Exportieren Sie eine externe Liste nach Excel
Sie können Daten zwischen einer externen Liste und Microsoft Excel synchronisieren und beide Datensätze aktuell halten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Produktbestand in einer Liste führen, damit er einfach freigegeben und aktualisiert werden kann, aber auch regelmäßige Bestandsanalysen mithilfe von Microsoft Excel durchführen.
Hinweis: Sie können eine externe Liste nicht mit Versionen vor Excel 2013 synchronisieren. Wenn Sie dies versuchen, wird ein Fehlerdialog mit der Meldung „Verbindung zur Liste nicht möglich" angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten .
Das Arbeiten mit externen Daten erfordert mehrere vorbereitende Aufgaben, um einen sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Planung Ihrer nächsten Schritte helfen. Wenn beim Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Ihnen diese Informationen außerdem dabei helfen, das Problem zu identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator Folgendes tun:
Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle erteilen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf das Notwendige zu beschränken und die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013 und Erstellen einer externen Liste aus einer SQL Azure-Tabelle mit Business Connectivity Services und Secure Store.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss Folgendes tun: Ermitteln Sie den besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, erstellen Sie eine Zielanwendung und legen Sie die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung fest. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Secure Store-Zielanwendung .
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung zum Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013 .
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriff, Operationsmethoden, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.
Erstellen einer externen Liste Ein Benutzer muss eine externe Liste basierend auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf eine oder mehrere Ansichten der externen Liste erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Um externe Daten mit Office-Produkten zu synchronisieren, müssen Sie auf jedem Clientcomputer mindestens Windows 7 und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte haben: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 (Bei Bedarf werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung). Diese Option installiert die Business Connectivity Services-Clientlaufzeit, die Folgendes ausführt: Zwischenspeichern und Synchronisieren mit externen Daten, Zuordnen von Geschäftsdaten zu externen Inhaltstypen, Anzeigen der externen Elementauswahl in Office-Produkten und Ausführen benutzerdefinierter Lösungen in Office-Produkten.
Informationen zum Herunterladen der vorausgesetzten Softwareprodukte finden Sie unter Erforderliche Software zum Arbeiten mit externen Daten in Office 2013 .
Weitere allgemeine Informationen zur Verwendung externer Daten finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten .
Exportieren Sie die externe Liste nach Excel
Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die Liste enthält.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste den Namen der SharePoint-Liste oder Einstellungen aus
, wählen Sie Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte anzeigen und dann im entsprechenden Listenabschnitt den Namen der Liste aus. Wählen Sie Liste und dann Nach Excel exportieren aus .
Standardmäßig ist diese Funktion für externe Listen aktiviert, sie kann jedoch von einem Systemadministrator deaktiviert werden.
Wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen, wählen Sie OK aus.
Wählen Sie im Dialogfeld „Dateidownload" die Option „ Öffnen " aus.
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie Datenverbindungen auf Ihrem Computer aktivieren möchten, wählen Sie Aktivieren aus, wenn Sie glauben, dass die Verbindung zu den Daten auf der SharePoint-Website sicher aktiviert werden kann.
Eine Excel-Tabelle wird mit einer Datenverbindung basierend auf einer Webabfragedatei erstellt. Die Spalten in der exportierten Tabelle werden durch die aktuelle externe Listenansicht bestimmt. Die exportierten externen Daten werden durch die für den externen Inhaltstyp und in der externen Listenansicht definierten Filter sowie die Spracheinstellungen für die SharePoint-Website bestimmt. Alle Seitenbegrenzungen werden ignoriert.
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