Veröffentlichen Sie Aufgabenlisten, um Arbeit in Ihrer Organisation zu erstellen und zu verfolgen
Als ein Teams-Benutzer, der von Ihrer Organisation für die Aufgabenveröffentlichung aktiviert wurde, können Sie eine Aufgabenliste erstellen, die Sie an eine beliebige Anzahl von Teams in Ihrer Organisation senden können. Jedes Team erhält eine eigene Kopie der Liste, um Aufgaben zuzuweisen und abzuschließen und den Teamfortschritt zu verfolgen. Wenn Sie ein Teammanager sind, finden Sie heraus, wie Sie Aufgaben in Teams zuweisen und nachverfolgen .
Sie erstellen und veröffentlichen Aufgabenlisten von einem Ort aus: Auf der Registerkarte „ Veröffentlichte Listen " in der Aufgaben-App.
Hinweis: Die Registerkarte Alle Ihre Listen zeigt Ihre individuellen Aufgaben für sich selbst und die Aufgaben, an denen Sie direkt mit Teamkollegen (in Ihren Teams/Kanälen) arbeiten. Auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen können Sie allgemein für Teams veröffentlichen, denen Sie nicht angehören. Aus diesem Grund können Pläne in Allen Ihren Listen nicht veröffentlicht werden.
Mit der Veröffentlichung von Aufgabenlisten verteilen Betriebsleiter und andere Organisationsplaner Aufgaben an die Teams, die die Arbeit ausführen. Jedes Team erhält eine Kopie der Liste, damit lokale Manager ihren Arbeitern Aufgaben zuweisen können. Manager, die Teil von Teams in der Hierarchie zwischen dem lokalen Manager und dem Herausgeber der Aufgabenliste sind, können die Zuweisung und den Abschluss von Aufgaben nachverfolgen, aber nichts ändern.
Angenommen, Anna ist Betriebsleiterin in der Zentrale von Contoso Markets, einer Kette mit 250 Geschäften, die nach Regionen in Teams organisiert ist. Jede Region verfügt über mindestens ein Geschäft, und die Mitarbeiter jedes Geschäfts erhalten Arbeitsanweisungen über Aufgaben in der Teams-App. Anna plant einen Sommerschlussverkauf und hat eine Aufgabenliste vorbereitet, die sie für die gesamte Kette veröffentlichen wird.
Anna geht zur Aufgaben-App in Teams und erstellt eine Liste mit Aufgaben zum Einrichten des Angebots und nennt sie Summer Sale . Sie fügt einige visuelle Produktarrangements bei, um die Arbeit zu leiten. Dann veröffentlicht sie ihre Aufgabenliste für alle 250 Geschäfte.
Srina verwaltet die westliche Region, deren Geschäfte eine zusätzliche Produktkategorie haben: Sportartikel. Sie beschließt, die Aufgabenliste Summer Sale zu duplizieren, Aufgaben für Sportartikel hinzuzufügen und sie in den Geschäften ihrer Region als Summer Sale Western zu veröffentlichen.
Frank leitet Store 004, das größte Geschäft in der westlichen Region. Einen Tag vor Beginn der Verkaufsvorbereitung öffnet er Teams auf seinem PC. Er sieht die beiden neu veröffentlichten Listen und wirft einen Blick darauf. Er weist seinen Frontarbeitern und sich selbst einige Aufgaben zu.
Will, ein Lagerist im Geschäft 004, öffnet Teams auf seinem Telefon, um zu sehen, was für ihn auf Lager ist. Er überprüft die visuellen Produktanordnungen, die Anna seiner Aufgabe beigefügt hat, und beginnt damit, diese in seinem Geschäft umzusetzen.
Wenn Sie eine Liste veröffentlichen, können Manager alle Aufgabenfelder mit Ausnahme des Aufgabentitels und der Notizen bearbeiten. Manager können veröffentlichte Aufgaben nicht löschen.
Wählen Sie unten links auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen die Option Neue Liste aus.
Benennen Sie Ihre Liste.
Wählen Sie aus, wie die Empfängerteams ausgewählt werden sollen. Sie können die Teams aus einer Hierarchie auswählen oder eine benutzerdefinierte Liste von Teams hochladen. Erfahren Sie hier mehr über diese Optionen . Die folgenden Schritte zeigen die Auswahl aus einer Hierarchie.
Wenn Sie in Tasks zu mehr als einem Team gehören, wählen Sie das Team aus, aus dem veröffentlicht werden soll. Die Teams, die die Veröffentlichung der Aufgabenliste erhalten, können sehen, von welchem Team die Aufgabenliste veröffentlicht wurde.
Wählen Sie Erstellen aus . Die neue Liste wird links unter Entwürfe angezeigt.
Geben Sie unter Aufgabentitel der ersten Aufgabe einen Titel und wählen Sie die Eingabetaste .
Wählen Sie den Aufgabentitel aus, um die Aufgabe zu öffnen, und fügen Sie eines der folgenden Elemente hinzu oder bearbeiten Sie es.
