Datenbankgrundlagen
Dieser Artikel bietet einen kurzen Überblick über Datenbanken – was sie sind, warum Sie vielleicht eine verwenden möchten und was die verschiedenen Teile einer Datenbank tun. Die Terminologie ist auf Microsoft Access-Datenbanken ausgerichtet, die Konzepte gelten jedoch für alle Datenbankprodukte.
In diesem Artikel
Was ist eine Datenbank?
Eine Datenbank ist ein Werkzeug zum Sammeln und Organisieren von Informationen. Datenbanken können Informationen über Personen, Produkte, Bestellungen oder irgendetwas anderes speichern. Viele Datenbanken beginnen als Liste in einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation. Je länger die Liste wird, desto mehr treten Redundanzen und Inkonsistenzen in den Daten auf. Die Daten sind in Listenform schwer verständlich, und es gibt nur begrenzte Möglichkeiten zum Suchen oder Herausziehen von Teilmengen von Daten zur Überprüfung. Sobald diese Probleme auftreten, empfiehlt es sich, die Daten in eine Datenbank zu übertragen, die von einem Datenbankverwaltungssystem (DBMS) wie Access erstellt wurde.
Eine computerisierte Datenbank ist ein Container von Objekten. Eine Datenbank kann mehr als eine Tabelle enthalten. Beispielsweise besteht ein Bestandsverfolgungssystem, das drei Tabellen verwendet, nicht aus drei Datenbanken, sondern aus einer Datenbank, die drei Tabellen enthält. Sofern sie nicht speziell für die Verwendung von Daten oder Code aus einer anderen Quelle entwickelt wurde, speichert eine Access-Datenbank ihre Tabellen zusammen mit anderen Objekten wie Formularen, Berichten, Makros und Modulen in einer einzigen Datei. Datenbanken, die im Access 2007-Format erstellt wurden (das auch von Access, 2016, Access 2013 und Access 2010 verwendet wird), haben die Dateierweiterung .accdb, und Datenbanken, die in früheren Access-Formaten erstellt wurden, haben die Dateierweiterung .mdb. Sie können Access 2016, Access 2013, Access 2010 oder Access 2007 verwenden, um Dateien in früheren Dateiformaten zu erstellen (z. B. Access 2000 und Access 2002-2003).
Mit Access können Sie:
Fügen Sie einer Datenbank neue Daten hinzu, z. B. einen neuen Artikel in einem Inventar
Bestehende Daten in der Datenbank bearbeiten, z. B. den aktuellen Standort eines Artikels ändern
Löschen Sie Informationen, vielleicht wenn ein Artikel verkauft oder entsorgt wird
Organisieren und zeigen Sie die Daten auf unterschiedliche Weise an
Teilen Sie die Daten mit anderen über Berichte, E-Mail-Nachrichten, ein Intranet oder das Internet
Die Teile einer Access-Datenbank
Die folgenden Abschnitte sind kurze Beschreibungen der Teile einer typischen Access-Datenbank.
Tische
Eine Datenbanktabelle ähnelt im Aussehen einer Tabellenkalkulation, da Daten in Zeilen und Spalten gespeichert werden. Daher ist es normalerweise recht einfach, eine Tabellenkalkulation in eine Datenbanktabelle zu importieren. Der Hauptunterschied zwischen dem Speichern Ihrer Daten in einer Tabellenkalkulation und dem Speichern in einer Datenbank besteht darin, wie die Daten organisiert sind.
Um die größtmögliche Flexibilität aus einer Datenbank herauszuholen, müssen die Daten in Tabellen organisiert werden, damit keine Redundanzen auftreten. Wenn Sie beispielsweise Informationen über Mitarbeiter speichern, sollte jeder Mitarbeiter nur einmal in eine Tabelle eingegeben werden müssen, die nur für Mitarbeiterdaten eingerichtet ist. Daten zu Produkten werden in einer eigenen Tabelle gespeichert, Daten zu Niederlassungen in einer anderen Tabelle. Dieser Vorgang wird Normalisierung genannt.
Jede Zeile in einer Tabelle wird als Datensatz bezeichnet. In Aufzeichnungen werden die einzelnen Informationen gespeichert. Jeder Datensatz besteht aus einem oder mehreren Feldern. Felder entsprechen den Spalten in der Tabelle. Beispielsweise könnten Sie eine Tabelle mit dem Namen „Mitarbeiter" haben, in der jeder Datensatz (Zeile) Informationen über einen anderen Mitarbeiter enthält und jedes Feld (Spalte) eine andere Art von Informationen enthält, z. B. Vorname, Nachname, Adresse usw An. Felder müssen einem bestimmten Datentyp zugeordnet werden, sei es Text, Datum oder Uhrzeit, Zahl oder ein anderer Typ.
Eine andere Möglichkeit, Datensätze und Felder zu beschreiben, besteht darin, den alten Zettelkatalog einer Bibliothek zu visualisieren. Jede Karte im Schrank entspricht einem Datensatz in der Datenbank. Jede Information auf einer einzelnen Karte (Autor, Titel usw.) entspricht einem Feld in der Datenbank.
Weitere Informationen zu Tabellen finden Sie im Artikel Einführung in Tabellen .
Formen
Mit Formularen können Sie eine Benutzeroberfläche erstellen, in der Sie Ihre Daten eingeben und bearbeiten können. Formulare enthalten häufig Befehlsschaltflächen und andere Steuerelemente, die verschiedene Aufgaben ausführen. Sie können eine Datenbank erstellen, ohne Formulare zu verwenden, indem Sie einfach Ihre Daten in den Tabellendatenblättern bearbeiten. Die meisten Datenbankbenutzer ziehen es jedoch vor, Formulare zum Anzeigen, Eingeben und Bearbeiten von Daten in den Tabellen zu verwenden.
