Senden Sie Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht
Sie können Ihrer Formularvorlage eine sekundäre Verbindung zum Senden von Daten hinzufügen, die es Benutzern ermöglicht, ihre Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht zu senden. Sie können statische Werte, auf den Daten im Formular basierende Werte oder eine Formel verwenden, um die E-Mail-Adressen anzugeben, an die das Formular gesendet wird, die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht und den Namen des Formulars. Sie können auch angeben, ob das Formular im Text der E-Mail-Nachricht oder als Anlage zur Nachricht angezeigt werden soll.
Wenn Sie Ihre Formularvorlage so konfigurieren, dass sie das Formular als Anlage zur E-Mail-Nachricht enthält, können Sie die Formularvorlage auch an die E-Mail-Nachricht anhängen. Indem Sie das Formular und die Formularvorlage als Anlagen der E-Mail-Nachricht hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Empfänger das Formular in Microsoft Office InfoPath öffnen können, selbst wenn sie die Formularvorlage nicht auf ihren Computern zwischengespeichert haben. Damit die Empfänger die Anhänge öffnen können, muss InfoPath auf ihren Computern installiert sein.
Wenn Benutzer ihre Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht senden, erstellt InfoPath eine E-Mail-Nachricht mit den Formulardaten und sendet die Nachricht an die E-Mail-Empfänger, die Sie beim Erstellen der Datenverbindung angegeben haben. Wenn die Personen, die die ausgefüllten Formulare erhalten, Microsoft Office Outlook 2007 verwenden, können sie ihrem Posteingang einen Ordner hinzufügen, der alle empfangenen InfoPath-Formulare enthält, und diesen Ordner so konfigurieren, dass die Daten in den Formularen in Spalten in Outlook angezeigt werden.
Nachdem Sie die Verbindung zum Senden von Daten hinzugefügt haben, konfigurieren Sie Ihre Formularvorlage so, dass Benutzer ihre Formulardaten senden können. Wenn Benutzer das Formular öffnen, fügt InfoPath daher automatisch eine Senden -Schaltfläche zur Standardsymbolleiste und einen Senden- Befehl zum Menü Datei hinzu. Sie können die Übermittlungsoptionen für Ihre Formularvorlage auch folgendermaßen anpassen:
Ändern Sie den Text, der auf der Schaltfläche „Senden" in der Standardsymbolleiste und dem Befehl „Senden" im Menü „ Datei " angezeigt wird.
Ändern Sie die Tastenkombination für die Schaltfläche „Senden " auf der Standardsymbolleiste und den Befehl „Senden" im Menü „ Datei ".
Erstellen Sie benutzerdefinierte Nachrichten, die Ihren Benutzern angezeigt werden, wenn sie ihre Formulare senden.
Geben Sie an, ob das Formular geöffnet bleiben, das Formular geschlossen oder ein anderes leeres Formular geöffnet werden soll, nachdem der Benutzer das Formular gesendet hat.
Fügen Sie eine Verbindung zum Senden von Daten hinzu
Klicken Sie im Menü Extras auf Sendeoptionen .
Aktivieren Sie im Dialogfeld Sendeoptionen das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, dieses Formular zu senden .
Klicken Sie auf Formulardaten an ein einzelnes Ziel senden und dann in der Liste auf E-Mail .
Klicken Sie auf Hinzufügen .
Geben Sie im Datenverbindungs-Assistenten in die entsprechenden Felder die E-Mail-Adressen der Empfänger, den Betreff, der in der E-Mail-Nachricht angezeigt werden soll, sowie den gewünschten Einführungstext ein, und klicken Sie dann auf Weiter .
Tipp: Sie können auch ein Feld angeben oder eine Formel verwenden, um den Wert für jedes Feld mit Ausnahme des Einführungsfelds zu erstellen.
Wie?
Klicken Sie auf Formel einfügen
. Führen Sie im Dialogfeld „ Formel einfügen" einen der folgenden Schritte aus:
Um ein Feld in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Feld oder Gruppe einfügen , klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK .
Um eine Funktion in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Funktion einfügen , wählen Sie die gewünschte Funktion im Dialogfeld Funktion einfügen aus und klicken Sie dann auf OK .
Tipp: Wenn die Funktion Parameter erfordert, wählen Sie die Funktion im Dialogfeld „ Funktion einfügen" aus, klicken Sie auf „ OK " und doppelklicken Sie dann im Feld „ Formel " im Dialogfeld „ Formel einfügen" auf die Funktion, die Sie hinzugefügt haben, und klicken Sie auf ein Feld oder eine Gruppe. Links zu weiteren Informationen zu Funktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Um einen Wert oder mathematischen Operator in die Formel einzufügen, geben Sie den Wert oder das Symbol für die mathematische Operation in das Feld Formel ein.
Betrieb
Symbol
Addieren
+
Subtrahieren
-
Multiplizieren
*
Teilen
/
Hinweis: Wenn Ihre Formel den Divisionsoperator (/) verwendet, stellen Sie sicher, dass vor und nach dem Divisionsoperator ein Leerzeichen steht. Wenn vor und nach dem Divisionsoperator kein Leerzeichen steht, interpretiert InfoPath „/" möglicherweise als Trennzeichen für XPath-Positionsschritte und nicht als Divisionsoperator.
