Ändern Sie eine veröffentlichte Formularvorlage
Um Änderungen an einer veröffentlichten Formularvorlage vorzunehmen, ändern Sie die Arbeitskopie der Formularvorlage, und veröffentlichen Sie die Arbeitskopie dann erneut am ursprünglichen Veröffentlichungsort.
In diesem Artikel
Überblick
Bevor Sie eine veröffentlichte Formularvorlage ändern, bedenken Sie die Auswirkungen, die Ihre Änderungen auf vorhandene Formulare haben könnten, die auf der Formularvorlage basieren. Wenn Sie beispielsweise die Datenquelle in Ihrer Formularvorlage ändern, könnten Ihre Änderungen Daten in den vorhandenen Formularen, die auf dieser Formularvorlage basieren, dauerhaft löschen.
Die folgenden Änderungen an einer Formularvorlage können zu Datenverlust führen:
Ändern eines Felds oder einer Gruppe von sich wiederholend zu nicht wiederholend
Ändern des Datentyps eines Rich-Text-Felds
Umbenennen, Verschieben oder Entfernen eines Felds oder einer Gruppe aus der Datenquelle
Hinweis: Wenn Sie ein Steuerelement aus einer Formularvorlage entfernen, verbleiben das Feld oder die Gruppe, die an dieses Steuerelement gebunden ist, und die Daten in diesem Feld oder dieser Gruppe in der Datenquelle. Die Daten im Feld oder in der Gruppe sind jedoch nicht im Formular sichtbar, da Sie das Steuerelement entfernt haben, das an dieses Feld oder diese Gruppe gebunden war. Wenn Sie ein Steuerelement aus der Formularvorlage entfernen und möchten, dass Benutzer die Daten in dem Feld oder der Gruppe sehen, die an das entfernte Steuerelement gebunden waren, fügen Sie der Formularvorlage ein weiteres Steuerelement hinzu, und binden Sie dann das neue Steuerelement an das vorhandene Feld oder Gruppe.
Um eine veröffentlichte Formularvorlage zu ändern, ändern Sie zunächst die Arbeitskopie der Formularvorlage. Die Arbeitskopie ist die Version, die auf Ihrem Computer oder in einem Versionskontrollprogramm wie Microsoft Visual SourceSafe gespeichert ist. Nachdem Sie die Arbeitskopie geändert haben, können Sie sie an einem Veröffentlichungsort veröffentlichen. Wenn Sie keine Arbeitskopie der Formularvorlage haben und die Formularvorlage in einer Dokumentbibliothek auf einem Server mit Microsoft Windows SharePoint Services oder in einem freigegebenen Netzwerkordner veröffentlicht haben, können Sie eine Kopie der Formularvorlage aus speichern Veröffentlichen Sie den Standort auf Ihrem Computer. Diese gespeicherte Version wird Ihre Arbeitskopie. Anschließend können Sie die Arbeitskopie ändern und am ursprünglichen Veröffentlichungsort erneut veröffentlichen. Wenn Sie die geänderte Formularvorlage am ursprünglichen Veröffentlichungsort veröffentlichen, wird die ursprünglich veröffentlichte Formularvorlage durch die geänderte Version überschrieben.
Das Veröffentlichen einer Formularvorlage ist nicht dasselbe wie das Speichern einer Formularvorlage. Wenn Sie eine Formularvorlage veröffentlichen, fügt der Veröffentlichungs-Assistent den Veröffentlichungsort und Verarbeitungsanweisungen zur Formularvorlage hinzu, damit Benutzer Formulare öffnen können, die auf dieser Formularvorlage basieren. Wenn Sie eine Formularvorlage speichern, speichern Sie eine Kopie der Formularvorlage, genauso wie Sie es tun, wenn Sie eine Datei auf Ihrem Computer speichern. Sie sollten immer den Veröffentlichungs-Assistenten verwenden, wenn Sie Ihre Formularvorlage Ihren Benutzern zum Ausfüllen zur Verfügung stellen möchten.
Besorgen Sie sich eine Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage
Wenn Sie eine Formularvorlage ändern möchten, die in einer Dokumentbibliothek oder an einem freigegebenen Netzwerkspeicherort veröffentlicht wurde, und Sie keine Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage haben, können Sie eine Arbeitskopie der Formularvorlage vom Veröffentlichungsort speichern dein Computer.
Tipp: Erwägen Sie die Verwendung eines Versionskontrollprogramms wie Microsoft Visual SourceSafe, um die Arbeitskopien Ihrer Formularvorlagen zu verwalten.
