Ändern Sie Ihre neue Datenbank, die aus einer Vorlage erstellt wurde
Jede in Access enthaltene Vorlage ist eine vollständige Nachverfolgungsanwendung, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass sie sofort einsatzbereit sind, sodass Sie eine neue Datenbank erstellen können, die auf einer Vorlage basiert, und schnell einsatzbereit sind. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie Ihre neue Datenbank ändern möchten, z. B. um ein Feld hinzuzufügen oder umzubenennen oder einen Bericht zu ändern.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die häufigsten Änderungen vornehmen, die Sie möglicherweise auf eine Datenbank anwenden möchten, die aus einer Vorlage erstellt wurde. Unter den Links zu den Artikeln finden Sie ausführlichere Informationen zu bestimmten Bereichen.
Was möchten Sie tun?
Lernen Sie die Grundlagen von Tabellen und Feldern
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie Ihre Daten in Tabellen – thematisch basierten Listen von Zeilen und Spalten. Sie speichern die Informationselemente, die Sie verfolgen möchten, in Feldern (auch Spalten genannt). Beispielsweise könnten Sie in einer Kontakttabelle Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Produkttabelle können Sie Felder für Produktname, Produkt-ID und Preis erstellen.
Es ist wichtig, dass Sie die Felder sorgfältig auswählen. Beispielsweise ist es normalerweise keine gute Idee, ein Feld zum Speichern eines berechneten Werts zu erstellen. In den meisten Fällen können Sie Access den Wert berechnen lassen, wenn er benötigt wird. Versuchen Sie bei der Auswahl von Feldern, Informationen in ihren kleinsten nützlichen Teilen zu speichern. Anstelle eines vollständigen Namens in einem einzelnen Feld können Sie beispielsweise den Vor- und Nachnamen separat speichern. Wenn Sie ein Informationselement melden, sortieren, suchen oder eine Berechnung durchführen müssen, fügen Sie es im Allgemeinen in ein eigenes Feld ein.
Weitere Informationen zum Entwerfen einer Datenbank und zum Auswählen von Feldern finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankdesigns .
Ein Feld hat bestimmte definierende Eigenschaften. Beispielsweise hat jedes Feld einen Namen, der das Feld innerhalb einer Tabelle eindeutig identifiziert. Ein Feld hat auch einen Datentyp, der so gewählt wird, dass er mit den zu speichernden Informationen übereinstimmt. Der Datentyp bestimmt die Werte, die gespeichert werden können, und die Operationen, die mit diesen Werten ausgeführt werden können, sowie wie viel Speicherplatz für jeden Wert reserviert werden soll. Jedes Feld hat auch eine zugeordnete Gruppe von Einstellungen, die Eigenschaften genannt werden, die das Erscheinungsbild oder die Verhaltensmerkmale des Felds definieren. Beispielsweise definiert die Eigenschaft Format das Anzeigelayout eines Felds – das heißt, wie es aussehen soll, wenn es angezeigt wird.
Fügen Sie einer Tabelle ein Feld hinzu
In der Datenblattansicht können Sie ganz einfach ein Feld zu einer Tabelle hinzufügen. Sie können einer Tabelle jedoch auch in der Entwurfsansicht ein Feld hinzufügen. In der Datenblattansicht fügen Sie das Feld hinzu, indem Sie einige Daten in die Zelle unterhalb der Spaltenüberschrift Click to Add eingeben. Sie können der Tabelle auch in der Entwurfsansicht ein Feld hinzufügen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Datenblattansicht finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Löschen einer Spalte in einem Datenblatt .
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Entwurfsansicht finden Sie im Artikel Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern .
Hinweis: Wenn Sie einer Tabelle ein neues Feld hinzufügen, wird das Feld nicht automatisch zu Ihren vorhandenen Formularen und Berichten hinzugefügt. Sie müssen das Feld manuell zu diesen Formularen und Berichten hinzufügen, damit es darin angezeigt wird.
Löschen Sie ein Feld aus einer Tabelle
Wenn möglich, sollten Sie es vermeiden, ein Feld aus einer Datenbank zu löschen, das aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde – es ist wahrscheinlich, dass das Feld in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher hat das Löschen des Felds Konsequenzen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die das Feld verwenden – die Datenbankobjekte funktionieren nicht wie erwartet. Sie müssen alle Verweise auf das Feld von allen Objekten entfernen, die es verwenden, damit diese anderen Objekte ordnungsgemäß funktionieren.
