verwenden.
Wenn Sie einen Indikator hinzufügen, geben Sie ihm einen Titel und geben die Datenquelle für den Indikator an. Sie legen auch die Werte fest, die bestimmen, welches Symbol SharePoint Server 2010 anzeigt, um den Status anzugeben. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein Symbol, das einen grünen Kreis anzeigt, wenn der tatsächliche Wert der Kennzahl das Ziel erreicht oder überschreitet, und ein rotes Dreieck anzeigt, wenn die Werte unter einen bestimmten Punkt fallen.
Erstellen Sie eine Statusliste
Sie können eine Statusliste im Business Intelligence Center auf einer Team- oder Organisationswebsite erstellen, damit andere Personen sie leicht finden können. Anschließend können Sie der neu erstellten Liste einen oder mehrere Statusindikatoren hinzufügen. Um die Flexibilität hinsichtlich der Anzeige der Liste zu erhöhen, können Sie eine oder mehrere benutzerdefinierte Ansichten einer Statusliste erstellen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Statusliste zu erstellen:
Klicken Sie auf der Website, auf der Sie die Statusliste erstellen möchten, auf Websiteaktionen und wählen Sie dann Alle Websiteinhalte anzeigen aus. Klicken Sie unter der Überschrift Alle Websiteinhalte auf Erstellen .
Klicken Sie auf der Seite Erstellen im Bereich Filtern nach: auf Liste . Klicken Sie dann im Hauptfenster auf das Symbol Statusliste .
Geben Sie einen Namen für die Statusliste ein.
(Optional) Um eine Beschreibung einzugeben oder den Listennamen im Schnellstartbereich anzuzeigen, klicken Sie auf Weitere Optionen . Konfigurieren Sie dann die gewünschten Optionen.
Klicken Sie auf Erstellen , um die Erstellung der Statusliste abzuschließen . SharePoint Server 2010 öffnet die neue Statusliste im Bearbeitungsmodus, sodass Sie einen oder mehrere Statusindikatoren hinzufügen können.
Erstellen Sie ein Webpart mit Statusliste
Sie können einen speziellen Webpart erstellen, der eine vordefinierte Ansicht einer Statusliste anzeigt. Sie können Indikatoren direkt zu diesem Webpart hinzufügen und das Webpart dann auf jeder Seite Ihrer Site verwenden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Webpart mit Statusliste zu erstellen:
Klicken Sie auf der Website, auf der Sie das Webpart mit Statusliste erstellen möchten, im Schnellstartbereich der Standardseite des Business Intelligence Center auf Dashboards .
Klicken Sie auf der Seite Dashboard: Alle Elemente auf die Registerkarte Dokumente in der Gruppe Bibliothekstools .
Klicken Sie auf Neues Dokument und wählen Sie dann Webpartseite mit Statusliste aus, um die Eigenschaftenseite für ein neues Webpart zu öffnen.
Geben Sie auf der Eigenschaftenseite für das neue Webpart mit Statusliste im Abschnitt Seitenname einen Namen und eine Beschreibung für die neue Seite ein. Falls gewünscht, können Sie auch einen Seitentitel eingeben, der als Bannertitel auf der neuen Webpart-Seite angezeigt wird.
Wählen Sie im Abschnitt Speicherort die Dokumentbibliothek und den Ordner , der die neue Webpartseite enthalten soll, aus den entsprechenden Dropdown-Listen aus.
(Optional) Entscheiden Sie im Abschnitt Link in aktueller Navigationsleiste erstellen , ob Sie einen Link von dieser Seite zur Navigationsleiste erstellen möchten.
Wählen Sie im Abschnitt Webpartseite mit Statuslistenlayout ein Layout aus der Liste Layout aus.
Aktivieren Sie im Abschnitt Statusindikatoren das Optionsfeld neben Statusindikatorliste automatisch für mich erstellen . Alternativ können Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, eine vorhandene Liste auszuwählen.
Klicken Sie auf OK , um die Eigenschaftenseite zu schließen und die neue Webpartseite zu öffnen.
Sie können die Webpartseite mit der Statusliste anpassen. Beispielsweise können Sie den Symboltyp ändern, den SharePoint verwendet, um den Status des Indikators anzuzeigen, Sie können einen Anzeigetitel dafür erstellen oder Sie können die Größe des Webparts angeben. Informationen dazu finden Sie unter den Links im Abschnitt „Siehe auch".
Jetzt können Sie der Statusliste im neu erstellten Webpart einen Statusindikator hinzufügen.
Hinzufügen einer Statusanzeige zu einer Statusliste
Bei den Schritten in diesem Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie eine zuvor erstellte Statusliste ausgewählt haben und dass sich die Liste im Bearbeitungsmodus befindet oder dass Sie gerade eine neue Statusliste erstellt haben. Wenn Sie eine neue Liste erstellen, öffnet SharePoint Server 2010 die Liste automatisch im Bearbeitungsmodus.
