Versuch es!
Verwenden Sie Abfragen, um geschäftliche oder andere Fragen basierend auf Daten zu beantworten und schnell und einfach Massenaktualisierungen vorzunehmen oder Informationen aus der Datenbank zu löschen.
Was sind Abfragen?
In Access sind Abfragen wie Fragen, die Sie stellen, um verwandte, sogar sehr spezifische Informationen in Ihrer Datenbank zu finden.
In Abfragen verwenden Sie manchmal Daten aus nur einer Tabelle und manchmal aus mehr als einer. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur die Telefonnummer eines Kontakts finden, was eine einfache Abfrage eines Telefonnummernfelds für eine bestimmte Person in einer Kontakttabelle erfordert. Oder Sie kombinieren Daten aus mehr als einer Tabelle, z. B. Kundeninformationen und Bestellinformationen, um zu sehen, was ein Kunde bestellt hat.
In Access ist eine Abfrage ein Datenbankobjekt. Es speichert keine Daten. Stattdessen zeigt es Daten an, die in Tabellen gespeichert sind, und macht diese Daten für Sie verfügbar, damit Sie damit arbeiten können. Eine Abfrage kann Daten aus einer oder mehreren Tabellen, aus anderen Abfragen oder aus einer Kombination der beiden anzeigen. Zum Beispiel:
Zeigen Sie Daten mit einer ausgewählten Abfrage an . Suchen und zeigen Sie Informationen aus einer oder mehreren Tabellen an, indem Sie Kriterien angeben, die die Daten erfüllen müssen, und angeben, welche Werte angezeigt werden sollen. Sie könnten beispielsweise darum bitten, alle von Tailspin Toys hergestellten Produkte anzuzeigen.
Geben Sie Kriterien ein und suchen Sie spontan . Erstellen Sie wiederverwendbare Abfragen, die Sie immer nach Suchkriterien fragen. Sie könnten beispielsweise eine Abfrage erstellen, die den Benutzer nach dem Namen des Lieferanten fragt, nach dem gesucht werden soll, und dann alle von diesem Lieferanten erworbenen Produkte anzeigt.
Aktualisieren oder fügen Sie Daten basierend auf der Abfrage hinzu . Fragen Sie nach Daten und verwenden Sie dann die Ergebnisse, um Informationen automatisch einzugeben oder zu aktualisieren. Wenn Tailspin Toys beispielsweise „TT" am Anfang der Namen aller seiner Produkte hinzugefügt hat, suchen Sie nach allen Produkten des Unternehmens und aktualisieren Sie dann die Produktnamen, sodass jeder Eintrag mit „TT" beginnt – alles über eine Aktualisierungsabfrage .
Löschen Sie Daten basierend auf einer Abfrage . Finden Sie Informationen oder Aufzeichnungen und löschen Sie sie dann. Wenn beispielsweise Tailspin Toys sein Geschäft aufgibt und die Produkte des Unternehmens nicht mehr zum Verkauf angeboten werden, finden Sie alle seine Produkte und löschen sie automatisch aus den relevanten Tabellen.
Verwenden Sie den Abfrage-Assistenten, um eine Auswahlabfrage zu erstellen, die Informationen in der Datenblattansicht anzeigt.
Hinweis: Einige Gestaltungselemente sind nicht verfügbar, wenn Sie den Assistenten verwenden. Ändern Sie die Abfrage bei Bedarf in der Entwurfsansicht, nachdem Sie sie erstellt haben.
Hinweis: Stellen Sie vor dem Erstellen einer Abfrage sicher, dass Sie die Beziehungen zwischen Tabellen in Ihrer Datenbank hergestellt haben, da diese beim Abfragen Ihrer Daten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit Tabellenbeziehungen und verwandten Modulen in dieser Schulung.
Erstellen Sie eine Abfrage
Wählen Sie Erstellen > Abfrage-Assistent aus.
Wählen Sie Assistent für einfache Abfragen und dann OK aus.
Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die das Feld enthält, und fügen Sie dann das Feld der Liste Ausgewählte Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.
Fügen Sie beliebig viele Felder aus beliebig vielen Tabellen hinzu.
Wenn Sie ein Zahlenfeld hinzugefügt haben
Wenn Sie Zahlenfelder hinzugefügt haben, fragt der Assistent, ob die Abfrage Details oder zusammenfassende Daten zurückgeben soll. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie einzelne Datensätze anzeigen möchten, wählen Sie Details und dann Weiter . Fahren Sie mit Schritt 4 fort.
Wenn Sie zusammengefasste numerische Daten, z. B. Durchschnittswerte, anzeigen möchten, wählen Sie Zusammenfassung und dann Zusammenfassungsoptionen aus. Geben Sie an, welche Felder Sie zusammenfassen möchten und wie Sie die Daten zusammenfassen möchten. Es werden nur Zahlenfelder aufgelistet. Wählen Sie für jedes Zahlenfeld eine Funktion aus:
Summe Die Abfrage gibt die Summe aller Werte des Felds zurück.
Avg Die Abfrage gibt den Durchschnitt der Werte des Felds zurück.
Min. Die Abfrage gibt den kleinsten Wert des Felds zurück.
Max Die Abfrage gibt den größten Wert des Felds zurück.
Wenn Sie möchten, dass die Abfrageergebnisse eine Anzahl der Datensätze in einer Datenquelle enthalten, wählen Sie für diese Tabelle Datensätze im Tabellennamen zählen aus.
Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld hinzugefügt haben
Der Abfrageassistent fragt Sie, wie Sie die Datumswerte gruppieren möchten. Angenommen, Sie haben der Abfrage ein Zahlenfeld, z. B. Preis, und ein Datums-/Uhrzeitfeld, z. B. Transaktionszeit, hinzugefügt und dann im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen angegeben, dass Sie den Durchschnittswert des Preises anzeigen möchten Feld. Da Sie ein Datums-/Zeitfeld eingefügt haben, können Sie Zusammenfassungswerte für jeden eindeutigen Datums- und Zeitwert für jeden Tag, Monat, Quartal oder Jahr berechnen.
Wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie zum Gruppieren der Datums- und Uhrzeitwerte verwenden möchten, und wählen Sie dann Weiter aus.
Hinweis: In der Entwurfsansicht haben Sie mehr Optionen zum Gruppieren von Datums- und Uhrzeitwerten.
Geben Sie der Abfrage einen Titel.
Geben Sie an, ob Sie die Abfrage öffnen (in der Datenblattansicht ) oder ändern möchten (in der Entwurfsansicht ). Wählen Sie dann Fertig stellen aus.
Mehr wollen?
Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage und führen Sie sie aus
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