Wenn Sie entscheiden, dass Sie ein Feld aus einer Datenbank löschen müssen, die aus einer Vorlage generiert wurde, können Sie dies entweder in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht tun. Denken Sie daran, dass Sie, wenn andere Datenbankobjekte auf das gelöschte Feld verweisen, diese anderen Objekte ändern müssen, um die Referenz zu entfernen. Wenn ein Bericht beispielsweise ein Steuerelement enthält, das an das gelöschte Feld gebunden ist, und Sie den Bericht ausführen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, da Access die Daten für das Feld nicht finden kann.
Wenn Sie ein Feld löschen, löschen Sie dauerhaft alle in diesem Feld gespeicherten Informationen. Aus diesem Grund sollten Sie beim Löschen von Feldern Vorsicht walten lassen und eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank erstellen, bevor Sie das Feld löschen.
Bevor Sie ein Feld löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass es an keiner Tabellenbeziehung teilnimmt. Wenn Sie versuchen, ein Feld zu löschen, für das Beziehungen bestehen, werden Sie von Access gewarnt, dass Sie zuerst die Beziehungen löschen müssen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Löschen einer Tabellenbeziehung finden Sie im Artikel Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung .
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Löschen von Feldern aus Tabellen finden Sie im Artikel Löschen eines Felds .
Benennen Sie ein Feld oder eine Tabelle um
Wenn möglich, sollten Sie vermeiden, ein Feld oder eine Tabelle in einer Datenbank umzubenennen, die aus einer der mitgelieferten Vorlagen generiert wurde – es ist wahrscheinlich, dass das Feld oder die Tabelle in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher kann das Umbenennen des Felds oder der Tabelle Konsequenzen haben, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die das Feld oder die Tabelle verwenden. Die anderen Objekte funktionieren möglicherweise nicht wie erwartet, wenn sie noch auf den alten Namen verweisen. Damit die anderen Objekte korrekt funktionieren, muss der alte Name in den neuen Namen geändert werden. Wenn das Kontrollkästchen Namensautokorrektur durchführen in der Kategorie Aktuelle Datenbank des Dialogfelds Access-Optionen aktiviert ist, wird ein Großteil dieser Arbeit automatisch für Sie erledigt.
Möglicherweise möchten Sie den Text ändern, der in einer Spaltenüberschrift in der Datenblattansicht angezeigt wird. Sie können dies tun, ohne das Feld umbenennen zu müssen. Wenn Sie nur den Text in der Spaltenüberschrift ändern und das Feld nicht umbenennen möchten, lesen Sie den Abschnitt Text ändern, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird .
Bei Bedarf können Sie eine Tabelle im Navigationsbereich umbenennen oder ein Feld entweder in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht umbenennen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie erwägen, die Option Namensautokorrektur zu aktivieren, falls sie nicht bereits aktiviert ist.
Aktivieren Sie die Option AutoKorrektur für Namen
Wenn Sie ein Datenbankobjekt umbenennen, z. B. ein Feld, eine Tabelle, ein Formular oder einen Bericht, möchten Sie normalerweise, dass die Namensänderung in der gesamten Datenbank weitergegeben wird. Andernfalls funktionieren Objekte, die auf den alten Namen verweisen, nicht wie erwartet. Access stellt das Feature Name AutoCorrect bereit, das dabei hilft, die Namensänderungen zu verbreiten. Standardmäßig ist die automatische Namenskorrektur für alle neuen Datenbanken in Access aktiviert. Wenn es jedoch ausgeschaltet ist, können Sie es wie folgt einschalten.
Aktivieren Sie die Option AutoKorrektur für Namen
Klicken Sie auf Datei > Optionen .
Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank .
Aktivieren Sie unter AutoKorrektur-Optionen für Namen das Kontrollkästchen Informationen zur AutoKorrektur des Namens nachverfolgen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen AutoKorrektur des Namens durchführen .
Wenn Sie eine Tabelle führen möchten, die jede Änderung protokolliert, die von der automatischen Namenskorrektur durchgeführt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen der automatischen Namenskorrektur protokollieren .
Klicken Sie auf OK .
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
Hinweis: Die Funktion „AutoKorrektur für Namen" ist nicht mit der Funktion „AutoKorrektur" identisch. Die Funktion „Namensautokorrektur" korrigiert Verweise zwischen Objekten. Die AutoKorrektur-Funktion korrigiert häufig falsch geschriebene Wörter oder Sätze.