Klicken Sie in der Symbolleiste Statusliste auf den Pfeil neben Neu .
Wählen Sie je nach Datenquelle für den Indikator einen Indikatortyp aus dem Dropdown-Menü aus, um eine Eigenschaftsseite für den neuen Indikator zu öffnen.
Die folgende Tabelle enthält eine Liste der verfügbaren Indikatortypen und eine kurze Beschreibung jedes Typs. Um zu erfahren, wie man Eigenschaften für einen bestimmten Indikatortyp festlegt, klicken Sie auf den Namen des Indikatortyps.
Indikatortyp | Beschreibung |
Zeigt einen Wert basierend auf dem Inhalt einer SharePoint-Liste an. | |
Zeigt direkt aus einer Excel Services-Arbeitsmappe importierte Werte an. Der Wert kann durch eine Zellenadresse in der Arbeitsmappe angegeben werden. | |
Auf SQL Server Analysis Services basierender Statusindikator | Importiert einen ausgewählten Key Performance Indicator aus einem SQL Server Analysis Services-Cube |
Zeigt Werte, die vom Autor des Indikators manuell eingegeben wurden. |
Excel-basierte Statusanzeige
Sie können einen Statusindikator auf Daten in einer Excel-Arbeitsmappe basieren, die Sie speichern oder auf Ihrer SharePoint Server 2010-Website veröffentlichen. Wenn sich die Daten in der Arbeitsmappe ändern, aktualisiert SharePoint Server 2010 automatisch die Werte in der Statusanzeige. Darüber hinaus können Sie die Arbeitsmappe auf derselben Webseite anzeigen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Statusindikator zu erstellen, der auf einer Excel Services-Arbeitsmappe basiert:
Geben Sie auf der Seite Neues Element in den Feldern Name und Beschreibung einen Namen und optional eine Beschreibung für den Indikator ein.
(Optional) Geben Sie im Feld Kommentare beliebige Kommentare ein. Beispielsweise können Sie Informationen bereitstellen, um Personen, die den Indikator anzeigen, zu helfen, zu verstehen, was er darstellt.
Geben Sie im Abschnitt Indikatorwert im Feld Arbeitsmappen- URL die URL der Excel-Arbeitsmappe ein, die die Daten und Berechnungen für den Indikator enthält. Die Excel Services-Arbeitsmappe muss in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert werden, die sich auf derselben Website befindet.
Geben Sie im Feld Zellenadresse für Indikatorwert die Adresse der Zelle ein, die den tatsächlichen Wert für den Indikator enthält. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken, um die Arbeitsmappe zu durchsuchen, die Sie in Schritt 3 über die URL angegeben haben, und dann die Zelle auswählen, die die Werte enthält, die Sie in der Statusanzeige verwenden möchten
Gehen Sie im Abschnitt Regeln für Statussymbole wie folgt vor:
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bessere Werte sind Höher aus, damit SharePoint die Symbole ändert, wenn steigende Werte Ziel- oder Warnschwellenwerte erreichen oder überschreiten. Wählen Sie Niedriger aus, damit SharePoint die Symbole ändert, wenn abnehmende Werte Ziel- oder Warnschwellenwerte erreichen oder überschreiten.
Geben Sie im Feld Anzeigen, wenn der Wert das Ziel erreicht oder überschritten hat den Zielwert ein. Wenn der Indikatorwert dieses Ziel erreicht, ändert SharePoint das Symbol, um anzuzeigen, dass die Leistung dem Ziel entspricht.
Geben Sie im Warnfeld Anzeigen, wenn Wert erreicht oder überschritten wurde den Wert ein, bei dem die Leistung nicht akzeptabel ist, und SharePoint ändert das Symbol, um vor einem potenziellen Problem zu warnen.
(Optional) Geben Sie im Abschnitt „ Details-Link " im Feld „ Detailseite " die URL der Seite ein, die ausführlichere Informationen zu diesem Indikator bereitstellt, z. B. die Quellliste für den Indikator.
(Optional) Wählen Sie im Abschnitt „ Aktualisierungsregeln" die Option aus, die festlegt, ob SharePoint Server 2010 die Indikatorwerte jedes Mal aktualisiert, wenn ein neuer Benutzer die Liste öffnet, oder die Indikatorwerte aktualisiert, wenn der Benutzer die Werte manuell über ein Menü aktualisiert.