Der Titel
Bucket (wird verwendet, um Aufgaben zu kategorisieren – zum Beispiel können Warehouse- oder Sales Desk -Buckets verwendet werden, um die Arbeitsgruppe zu identifizieren, die die Aufgabe ausführen wird)
Priorität (dringend, wichtig, mittel oder niedrig)
Start- oder Fälligkeitsdatum
Anmerkungen
Eine Checkliste mit bis zu 20 Artikeln (Sie kontrollieren die Artikel und die Bestellung, Aufgabenempfänger kontrollieren, ob sie abgeschlossen sind)
Ein Anhang
Um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen, geben Sie einen Aufgabennamen in das Feld Neue Aufgabe ein.
Hinweis: Wenn Sie gerade nach einer anderen Aktion zur Aufgabenliste zurückgekehrt sind, müssen Sie möglicherweise zuerst Aufgabe hinzufügen auswählen, bevor Sie einen Namen in Neue Aufgabe eingeben .
Tipp: Nachdem Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie die Priorität, das Fälligkeitsdatum oder den Bucket für alle ausgewählten Aufgaben massenhaft bearbeiten. Anweisungen finden Sie unter Mehrere Aufgaben gleichzeitig ändern .
Sie können eine Entwurfsliste oder eine veröffentlichte Liste kopieren. Anschließend können Sie die Kopie bearbeiten, um sie für die separate Veröffentlichung vorzubereiten.
Wählen Sie auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen die Aufgabenliste aus, die Sie duplizieren möchten, und wählen Sie Weitere Optionen aus
, und wählen Sie Duplizieren aus. Die Kopie der Aufgabenliste erscheint unter Entwürfe .Hinweis: Wenn Sie eine veröffentlichte Aufgabenliste erhalten und Aufgabenlisten auch veröffentlichen können, wird die neue Liste auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen im linken Bereich unter Empfangen angezeigt.
Sobald die Liste dupliziert ist, können Sie mit der Liste wie mit anderen Entwurfslisten interagieren.
Möglicherweise möchten Sie eine Entwurfsliste umbenennen, bevor Sie sie veröffentlichen. Sie können jede Aufgabenliste im Entwurfsstatus umbenennen.
Bewegen Sie auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen unter Entwürfe den Mauszeiger auf die Liste, die Sie umbenennen möchten.
Wählen Sie Weitere Optionen
, und wählen Sie dann Liste umbenennen aus. 
Geben Sie den neuen Namen in das Feld Titel ein. Teams überprüft den Namen, um sicherzustellen, dass keine Konflikte vorliegen. Wenn am Rand des Titelfelds ein Häkchen angezeigt wird, funktioniert der Name. Wählen Sie Speichern aus, um die Namensänderung zu übernehmen.
Hinweis: Eine Liste, die veröffentlicht wurde, aber jetzt unveröffentlicht ist, kann nicht mehr veröffentlicht werden. Sie können es jedoch duplizieren, und die Kopie kann veröffentlicht werden.
Wählen Sie auf der Registerkarte Entwürfe die Aufgabenliste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Um eine Aufgabe zu ändern, wählen Sie ihren Titel aus, um die Aufgabe zu öffnen, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Um eines der Aufgabenfelder zu ändern, wählen Sie das Feld aus und bearbeiten Sie es nach Bedarf. Sie können auch Notizen und Anhänge hinzufügen.
Um die Aufgabe zu löschen, wählen Sie rechts neben dem Aufgabennamen Weitere Optionen aus
und wählen Sie dann Löschen aus.
Wichtig: Sie können eine veröffentlichte Liste nicht löschen, es sei denn, Sie heben die Veröffentlichung auf. (Nach dem Aufheben der Veröffentlichung wird es unter Nicht veröffentlicht angezeigt.)
Sie können jede Aufgabenliste unter Entwürfe und Unveröffentlicht löschen.
Bewegen Sie auf der Registerkarte Veröffentlichte Listen unter Entwürfe oder Unveröffentlicht den Mauszeiger über die Aufgabenliste, die Sie löschen möchten.
Wählen Sie Weitere Optionen
, und wählen Sie dann Löschen aus.
Wenn Ihre Aufgabenliste fertig ist, veröffentlichen Sie sie für die Teams, deren Mitglieder die Arbeit erledigen werden.
Warnung: Nachdem Sie eine Aufgabenliste veröffentlicht haben, können Sie keine Änderungen mehr an einer Aufgabenliste vornehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den richtigen Titel, die richtigen Aufgaben und Details haben, bevor Sie eine Aufgabenliste veröffentlichen. Sie können die Veröffentlichung einer Aufgabenliste aufheben , sie kopieren und diese Kopie dann bearbeiten und veröffentlichen. Wenn jedoch jemand die ursprünglich veröffentlichte Liste erhalten und an den Aufgabenelementen gearbeitet hat, geht diese Arbeit verloren.
