Best Practices für Outlook: Schreiben Sie großartige E-Mails
In diesem Artikel
Die dos
Die folgenden Regeln tragen dazu bei, dass Ihre E-Mails professionell aussehen und Ihre Botschaft rüberkommt.
Lesen Sie Ihre Nachricht, bevor Sie sie senden.
Gestalten Sie Ihr Thema anschaulich und handlungsorientiert. Zum Beispiel: „Manager: Bitte senden Sie Ihre Sitzungsdaten für den Vorstand" enthält sowohl den Namen der Gruppe als auch eine Aktion, damit die Empfänger schnell erkennen können, was sie tun müssen. Andere nützliche Präfixe sind "FYI:" und "Action Required".
Wenn eine Aktion erforderlich ist, geben Sie in der Betreffzeile an, was Sie möchten.
Ändern Sie den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Konversation ändert.
Halten Sie alle Nachrichten kurz und auf den Punkt.
Organisieren Sie den Inhalt Ihrer Nachricht vom Wichtigsten zum Unwichtigsten.
Erwägen Sie, wichtige Informationen fett darzustellen.
Platzieren Sie Aktionselemente oder Fragen in separaten Zeilen , damit sie hervorstechen und wahrgenommen werden.
Fettgedruckte Personennamen beim Stellen von Fragen. Zum Beispiel: „ Ryan : Wie ist der Status des Projekts?" Wenn Sie Outlook 2016 mit Microsoft 365 verwenden, ziehen Sie die Verwendung von @Mentions in Betracht.
Begrenzen Sie die Anzahl der Personen , an die Sie eine Nachricht senden, auf diejenigen, die sie lesen müssen.
Stellen Sie Personen, die informiert werden müssen, auf die Cc -Leitung.
Setzen Sie Personen, die antworten oder Maßnahmen ergreifen müssen, auf die To -Leitung.
Verwenden Sie gegebenenfalls eine Signatur , aber halten Sie Ihre Signatur einfach, kurz, professionell und möglichst frei von Grafiken.
Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie keine E-Mail. Rufen Sie an oder senden Sie eine Sofortnachricht.
Wenn Sie sich in einer E-Mail-Konversation befinden, die mehr als 10 Nachrichten ohne Lösung enthält, sollten Sie erwägen, anzurufen oder ein Meeting zu vereinbaren, um das Problem zu besprechen. E-Mail ist nicht immer ein effizientes Medium zur Lösung komplexer Probleme.
Bestätigen Sie Meldungen, die eine umfassendere Reaktion erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um sofort mit einer vollständigen Antwort zu antworten, teilen Sie dem Absender mit, dass Sie sich mit dem Problem befassen und bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht , um sich daran zu erinnern, später zu antworten.
Verwenden Sie hohe Wichtigkeit (
) sparsam.Hinweis: Auch wenn Sie eine Regel für verzögertes Senden eingerichtet haben, bewirkt das Markieren einer Nachricht mit Hoher Wichtigkeit , dass sie sofort gesendet wird.
Wenn Sie eine Frage stellen und mehrere Personen antworten könnten, wählen Sie nur eine Person aus, anstatt Ihre Frage an eine Gruppe zu senden.
Der Schlüssel zum Schreiben guter E-Mail-Nachrichten liegt darin, sich in Ihre Empfänger hineinzuversetzen.
Nachverfolgung: Beim Senden markieren
Wenn Sie eine Nachricht an jemanden senden, von dem Sie eine Antwort benötigen, gehen Sie wie folgt vor:
Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten E-Mail-Aufgabe in der Aufgabenleiste so, dass sie mit Follow Up beginnt.
Markieren Sie es mit der Kategorie @Waiting .
Wenn Sie diese drei Schritte ausführen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin besteht, eine weitere Nachricht zu senden oder nach einer Antwort zu suchen.
Tipp Es ist oft effektiver, sich selbst daran zu erinnern, eine weitere Nachricht zu senden, als die Nachricht für Ihren Empfänger zu kennzeichnen. Wenn Sie in einer Nachricht versprechen, etwas zu tun, markieren Sie es auf ähnliche Weise, damit Sie eine Aufgabe in Ihrer To-Do-Leiste haben, die Sie daran erinnert.
Die Verbote
Verwenden Sie kein Briefpapier.
Fügen Sie Ihren Vorgesetzten nicht in jede Nachricht ein, die Sie senden.
Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie wütend sind. Es ist besser, es zu schreiben, es in Ihrem Entwurfsordner zu speichern und später darauf zurückzukommen.
Erwarten Sie keine schnelle Antwort, wenn Sie lange Nachrichten senden (mehr als zwei Absätze).
Senden Sie keine Folgenachricht weniger als einen Tag nach der ersten Nachricht. Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Antwort erhalten, versuchen Sie es per Telefon oder Instant Messaging.
Verwenden Sie keine Lesebestätigungen oder Zustellbestätigungen für jede Nachricht, die Sie senden. Verwenden Sie sie nur, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Empfänger die Nachricht erhalten.
Bringen Sie keine Flaggen oder hohe Wichtigkeit an
zu jeder Nachricht, die Sie senden. Ihre Empfänger werden lernen, sie zu ignorieren. Verwenden Sie keine GROSSBUCHSTABEN.
Senden Sie keine Anhänge – senden Sie stattdessen Links.
Erweitern Sie keine Verteilerlisten oder Kontaktgruppen. Das Erweitern von Verteilerlisten erschwert das Lesen von Nachrichten und führt dazu, dass sie in den falschen E-Mail-Ordnern landen.