Um die Formel auf die korrekte Syntax zu überprüfen, klicken Sie im Dialogfeld Formel einfügen auf Formel überprüfen .
Links zu weiteren Informationen zu Formeln finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Führen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen der folgenden Schritte aus:
Um das Formular im Text der E-Mail-Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf Nur die aktive Ansicht des Formulars und keinen Anhang senden .
Um die Formulardaten als Anhang an die E-Mail-Nachricht zu senden, klicken Sie auf Formulardaten als Anhang senden , aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formularvorlage anhängen, um sicherzustellen, dass Benutzer das Formular öffnen können , und geben Sie dann einen Namen für das Formular ein das Feld Anlagenname . Sie können auch ein Feld angeben oder eine Formel verwenden, um sicherzustellen, dass jeder Formularname eindeutig ist.
Wie?
Klicken Sie auf Formel einfügen
. Führen Sie im Dialogfeld „ Formel einfügen" einen der folgenden Schritte aus:
Um ein Feld in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Feld oder Gruppe einfügen , klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK .
Um eine Funktion in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Funktion einfügen , wählen Sie die gewünschte Funktion im Dialogfeld Funktion einfügen aus und klicken Sie dann auf OK .
Tipp: Wenn die Funktion Parameter erfordert, wählen Sie die Funktion im Dialogfeld „ Funktion einfügen" aus, klicken Sie auf „ OK " und doppelklicken Sie dann im Feld „ Formel " im Dialogfeld „ Formel einfügen" auf die Funktion, die Sie hinzugefügt haben, und klicken Sie auf ein Feld oder eine Gruppe. Links zu weiteren Informationen zu Funktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Um einen Wert oder mathematischen Operator in die Formel einzufügen, geben Sie den Wert oder das Symbol für die mathematische Operation in das Feld Formel ein.
Betrieb
Symbol
Addieren
+
Subtrahieren
-
Multiplizieren
*
Teilen
/
Hinweis: Wenn Ihre Formel den Divisionsoperator (/) verwendet, stellen Sie sicher, dass vor und nach dem Divisionsoperator ein Leerzeichen steht. Wenn vor und nach dem Divisionsoperator kein Leerzeichen steht, interpretiert InfoPath „/" möglicherweise als Trennzeichen für XPath-Positionsschritte und nicht als Divisionsoperator.
Um die Formel auf die korrekte Syntax zu überprüfen, klicken Sie im Dialogfeld Formel einfügen auf Formel überprüfen .
Links zu weiteren Informationen zu Formeln finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Hinweis: Die Personen, die die Formulardaten als Anlage in einer E-Mail-Nachricht erhalten, müssen InfoPath auf ihren Computern installiert haben, um die Anlage öffnen zu können.
Klicken Sie auf Weiter .
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Geben Sie einen Namen für diese Datenverbindung ein einen aussagekräftigen Namen für diese Verbindung zum Senden von Daten ein.
Überprüfen Sie, ob die Informationen im Abschnitt „ Zusammenfassung " korrekt sind, und klicken Sie dann auf „ Fertig stellen ".
Um den Namen der Schaltfläche „Senden", die auf der Standardsymbolleiste angezeigt wird, und des Befehls „ Senden ", der im Menü „ Datei " angezeigt wird, wenn Benutzer das Formular ausfüllen, zu ändern, geben Sie den neuen Namen in das Feld „ Beschriftung " im Dialogfeld „ Sendeoptionen " ein.
Tipp: Wenn Sie dieser Schaltfläche und diesem Befehl eine Tastenkombination zuweisen möchten, geben Sie ein kaufmännisches Und (&) vor dem Zeichen ein, das Sie als Tastenkombination verwenden möchten. Um beispielsweise ALT+B als Tastaturkürzel für die Senden -Schaltfläche und den Befehl zuzuweisen, geben Sie Senden ein .
Wenn Sie nicht möchten, dass Personen beim Ausfüllen Ihres Formulars einen Senden- Befehl oder die Senden- Schaltfläche auf der Standardsymbolleiste verwenden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Menüelement Senden und Symbolleistenschaltfläche Senden anzeigen .
Nachdem Benutzer ein Formular gesendet haben, lässt InfoPath das Formular standardmäßig geöffnet und zeigt eine Meldung an, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde. Um dieses Standardverhalten zu ändern, klicken Sie auf Erweitert und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Um das Formular zu schließen oder ein neues leeres Formular zu erstellen, nachdem der Benutzer ein ausgefülltes Formular gesendet hat, klicken Sie auf die gewünschte Option in der Liste Nach dem Senden.
Um eine benutzerdefinierte Nachricht zu erstellen, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Nachrichten verwenden und geben Sie dann Ihre Nachrichten in die Felder Bei Erfolg und Bei Fehler ein.
Tipp: Verwenden Sie eine Meldung im Feld Bei Fehler , um Benutzern mitzuteilen, was zu tun ist, wenn sie ihr Formular nicht senden können. Sie können beispielsweise vorschlagen, dass Benutzer ihr Formular speichern und sich an jemanden wenden, um weitere Anweisungen zu erhalten.
Wenn Sie keine Meldung anzeigen möchten, nachdem der Benutzer ein Formular gesendet hat, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erfolgs- und Fehlermeldungen anzeigen.
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