Schritt 3: Fortschritt aktualisieren
Während es wichtig ist, die Stunden, die Sie an Ihren Aufgaben in Project Web App arbeiten, abzugeben, ist es ebenso wichtig, sich mit Ihrem Projektmanager darüber auszutauschen, wie die Dinge allgemeiner laufen.
In diesem Artikel behandeln wir:
Zeit vs. Aufgabenfortschritt: Was ist der Unterschied?
Bevor wir darüber sprechen, wie der Vorgangsfortschritt in Project Web App gemeldet wird, ist es wichtig, dass wir uns über die Unterschiede zwischen Zeit und Vorgangsfortschritt im Klaren sind.
| Zeit ist die tatsächliche Anzahl der Stunden, die Sie mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe verbringen. Dies ist, was Sie auf Ihrem Stundenzettel ausfüllen , um die Anzahl der Stunden zu erfassen, die Sie während Ihrer Arbeitswoche für verschiedene Dinge aufgewendet haben. |
| Aufgabenfortschritt ist ein Überbegriff für Dinge wie den Prozentsatz der Arbeit, der für eine Aufgabe abgeschlossen ist (Prozent abgeschlossen), und wie viel Arbeit noch zu erledigen ist, bevor die Aufgabe abgeschlossen ist (verbleibende Arbeit). |
Das Senden des Aufgabenfortschritts ist eine Möglichkeit, eine umfassendere Beschreibung dessen zu erfassen, wie die Dinge Ihrer Meinung nach mit Ihren Aufgaben laufen.
Schauen wir uns ein Beispiel an...
In diesem Beispiel wird Ihnen eine Aufgabe zugewiesen, die 40 Stunden dauern soll.
Sie haben am Montag 8 Stunden, am Dienstag 4 Stunden und am Mittwoch 8 Stunden für die Aufgabe aufgewendet, also insgesamt 20 Stunden.
Mo | Di | Mi | Do | Fr | GESAMT | |
Tatsächlich | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
Geplant | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Dies ist die Zeit , die Sie in einen Stundenzettel eintragen würden.
Betrachten wir nun Ihre Arbeit aus der Perspektive des Aufgabenfortschritts .
Obwohl 20 von 40 Stunden für die Aufgabe aufgewendet wurden, haben Sie möglicherweise nicht das Gefühl, zu 50 % fertig zu sein.
Sie denken vielleicht, dass Sie weiter sind, sagen wir 75 % fertig, oder ein bisschen hinterher, vielleicht 25 % fertig.
20 von 40 Stunden sieht so aus:
Aber wirklich, Sie könnten dem Zeitplan voraus sein, wie folgt:
Oder hinter dem Zeitplan, wie folgt:
Wenn Sie Ihren geschätzten Fertigstellungsgrad in Prozent mitteilen, ist dies Ihr Aufgabenfortschritt. Die Mitteilung Ihrer geschätzten Anzahl der verbleibenden Stunden für die Aufgabe ( verbleibende Arbeit ) wird auch als Ihr Aufgabenfortschritt betrachtet.
Um mit unserem Beispiel fortzufahren: Nachdem Sie 20 der 40 geplanten Stunden abgeschlossen haben, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Sie noch mehr als 20 Stunden Arbeit vor sich haben, bevor die Aufgabe erledigt ist. Indem Sie Ihrem Projektmanager Ihre geschätzte verbleibende Arbeit übermitteln, teilen Sie den Aufgabenfortschritt mit.
Okay, aber erinnere mich, warum tun wir das?
Denken Sie daran, dass es, genau wie bei Arbeitszeittabellen, bei der Berichterstattung über den Aufgabenfortschritt ehrlich gesagt nicht um Sie geht . Es geht um das Projekt selbst und darum, sicherzustellen, dass die Dinge pünktlich und innerhalb des Budgets erledigt werden.
