Ziel des Projektmanagements: Personen hinzufügen und Aufgaben zuweisen

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Wenn Sie Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt einsetzen, sollten Sie zwei Dinge im Hinterkopf behalten: Sie müssen zuvor Personen zu Ihrem Projektplan hinzufügen. . . Sie können ihnen die Arbeit an Aufgaben zuweisen. Dieser Unterschied ist eine häufige Ursache für Verwirrung bei der Arbeit mit Projektmanagement-Software. Weitere Artikel in dieser Reihe von Anleitungen zum Projektmanagement finden Sie unter Die Projektmanagement-Roadmap .

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass Sie sich um mehr Gedanken machen müssen, als nur um das Hinzufügen von Aufgaben, wie z wie und wo persönliche Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen eingegeben werden.

Hier sind Tipps für den Einstieg.

• Erfahren Sie, welche Arten von Ressourcen Sie Vorgängen zuweisen können Nachdem Sie die erforderlichen Informationen zu Projektaufgaben gesammelt haben, identifizieren Sie die Arten von Ressourcen, die Sie benötigen.

  • Personalressourcen Dies sind Ressourcen, die wir normalerweise als die Arbeit an Aufgaben betrachten. Projektmanager nennen diese manchmal Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Materialien und Ausrüstung.

  • Unternehmensressourcen Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation verwaltet und gemeinsam genutzt werden. Enterprise-Ressourcen werden mit Project Professional verwendet.

  • Materielle Ressourcen Zu diesen Ressourcen gehören Computer oder Maschinen, die zur Erledigung der Aufgaben verwendet werden.

  • Generische Ressourcen Diese Ressourcen spezifizieren den Personalbedarf für Aufgaben und nicht bestimmte Personen wie Zimmerleute oder Entwickler.

• Berücksichtigen Sie, wie sich die Anzahl der Ressourcen auf die Dauer auswirkt . Wenn Sie einem Vorgang mehrere Ressourcen zuweisen, erwarten Sie, dass sich die Dauer eines Vorgangs verkürzt. In vielen Fällen kann das Hinzufügen von Personen zu einer Aufgabe jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Es kann zusätzliche Kosten, zusätzliche Kommunikation und andere Ineffizienzen verursachen. Beispielsweise wird der Entwurf für eine neue Mautbrücke wahrscheinlich nicht schneller vorankommen, wenn Sie die Anzahl der Architekten für das Projekt verdoppeln. Mit Project können Sie steuern, was mit der Vorgangsdauer geschieht, nachdem Sie Vorgänge hinzugefügt haben.

• Überlegen Sie, wie sich die Fähigkeiten einer Person auf die Aufgabendauer auswirken . Die Erfahrung einer Person kann sich direkt auf die Dauer der Aufgabe auswirken. Sie können erwarten, dass eine Person mit fünf Jahren Erfahrung eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt als jemand mit zwei Jahren.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Je größer die Projekte werden, desto mehr Dinge müssen berücksichtigt werden. Sie machen sich jetzt Gedanken über die Verwendung von Ressourcen in anderen Abteilungen, die Einstellung von Lieferanten, die Verfolgung der Arbeit von hundert Personen, die Erstellung von Berichten für Führungskräfte und zahlreiche andere komplexe Dinge, an die Sie noch nicht einmal gedacht haben. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die Expertentools, die Sie benötigen.

Hier sind einige Tipps, um Ihr Fachwissen zu erweitern.

• Überprüfen und verfeinern Sie die Dauerschätzungen Verwenden Sie die Informationen, die Sie über Ihr aktuelles Projekt und ähnliche Projekte sammeln, um Ihre Dauerschätzungen zu verfeinern. Die Genauigkeit Ihrer Schätzungen für den Ressourcenbedarf (und letztendlich die Projektkosten) hängt weitgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzungen der Vorgangsdauer ab.

• Verfolgen Sie den Ressourcenfortschritt Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Ihres Projekts regelmäßig Aktualisierungen des Aufgabenstatus einsenden. Die Ansichten und Berichte in Microsoft Project helfen Ihnen, nicht den Überblick zu verlieren, was alle tun.

• Identifizieren von Problemen bei der Ressourcenüberlastung Project kann Ihnen dabei helfen, zu erkennen, wenn Personen an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten.

• Behalten Sie Ihre Baselines im Auge Baselines geben Ihnen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, sodass Sie den aktuellen Fortschritt mit dem vergleichen können, was Sie zu Beginn geplant hatten.

• Verteilen Sie die Arbeit durch Abgleichen Wenn Personen gleichzeitig an zu vielen Aufgaben arbeiten, kann Project die Zuweisungen an eine realistischere Arbeitsbelastung anpassen. Das Abgleichen von Ressourcenzuweisungen ist eine Möglichkeit, die Last auszugleichen.

• Projektdaten zur weiteren Analyse nach Excel exportieren Excel kann Ihnen helfen, wenn Sie eine weitere Analyse der Projektinformationen benötigen. Beispielsweise können Sie Aufgaben- und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum Umfang der abgeschlossenen Arbeit ausgegeben werden.
  
  
  
  Schulen Sie Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten Große Organisationen investieren Zeit und Geld, um ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten und für die Arbeit in verschiedenen Umgebungen zu schulen. Die Schulung bestehender Mitarbeiter kann eine kostengünstigere Möglichkeit zur Leistungssteigerung sein, als neue Mitarbeiter einzustellen.

