Outlook gruppiert Nachrichten nach Datum, aber Sie können dies für gekennzeichnete Elemente in „Von", „Betreff" oder „Fälligkeitsdatum" oder sogar als Unterhaltungen oder in einer benutzerdefinierten Ansicht ändern.
Wenn Sie häufig E-Mails verwenden, wissen Sie, wie wichtig die Nachrichtenliste ist. Um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer E-Mails zu helfen, verfügt Outlook über Tools und Optionen, mit denen Sie Ihre ultimative Listenansicht erstellen können.
Standardmäßig befindet sich die Liste in der Kompaktansicht . In dieser Ansicht befindet sich jede E-Mail in einem Block mit dem Namen des Absenders oben, der Betreffzeile darunter und einer einzeiligen Nachrichtenvorschau unten. In der rechten Spalte sehen Sie das Eingangsdatum und darüber eine Reihe von Symbolen, die angeben, ob die E-Mail einen Anhang enthält, welcher Kategorie die E-Mail zugeordnet ist, Erinnerungen, Wichtigkeits-Tags, Follow-up-Flags und so weiter .
Übrigens können Sie auf ein Follow-up-Flag klicken, um es als abgeschlossen zu markieren . Ein blauer Balken auf der linken Seite zeigt an, dass die E-Mail ungelesen ist. Sie können den Lesestatus ändern, indem Sie auf diesen Bereich klicken.
Die Kompaktansicht wurde entwickelt, um alle wesentlichen Informationen zu einer Nachricht kompakt darzustellen.
Betrachten wir eine andere Ansicht.
Klicken Sie auf die Registerkarte ANSICHT , Ansicht ändern und wählen Sie Vorschau .
Der Lesebereich verschwindet und die Informationen werden horizontal in einer Tabellenansicht ausgebreitet, mit den Informationsfeldern in Spalten und den Nachrichten in Zeilen. Dies war die Standardansicht in früheren Versionen von Outlook.
Um zur Kompaktansicht zurückzukehren, klicken Sie auf Ansicht ändern und verkleinern .
Sehen wir uns an, wie Sie diese Ansicht anpassen können. Erstens gibt es die Gruppensteuerung, mit der Sie auswählen können, wie Nachrichten in der Liste gruppiert werden sollen.
Standardmäßig werden Nachrichten nach Datum gruppiert, aber Sie können dies beispielsweise in Von ändern.
Jetzt ist die Liste gruppiert und alphabetisch nach dem Namen des Absenders angeordnet. Sie können E-Mails auf diese Weise gruppieren, um schnell E-Mails zu finden, die von einer bestimmten Person gesendet wurden. Jede Gruppe hat eine Kopfzeile, die sie von der nächsten trennt.
Sie können auf das Dreieck neben einer Kopfzeile klicken, um die Gruppe zu reduzieren und die Liste besser lesbar zu machen.
Klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT auf Erweitern/Reduzieren, um alle Gruppen zu reduzieren.
Jetzt ist es viel einfacher, einen Absender zu finden.
Wenn Sie gefunden haben, wonach Sie suchen, können Sie wieder zur Gruppierung nach Datum wechseln.
Eine andere Möglichkeit, die Ansicht anzupassen, ist mit dieser Schaltfläche neben der Gruppensteuerung, die die Sortierreihenfolge der Liste ändert.
Jetzt wird die Liste beginnend mit dem neuesten sortiert, aber Sie können auf die Schaltfläche klicken, um sie in die entgegengesetzte Richtung zu sortieren.
Sehen wir uns einige andere Gruppierungsoptionen an. Zuerst Kategorien .
Wechseln Sie zur Registerkarte HOME und klicken Sie auf Kategorisieren . Hier können Sie Kategorien erstellen und Nachrichten zuweisen. Wenn Sie dann schnell alle E-Mails in einer Kategorie finden möchten, können Sie auf die Gruppensteuerung klicken und Kategorien auswählen.
Wenn Sie Follow-up-Flags verwenden, können Sie auf die Gruppensteuerung klicken und Flag: Fälligkeitsdatum auswählen, um schnell alle E-Mails mit den heute fälligen Flags anzuzeigen.
Eine letzte Sache. Möchten Sie schnell alle Ihre ungelesenen E-Mails finden? Klicken Sie auf Ungelesen .
Als Nächstes untersuchen wir eine andere Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten zu gruppieren und anzuzeigen, indem wir sie als Konversationen anzeigen.
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