Wenn die Aufgabe, an der Sie arbeiten, aus irgendeinem Grund länger als erwartet dauert, kann Ihr Projektmanager die Dinge möglicherweise später neu anordnen , damit das Gesamtprojekt nicht entgleist.
Auch wenn Sie Ihre Arbeit nach besten Kräften erledigen, läuft nicht immer alles wie geplant. Jeder gute Projektmanager weiß das, also stressen Sie es nicht, wenn Ihr Aufgabenfortschritt nicht mit dem Zeitplan übereinstimmt. Seien Sie einfach ehrlich, teilen Sie mit, wie die Dinge laufen, und Sie werden Ihren Teil dazu beitragen, das Projekt auf Kurs zu halten.
Wo gebe ich meinen Aufgabenfortschritt ein?
Das ist eine etwas knifflige Frage. Es gibt zwei Möglichkeiten, Project Web App für die Eingabe des Vorgangsfortschritts einzurichten.
Separate Ansichten für Zeit und Aufgabenfortschritt. Wenn Ihre Organisation Project Web App auf diese Weise eingerichtet hat, geben Teammitglieder Zeit in der Arbeitszeittabellenansicht und den Aufgabenfortschritt in der Aufgabenansicht ein und übermitteln sie.
Die Zeit wird wie folgt eingegeben: Stunden in der Arbeitszeittabellenansicht
Der Aufgabenfortschritt wird wie folgt eingegeben: Prozent abgeschlossen in der Aufgabenansicht + Verbleibende Arbeit in der Aufgabenansicht
Eine kombinierte Ansicht für Zeit und Aufgabenfortschritt. Wenn Ihre Organisation Project Web App auf diese Weise eingerichtet hat, können Teammitglieder sowohl den Zeit- als auch den Vorgangsfortschritt in der Arbeitszeittabellenansicht erfassen. Der Aufgabenfortschritt wird in diesem Fall durch Ihre Stunden und nicht durch den Prozentsatz der Fertigstellung zusätzlich zur verbleibenden Arbeit dargestellt.
Die Zeit wird wie folgt eingegeben: Stunden in der Arbeitszeittabellenansicht
Der Aufgabenfortschritt wird wie folgt eingegeben: Verbleibende Arbeit in der Arbeitszeittabellenansicht
Die Methode der „kombinierten Ansicht" (die Ihrem Administrator möglicherweise als „Einzeleingabemodus" bekannt ist) macht es überflüssig, Dinge an zwei Stellen aufzuzeichnen, aber Sie verlieren die Möglichkeit, den Prozentsatz der Fertigstellung im allgemeineren Sinne zu melden („Ich bin etwa 25 % mit dieser Aufgabe fertig."). Es gibt also Vor- und Nachteile. Letztendlich entscheiden Sie sich als Teammitglied für das, was Ihre Organisation gewählt hat, aber manchmal ist es hilfreich, die Details hinter den Kulissen zu kennen.
Fügen Sie Kommentare zu Ihrer Arbeit hinzu
Eine andere Möglichkeit, den Aufgabenfortschritt zu kommunizieren, besteht darin, einfach einige Kommentare hinzuzufügen, wenn Sie Aktualisierungen an Ihren Projektmanager senden. Manchmal müssen Sie vielleicht erklären, warum etwas länger dauert als geplant („Ich habe 20 Stunden Restarbeit hinzugefügt, weil …"), oder Sie möchten vielleicht ein paar mehr Details über die Arbeit geben, die Sie in dieser Woche erledigt haben („Ich habe 6 Stunden gebraucht bei dieser Aufgabe am Dienstag tun…")
Um Kommentare hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Senden kommentieren im Menüband, bevor Sie Ihre Arbeitszeittabelle oder Ihren Aufgabenfortschritt übermitteln, und Sie können ein Kommentarfeld ausfüllen, bevor Ihre Änderungen an Ihren Projektmanager gesendet werden.
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