Auf SQL Server Analysis Services basierender Statusindikator
SharePoint Server 2010 kann KPIs aus SQL Server Analysis Services (SSAS), einer Komponente von SQL Server 2005 und SQL Server 2008, importieren. Ein Systemadministrator oder Datenbankanalyst richtet diese KPIs normalerweise ein und fügt die Datenverbindungsdatei der Datenverbindungsbibliothek in einem Unternehmen hinzu Website des Geheimdienstzentrums. Anschließend kann jeder mit den entsprechenden Berechtigungen auf die Datenbank zugreifen und eine Verknüpfung zu den Analysis Services-KPIs herstellen
SSAS ermöglicht es Analysten, leistungsstarke und flexible KPIs zu definieren, die auf mehrdimensionalen Daten basieren. Ein SSAS-KPI kann jedoch nur während der Arbeit in SSAS definiert und verwaltet werden. Ein Analyst kann Befehle in SSAS verwenden, um alle KPI-Eigenschaften zu erstellen und zu verwalten, wie z. B. das Leistungsziel, das Statussymbol und die Schwellenwerte, bei denen ein Symbol seine Farbe ändert, um eine Änderung des Leistungsstatus anzuzeigen.
Sie können den Anzeigenamen eines KPI ändern, den Sie in eine Statusliste importieren, aber Sie können keine anderen Eigenschaften des KPI ändern, während Sie in SharePoint Server 2010 arbeiten.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen KPI aus SSAS zu importieren.
Geben Sie auf der Seite „ Neues Element " im Feld „ Datenverbindung " die URL der Microsoft Office-Datenverbindungsdatei (.odc) ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen", um das Dialogfeld „ Asset auswählen" zu öffnen, und navigieren Sie zur .odc-Datei.
Wählen Sie im Feld Nur KPIs aus Anzeigeordner anzeigen den Anzeigeordner in der Analysis Services-Datenbank aus, der den KPI enthält.
Wählen Sie im KPI -Listenfeld den gewünschten KPI aus, z. B. Gesamtumsatz oder durchschnittliche Gewinnspanne .
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Untergeordnete Indikatoren einschließen, um alle untergeordneten Indikatoren für den ausgewählten KPI anzuzeigen. Wenn der ausgewählte KPI untergeordnete Indikatoren hat, zeigt die Statusliste die übergeordneten und untergeordneten Indikatoren in einer Hierarchie an.
Die folgende Abbildung zeigt einen importierten KPI ( Nettoeinkommen ), der drei untergeordnete Indikatoren hat ( Betriebsgewinn, Betriebsausgaben und finanzielle Bruttomarge ).
Geben Sie in die Felder Name und Beschreibung einen Namen und eine Beschreibung (optional) für den Indikator ein.
(Optional) Geben Sie im Feld Kommentare beliebige Kommentare ein. Beispielsweise können Sie Informationen bereitstellen, um Personen, die den KPI anzeigen, zu helfen, zu verstehen, was er darstellt.
(Optional) Geben Sie im Abschnitt „ Details-Link " im Feld „ Detailseite " die URL der Seite ein, die ausführlichere Informationen zu diesem Indikator bereitstellt, z. B. die Datenquelle für den Indikator.
(Optional) Wählen Sie im Abschnitt „ Aktualisierungsregeln" die Option aus, die festlegt, ob SharePoint Server 2010 die Indikatorwerte jedes Mal aktualisiert, wenn ein neuer Benutzer die Liste öffnet, oder die Indikatorwerte aktualisiert, wenn der Benutzer die Werte manuell über ein Menü aktualisiert.
Hinweis: Die Statussymbolregeln für einen Indikator, der einen Analysis Services-KPI importiert, werden vom Datenbankanalysten voreingestellt...
Festwertbasierte Statusanzeige
In einigen Situationen möchten Sie möglicherweise Werte für einen Statusindikator manuell eingeben. Vielleicht basiert der Indikator auf unstrukturierten Informationen wie E-Mails, oder Sie müssen ein einmaliges Projekt verfolgen.
Geben Sie auf der Seite Neues Element in den Feldern Name und Beschreibung einen Namen und optional eine Beschreibung für den Indikator ein.
(Optional) Geben Sie im Feld Kommentare beliebige Kommentare ein. Beispielsweise könnten Sie Informationen bereitstellen, um Personen, die den Indikator anzeigen, zu helfen, zu verstehen, was er darstellt.
Geben Sie den numerischen Wert Ihres bisherigen Fortschritts ein.
Gehen Sie im Abschnitt Regeln für Statussymbole wie folgt vor:
Wählen Sie in der Dropdownliste Bessere Werte sind Höher aus, damit SharePoint die Symbole ändert, wenn steigende Werte Ziel- oder Warnschwellenwerte erreichen oder überschreiten. Wählen Sie Niedriger aus, damit SharePoint die Symbole ändert, wenn abnehmende Werte Ziel- oder Warnschwellenwerte erreichen oder überschreiten.
Geben Sie im Feld Anzeigen, wenn der Wert das Ziel erreicht oder überschritten hat den Zielwert ein. Wenn der Indikatorwert dieses Ziel erreicht, ändert SharePoint das Symbol, um anzuzeigen, dass die Leistung dem Ziel entspricht.
Geben Sie im Warnfeld Anzeigen, wenn Wert erreicht oder überschritten wurde den Wert ein, bei dem die Leistung nicht akzeptabel ist, und SharePoint ändert das Symbol, um vor einem potenziellen Problem zu warnen.
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