Speichern Sie das Datum und die Uhrzeit, wenn ein Datensatz geändert wird
Sie können verfolgen, wann Datensätze in einer Access-Tabelle zuletzt geändert wurden, indem Sie ein Formular mit einem Makro verwenden. Wenn das Formular zum Ändern eines Datensatzes verwendet wird, speichert das Makro das Datum und die Uhrzeit in der Tabelle. Nur Datum und Uhrzeit der letzten Änderung werden gespeichert.
Hinweis: Die Verfahren in diesem Artikel gelten für die Verwendung in Desktop-Access-Datenbanken.
In diesem Artikel
Überblick
Um Datum und Uhrzeit der Änderung der Datensätze in einer Tabelle aufzuzeichnen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Schritt 1: Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle Sie benötigen einen Ort zum Speichern von Datum und Uhrzeit, bevor Sie sie aufzeichnen können. Der erste Schritt besteht darin, Felder in der Tabelle zu erstellen, die die Datensätze enthält, die Sie nachverfolgen möchten. Um das Datum und die Uhrzeit zu erfassen, erstellen Sie ein Feld für das Datum und ein Feld für die Uhrzeit. Wenn Sie nur das eine oder andere erfassen möchten, können Sie nur das Feld erstellen, das Sie benötigen.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Makro, das Datum und Uhrzeit aufzeichnet . Je nachdem, ob Sie das Datum, die Uhrzeit oder beides aufzeichnen möchten, hat das Makro eine oder zwei Aktionen. Geben Sie beim Schreiben des Makros nur die Felder an, in denen Datum und Uhrzeit gespeichert werden, nicht die Tabelle, die diese Felder enthält. Auf diese Weise können Sie das Makro problemlos mit anderen Tabellen und Formularen wiederverwenden.
Schritt 3: Hinzufügen des Makros zu einem Dateneingabeformular Sie fügen das Makro der Formulareigenschaft „ Vor Aktualisierung " des Formulars hinzu, das Sie zum Bearbeiten von Datensätzen in der Tabelle verwenden. Wenn Sie andere Formulare verwenden, um Datensätze in der Tabelle zu bearbeiten, können Sie das Makro auch jedem von ihnen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Datum und Uhrzeit erfassen, unabhängig davon, welches Formular Sie zum Bearbeiten des Datensatzes verwenden.
Tipp: Wenn Sie verfolgen möchten, wann Datensätze erstellt werden, sich aber nicht darum kümmern, wann sie geändert werden, erstellen Sie einfach ein zu verfolgendes Feld in der Tabelle und verwenden Sie die Standardwert -Eigenschaft des Felds, um jeden Datensatz bei seiner Erstellung mit einem Zeitstempel zu versehen.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie beginnen, bedenken Sie Folgendes:
Benutzer müssen Makros in der Datenbank aktivieren. Wenn ein Benutzer die Datenbank öffnet und keine Makros aktiviert, wird das Makro die Datensätze nicht mit einem Zeitstempel versehen. Wenn Sie die Datenbank an einem vertrauenswürdigen Ort speichern, werden Makros automatisch aktiviert.
Wenn ein Benutzer Datensätze bearbeitet, aber kein Dateneingabeformular verwendet, das das Makro enthält, das Datensätze zeitstempelt, werden die Datensätze, die der Benutzer bearbeitet, nicht zeitgestempelt.
Da Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern gespeichert werden, werden die Werte in diesen Feldern jedes Mal überschrieben, wenn ein Datensatz geändert wird. Das heißt, Sie können nur das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung speichern.
Wenn Sie nur das Datum und die Uhrzeit der Erstellung eines Datensatzes erfassen möchten, fügen Sie der Tabelle einfach ein Feld hinzu und legen Sie die Standardwert -Eigenschaft dieses Felds auf Now() oder Date() fest.
Wenn Ihre Datenbankdatei ein älteres Dateiformat hat und Sicherheit auf Benutzerebene verwendet, müssen Sie über Berechtigungen verfügen, um das Design der Tabelle und der Formulare zu ändern, die zum Bearbeiten ihrer Datensätze verwendet werden.
