Öffnen und verwenden Sie ein freigegebenes Postfach in Outlook Web App

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Wenn Sie über die Vollzugriffsberechtigung für ein freigegebenes Postfach verfügen, das im Adressbuch angezeigt wird, können Sie Outlook Web App oder eine Desktopversion von Outlook verwenden, um dieses Postfach zu öffnen.

Dieser Artikel bezieht sich auf Outlook Web App, das von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server verwalten, auf denen Exchange Server 2013 oder 2010 ausgeführt wird. Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Hilfe zu Outlook im Web .

Warum gemeinsame Postfächer verwenden? Ein freigegebenes Postfach erleichtert einer bestimmten Personengruppe das Überwachen und Senden von E-Mails von einer öffentlichen E-Mail-Adresse wie info@contoso.com oder contact@contoso.com. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine an das freigegebene Postfach gesendete Nachricht antwortet, scheint die Antwort aus dem freigegebenen Postfach und nicht von der einzelnen Person zu stammen. Sie können das gemeinsame Postfach auch als gemeinsamen Teamkalender verwenden .

Wichtig: Der Administrator Ihrer Organisation muss das freigegebene Postfach erstellen und Sie zur Benutzergruppe hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs , in dem beschrieben wird, was der Administrator tun muss.

Möchten Sie ein freigegebenes Postfach mit Outlook statt mit Outlook Web App öffnen? Siehe Mail- und Kalendereinträge einer anderen Person verwalten .

Dieser Artikel bezieht sich auf Outlook Web App, das von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server verwalten, auf denen Exchange Server 2013 oder 2010 ausgeführt wird. Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Hilfe zu Outlook im Web .

Wenn Sie die E-Mails von Ihrem primären Postfach und dem freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten, verwenden Sie diese Methode. Darüber hinaus werden nach Abschluss dieser Aufgabe das freigegebene Postfach und seine Ordner bei jedem Öffnen von Outlook Web App im linken Navigationsbereich angezeigt.

1. Melden Sie sich in Outlook Web App bei Ihrem Konto an.

2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihr primäres Postfach, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen aus. (Ihr Name steht in Ihrem primären Postfach.)

3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person ein, die ein Postfach für Sie freigegeben hat, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Das freigegebene Postfach wird in Ihrer Ordnerliste in Outlook Web App angezeigt. Sie können die freigegebenen Postfachordner wie bei Ihrem primären Postfach erweitern oder reduzieren. Sie können das freigegebene Postfach auch aus Ihrer Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner entfernen aus.

Um Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Posteingang eines freigegebenen Postfachs zu erhalten, müssen Sie ein freigegebenes Postfach in einem separaten Browserfenster öffnen.

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie die E-Mails für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten.

1. Melden Sie sich in Outlook Web App bei Ihrem Konto an.

2. Wählen Sie in der Navigationsleiste von Outlook Web App Ihren Namen aus. Es erscheint eine Liste.

3. Wählen Sie Anderes Postfach öffnen aus .

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten, und wählen Sie dann Öffnen aus. Oder beginnen Sie mit der Eingabe und wählen Sie dann Kontakte und Verzeichnis durchsuchen aus, um das Postfach zu finden, das Sie öffnen möchten. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie öffnen möchten, und wählen Sie dann Öffnen aus. Eine weitere Outlook Web App-Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet und ermöglicht den Zugriff auf das andere Postfach.

Tipp: Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs falsch eingeben, lautet das Ergebnis „Es wurde keine Übereinstimmung gefunden". Versuchen Sie, die E-Mail-Adresse erneut einzugeben.

1. Wählen Sie über der Ordnerliste Neue E-Mail aus. Im Lesebereich wird ein neues Nachrichtenformular geöffnet.

2. Wählen Sie Mehr aus , und wählen Sie dann Anzeigen von . Diese Option zeigt Ihnen, dass die Personen, die die E-Mail-Nachricht erhalten, sehen, dass sie aus dem freigegebenen Postfach und nicht aus Ihrem eigenen E-Mail-Konto stammt.

   Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal ein freigegebenes Postfach zum Senden einer E-Mail verwenden, wird der Name des freigegebenen Postfachkontos nicht in der Dropdown-Liste „ Anzeigen von " angezeigt. Löschen Sie bei der erstmaligen Verwendung Ihren Namen, geben Sie anstelle Ihres Namens den Namen des freigegebenen Postfachs ein und senden Sie dann die Nachricht. In Zukunft wird der Name des freigegebenen Postfachs in der Dropdown-Liste neben Anzeigen von angezeigt und Sie können ihn auswählen.

3. Geben Sie zum Hinzufügen von Empfängern den Namen einer Person ein, die sich in Ihrem Kontaktordner oder in der Adressliste Ihrer Organisation befindet, oder geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook Web App nach der Adresse dieser Person. In Zukunft wird der Name zwischengespeichert, damit er schnell aufgelöst wird.

4. Geben Sie einen Betreff ein.

5. Geben Sie die Nachricht ein, die Sie senden möchten.

6. Wenn Ihre Nachricht versandbereit ist, wählen Sie Senden .

Eines der großartigen Dinge bei der Verwendung eines freigegebenen Postfachs ist, dass jeder, der Zugriff auf das freigegebene Postfach hat, auch vollen Zugriff auf den Kalender hat. Sie können Ereignisse im Kalender erstellen, bearbeiten und löschen. Verwenden Sie den freigegebenen Kalender genauso wie Ihren eigenen Kalender. Hier ist eine kurze Liste der Dinge, die Sie mit dem freigegebenen Postfachkalender tun können:

• Teilen Sie Ihrem Team mit, wann Sie in den Urlaub fahren oder nicht im Büro sind.

• Erstellen Sie eine Teambesprechung.

• Bearbeiten Sie ein Kalenderereignis, das jemand anderes erstellt hat.

• Stornieren Sie ein Meeting, das jemand anderes erstellt hat.

Gehen Sie wie folgt vor, um auf den freigegebenen Kalender zuzugreifen:

1. Melden Sie sich mit Outlook Web App bei Ihrem Postfach an und wählen Sie dann Kalender aus.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Andere Kalender und wählen Sie dann Kalender öffnen aus.

   

3. Geben Sie unter Aus Verzeichnis den Namen des Kalenders, den Sie öffnen möchten, ganz oder teilweise ein, und wählen Sie dann Kontakte und Verzeichnis durchsuchen aus, um den Kalender zu finden, den Sie öffnen möchten. Wählen Sie den freigegebenen Kalender aus, den Sie öffnen möchten, und wählen Sie dann Öffnen aus.

   

4. Der freigegebene Kalender wird in Ihrer Kalenderordnerliste angezeigt.

   

Allgemeine Informationen zur Verwendung des Kalenders in Outlook Web App finden Sie unter Kalender in Outlook Web App .