Funktionsweise der Aufbewahrung - Google Vault-Hilfe [gg-vault-de]

So funktioniert die Aufbewahrung

Verwenden Sie Aufbewahrungsregeln, um zu steuern, wann die Google Workspace-Daten Ihrer Organisation gelöscht werden können. Standardmäßig bleiben Google Workspace-Daten in Konten, bis ein Nutzer oder Administrator sie löscht. Mit Aufbewahrungsregeln können Sie:

• Bewahren Sie Daten so lange auf, wie Sie sie benötigen. Wenn Ihre Organisation Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass sie aufbewahrt werden. Daten bleiben auch dann erhalten, wenn Benutzer Nachrichten und Dateien löschen und ihren Papierkorb leeren.
• Entfernen Sie Daten, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Wenn Ihre Organisation vertrauliche Daten nach einer bestimmten Zeit löschen muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass Dienste sie aus Nutzerkonten entfernen und aus allen Google-Systemen löschen.

WARNUNG: Eine falsch konfigurierte Aufbewahrungsregel kann dazu führen, dass Google-Dienste Daten sofort und unwiderruflich löschen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Wir empfehlen, dass Sie neue Regeln an einer kleinen Gruppe von Benutzern testen, bevor Sie sie auf Ihre gesamte Organisation anwenden.

Wenn die Aufbewahrungsabdeckung endet und keine Aufbewahrungsfristen gelten, ermöglicht Vault den Diensten, betroffene Daten sofort zu löschen. Die zum Löschen abgelaufener Daten benötigte Zeit variiert je nach Dienst. Mehr erfahren

Zwei Arten von Aufbewahrungsregeln

Standard-Aufbewahrungsregeln

Legen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine festgelegte Zeit aufbewahren müssen. Standardregeln gelten nur für Daten, wenn eine benutzerdefinierte Regel oder ein Hold nicht zutrifft. Sie können Standardaufbewahrungsregeln nicht nur auf bestimmte Konten oder Zeiträume anwenden, und Sie können nur eine Standardaufbewahrungsregel für jeden Dienst haben.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln

Legen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln fest, um bestimmte Daten für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Service können Sie die Daten mit Bedingungen und Konditionen spezifizieren:

• Gmail und Gruppen – Wird nach Organisationseinheit, Datumsbereichen und bestimmten Suchbegriffen festgelegt.

• Drive, Meet und Sites – Wird nach Organisationseinheit festgelegt und definiert das Ablaufdatum basierend auf den Daten der letzten Änderung (um Veraltung zu begegnen) und Erstellungsdaten (um Compliance-Anforderungen zu erfüllen) oder verworfenen Daten.

• Chat und klassisches Hangouts – Wird nach Organisationseinheit oder für alle Chatbereiche in der Organisation festgelegt.

• Google Voice für Google Workspace – Wird nach Organisationseinheit und Datentyp festgelegt.

Sie können so viele benutzerdefinierte Regeln festlegen, wie Ihre Organisation benötigt. Daten werden gemäß der Regel mit dem spätesten Ablauf aufbewahrt. Wenn für Drive-Elemente im Papierkorb mehrere Aufbewahrungsregeln gelten, ersetzt eine Regel zum Verschieben in den Papierkorb alle anderen Aufbewahrungsregeln.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung

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Was ist der Unterschied zwischen einer Hold- und einer Aufbewahrungsregel?