Schritt 1: Hinzufügen von Zeitstempelfeldern zu einer Tabelle
Erstellen Sie Felder zum Speichern der Informationen.
Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
Führen Sie einen oder beide der folgenden Schritte aus:
Erstellen Sie ein Feld zum Speichern des Datums. Geben Sie in der Spalte „Feldname" des Entwurfsfensters „ Datum geändert " in eine neue Zeile ein und wählen Sie dann „ Datum/Uhrzeit " in der Spalte „ Datentyp" aus.
Erstellen Sie ein Feld zum Speichern der Uhrzeit. Geben Sie in der Spalte Feldname des Entwurfsfensters Time Modified in eine neue Zeile ein und wählen Sie dann Date/Time in der Spalte Data Type aus.
Drücken Sie STRG+S, um Ihre Änderungen zu speichern.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Makro, das Datum und Uhrzeit aufzeichnet
Nachdem Sie die Felder erstellt haben, erstellen Sie ein Makro, um diese Felder mit einem Zeitstempel zu versehen. Um das Makro für andere Tabellen wiederverwendbar zu machen, beziehen Sie sich nur auf die Feldnamen, nicht auf die Tabellennamen.
Hinweis: Wenn Sie nur das Datum oder die Uhrzeit aufzeichnen möchten, lassen Sie die Makroaktion weg, die Sie nicht benötigen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Makro . Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist, klicken Sie auf den Pfeil unter der Schaltfläche Modul oder Klassenmodul und dann auf Makro .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden /Ausblenden auf Alle Aktionen anzeigen .
Öffnen Sie im Makrofenster die Makroaktionsliste und wählen Sie SetValue .
1. Zeigen Sie zuerst alle verfügbaren Makroaktionen an. Die SetValue-Aktion gilt als potenziell unsicher und ist standardmäßig ausgeblendet, da sie Daten ändern kann.
2. Wählen Sie dann die SetValue-Aktion aus dieser Liste aus.
Geben oder fügen Sie im Aktionsfeld „ SetValue " im Feld „ Item " [Date Modified] ein oder fügen Sie es ein.
Geben Sie im Feld Ausdruck Date() ein.
Öffnen Sie die nächste Makroaktionsliste und wählen Sie SetValue .
Geben oder fügen Sie im Aktionsfeld „ SetValue " im Feld „ Item " [Time Modified] ein oder fügen Sie es ein.
Geben Sie im Feld Ausdruck Time() ein.
Drücken Sie STRG+S, und geben Sie dann im Dialogfeld Speichern unter Last Modified ein.
Schritt 3: Fügen Sie die Felder und das Makro zu einem Dateneingabeformular hinzu
Nachdem Sie das Makro erstellt haben, fügen Sie es jedem Dateneingabeformular hinzu, das Benutzer verwenden, um Daten in die relevante Tabelle einzugeben.
Öffnen Sie das Dateneingabeformular in der Entwurfsansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Ziehen Sie in der Feldliste unter Verfügbare Felder für diese Ansicht die Felder Änderungsdatum und Änderungszeit in das Formular. Passen Sie die Größe und Platzierung der Felder im Formular nach Bedarf an.
Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
Stellen Sie auf dem Eigenschaftenblatt sicher, dass der Auswahltyp auf Formular festgelegt ist.
Tipp: Um den Auswahltyp zu ändern, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf den gewünschten Auswahltyp.
Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Ereignis .
Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignis auf den Pfeil im Feld Vor Aktualisierung und dann auf Zuletzt geändert .
Wenn Sie mehrere Formulare zum Bearbeiten von Datensätzen verwenden, wiederholen Sie dieses Verfahren für jedes dieser Formulare.
Um zu überprüfen, ob das Makro ordnungsgemäß funktioniert, öffnen Sie das Formular in der Formularansicht, bearbeiten Sie einen Datensatz, und drücken Sie dann UMSCHALT+F9. Das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie den Datensatz bearbeitet haben, sollten angezeigt werden.
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