Project Online: Best Practices für das Risikomanagement
Ein Teil der natürlichen Landschaft jedes Projekts ist Risiko – ein gewisses Maß an Unsicherheit, das daraus resultiert, dass man nicht weiß, wie sich zukünftige Ereignisse entwickeln werden, während Sie und Ihr Team das Projekt umsetzen. Um zu verhindern, dass Ihr Projekt durch ein unglückliches Ereignis oder sogar eine unerwartete Gelegenheit entgleist, entwickeln Sie einen Risikomanagementplan für Ihr Projekt und verfolgen Sie ihn in Project Web App über Ihr Project Online-Abonnement.
In diesem Punkt
Was ist Risikomanagement und in welcher Beziehung steht es zum Projektmanagement?
Ein Risiko ist jedes Maß an Ungewissheit, das sich nachteilig auf Ihr Projekt auswirken kann. Normalerweise denken wir bei Risiken an schlimme Dinge, die passieren könnten, zum Beispiel wenn ein Hurrikan ein Bauprojekt verzögert. Risiken können jedoch auch positiv sein und zu größeren Chancen führen, zum Beispiel eine Marketingkampagne, die so erfolgreich ist, dass die Kundenresonanz die Website des Unternehmens überlastet.
Risikomanagement ist also der Prozess der Identifizierung und Planung von Risiken, die sich potenziell auf Ihr Projekt in Bezug auf Umfang, Aktivitäten, Zeitplan, Kosten, Ressourcen, Qualität usw. auswirken könnten. Hier sind einige Beispiele:
Das in der Entwicklung befindliche Produkt oder die Dienstleistung hängt von einer neuen Technologie ab, die noch nicht vollständig getestet wurde.
Subunternehmer und andere Ressourcen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn Sie sie benötigen.
Lieferungen von Lieferanten können sich verzögern.
Ein unbekannter Konkurrent könnte seine Version des Produkts oder der Dienstleistung zuerst auf den Markt bringen.
Der Bau ist im Winter geplant, wenn Schneebedingungen zu Verzögerungen führen könnten.
Vage Projektanforderungen können zu Scope Creep führen.
Es gibt eine steile Lernkurve für die im Projekt verwendeten Softwaretools.
Best Practices im Risikomanagement für Projekte
In diesem Abschnitt werden Techniken beschrieben, die Ihnen bei der Definition des Risikomanagementplans für Ihr Projekt helfen.
Identifizieren Sie die Risiken
Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team Projektrisiken identifizieren können. Denken Sie daran, positive Risiken oder Chancen zu berücksichtigen, die sich ergeben könnten.
Rufen Sie das Projektteam zusammen, um Risiken zu identifizieren. Haben Sie einen Moderator und einen Protokollführer, damit jeder eine Stimme hat und alle Risiken erfasst werden.
Überprüfen Sie die Hauptphasen des Projektplans im Hinblick auf Risiken.
Überprüfen Sie die Erfahrungen aus früheren ähnlichen Projekten, sehen Sie sich an, was bei diesen Projekten schief gelaufen ist, und stellen Sie fest, ob dies in Ihrem aktuellen Projekt passieren könnte. Sehen Sie sich auch an, was besonders gut gelaufen ist, und prüfen Sie, ob es sich dabei um Überraschungen handelt, die ein positives Risiko für Ihr Projekt darstellen könnten.
Führen Sie eine SWOT-Analyse durch, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für das Projekt zu untersuchen. Dies ist eine weitere gute Möglichkeit, sowohl positive als auch negative Risiken zu betrachten.
Berücksichtigen Sie Risikokategorien, einschließlich technischer, externer, organisatorischer und Projektmanagementfaktoren. Zu den technischen Aspekten können Projektanforderungen und die Komplexität oder Zuverlässigkeit der im Projekt verwendeten Technologie gehören. Zu den externen Faktoren können Subunternehmer und Lieferanten, das Wetter, Kundenbedürfnisse, der Markt und regulatorische Änderungen gehören. Organisatorische Risiken können die Abhängigkeit von anderen Projekten, mehrfache Nachfrage nach denselben Ressourcen durch verschiedene Projekte, Konkurrenz um die Finanzierung oder sich ändernde strategische Prioritäten umfassen. Projektmanagementrisiken können die Genauigkeit der Arbeits- und Kostenschätzungen oder Methoden zur Statuserfassung und Kostenverfolgung umfassen.