Sowohl Holds als auch Aufbewahrungsregeln bewahren Daten in Vault auf, weisen jedoch wichtige Unterschiede auf:

	Hält	Aufbewahrungsregeln
Verwenden	Holds werden in der Regel als Reaktion auf eine Untersuchung oder ein rechtliches Problem erstellt.	Aufbewahrungsregeln werden verwendet, um proaktiv zu steuern, wie lange Daten aufbewahrt werden.
Zielfernrohr	Bewerben Sie sich für einzelne Konten, Organisationseinheiten oder Gruppen.	Wenden Sie sich an Nutzer in Organisationseinheiten oder Gruppen und an Produktentitäten wie geteilte Ablagen und Chatbereiche. Aufbewahrungsregeln können nicht auf einzelne Konten angewendet werden, außer durch übereinstimmende Bedingungen.
Erhaltungszeit	Holds bewahren Daten unbegrenzt auf, bis der Hold gelöscht wird.	Aufbewahrungsregeln bewahren Daten für einen bestimmten Zeitraum auf, der eine festgelegte Anzahl von Tagen oder unbegrenzt sein kann.
Vorrang	Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Wenn ein Hold gelöscht wird, unterliegen die Daten sofort den geltenden Aufbewahrungsregeln.	Aufbewahrungsregeln werden nicht auf Daten angewendet, die durch einen Hold aufbewahrt werden, bis der Hold entfernt wird. Benutzerdefinierte Regeln haben Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Standardregel später abläuft. Daten können aus Google-Produktionssystemen entfernt werden, wenn die letzte geltende Aufbewahrungsregel abläuft.
Zugang	Nur Vault-Benutzer, die Zugriff auf eine Rechtsangelegenheit haben, können überprüfen, wer und was ausgesetzt ist.	Nur Vault-Benutzer mit Berechtigungen für Aufbewahrungsregeln können Aufbewahrungsregeln verwalten.

Beim Entfernen von Daten mit Vault werden dieselben Daten aus Benutzerkonten entfernt

Vault ist vollständig in die unterstützten Google-Dienste integriert. Folglich gibt es kein separates Archiv. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, die für alle Nachrichten oder Dateien gilt, können möglicherweise Daten gelöscht werden, die Ihre Benutzer voraussichtlich behalten. Wenn Sie beispielsweise eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen, um alle Google Mail-Nachrichten 365 Tage lang aufzubewahren, und Sie keine benutzerdefinierten Regeln oder Holds haben, löscht Vault alle Nachrichten in Ihrer Domain, die älter als 1 Jahr sind.

Der Aufbewahrungszeitraum wird nicht durch das Datum beeinflusst, an dem Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen

Der Beginn des Aufbewahrungszeitraums ist abhängig vom Dienst:

• Gmail und Gruppen – Der Aufbewahrungszeitraum beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wird.
• Drive, Meet und Sites – Je nachdem, wie die Aufbewahrungsregel konfiguriert ist, beginnt der Aufbewahrungszeitraum an dem Tag, an dem das Element erstellt, zuletzt geändert oder in den Papierkorb verschoben wurde.
• Chat – Die Aufbewahrungsfrist beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde. Der Beginn des Aufbewahrungszeitraums ändert sich nicht, wenn ein Benutzer eine Nachricht bearbeitet oder löscht.
• Sprache für Google Workspace –
  • Textnachrichten – Die Aufbewahrungsfrist beginnt um 23:59 Uhr UTC-7 am Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde
  • Voicemails und ihre Transkripte – Die Aufbewahrungsfrist beginnt um 23:59 Uhr UTC-7 an dem Tag, an dem die Voicemail erstellt wurde
  • Anrufprotokolle – Der Aufbewahrungszeitraum beginnt um 23:59 Uhr UTC-7 an dem Tag, an dem der Anruf getätigt oder empfangen wurde

Aufbewahrungsfristen können durch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln und Holds verlängert werden

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsfrist abläuft, löscht Vault eine Nachricht oder Datei nur, wenn:

• Es wird nicht durch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln aufbewahrt. Daten werden immer so aufbewahrt, wie es die benutzerdefinierte Regel mit der längsten Aufbewahrungsfrist erfordert. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor der standardmäßigen Aufbewahrungsregel, auch wenn die benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel kürzer als die standardmäßige Aufbewahrungsregel ist.
• Es unterliegt keiner Sperrfrist . Wenn der Haltebereich entfernt wird, treten die Aufbewahrungsregeln wie erwartet in Kraft.