Wählen Sie in der Aufgaben-App Veröffentlichte Listen aus.
Wählen Sie in der Liste Entwürfe eine Aufgabenliste aus, und wählen Sie dann oben rechts Veröffentlichen aus.
Wählen Sie die Teams aus, die die Aufgabenliste erhalten. Verwenden Sie die Hauptteamliste und/oder alle verfügbaren Filter, um die aufzunehmenden Teams zu finden.
Um alle Gruppen in einer Kategorie auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Kategorieüberschrift. Im folgenden Fall werden durch Auswählen von „Region 1" alle Geschäfte in dieser Region ausgewählt.
Um nur für die Geschäfte in Region 1 zu veröffentlichen, die über eine Bekleidungsabteilung verfügen, wählen Sie zusätzlich zur Regionsüberschrift den Filter „Bekleidung" aus.
Wählen Sie Weiter aus, um Ihren Veröffentlichungsplan zu überprüfen. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie Zurück .
Wählen Sie Bereit, hier sieht alles gut aus und dann Veröffentlichen aus.
Anmerkungen:
Sobald der Veröffentlichungsprozess beginnt, wechselt die Aufgabenliste von „ Entwürfe " zu „ Veröffentlicht ", um anzuzeigen, dass Aufgaben gesendet und für Empfänger sichtbar werden.
An verschiedenen Stellen im Veröffentlichungsprozess überprüft Teams Ihre Veröffentlichungsanweisungen und informiert Sie über alle Probleme, auf die es stößt.
Das Veröffentlichen von Aufgaben kann eine Weile dauern, wenn Ihre Aufgabenliste eine große Anzahl von Aufgaben enthält oder wenn Sie eine große Anzahl von Empfängerteams auswählen. Es ist in Ordnung, den Veröffentlichungsbildschirm zu verlassen und später zurückzukehren – die Aufgaben werden weiterhin im Hintergrund veröffentlicht.
Sobald die Veröffentlichung abgeschlossen ist, wird oben auf der Registerkarte „ Veröffentlichte Listen " eine Meldung angezeigt, die angibt, dass Ihre Aufgaben erfolgreich übermittelt wurden.
Wichtig: Wenn Warnsymbole angezeigt werden, wählen Sie Details anzeigen aus, um das/die Problem(e) zu lösen.
Wenn Sie die Veröffentlichung aufheben müssen, tun Sie dies am besten so schnell wie möglich, um die Zuweisung und den Abschluss von Aufgaben zu reduzieren, die ausgelöscht werden. Eine unveröffentlichte Liste wird in den Abschnitt „ Unveröffentlicht " verschoben und kann dupliziert, aber selbst nicht erneut veröffentlicht werden.
Achtung: Durch das Aufheben der Veröffentlichung einer Aufgabenliste werden alle Aufgaben in der Liste von allen Teams entfernt, die sie erhalten haben. Sie verlieren alle Kommentare und Anhänge, die sie möglicherweise hinzugefügt haben.
Wählen Sie neben der Liste, deren Veröffentlichung Sie aufheben möchten, Weitere Optionen aus
und wählen Sie dann Veröffentlichung aufheben aus. Nachdem sich die Liste in Ihrem Abschnitt „ Unveröffentlicht " befindet, können Sie sie kopieren, die Kopie bearbeiten und die bearbeitete Kopie veröffentlichen.
Nachdem Sie eine Aufgabenliste veröffentlicht haben, möchten Sie wahrscheinlich den Fortschritt der Teams bei der Zuweisung und Erledigung der von Ihnen gesendeten Aufgaben verfolgen. Sie können Details für die veröffentlichten Aufgaben auf verschiedene Arten anzeigen.
Hinweis: Benutzer in Ihrer Organisation können Berichte für jedes Team anzeigen, dem sie angehören, und für alle Teams, die ihren Teams in der von Ihrer Organisation definierten Hierarchie unterstellt sind.
Die Aufgabenansicht zeigt Ihnen den Fortschritt aufgeschlüsselt nach Aufgabe. Sie können eine Aufgabe auswählen, um zusätzliche Details für die Zuweisung und den Abschluss dieser Aufgabe in den Teams anzuzeigen, die sie erhalten haben.
Auswählen
rechts neben einer Aufgabe, um die Aufgabendetails zu überprüfen.
In der Teams -Ansicht können Sie den Team-für-Team-Fortschritt für alle Aufgaben in der Liste sehen. Sie können Gruppierungen wie Regionen oder Distrikte auswählen, um sie zu erweitern, und Sie können ein einzelnes Team auswählen, das die Aufgabenliste erhalten hat, um die Details für dieses Team anzuzeigen.
Und um zu sehen, wie ein Team bei jeder Aufgabe abschneidet, wählen Sie den Teamnamen aus.
Um nach dem Betrachten der Details zu einer Übersichtsansicht zurückzukehren, klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste links neben dem Teamnamen.
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