Video: Datenbankobjekte kennenlernen - Microsoft Support

Versuch es!

Access bietet sechs Datenbankobjekte, die Ihnen in Kombination dabei helfen, Ihre Daten optimal zu nutzen. Lernen Sie die Rolle kennen, die jedes Objekt spielt.

Tische

Access organisiert Ihre Informationen in Tabellen: Listen von Zeilen und Spalten, die an den Block eines Buchhalters oder eine Tabellenkalkulation erinnern. Jede Tabelle speichert Informationen zu einem bestimmten Thema, sodass die meisten Datenbanken mehr als eine Tabelle enthalten.

Jede Zeile in der Tabelle wird als Datensatz und jede Spalte als Feld bezeichnet. Ein Datensatz enthält alle spezifischen Informationen für eine bestimmte Entität, z. B. einen Kunden oder eine Bestellung. Ein Feld ist ein einzelnes Informationselement über diese Entität. In der Tabelle „Produkte" enthält beispielsweise jede Zeile oder jeder Datensatz Informationen zu einem Produkt. Jede Spalte oder jedes Feld enthält Informationen zu diesem Produkt, z. B. seinen Namen oder Preis. Wenn Sie noch nicht damit vertraut sind, lernen Sie die Grundlagen von Datenbanken kennen .

Abfragen

In einer gut gestalteten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie über ein Formular oder einen Bericht präsentieren möchten, normalerweise in mehreren Tabellen. Sie verwenden eine Abfrage, um diese Informationen aus verschiedenen Tabellen abzurufen und sie für die Anzeige in einem Formular oder Bericht zusammenzustellen.

Eine Abfrage kann eine Anforderung von Datenergebnissen aus Ihrer Datenbank sein, oder sie kann verwendet werden, um eine Aktion mit den Daten auszuführen, oder es kann beides sein. Verwenden Sie Abfragen, um Antworten auf einfache Fragen zu erhalten, Berechnungen mit Daten durchzuführen, Daten aus verschiedenen Tabellen zu kombinieren und Daten aus einer Datenbank hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Es gibt viele Arten von Abfragen, aber die zwei Grundtypen sind:

Wichtige Abfragetypen	Verwenden
Wählen	Um Daten aus einer Tabelle abzurufen oder Berechnungen durchzuführen.
Aktion	Daten hinzufügen, ändern oder löschen. Jede Aufgabe hat eine bestimmte Art von Aktionsabfrage. Aktionsabfragen sind in Access-Web-Apps nicht verfügbar.

Formen

Formulare sind wie Vitrinen in Geschäften – sie erleichtern die Anzeige oder den Zugriff auf die gewünschten Datenbankelemente. Ähnlich wie Papierformulare sind Access-Formulare Objekte, über die Sie oder andere Benutzer die in Ihrer Access-Desktopdatenbank gespeicherten Daten hinzufügen, bearbeiten oder anzeigen können. Es ist wichtig, Ihr Formular unter Berücksichtigung der Verwendung zu entwerfen. Wenn es sich beispielsweise um mehrere Benutzer handelt, hilft ein gut gestaltetes Formular dabei, die Dateneingabe genau, schnell und effizient zu gestalten.

Berichte

Berichte bieten eine Möglichkeit, Informationen aus Ihrer Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren und zusammenzufassen. Erstellen Sie beispielsweise einen einfachen Bericht mit Telefonnummern für alle Ihre Kontakte oder einen zusammenfassenden Bericht über die Gesamtverkäufe in verschiedenen Regionen und Zeiträumen.

Berichte sind praktisch, wenn Sie die Informationen in Ihrer Datenbank präsentieren möchten:

• Anzeigen oder Verteilen einer Zusammenfassung von Daten.

• Schnappschüsse der Daten archivieren.

• Geben Sie Details zu einzelnen Datensätzen an.

• Etiketten erstellen.

Makros

Ein Makro ist ein Tool, mit dem Sie Aufgaben automatisieren und Ihren Formularen, Berichten und Steuerelementen Funktionen hinzufügen können. Wenn Sie beispielsweise einem Formular eine Befehlsschaltfläche hinzufügen und das OnClick-Ereignis der Schaltfläche mit einem Makro verknüpfen, führt es bei jedem Klicken auf die Schaltfläche einen Befehl aus.

Access stellt eine Entwurfsumgebung bereit, die Sie beim Erstellen von Makros unterstützt. Im Wesentlichen verwenden Sie eine vereinfachte Programmiersprache, um eine Liste mit auszuführenden Aktionen zu erstellen. Einige Aktionen erfordern zusätzliche Informationen, z. B. welches Feld zum Ausfüllen angezeigt werden soll. Die Designumgebung erleichtert das Erstellen von Makros, da Sie aus Listen von Aktionen auswählen und Informationen eingeben.

Makros werden verwendet, um eine Reihe von Aktionen zu automatisieren, Änderungen an Daten in einer Datenbank vorzunehmen und vieles mehr. Über die Entwurfsansicht stellen Makros eine Teilmenge der Befehle bereit, die in Visual Basic for Applications (VBA) verfügbar sind. Die meisten Benutzer finden es einfacher, ein Makro zu erstellen, um Formularen, Berichten und Steuerelementen Funktionen hinzuzufügen, als VBA-Code zu schreiben, aber Sie können die Makros jederzeit in der Entwurfsansicht in VBA konvertieren.

Angenommen, Sie möchten einen Bericht direkt aus einem Ihrer Dateneingabeformulare öffnen. Fügen Sie Ihrem Formular eine Schaltfläche hinzu und erstellen Sie dann ein Makro, das den Bericht öffnet. Das Makro kann entweder ein eigenständiges Makro (ein separates Objekt in der Datenbank) sein, das dann an das OnClick-Ereignis der Schaltfläche gebunden wird, oder das Makro kann direkt in das OnClick-Ereignis der Schaltfläche selbst eingebettet werden. In beiden Fällen wird das Makro ausgeführt und der Bericht geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken.

Module

Module sind VBA-Code, den Sie schreiben, um Aufgaben in Ihrer Anwendung zu automatisieren und High-End-Funktionen auszuführen. Sie schreiben Module in der Programmiersprache VBA. Ein Modul ist eine Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die zusammen als Einheit gespeichert werden.