Berücksichtigen Sie das Projektdreieck (Umfang, Zeit und Geld) zusammen mit anderen Projekttreibern für Risiken. Was könnte Umfang und Aktivitäten beeinflussen? Was kann mit wichtigen Meilensteinen und dem Endtermin des Projekts passieren? Das Projektbudget und die Ausgaben? Ressourcenverfügbarkeit und Leistung? Qualität?
Bewerten Sie die Risiken
Nachdem Sie die Risiken erfasst haben, ist es an der Zeit, sie nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten. Geben Sie für jedes Risiko entweder eine Zahl oder einen Prozentsatz ein, der die Wahrscheinlichkeit darstellt, dass dieses Risiko eintrifft.
Geben Sie außerdem für jedes Risiko eine Zahl ein, die die Bedeutung oder Auswirkung darstellt, die dieses Risiko hätte, wenn es eintreten würde. Sie können die Skala so gestalten, wie sie Ihnen am nützlichsten erscheint, solange Sie sie konsequent auf alle Risiken anwenden.
Multiplizieren Sie die beiden Zahlen, und Sie haben Ihren Risikowert.
Priorisieren Sie die Risiken
Ordnen Sie die Risiken von der höchsten zur niedrigsten Risikobewertung, um zu erkennen, worauf Sie in Ihrem Risikomanagementplan den größten Fokus legen müssen. Hier ist ein Beispiel für eine Liste von Risiken, die Sie mit Project Web App erstellen können. Beachten Sie, dass sie vom höchsten zum niedrigsten Risikowert geordnet sind. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Thema unter Aufzeichnen und Nachverfolgen von Risiken in Project Online .
Wenn Sie Ihre Liste priorisierter Risiken durchsuchen, werden Sie wahrscheinlich natürliche Gruppierungen sehen:
Risiken mit den höheren Bewertungen erfordern eine geplante Reaktion.
Risiken mit moderaten Bewertungen erfordern eine Einzelfallentscheidung, ob sie eine geplante Reaktion rechtfertigen.
Risiken mit niedrigen Bewertungen erfordern wahrscheinlich keine geplante Reaktion, aber es lohnt sich, sie während der gesamten Laufzeit des Projekts gelegentlich zu überprüfen, um zu sehen, ob sich die Bedingungen geändert haben, um ihnen eine höhere Priorität zu geben.
Entwickeln Sie den Risikomanagementplan
Mit Ihren bewerteten und priorisierten Risiken haben Sie nun die Grundlage für die Entwicklung des Risikomanagementplans für Ihr Projekt. Bestimmen Sie für jedes der Risiken, die Ihr Team Ihrer Meinung nach bewältigen muss, die folgenden möglichen Reaktionen:
Vermeiden Sie das Risiko. Wenn das eingegangene Risiko es nicht wert ist, Teil des Projekts zu sein, dann eliminieren Sie es. Beispielsweise kann es klüger sein, eine Aufgabe oder Ressource, die ein unannehmbar hohes Risiko birgt, durch eine geeignete Alternative zu ersetzen.
Übertragen Sie das Risiko in die Verantwortung einer anderen Person, beispielsweise einer anderen Abteilung oder eines Lieferanten. Andere Beispiele sind Versicherungen oder Garantien. Die Kosten für die Übertragung des Risikos müssen geringer sein als die Kosten, die entstehen würden, wenn Sie die Verantwortung für das Risiko behalten würden.
Erstellen Sie einen Notfallplan, um das Eintreten des Risikos zu verhindern oder die Auswirkungen des Risikos zu mindern oder zu minimieren, wenn es eintritt. Dies ist der Teil Ihres Risikomanagementplans, der wahrscheinlich den größten Aufwand erfordert, da Sie einen alternativen Plan zusammen mit Auslösepunkten erstellen, die bestimmen, wann der Notfallplan aktiviert wird.