Daten können in Vault verbleiben, nachdem alle Aufbewahrungsregeln abgelaufen sind

Selbst wenn eine Aufbewahrungsregel zum Löschen von Daten festgelegt ist, hält der Hintergrundprozess, der dauerhaft gelöschte oder abgelaufene Daten aus Google-Systemen entfernt, Daten für Vault etwa 30 Tage lang verfügbar, bevor sie vollständig gelöscht werden:

• Nachrichten in Google Mail eines Nutzers oder in Gruppen gepostete Nachrichten werden nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln aus der Sicht des Nutzers entfernt (dieser Vorgang kann Stunden bis Tage dauern). Nachrichten bleiben für Vault-Administratoren etwa 30 weitere Tage lang verfügbar, in denen Sie sie suchen, exportieren oder sperren können. Nach 30 Tagen können Sie diese Nachrichten nicht mehr abrufen.

• Nachrichten, die weniger als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Benutzern oder Gruppenmanagern gelöscht werden, werden so lange wie nötig aufbewahrt, um die Höchstdauer von 30 Tagen zu erreichen. Wenn ein Benutzer beispielsweise 20 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist Nachrichten löscht und aus dem Papierkorb entfernt, können Sie weitere 10 Tage in Vault danach suchen. Danach können Sie sie nicht mehr abrufen.

• Gmail-Nachrichten, die mehr als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, werden am Ende der Aufbewahrungsfrist sofort gelöscht und können nicht abgerufen werden.

• Elemente und Websites, die von Nutzern oder einer Aufbewahrungsregel für immer aus Drive gelöscht wurden, stehen Vault nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sofort nicht mehr zur Verfügung. Sie können die Dateien möglicherweise abrufen, wenn sie vor weniger als 25 Tagen aus dem Papierkorb geleert wurden. Nach Ablauf der 25-tägigen Frist kann es bis zu 15 Tage dauern, bis diese Elemente gelöscht werden.

• Chat- und klassische Hangouts-Nachrichten werden weitere 30 Tage aufbewahrt, nachdem ein Nutzer oder eine Aufbewahrungsregel sie aus einer Unterhaltung oder einem Chatroom entfernt hat. Der Löschvorgang beginnt am Tag 30 und kann je nach Anzahl der zu löschenden Nachrichten mehrere weitere Tage dauern.

• Sprachtextnachrichten, Voicemails und ihre Transkripte sowie Anrufprotokolle werden bis zu 15 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht und Sie können sie nicht abrufen.

Beispiele dafür, wie dies für Gmail funktioniert, finden Sie unter Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen .

Dateien, die von anderen Google-Diensten in Drive gespeichert werden, unterliegen den Drive-Aufbewahrungsregeln

Einige Google-Dienste speichern ihre Daten in Drive. Diese Daten unterliegen den folgenden Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt	Zurückbehaltung
Jamboard	Vault bewahrt Jams auf, die gemäß den Drive-Aufbewahrungsregeln in den Drives der Nutzer gespeichert sind. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind für Vault nicht verfügbar.
Google Meet	Meet-Aufzeichnungen unterliegen standardmäßig den Drive-Aufbewahrungsregeln. Um die Aufbewahrung von Meet-Aufzeichnungen anders als bei anderen Elementen in Drive zu verwalten, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten . Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.
Google Sites	Sites unterliegen standardmäßig den Sites-Aufbewahrungsregeln. Um Websites anders als andere Elemente in Drive aufzubewahren, können Sie Aufbewahrungsregeln für Websites einrichten . Wenn Aufbewahrungsregeln für Sites aktiviert sind, gelten Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Sites. Um Websites wie andere Elemente in Drive aufzubewahren, können Sie die Aufbewahrungseinstellungen so ändern, dass Websites gemäß Drive-Regeln aufbewahrt werden.

Lücken in der Aufbewahrungsabdeckung können es Diensten ermöglichen, Daten sofort zu löschen

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie vorhandene Aufbewahrungsregeln ändern. Dienste können ungeschützte Daten, die Benutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, sofort löschen.