Reduzieren Sie die Größe Ihres Postfachs und der Outlook-Datendateien (.pst und .ost)
Je mehr E-Mails Sie senden und empfangen, desto größer kann Ihr Outlook-Postfach werden. Das Öffnen und Durchsuchen großer Postfächer kann länger dauern, und viele E-Mail-Anbieter, einschließlich Microsoft 365, begrenzen die maximale Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, dass Ihr Postfach die Größenbeschränkung überschritten hat, kann das Löschen von Nachrichten und Ordnern hilfreich sein, aber wenn Sie Ihre Informationen in einer Outlook-Datendatei (.pst) oder Offline-Outlook-Datendatei (.ost) speichern, kann diese Datendatei möglicherweise nicht automatisch verkleinern.
Hinweis : Wenn Sie ein POP-Konto verwenden, werden alle Ihre E-Mail-Kontoinformationen, einschließlich Ihrer Ordner, E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalender- und Aufgabeninformationen, in einer Outlook-Datendatei (.pst) gespeichert. Wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- oder Outlook.com-Konto verwenden, wird eine Kopie Ihres Postfachs in einer Offline-Outlook-Datendatei (OST) gespeichert.
Um die Größe Ihrer Outlook-Datendatei (.pst) oder Offline-Outlook-Datendatei (.ost) zu reduzieren, können Sie die Datendatei manuell komprimieren. Wählen Sie unten Ihre Version von Outlook aus, um Anweisungen zum Reduzieren der Größe einer PST- oder OST-Datei anzuzeigen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Größe Ihres Postfachs zu reduzieren.
Sie können das Tool Mailbox Cleanup verwenden, um die Größe Ihres Postfachs und einzelner Ordner anzuzeigen. Dieses Tool kann Ihnen auch dabei helfen, nach älteren oder sehr großen Nachrichten zu suchen, die Sie möglicherweise löschen oder in eine Outlook-Datendatei (.pst) verschieben möchten.
Häufig ist die Ursache für ein großes Postfach ein großer Ordner „Gelöschte Elemente". Das Tool bietet eine Schaltfläche zum Anzeigen der Größe Ihres Ordners „Gelöschte Elemente" und zum Leeren Ihres Ordners „Gelöschte Elemente".
Gelegentlich speichert Outlook konfliktbehaftete Elemente in einem Ordner namens Conflicts. Konflikte treten auf, wenn eine auf Ihrem E-Mail-Server gespeicherte Kopie eines Elements nicht mit einer auf Ihrem lokalen Computer gespeicherten Kopie eines Elements synchronisiert ist. Das Tool zur Postfachbereinigung kann diese Konflikte für Sie löschen.
Führen Sie das Tool zur Postfachbereinigung aus
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei .
Klicken Sie auf Extras > Postfachbereinigung .
Wählen Sie Postfachgröße anzeigen , Elemente suchen älter als , Elemente suchen größer als , Größe gelöschter Elemente anzeigen , Ordner " Gelöschte Elemente leeren ", Größe von Konflikten anzeigen oder Konflikte leeren aus, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
Verwenden Sie Conversation Clean Up, um redundante Nachrichten zu entfernen
In einem langen E-Mail-Thread gibt es oft zahlreiche Nachrichten, die dieselben Informationen enthalten wie frühere Nachrichten. Conversation Clean Up kann diese redundanten Nachrichten automatisch entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Konversationsbereinigung zum Löschen redundanter Nachrichten.
Suchen Sie nach großen Nachrichten
Sie können im Suchfeld von Outlook nach allen Nachrichten suchen, die eine bestimmte Größe überschreiten. Klicken Sie in das Suchfeld und geben Sie Folgendes ein: Nachrichtengröße:>5 MB. Dadurch werden alle Nachrichten gefunden, die größer als 5 MB sind. Sie können einige oder alle dieser Nachrichten löschen oder sie in eine andere Outlook-Datendatei (.pst) verschieben. Weitere Informationen zum Verschieben von Elementen finden Sie unter Verschieben oder Kopieren einer Nachricht zwischen Ordnern.