Speichern Sie eine Kopie der Formularvorlage aus einer Dokumentbibliothek auf Ihrem Computer
Öffnen Sie in einem Webbrowser die Dokumentbibliothek, in der die Formularvorlage veröffentlicht wurde.
Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Einstellungen und dann auf Formularbibliothekseinstellungen .
Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen .
Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage auf Vorlage bearbeiten .
Die Formularvorlage wird in Microsoft Office InfoPath geöffnet.
Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf Ja .
Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter .
Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf OK .
Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie eine Kopie der Formularvorlage speichern möchten, und klicken Sie dann auf Speichern .
Speichern Sie eine Kopie der Formularvorlage aus dem freigegebenen Netzwerkordner auf Ihrem Computer
Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen .
Klicken Sie unter Formularvorlage öffnen auf Auf meinem Computer .
Navigieren Sie zum freigegebenen Netzwerkordner der veröffentlichten Formularvorlage, klicken Sie auf die Formularvorlage und dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter .
Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf OK .
Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen anderen Speicherort als den ursprünglichen Veröffentlichungsort aus, an dem Sie eine Arbeitskopie der Formularvorlage speichern möchten, und klicken Sie dann auf Speichern .
Hinweis: Speichern Sie die Formularvorlage nicht in dem freigegebenen Netzwerkordner, in dem Sie die Formularvorlage ursprünglich veröffentlicht haben. Wenn Sie die Formularvorlage im freigegebenen Netzwerkordner speichern, überschreiben Sie die vorhandene Formularvorlage. Wenn Sie die vorhandene Formularvorlage überschreiben, können Benutzer möglicherweise keine vorhandenen Formulare öffnen, die auf dieser Formularvorlage basieren.
Veröffentlichen Sie die geänderte Formularvorlage erneut in einer Dokumentbibliothek
Wenn Sie mit einer Formularvorlage arbeiten, die ursprünglich in einer Dokumentbibliothek veröffentlicht wurde, können Sie sie erneut in der Dokumentbibliothek veröffentlichen, nachdem Sie die erforderlichen Änderungen an der Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage vorgenommen haben.
Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen .
Klicken Sie im Veröffentlichungs-Assistenten auf Auf einen SharePoint-Server mit oder ohne InfoPath Forms Services und dann auf Weiter .
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten den Speicherort der SharePoint-Website ein, auf der Sie die Formularvorlage ursprünglich veröffentlicht haben, und klicken Sie dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Dokumentbibliothek und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Formularvorlage in einer vorhandenen Dokumentbibliothek aktualisieren , klicken Sie auf die Dokumentbibliothek, in der Sie die Formularvorlage ursprünglich veröffentlicht haben, und klicken Sie dann auf Weiter .
Wählen Sie die Felder in der Formularvorlage aus, die in der Standardansicht der Dokumentbibliothek als Spalten angezeigt werden sollen.
Wie?
Klicken Sie auf Hinzufügen .
Wählen Sie das Feld aus, das Sie als Spalte in der Dokumentbibliothek hinzufügen möchten, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Geben Sie im Feld Spaltenname einen Namen für die Spalte ein.
Wählen Sie die Websitespalte in der Gruppenliste Websitespalte aus, wählen Sie einen Namen in der Liste Spaltenname aus und klicken Sie dann auf OK .
Hinweis: Wenn Sie ein Wiederholungsfeld ausgewählt haben, um Daten in der Dokumentbibliothek anzuzeigen, können Sie definieren, wie das Feld in der Dokumentbibliothek angezeigt werden soll, indem Sie auf einen Wert in der Funktionsliste klicken. Sie können auswählen, ob der erste Wert im Feld, der letzte Wert im Feld oder eine Anzahl aller Vorkommen des Felds angezeigt werden soll, oder ob alle Werte zusammengeführt werden sollen.
Klicken Sie auf OK .
Links zu weiteren Informationen zum Anzeigen von Daten in Spalten in einer Dokumentbibliothek finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Veröffentlichen .
Wenn die Formularvorlage veröffentlicht wird, erhalten Sie auf der letzten Seite des Assistenten eine Bestätigung.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um die Dokumentbibliothek zu öffnen und den Prozess zum Ausfüllen eines Formulars basierend auf dieser Formularvorlage zu testen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Dokumentbibliothek öffnen und klicken Sie dann auf Schließen . Die Dokumentbibliothek wird in einem Webbrowser geöffnet. Wenn Sie auf der Listensymbolleiste auf Neu klicken, wird ein auf dieser Formularvorlage basierendes Formular in InfoPath geöffnet.
