Ziel des Projektmanagements: Kommunizieren von Projektinformationen

Project Online Desktop Client Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013 Project 2010 Project Standard 2010 Mehr... Weniger

Die Übermittlung von Projektinformationen ist oft schwierig, unabhängig davon, ob es darum geht, Statusinformationen von Ihrem Team zu erhalten oder den Projektstatus an Führungskräfte zu übermitteln. Erfahren Sie, wann und wie Sie Projektinformationen kommunizieren und melden. Andernfalls leidet die effektive Zusammenarbeit und der Erfolg Ihres Projekts könnte gefährdet sein. Weitere Artikel in dieser Reihe von Anleitungen zum Projektmanagement finden Sie unter Die Projektmanagement-Roadmap .

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

• Listen Sie Ihre Stakeholder auf Bevor ein Projekt beginnt, finden Sie heraus, wer Ihre Stakeholder sind. Ein sicherer Weg, ein Projekt ins Stocken zu bringen, besteht darin, einen kritischen Stakeholder zu vergessen, der einen Go/No Go-Einfluss auf Ihr Projekt hat.

• Setzen Sie frühzeitig einen Kommunikationsplan um Entwerfen Sie Kommunikationsstrategien und -prozesse in Ihr Projekt, bevor das Projekt beginnt. Noch besser, lassen Sie Kommunikationsprozesse als Aufgabe in den ersten Zeilen Ihres Projekts erscheinen, damit dieser kritische Teil der Zusammenarbeit zur Verpflichtung aller wird.

• Kommunizieren Sie häufig Das Sammeln von Informationen zum Aufgabenstatus einmal pro Woche ist ungefähr richtig, um Probleme abzuwenden, bevor sie eskalieren. Wenn Sie häufiger kommunizieren, hören Teammitglieder möglicherweise auf, Updates zu senden, da für die Vorbereitung zusätzliche Zeit benötigt wird.

• Suchen Sie nach Problemen Wenn alles gut zu laufen scheint, weil Sie nichts Negatives gehört haben, steuern Sie wahrscheinlich auf Probleme zu. Selbst die am besten geführten Projekte haben Probleme. Ihre Aufgabe ist es, sie zu finden, bevor sie zu größeren Problemen werden.

• Verwenden Sie geeignete Technologie . Verstehen Sie die Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Teammitglieder und Stakeholder. Beispielsweise möchten Teammitglieder, die über den Aufgabenstatus berichten, möglicherweise E-Mail oder Project Online verwenden, während eine Führungskraft möglicherweise ein gut präsentiertes Diagramm oder eine PivotTable bevorzugt. Hier ist eine Liste von Programmen, die Sie verwenden können, um bei der Kommunikation zu helfen.

