Wenn Sie an einem langen, komplizierten Dokument arbeiten, können Sie alles außer dem Teil, auf den Sie sich konzentrieren möchten, reduzieren. Die Möglichkeit, Inhalte in Ihrem Dokument zu reduzieren und zu erweitern, basiert auf seiner Gliederungsebene. Sie können schnell eine Gliederungsebene hinzufügen und einen Teil Ihres Dokuments komprimierbar machen, indem Sie mithilfe der in Word integrierten Stile eine Überschrift hinzufügen.
Reduzieren oder erweitern Sie Teile eines Dokuments
Wenn Sie möchten, dass das Dokument mit reduzierten Überschriften geöffnet wird, gehen Sie folgendermaßen vor.
Platzieren Sie Ihren Cursor in der Überschrift.
Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe Absatz auf das Startprogramm für das Dialogfeld.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Absatz das Kontrollkästchen neben Standardmäßig reduziert .
Klicken Sie auf OK .
Hier ist ein praktischer Trick, den Sie verwenden können, wenn Sie Probleme beim Navigieren in einem großen Dokument haben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Überschrift, klicken Sie auf Erweitern/Reduzieren und dann auf Alle Überschriften reduzieren .
Da jetzt der gesamte Haupttext aus dem Weg geräumt ist, ist es einfacher, das Dokument zu durchsuchen.
Die eingeklappten Überschriften werden so etwas wie ein Inhaltsverzeichnis.
Um einen Abschnitt zu erweitern, klicken Sie auf dieses Dreieck. Klicken Sie erneut darauf, um den Abschnitt zu reduzieren.
Wenn Sie den gesamten Text sehen möchten, klicken Sie auf Alle Überschriften erweitern .
Wenn Sie eine Überschrift nicht reduzieren können, liegt dies entweder daran, dass Sie eine frühere Version von Word verwenden – es funktioniert nur in Word 2013 – oder die Überschriften sind nicht mit einem der integrierten Überschriftenstile formatiert.
In diesem Fall hat der Autor eine Formatierung hinzugefügt, damit es wie eine Überschrift aussieht, aber wie Sie in der Stilgalerie sehen können, ist es immer noch als Normal formatiert.
Um dies zu ändern, wählen Sie einen der Überschriftenstile aus. Wenn Sie einen Überschriftenstil hinzufügen, fügen Sie dem Absatz eine Gliederungsebene hinzu.
Und wenn Sie das tun, erscheint das Dreieck und Sie können die Überschrift reduzieren.
Reduzierbare Überschriften sind großartig, um Ihnen beim Lesen eines Dokuments zu helfen, aber sie können auch beim Schreiben Zeit sparen.
Während Sie ein Dokument bearbeiten, können Sie eine oder mehrere reduzierte Überschriften auswählen, um schnell ganze Abschnitte zu kopieren , zu verschieben oder zu löschen .
Sie können auch auf einen Abschnitt klicken und ihn an eine neue Position ziehen.
Wenn Sie entscheiden, wie die Leser durch das Dokument navigieren sollen, können Sie es mit reduzierbaren Überschriften gestalten.
Wenn Sie beispielsweise das Dokument so gestalten, dass es auf einem Computer gelesen werden soll, können Sie standardmäßig alle Überschriften reduzieren.
Wählen Sie alle Überschriften aus, die Sie reduzieren möchten.
Klicken Sie dann auf der Registerkarte START auf das Startprogramm für das Dialogfeld Absatz und aktivieren Sie standardmäßig reduziert .
Wenn Leser jetzt das Dokument öffnen, können sie die reduzierten Überschriften wie ein Inhaltsverzeichnis verwenden – wählen Sie den Abschnitt, den sie lesen möchten, und klicken Sie auf das Dreieck, um ihn zu erweitern.
Hier ist eine letzte Sache, die Sie beachten sollten. Reduzierte Abschnitte werden nicht gedruckt.
Daher möchten Sie normalerweise alle Überschriften erweitern, bevor Sie ein Dokument drucken.
Aber Sie könnten zum Beispiel Reduzieren und Erweitern verwenden, um selektiv nur die gewünschten Abschnitte zu drucken.
Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und Drucken . Die Druckvorschau zeigt Ihnen genau, was an den Drucker geht.
Reduzierbare Überschriften können also das Lesen erleichtern und ein Dokument schnell organisieren.
Wenn Sie es jedoch wirklich ernst meinen mit der Organisation eines Dokuments, sollten Sie sich die Gliederungsansicht ansehen.
Weitere Informationen zu diesem und anderen verwandten Themen finden Sie unter den Links in der Kurszusammenfassung.
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