Akzeptiere das Risiko. Bei einigen Risiken mit hoher Priorität ist es kostengünstiger, das Risiko zu übernehmen, als es zu vermeiden, zu übertragen oder zu mindern.
Beachten Sie, dass der Plan für ein einzelnes Risiko eine oder mehrere dieser Maßnahmen enthalten kann. Zum Beispiel könnten Sie alles tun, um das Risiko zu verhindern, aber Sie könnten auch einen Plan haben, was Sie tun würden, wenn es trotzdem eintritt.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welcher der Ansätze gewählt werden soll, die Kosten in Form von Geld, Zeit und Aufwand. Sie möchten ein gesundes Gleichgewicht finden zwischen dem Vorantreiben Ihres Projekts und dem Vermeiden, Verhindern oder Planen wichtiger Risiken.
Weisen Sie einen Risikomanager zu
Wählen Sie einen anderen als den Projektmanager als Risikomanager aus, der für die Vorhersage von Risiken während der gesamten Lebensdauer des Projekts verantwortlich ist. Diese Person sollte jemand sein, der das Projekt mit einer gesunden Skepsis gegenüber Unsicherheiten betrachten kann.
Der Risikomanager ist auch derjenige, der Triggerpunkte für Notfallpläne im Auge behält, die Risiken mit niedrigerer Priorität überwacht und sicherstellt, dass der Risikomanagementplan durchgeführt wird.
Ermutigen Sie die Teammitglieder, Risiken zu melden
Alle Teammitglieder sollten die Möglichkeit haben, Risiken zu melden, die sie im Projekt vorhersehen. In Project Web App können Teammitglieder Risiken für ihre zugewiesenen Aufgaben und Projekte eingeben. Dies könnte sogar ein anonymer Risikomeldekanal sein, wenn Sie glauben, dass er bessere Ergebnisse erzielen könnte.
Erfassen und verfolgen Sie Risiken in Project Online
In Project Web App, das Sie über Ihr Project Online-Abonnement haben, können Sie die Risikodatenbank für Ihr Projekt erstellen und Ihren Risikomanagementplan kontinuierlich überwachen und aktualisieren. In diesem Risikoverfolgungssystem können Sie die Wahrscheinlichkeit und Wichtigkeit festlegen, einem Teammitglied zuweisen und eine Frist setzen. Teammitglieder können Risiken auch in Project Web App anzeigen und bearbeiten.
Notieren Sie ein Risiko
Wählen Sie auf der Project Online- Startseite unter Track your work die Option Projects aus.
Wählen Sie auf der Seite Projektcenter in der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.
Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken .
Klicken Sie auf der Seite Risiken auf Neues Element .
Füllen Sie das erscheinende Formular aus. Die erforderlichen Felder sind Titel , Wahrscheinlichkeit und Auswirkung . Weitere Felder sind Eigentümer , Zugewiesen an , Kosten , Beschreibung , Minderungsplan , Notfallplan und Auslöser . Füllen Sie alle anderen Felder aus, für die Sie Informationen haben. Sie können später jederzeit weitere Informationen hinzufügen.
Wählen Sie unten auf der Seite die Schaltfläche Speichern aus.
Risikoinformationen ändern
Wählen Sie auf der Project Online- Startseite unter Track your work die Option Projects aus.
Wählen Sie auf der Seite Projektcenter in der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.
Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken .
Wählen Sie auf der Seite Risiken den Namen des Risikos aus, das Sie ändern möchten.
Wählen Sie über dem angezeigten Formular Artikel bearbeiten .
Ändern oder vervollständigen Sie eines der Felder.
Um eine Datei an den Risikodatensatz anzuhängen, wählen Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Aktionen die Option Datei anhängen aus. Wählen Sie Datei auswählen , navigieren Sie zu der Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen . Klicken Sie auf OK .
Wählen Sie unten auf der Seite die Schaltfläche Speichern aus.
Zeigen Sie die Liste der Risiken für ein Projekt an
Wählen Sie auf der Project Online- Startseite unter Track your work die Option Projects aus.
Wählen Sie auf der Seite Projektcenter in der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.
Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken .
Überprüfen Sie auf der Seite Risiken die für das aktuelle Projekt eingegebenen Risiken.
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