Wenn Sie Elemente aus einer Outlook-Datendatei (.pst) oder Outlook-Offlinedatendatei (.ost) löschen, komprimiert Outlook die Datei während der Leerlaufzeit automatisch im Hintergrund, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden, Outlook jedoch noch ausgeführt wird.
Hinweis : Outlook komprimiert die Datei nur, wenn die Datei mehr als 20 % „Leerraum" (nicht verwendeter Speicherplatz) enthält.
Sie können auch die folgenden Schritte verwenden, um den Komprimierungsprozess sofort manuell zu starten, was einige Minuten dauern kann.
Löschen Sie alle Elemente, die Sie nicht behalten möchten, und leeren Sie den Ordner „ Gelöschte Elemente".
Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen .
Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen .
Hinweis : Wenn Sie ein Exchange- oder Outlook.com-E-Mail-Konto verwenden, müssen Sie zusätzlich auf die Registerkarte Erweitert > Outlook-Datendateieinstellungen klicken.Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei auf Jetzt komprimieren und dann auf OK .
Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine Outlook-Datendatei komprimiert haben.
Das Tool Postfachbereinigung wird verwendet, um die Größe Ihres Postfachs und einzelner Ordner anzuzeigen. Sie können auch ältere Elemente in einer archivierten Outlook-Datendatei (.pst) archivieren und Ihren Ordner „ Gelöschte Elemente" leeren.
Klicken Sie auf Datei .
Klicken Sie auf Extras > Postfachbereinigung .
Wählen Sie Postfachgröße anzeigen , Elemente suchen älter als , Elemente suchen größer als , Größe gelöschter Elemente anzeigen , Ordner " Gelöschte Elemente leeren ", Größe von Konflikten anzeigen oder Konflikte leeren aus, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
Wenn Sie Elemente aus einer Outlook-Datendatei (.pst) löschen, wird die Datei automatisch im Hintergrund komprimiert, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden und Outlook ausgeführt wird. Sie können den Kompaktbefehl auch sofort manuell starten. Das Komprimieren einer Outlook-Datendatei (.pst) kann einige Minuten dauern.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei .
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann auf Kontoeinstellungen .
Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen .
Klicken Sie auf Jetzt komprimieren .
Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine Outlook-Datendatei (.pst) komprimiert haben.
Sie können das Tool Mailbox Cleanup verwenden, mit dem Sie die Größe Ihres Postfachs und einzelner Ordner anzeigen können. Sie können auch ältere Elemente in einer persönlichen Ordner-Archivdatei (.pst) archivieren und Ihren Ordner „ Gelöschte Elemente" leeren.
Klicken Sie im Menü Extras auf Postfachbereinigung .
Wählen Sie Postfachgröße anzeigen , Elemente suchen älter als , Elemente suchen größer als , Größe gelöschter Elemente anzeigen , Ordner " Gelöschte Elemente leeren ", Größe von Konflikten anzeigen oder Konflikte leeren aus, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
Wenn Sie Elemente aus einer Persönliche Ordner-Datei (.pst) löschen, wird die Datei automatisch im Hintergrund komprimiert, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden und Outlook ausgeführt wird. Wenn Sie die Dateigröße sofort reduzieren möchten, können Sie eine Komprimierung erzwingen. Der Vorgang zum Komprimieren der Datendatei kann einige Minuten dauern.
Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung .
Klicken Sie auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen .
Klicken Sie auf Jetzt komprimieren .
Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine PST-Datei komprimiert haben.
Das Reduzieren der Größe der Offlineordnerdatei (OST) kann die Leistung verbessern, wenn Sie eine große Menge von Elementen gelöscht haben. Dieses Verfahren löscht keine Elemente, die auf dem Server gespeichert sind.
Löschen Sie alle Elemente, die Sie nicht behalten möchten, und leeren Sie dann den Ordner „ Gelöschte Elemente ".
Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen .
Wählen Sie in der Liste Microsoft Exchange Server aus und klicken Sie dann auf Ändern .
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen .
Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und dann auf Dateieinstellungen für Offlineordner .
Klicken Sie auf Jetzt komprimieren .
Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine OST-Datei komprimiert haben.
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