Sie können Befehlsschaltflächen programmieren, um festzulegen, welche Daten im Formular angezeigt werden, andere Formulare oder Berichte zu öffnen oder eine Vielzahl anderer Aufgaben auszuführen. Beispielsweise könnten Sie ein Formular mit dem Namen „Kundenformular" haben, in dem Sie mit Kundendaten arbeiten. Das Kundenformular hat möglicherweise eine Schaltfläche, die ein Bestellformular öffnet, in dem Sie eine neue Bestellung für diesen Kunden eingeben können.
Mit Formularen können Sie auch steuern, wie andere Benutzer mit den Daten in der Datenbank interagieren. Sie können beispielsweise ein Formular erstellen, das nur bestimmte Felder anzeigt und nur bestimmte Operationen zulässt. Dies hilft, Daten zu schützen und sicherzustellen, dass die Daten richtig eingegeben werden.
Weitere Informationen zu Formularen finden Sie im Artikel Einführung in Formulare .
Berichte
Berichte dienen zum Formatieren, Zusammenfassen und Präsentieren von Daten. Ein Bericht beantwortet normalerweise eine bestimmte Frage, wie z. B. "Wie viel Geld haben wir dieses Jahr von jedem Kunden erhalten?" oder "In welchen Städten sind unsere Kunden ansässig?" Jeder Bericht kann so formatiert werden, dass die Informationen so lesbar wie möglich dargestellt werden.
Ein Bericht kann jederzeit ausgeführt werden und spiegelt immer die aktuellen Daten in der Datenbank wider. Berichte sind im Allgemeinen zum Ausdrucken formatiert, können aber auch auf dem Bildschirm angezeigt, in ein anderes Programm exportiert oder als Anhang einer E-Mail-Nachricht gesendet werden.
Weitere Informationen zu Berichten finden Sie im Artikel Einführung in Berichte in Access .
Abfragen
Abfragen können viele verschiedene Funktionen in einer Datenbank ausführen. Ihre häufigste Funktion besteht darin, bestimmte Daten aus den Tabellen abzurufen. Die Daten, die Sie sehen möchten, sind normalerweise auf mehrere Tabellen verteilt, und Abfragen ermöglichen es Ihnen, sie in einem einzigen Datenblatt anzuzeigen. Da Sie normalerweise nicht alle Datensätze auf einmal sehen möchten, können Sie mit Abfragen Kriterien hinzufügen, um die Daten auf die gewünschten Datensätze herunterzufiltern.
Bestimmte Abfragen sind "aktualisierbar", was bedeutet, dass Sie die Daten in den zugrunde liegenden Tabellen über das Abfragedatenblatt bearbeiten können. Wenn Sie in einer aktualisierbaren Abfrage arbeiten, denken Sie daran, dass Ihre Änderungen tatsächlich in den Tabellen vorgenommen werden, nicht nur im Abfragedatenblatt.
Abfragen gibt es in zwei grundlegenden Varianten: Auswahlabfragen und Aktionsabfragen. Eine Auswahlabfrage ruft die Daten einfach ab und stellt sie zur Verwendung bereit. Das Ergebnis der Abfrage können Sie sich am Bildschirm ansehen, ausdrucken oder in die Zwischenablage kopieren. Oder Sie können die Ausgabe der Abfrage als Datensatzquelle für ein Formular oder einen Bericht verwenden.
Eine Aktionsabfrage führt, wie der Name schon sagt, eine Aufgabe mit den Daten aus. Aktionsabfragen können verwendet werden, um neue Tabellen zu erstellen, Daten zu vorhandenen Tabellen hinzuzufügen, Daten zu aktualisieren oder Daten zu löschen.
Weitere Informationen zu Abfragen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen .
Makros
Makros in Access können als vereinfachte Programmiersprache betrachtet werden, mit der Sie Ihrer Datenbank Funktionalität hinzufügen können. Beispielsweise können Sie ein Makro an eine Befehlsschaltfläche in einem Formular anhängen, sodass das Makro immer dann ausgeführt wird, wenn auf die Schaltfläche geklickt wird. Makros enthalten Aktionen, die Aufgaben ausführen, wie z. B. das Öffnen eines Berichts, das Ausführen einer Abfrage oder das Schließen der Datenbank. Die meisten Datenbankoperationen, die Sie manuell ausführen, können mithilfe von Makros automatisiert werden, sodass sie großartige zeitsparende Geräte darstellen können.
Weitere Informationen zu Makros finden Sie im Artikel Einführung in die Access-Programmierung .
Module
Module sind wie Makros Objekte, mit denen Sie Ihrer Datenbank Funktionalität hinzufügen können. Während Sie Makros in Access erstellen, indem Sie aus einer Liste von Makroaktionen auswählen, schreiben Sie Module in der Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA). Ein Modul ist eine Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die zusammen als Einheit gespeichert werden. Ein Modul kann entweder ein Klassenmodul oder ein Standardmodul sein. Klassenmodule werden an Formulare oder Berichte angehängt und enthalten normalerweise Prozeduren, die spezifisch für das Formular oder den Bericht sind, an das sie angehängt sind. Standardmodule enthalten allgemeine Prozeduren, die keinem anderen Objekt zugeordnet sind. Standardmodule werden im Navigationsbereich unter Module aufgelistet, Klassenmodule hingegen nicht.
Weitere Informationen zu Modulen finden Sie im Artikel Einführung in die Access-Programmierung .
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