Tipp: Wenn Sie Ihre Benutzer darüber informieren möchten, dass die Formularvorlage zum Ausfüllen verfügbar ist, senden Sie ihnen eine E-Mail-Nachricht mit einem Link zu der Dokumentbibliothek, in der Sie die Formularvorlage veröffentlicht haben.
Um eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular und der Formularvorlage an Ihre Benutzer zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formular an E-Mail-Empfänger senden und klicken Sie dann auf Schließen .
Eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular im Nachrichtentext wird geöffnet, die Sie ausfüllen und an Ihre Benutzer senden können. Wenn Ihre Benutzer über Microsoft Office Outlook 2007 verfügen, können sie das Formular ausfüllen, wenn sie die E-Mail-Nachricht öffnen. Benutzer mit früheren Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Anwendungen erhalten eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular und der angehängten Formularvorlage. Benutzer können den Anhang der Formularvorlage öffnen, um die Formularvorlage auf ihrem Computer zu installieren. Anschließend können die Benutzer den Formularanhang öffnen und das Formular in InfoPath ausfüllen.
Tipp: Geben Sie im Einführungsfeld der E-Mail-Nachricht eine Erinnerung an Ihre Benutzer ein, nur Anhänge von E-Mail-Nachrichten von vertrauenswürdigen Absendern zu öffnen.
Veröffentlichen Sie die geänderte Formularvorlage erneut in einem freigegebenen Netzwerkordner
Wenn Sie mit einer Formularvorlage arbeiten, die ursprünglich in einem freigegebenen Netzwerkordner veröffentlicht wurde, können Sie sie erneut im freigegebenen Netzwerkordner veröffentlichen, nachdem Sie die erforderlichen Änderungen an der Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage vorgenommen haben.
Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen .
Klicken Sie im Veröffentlichungsassistenten auf An einen Netzwerkspeicherort und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Durchsuchen .
Navigieren Sie zum freigegebenen Netzwerkordner, in dem Sie die ursprüngliche Formularvorlage veröffentlicht haben, klicken Sie auf den Namen der Formularvorlage, und klicken Sie dann auf OK .
Überprüfen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, ob der Pfad und der Name der Formularvorlage im Feld Name der Formularvorlage korrekt sind, und klicken Sie dann auf Weiter .
Wenn Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen alternativen Pfad zu diesem freigegebenen Netzwerkordner haben, z. B. eine öffentliche URL (Uniform Resource Locator), geben Sie den Pfad in das Feld ein.
Klicken Sie auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Veröffentlichen .
Wenn die Formularvorlage veröffentlicht wird, erhalten Sie auf der letzten Seite des Assistenten eine Bestätigung.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um die Dokumentbibliothek zu öffnen und den Prozess zum Ausfüllen eines Formulars basierend auf dieser Formularvorlage zu testen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Dokumentbibliothek öffnen und klicken Sie dann auf Schließen . Die Dokumentbibliothek wird in einem Webbrowser geöffnet. Wenn Sie im Menü Einstellungen auf Neu klicken, wird ein auf dieser Formularvorlage basierendes Formular in InfoPath geöffnet.
Tipp: Wenn Sie Ihre Benutzer darüber informieren möchten, dass die Formularvorlage zum Ausfüllen verfügbar ist, senden Sie ihnen eine E-Mail-Nachricht mit einem Link zu der Dokumentbibliothek, in der Sie die Formularvorlage veröffentlicht haben.
Um eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular und der Formularvorlage an Ihre Benutzer zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formular an E-Mail-Empfänger senden und klicken Sie dann auf Schließen .
Eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular im Nachrichtentext wird geöffnet, die Sie ausfüllen und an Ihre Benutzer senden können. Wenn Ihre Benutzer über Microsoft Office Outlook 2007 verfügen, können sie das Formular ausfüllen, wenn sie die E-Mail-Nachricht öffnen. Benutzer mit früheren Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Anwendungen erhalten eine E-Mail-Nachricht mit dem Formular und der angehängten Formularvorlage. Benutzer können den Anhang der Formularvorlage öffnen, um die Formularvorlage auf ihrem Computer zu installieren. Anschließend können die Benutzer den Formularanhang öffnen und das Formular in InfoPath ausfüllen.
Tipp: Geben Sie im Einführungsfeld der E-Mail-Nachricht eine Erinnerung an Ihre Benutzer ein, nur Anhänge von E-Mail-Nachrichten von vertrauenswürdigen Absendern zu öffnen.
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