Benennen Sie ein Feld in der Datenblattansicht um
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feld umbenennen.
Geben Sie den neuen Namen für das Feld ein und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Benennen Sie ein Feld in der Entwurfsansicht um
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Feldname für das Feld , das Sie umbenennen möchten.
Tipp: Um den gesamten Feldnamen auszuwählen, zeigen Sie direkt links neben das erste Zeichen im Namen, bis sich der Mauszeiger in einen Pfeil ändert, und klicken Sie dann.
Bearbeiten Sie den Text, um das Feld umzubenennen.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
Benennen Sie eine Tabelle um
Sie können eine Tabelle und die meisten anderen Datenbankobjekte direkt im Navigationsbereich umbenennen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen .
Hinweis: Sie müssen alle geöffneten Objekte schließen, die auf die Tabelle verweisen, bevor Sie sie umbenennen können.
Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
Ändern Sie den Text, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird
Eine Beschriftung ist ein Titel oder eine Überschrift, die Sie einem Feld zuweisen können, indem Sie die Eigenschaft Beschriftung des Felds festlegen. Die Beschriftung ist unabhängig vom Feldnamen – jedes Feld hat einen Feldnamen und kann auch eine Beschriftung haben. Sie möchten beispielsweise, dass Ihr Feldname aus einem einzelnen Wort ohne eingebettete Leerzeichen besteht. Sie können dann die Caption- Eigenschaft verwenden, um einen aussagekräftigeren Namen zu erstellen, der Leerzeichen enthält. Access zeigt die Beschriftung anstelle des Feldnamens in der Datenblattansicht und in Beschriftungen und Überschriften in Abfragen, Formularen und Berichten an.
Wenn Sie keinen Text für die Caption -Eigenschaft angeben, wird standardmäßig der Feldname verwendet.
Wenn Sie den Namen ändern möchten, der in der Überschrift einer Spalte in der Datenblattansicht angezeigt wird, können Sie dies tun, ohne den Feldnamen zu ändern, indem Sie die Caption -Eigenschaft des Felds festlegen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Caption -Eigenschaft eines Felds zu ändern:
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie die Beschriftung ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Feldname für das Feld , dessen Beschriftungseigenschaft Sie festlegen möchten.
Klicken Sie im unteren Abschnitt unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf Beschriftung .
Geben Sie eine neue Beschriftung für das Feld ein.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
Wenn Sie die Tabelle das nächste Mal in der Datenblattansicht öffnen, wird die Beschriftung anstelle des Feldnamens in der Spaltenüberschrift angezeigt.
Fügen Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzu
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die auf einer Vorlage basiert, enthält Ihre Datenbank eine Reihe integrierter, vorgefertigter Formulare und Berichte, mit denen Sie sofort arbeiten können. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einem Formular oder Bericht ein zusätzliches Feld hinzufügen möchten. Wenn Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzufügen, erstellen Sie ein sogenanntes Steuerelement .
Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen ermöglichen, Informationen anzuzeigen und mit ihnen zu arbeiten, die die Benutzeroberfläche verbessern, z. B. Beschriftungen und Bilder. Steuerelemente können gebunden, ungebunden und berechnet werden.
Eine vollständige Liste der Arten von Steuerelementen, die Sie in Formularen und Berichten verwenden können, finden Sie im Artikel Einführung in Steuerelemente .
Fügen Sie einem Formular oder Bericht in der Layoutansicht ein Feld hinzu
Nachdem Sie ein Formular oder einen Bericht erstellt haben, können Sie sein Design ganz einfach optimieren, indem Sie in der Layoutansicht arbeiten. Indem Sie die tatsächlichen Live-Daten als Richtlinie verwenden, können Sie die Feldbreiten anpassen und die Felder neu anordnen. Sie können neue Felder in das Formular oder den Bericht einfügen und die Eigenschaften für das Formular oder den Bericht und ihre Steuerelemente festlegen.
Um zur Layoutansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht . Alternativ können Sie in der Access-Statusleiste auf die Schaltfläche „ Layoutansicht " klicken oder mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Dokument" für das Formular oder den Bericht klicken und dann im Kontextmenü auf „ Layoutansicht " klicken.
Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt
Klicken Sie auf der Registerkarte Design in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt .
Tastenkombination Drücken Sie F4.
Sie können den Feldlistenbereich verwenden, um Ihrem Design Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Um den Bereich Feldliste anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen . Sie können dann Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf Ihr Design ziehen.