Verwenden Sie keinen Sarkasmus. Ihr Humor kann missverstanden werden.
Schreiben Sie nichts , von dem Sie nicht möchten, dass jeder in Ihrem Unternehmen es liest. Sie wissen nie, wo Ihre E-Mail-Nachricht landen könnte.
Verwenden Sie keine kursiven oder kunstvollen Schriftarten, die schwer zu lesen sind.
Verwenden Sie keine roten Schriften, da diese schwer lesbar sind und als kritisch interpretiert werden können.
Senden Sie keine Antwort an alle an eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe, die darum bittet, entfernt zu werden. Je.
Regeln für Kontaktgruppen und Verteilerlisten (DLs)
Wenn Sie einer großen Kontaktgruppe antworten, befolgen Sie alle E-Mail-Gebote und Verbote.
Wenn Sie weitere Informationen von einer Person benötigen oder das Problem separat untersuchen, antworten Sie auf die gesamte Verteilerliste, um alle wissen zu lassen, dass Sie antworten, und antworten Sie dann der Person separat. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Verteilerliste antworten, nachdem das Problem mit der Auflösung behoben wurde. Dadurch können andere Personen auf der Verteilerliste auf die Auflösung verweisen.
Wie man Leute umleitet
Wenn jemand eine Nachricht an eine Verteilerliste sendet, in der Sie Mitglied sind, und die Nachricht besser von jemand anderem oder einer anderen Verteilerliste beantwortet werden sollte, gehen Sie wie folgt vor:
Antworten Sie mit der richtigen Verteilerliste oder Person in der Zeile „ An ".
Lassen Sie Antworten an die richtige Verteilerliste oder Person senden.
Fügen Sie die ursprüngliche Verteilerliste nicht in die Bcc-Zeile ein, da Ihre Nachricht nicht durch die Regeln anderer Personen gefiltert wird. Belassen Sie die Verteilerliste stattdessen in der Zeile „ An " oder „Cc" .
Wie man aus einem DL entfernt wird
Wenn Sie E-Mails von einer Verteilerliste erhalten, auf der Sie nicht stehen möchten, senden Sie eine Nachricht an Ihren Netzwerkadministrator oder den Besitzer der Verteilerliste und bitten Sie um Entfernung. Antworten Sie nicht auf die gesamte Verteilerliste. Doppelklicken Sie auf den Namen der Verteilerliste, um den Besitzer der DL-Liste zu finden.
So verwenden Sie Inline-Kommentare
Das Hinzufügen von Inline-Kommentaren zu E-Mails, die Sie erhalten, ist eine bequeme Möglichkeit, Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Es wird als Best Practice angesehen, Folgendes zu tun:
Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie inline kommentieren. Fügen Sie beispielsweise „Weitere Kommentare unten" hinzu.
Unterscheiden Sie Ihren Text von der ursprünglichen Nachricht. Einige Vorschläge beinhalten:
Ändern der Schriftfarbe
Ihren Namen oder Ihre Initialen in Klammern voranstellen, zum Beispiel [Melissa], [MM]
Ändern der Schriftart in kursiv oder fett oder beides
Löschen Sie nichts, was Sie nicht geschrieben haben.
Wann sollte Bcc verwendet werden?
Verwenden Sie die Bcc- Funktion, um Personen aus einer E-Mail-Konversation zu entfernen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie die zusätzliche E-Mail nicht mehr benötigen oder wenn sich das Konversationsthema geändert hat.
Wenn Sie beispielsweise einer von fünf Personen sind, die eine Frage erhalten und diese beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen in die Bcc -Zeile und sagen Sie etwas wie „Bcc't Joe, Jeff, James und Jennifer. Hier ist die Antwort …" Zukünftige Nachrichten werden dann nur noch zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender sein.
Verwenden Sie Bcc nicht, um Dritte (z. B. Ihren Vorgesetzten) über eine vertrauliche Nachricht zu informieren. Der Bcc- Empfänger erkennt möglicherweise nicht, dass er oder sie eine Bcc erhalten hat, und kann allen antworten und offenlegen, dass er oder sie eine Bcc erhalten hat. Dies kann als hinterhältiges Verhalten Ihrerseits empfunden werden.
Anstatt Bcc zu verwenden, um einen Dritten über ein Problem zu informieren, leiten Sie die Nachricht nach dem Senden weiter.
Urlaub vorbereiten
Wenn Sie Outlook mit Microsoft 365, einem Outlook.com-, Hotmail.com- oder Live.com-Konto oder einem Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, um Personen in Ihrer Organisation darüber zu informieren du bist weg.
Befolgen Sie als Best Practice die Ratschläge unter Hinzufügen von Abwesenheitszeiten zu Outlook-Kalendern von Kollegen.
Wenn Sie oder Ihr Administrator einen freigegebenen Urlaubskalender erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Urlaub dort veröffentlichen. Wenn jeder den gemeinsamen Kalender verwendet, müssen Sie keine separate Besprechungsanfrage senden, um alle über Ihre Abwesenheit zu informieren, wie der zuvor erwähnte Artikel andeutet, aber eine E-Mail-Nachricht kann als gute Erinnerung dienen.
Über den Autor
Patricia Eddy ist die leitende Inhaltsautorin für Outlook Desktop. Sie ist eine ehemalige Outlook-MVP und Autorin mehrerer Bücher über sehr alte Versionen von Outlook. Sie lebt in Seattle, wo sie gerne liest und Gitarre spielt.
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