Anwendung	Vorteile	Nachteile
Projekt	Haben Sie integrierte Präsentationstools für alle Ebenen von Stakeholdern. Verfügt über leicht verständliche Zeitachsen- und Teamplaneransichten. Exportiert Daten nach Excel und Visio zur Kommunikation komplexer Daten.	Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen Project nicht. Die Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, sind möglicherweise zu klein, um die Vorteile einer leistungsstarken Planungssoftware zu nutzen.
Projekt online	Ideal für erweiterte Kommunikation und Berichterstattung über Projektinformationen innerhalb einer Organisation. Kann den Status mehrerer Projekte oder für ein Portfolio von Projekten vergleichen.	Kleinere Unternehmen benötigen möglicherweise die Hilfe von Beratern, um Project Online zu installieren und zu verwenden.
Excel	Project kann Daten für erweiterte Analysen wie ANOVA und Ertragswertanalyse nach Excel exportieren. Ideal für die frühzeitige Planung von Projekten oder für High-Level-Ergebnisse, die später zu Project hinzugefügt werden können.	Excel fehlen automatisierte Planungsfunktionen für komplexere Projekte.
Wort	Ideal während der Initiierungsphase, wenn Sie Planungsdokumente wie Budgets und Ergebnisse teilen müssen.	Nicht ideal für visuelle Präsentationen für Führungskräfte. Verwenden Sie stattdessen die eigene Berichtsfunktion von Excel, Visio, PowerPoint oder Project.
SharePoint	Bietet Synchronisierungsfunktionen ohne Project Server. Eine Änderung in einer Aufgabenliste wird in der anderen widergespiegelt.	Teuer in der Bereitstellung im gesamten Unternehmen. Wenn Sie nicht über die Unternehmensressourcen zum Installieren von SharePoint verfügen, können Sie Microsoft 365 mit SharePoint online verwenden.
Power Point	Ideal für wirkungsvolle Präsentationen vor Führungskräften.	Analysten und Ingenieure wünschen sich möglicherweise detailliertere Diagramme für komplexe Budgetanalysen.
Visio	Ideal während der Anfangsphase eines Projekts, in dem Sie Geschäfts- und Herstellungsprozesse mit Flussdiagrammen oder anderen Diagrammen kommunizieren müssen.	Könnte zu viele Informationen für ein Executive-Publikum präsentieren. Verwenden Sie stattdessen die eigenen Berichtsfunktionen von Project.
Microsoft Teams	Ideal für Teams an verschiedenen Standorten. Sie können Projektinformationen per Instant Messaging, Sprache, Video oder während Online-Meetings teilen.	Kann eine IT-Abteilung für die Bereitstellung erfordern.

Kommunizieren Sie Projektinformationen

Überprüfen Sie Statusaktualisierungen von Project Online	Wenn Ihr Team Project Online verwendet, laden Sie Aufgabenstatusaktualisierungen vom Server herunter, bevor Sie mit Ihrem Team über den Fortschritt des Projekts kommunizieren.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Zeitplans, von einfach bis professionell	Es gibt einfache Möglichkeiten, den Fortschritt zu verfolgen, und es gibt komplexere Möglichkeiten. Finden Sie den Weg, der für Ihr Projekt und Ihr Team am besten funktioniert.
Kommunizieren Sie verdiente Wertinformationen	Das Erfassen von Earned Value-Informationen ist ein fortgeschrittener, aber sehr wirkungsvoller Schritt, um die Vor- und Nachteile der Projektleistung zu entdecken. Die High-Level-Fakten, die Sie daraus gewinnen, sind das, was Ihre Stakeholder sehen wollen.
Erstellen Sie einen Projektbericht	Mit Project können Sie beeindruckende grafische Berichte beliebiger Projektdaten erstellen und anpassen, ohne eine andere Software verwenden zu müssen. Während Sie am Projekt arbeiten, ändern sich die Berichte, um die neuesten Informationen widerzuspiegeln – keine manuellen Aktualisierungen erforderlich!
Mit einer SharePoint-Aufgabenliste synchronisieren	Teammitglieder können den Zeitplan anzeigen und ihre Arbeit in SharePoint aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. Und umgekehrt.
Verwenden Sie Microsoft 365	Kommunizieren Sie Projektinformationen mit Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, können Sie Ihre Dokumente mit Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote bearbeiten – bei Bedarf und überall.
Aufgabenänderungen auf dem Server veröffentlichen	Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen, veröffentlichen Sie diese Änderungen in Project Online, damit jeder über die richtigen Informationen verfügt, um seine Arbeit fortzusetzen.
Kommunizieren Sie mit Microsoft Teams	Wenn Personen nicht zu einer Besprechung kommen können, verwenden Sie Teams, um Projektinformationen zu teilen. Geben Sie PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder ein OneNote-Notizbuch frei, um Projektpläne zu teilen. Personen können in ihrem Büro, zu Hause oder über ihr Mobilgerät an Online-Meetings teilnehmen.

Zurück zu Die Projektmanagement-Roadmap