Zeigen Sie den Bereich Feldliste an
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Fügen Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzu
Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt, in dem es im Formular oder Bericht angezeigt werden soll.
Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie STRG gedrückt und klicken Sie auf die gewünschten Felder. Ziehen Sie die ausgewählten Felder auf das Formular oder den Bericht.
Wenn Sie die Felder in einem Abschnitt ablegen, erstellt Access für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement und platziert automatisch ein Bezeichnungssteuerelement neben jedem Feld.
Weitere Informationen zu Formularen und Berichten finden Sie in den Artikeln Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht , Erstellen eines Formulars in Access und Erstellen eines einfachen Berichts .
Fügen Sie ein Feld hinzu, das Dokumente, Dateien oder Bilder speichert
Sie können Access verwenden, um ein Feld mit dem Datentyp Anlage hinzuzufügen, um ein oder mehrere Dokumente, Dateien oder Bilder zu speichern. Sie können ein Anlagenfeld verwenden, um mehrere Dateien in einem einzigen Feld zu speichern. Sie können sogar mehr als einen Dateityp in diesem Feld speichern. Beispielsweise können Sie in einer Datenbank mit Stellenbewerbern zusätzlich zu einem Foto einen oder mehrere Lebensläufe an den Datensatz für jeden Kontakt anhängen.
Fügen Sie einer Tabelle ein Anlagenfeld hinzu
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste leere Zeile und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.
Klicken Sie auf die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp und wählen Sie dann Anlage in der Liste aus.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
Access zeigt möglicherweise eine Meldung an, die besagt, dass Sie Ihre Änderungen nach dem Speichern der Tabelle nicht rückgängig machen können. Das bedeutet, dass Sie das Feld nicht in einen anderen Datentyp konvertieren können, aber Sie können das Feld löschen, wenn Sie glauben, dass Sie einen Fehler gemacht haben.
Klicken Sie auf Ja , um die Änderung zu bestätigen.
Nachdem Sie der Tabelle das Feld Anlage hinzugefügt haben, können Sie das Dialogfeld Anlagen verwenden, um Dokumente, Dateien oder Bilder zu einem Datensatz hinzuzufügen.
Hinzufügen eines Anhangs zu einem Feld
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, der Sie die Anlage hinzufügen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
Doppelklicken Sie in der Tabelle auf das Anlagenfeld.
Das Dialogfeld Anhänge wird angezeigt.
Klicken Sie auf Hinzufügen .
Das Dialogfeld „ Datei auswählen" wird angezeigt.
Verwenden Sie die Liste Suchen in , um zu der oder den Dateien zu navigieren, die Sie an den Datensatz anhängen möchten, wählen Sie die Datei oder Dateien aus und klicken Sie dann auf Öffnen .
Beachten Sie, dass Sie mehrere Dateien eines beliebigen unterstützten Datentyps auswählen können.
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK , um die Dateien zu Ihrer Tabelle hinzuzufügen.
Access fügt die Dateien dem Feld hinzu und erhöht die Zahl, die die Anlagen anzeigt, entsprechend.
Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf, um dem aktuellen Feld oder anderen Feldern in Ihrer Tabelle Dateien hinzuzufügen.
Weitere Informationen zu Anhangsfeldern finden Sie im Artikel Dateien und Grafiken an die Datensätze in Ihrer Datenbank anhängen .
Ändere, wie ein Feld angezeigt wird
Sie können anpassen, wie ein Feld angezeigt wird, wenn es angezeigt wird. Beispielsweise können Sie Anzeigeformate festlegen, die in Ihrer gesamten Datenbank verwendet werden, z. B. in Formularen und Berichten oder wenn eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet wird. Um ein Anzeigeformat festzulegen, legen Sie die Format -Eigenschaft eines Felds fest. Die Format -Eigenschaft des Felds wird dann automatisch von neuen Formularen und Berichten übernommen, die Sie erstellen.
Legen Sie das Anzeigeformat in der Datenblattansicht fest
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Format Sie festlegen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung auf den Pfeil in der Dropdown-Liste neben Format und wählen Sie dann ein Format aus.
Das Feld wird mit dem neuen Anzeigeformat angezeigt.
Legen Sie das Anzeigeformat in der Entwurfsansicht fest
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Anzeigeformat Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.
Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf das Feld Format .
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie ein Anzeigeformat aus.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern .
No comments:
Post a Comment