Schritt 1: Personen zu Ihrem Projekt hinzufügen

Personen zu Ihrem Projekt hinzufügen	Sie müssen Personen sowie andere Ressourcen hinzufügen, bevor Sie sie der Arbeit an Aufgaben zuweisen können. Die anderen Ressourcen können materielle Ressourcen wie Zement oder Farbe oder Kostenressourcen wie Flug und Verpflegung umfassen.
Arbeitstage für den Projektkalender ändern	Nachdem Sie Personen zu einem Projekt hinzugefügt haben, ändern Sie deren Arbeitskalender, um ihre Arbeitszeit zu berücksichtigen. Project geht davon aus, dass die meisten Mitarbeiter eine Standardwoche von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr arbeiten. Sie müssen sich jedoch nicht an diesen Arbeitsplan halten.
Fügen Sie Feiertage und Urlaubstage hinzu	Wir alle brauchen Urlaub. Wir alle werden krank. Und wir alle mögen unsere Ferien. Erfahren Sie, wie Sie diese außerplanmäßige Zeit berücksichtigen, indem Sie sie zum Zeitplan hinzufügen.
Teilen Sie Personen mithilfe eines Ressourcenpools	Sie können Personen aus einem Pool von Ressourcen zu Ihrem Projekt hinzufügen. Ein Ressourcenpool ermöglicht es Ihnen, alle Informationen über Personen in einer Projektdatei zu speichern, die als Teil von Masterprojekten verwendet werden.
Blenden Sie eine Spalte mit vertraulichen Informationen aus	Sie können einem Projekt vertrauliche Informationen wie Gehälter und Telefonnummern hinzufügen, diese Informationen jedoch aus Ansichten ausblenden – ohne Informationen zu verlieren.

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Schritt 2: Weisen Sie Personen und anderen Ressourcen Aufgaben zu

Weisen Sie Personen Aufgaben zu	Nachdem Sie Ihrem Zeitplan Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, Personen zuzuweisen, die daran arbeiten.
Zeigen Sie Ressourcenauslastungen und -verfügbarkeit an	Sie können überlastete oder zu wenig zugewiesene Ressourcen in einem Projekt oder projektübergreifend finden und sehen, ob die von Ihnen vorgenommenen Zuweisungen zu Konflikten geführt haben.
Aufgabennamen neben Gantt-Diagrammbalken anzeigen	Sie können Gantt-Balken leichter verstehen, wenn Aufgabennamen daneben angezeigt werden. Dies ist hilfreich bei Berichten und Meetings.
Geben Sie Personal- und Materialkosten ein	Wenn Sie Personen zu einem Projekt hinzufügen, fügen Sie Kosten für sie hinzu. Nachdem Sie Personen Aufgaben zugewiesen haben, berechnet Microsoft Project automatisch die Kosten des Projekts.
Überprüfen Sie Statusaktualisierungen	Wenn Personen ihren Arbeitsstatus in Project Web App eingegeben haben, können Sie Änderungen am Zeitplan in Project sehen.
Entfernen Sie eine Person aus dem Projekt	Menschen verlassen Projekte, verlassen das Unternehmen oder haben, vielleicht weil Sie einen Namen falsch geschrieben haben, nie wirklich existiert. Aus all diesen Gründen müssen Sie möglicherweise Personen aus einem Projekt entfernen.

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Schritt 3: Verwalten Sie Personen und andere Ressourcen

Wählen Sie die richtige Ansicht zum Anzeigen von Ressourcen	Nachdem Sie Personen Aufgaben zugewiesen haben und die Arbeit begonnen hat, verwenden Sie die vielen Ansichten in Project, um deren Fortschritt zu überwachen und Änderungen am Zeitplan vorzunehmen.
Ändern Sie die Dauer einer Aufgabe	Eine Methode zur Behandlung von Arbeitsbelastungsproblemen besteht darin, die Aufgabendauer zu reduzieren.
Verteilen Sie die Arbeit, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verringern	Wenn Personen in Ihrem Projekt an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten, können Sie Project die Arbeit gleichmäßiger verteilen lassen.
Ändern Sie die leistungsgesteuerte Einstellung für Aufgabentypen	Wenn Sie Personen zu einer Aufgabe hinzufügen oder daraus entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Dauer der Aufgabe. Dies ist eine leistungsgesteuerte Planung. Wenn Sie nicht möchten, dass sich die Dauer ändert, können Sie die leistungsgesteuerte Einstellung der Aufgabe ändern.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Zeitplans	Die Nachverfolgung der Arbeit an einem Projekt ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich endet. Es ermöglicht Ihnen auch, aus Fehlern und Erfolgen in einem Projekt zu lernen.
Speichern Sie eine Basislinie	Wenn Ihr Chef fragt, wie Ihr Projekt im Vergleich zu Ihrem ursprünglichen Plan abschneidet, ist das Letzte, was Sie sagen wollen, „Ich weiß es nicht". Vermeiden Sie dies, indem Sie eine Baseline als Momentaufnahme Ihres ursprünglichen Zeitplans festlegen, bevor Ihr Projekt beginnt.
Zeigen Sie einen Projektbericht über den Fortschritt der Personen an	Erstellen und passen Sie grafische Berichte zum Projektfortschritt an. Sie können diese Berichte in Project anzeigen oder in andere Anwendungen wie PowerPoint, Word oder Excel exportieren.

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