Verwalten Sie externe Datenbereiche und ihre Eigenschaften
Sie können die Eigenschaften eines externen Datenbereichs ändern, um Daten zu steuern, die über eine Verbindung zu einer externen Datenquelle wie einer Datenbank, einer Webabfrage oder einer Textdatei in ein Arbeitsblatt importiert wurden.
Ein externer Datenbereich ist ein definierter Name oder Tabellenname, der den Speicherort der Daten definiert, die in ein Arbeitsblatt gebracht werden. Wenn Sie eine Verbindung zu externen Daten herstellen, erstellt Excel automatisch einen externen Datenbereich. Die einzige Ausnahme hiervon ist ein PivotTable-Bericht, der mit einer Datenquelle verbunden ist – ein PivotTable-Bericht verwendet keinen externen Datenbereich. In Excel können Sie einen externen Datenbereich formatieren und gestalten oder wie alle anderen Daten in Berechnungen verwenden.
Eigenschaften des externen Datenbereichs
Ein externer Datenbereich verfügt über zusätzliche Eigenschaften (nicht zu verwechseln mit Abfrage- oder Verbindungseigenschaften), mit denen Sie die Daten steuern können, z. B. die Beibehaltung der Zellenformatierung und Spaltenbreite. Sie können diese externen Datenbereichseigenschaften ändern, indem Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Verbindungen auf Eigenschaften klicken. Nehmen Sie dann Ihre Änderungen vor, indem Sie wie folgt vorgehen:
Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die von Microsoft Query und dem Datenverbindungs-Assistenten erstellt werden, das Dialogfeld Eigenschaften externer Daten .
Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die aus einer importierten Textdatei oder Webabfrage erstellt werden, die HTML-Daten abruft, das Dialogfeld „ Externer Datenbereich – Eigenschaften".
Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die aus einer Webabfrage erstellt werden, die XML-Daten abruft, das Dialogfeld XML -Zuordnungseigenschaften.
Wählen Sie das Arbeitsblatt aus, in dem Sie nach einem externen Datenbereich suchen möchten.
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Namensfeld und dann auf den Namen des gewünschten externen Datenbereichs.
Wählen Sie Formeln > Namensmanager aus .
Klicken Sie im Dialogfeld Name Manager auf den Namen des externen Datenbereichs und dann auf Bearbeiten . Sie können auch auf den Namen doppelklicken.
Geben Sie im Dialogfeld Name bearbeiten den neuen Namen für die Referenz in das Feld Name ein.
Hinweis: Die Schaltfläche „ Schließen " schließt nur das Dialogfeld „ Name Manager ". Sie müssen nicht auf Schließen klicken, um bereits vorgenommene Änderungen zu übernehmen.
Sie können die zugrunde liegende Abfrage für einen externen Datenbereich ändern, der aus Microsoft Query, einer importierten Textdatei, einer Webabfrage oder dem Datenverbindungs-Assistenten erstellt wurde.
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich, für die Sie die zugrunde liegende Abfrage ändern möchten.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften externer Daten auf Verbindungseigenschaften
. Klicken Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auf die Registerkarte Definition und dann auf Abfrage bearbeiten .
Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Abfragen in Microsoft Query finden Sie in der Microsoft Query-Hilfe.
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich, für die Sie die zugrunde liegende Abfrage ändern möchten.
Wählen Sie Daten > Verbindungen und Abfragen > Registerkarte Verbindungen aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Verbindung, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.
Klicken Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auf die Registerkarte Definition und dann auf Abfrage bearbeiten .
Klicken Sie im Dialogfeld Textdatei importieren auf Importieren .
Nehmen Sie im Textimport-Assistenten Änderungen an der importierten Textdatei vor und klicken Sie dann auf Fertig stellen .
Weitere Informationen zum Importieren von Textdateien finden Sie unter Textdateien importieren oder exportieren .
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich, für die Sie die zugrunde liegende Abfrage ändern möchten.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Wählen Sie Daten > Verbindungen und Abfragen > Registerkarte Verbindungen aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Verbindung, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.
Klicken Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auf die Registerkarte Definition und dann auf Abfrage bearbeiten .
Nehmen Sie im Dialogfeld Webabfrage bearbeiten Änderungen an der Webabfrage vor und klicken Sie dann auf Fertig stellen .
Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Webabfragen finden Sie unter Verbinden mit einer Webseite .
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich, für die Sie die zugrunde liegende Abfrage ändern möchten.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften externer Daten auf Verbindungseigenschaften
. Klicken Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auf die Registerkarte Definition .
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Klicken Sie im Feld Befehlstyp auf Tabelle , und ändern Sie dann im Textfeld Befehl den Wert in den Namen einer geeigneten Tabelle, Ansicht oder Abfrage.
Klicken Sie im Feld Befehlstyp auf SQL oder Standard und bearbeiten Sie dann im Textfeld Befehl die SQL-Anweisung.
Hinweis: Je nachdem, wie die Verbindung definiert wurde, ist das Feld Befehlstyp möglicherweise nicht verfügbar (es wird abgeblendet angezeigt).
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Namensfeld und wählen Sie den Namen des externen Datenbereichs aus, den Sie kopieren möchten.
Wählen Sie für eine Excel-Tabelle den Namen des Bereichs aus, und drücken Sie dann STRG+A, um die Tabellenkopfzeilen auszuwählen.
Wenn Sie Spaltenbeschriftungen oder Formeln einschließen möchten, die nicht Teil des externen Datenbereichs sind, wählen Sie die Zellen aus, die die Spaltenbeschriftungen oder Formeln enthalten, die Sie kopieren möchten. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Namensfeld und dann auf den Namen des externen Datenbereichs, den Sie kopieren möchten.
Wählen Sie Start > Kopieren aus .
Wechseln Sie zu der Arbeitsmappe, in die Sie den externen Datenbereich einfügen möchten.
Klicken Sie auf die obere linke Zelle des Einfügebereichs.
Um sicherzustellen, dass die externen Daten keine vorhandenen Daten ersetzen, vergewissern Sie sich, dass das Arbeitsblatt keine Daten unter oder rechts von der Zelle enthält, auf die Sie klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen .
Hinweis: Wenn Sie nur einen Teil eines externen Datenbereichs kopieren, wird die zugrunde liegende Abfrage nicht kopiert und die kopierten Daten können nicht aktualisiert werden.
Sie können steuern, wie mit einem kleineren oder größeren Datensatz umgegangen wird, der beim Aktualisieren der Daten an Excel zurückgegeben wird.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften externer Datenbereich unter Wenn sich die Anzahl der Zeilen im Datenbereich beim Aktualisieren ändert auf eine der folgenden Optionen:
Zellen für neue Daten einfügen, ungenutzte Zellen löschen
Anmerkungen:
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter dem externen Datenbereich nach unten verschoben, aber Zellen rechts vom externen Datenbereich werden nicht verschoben.
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Zellen direkt unter dem externen Datenbereich nach oben verschoben, Zellen rechts vom externen Datenbereich werden jedoch nicht verschoben.
Fügen Sie ganze Zeilen für neue Daten ein, löschen Sie unbenutzte Zellen
Anmerkungen:
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter und rechts vom externen Datenbereich nach unten verschoben.
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Zellen direkt unter und rechts vom externen Datenbereich nicht verschoben.
Vorhandene Zellen mit neuen Daten überschreiben, unbenutzte Zellen löschen
Anmerkungen:
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter dem externen Datenbereich überschrieben, Zellen rechts vom externen Datenbereich werden jedoch nicht verschoben.
Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Zellen direkt unter und rechts vom externen Datenbereich nicht verschoben.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Führen Sie unter Datenformatierung und -layout einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:
Um Feldnamen als erste Zeile einzuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feldnamen einschließen.
Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nur für einen externen Datenbereich verfügbar, der von einem Microsoft Office 2003-Programm konvertiert wird, oder für einen externen Datenbereich, der programmgesteuert erstellt wird.
Um eine Spalte mit Zeilennummern hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeilennummern einschließen.
Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist für eine importierte Textdatei, XML-Datei oder Webabfrage nicht verfügbar.
Um die angewendete Zellenformatierung beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zellenformatierung beibehalten.
Hinweis: Bei einer Webabfrage wird diese Option automatisch deaktiviert, wenn Sie im Dialogfeld „ Optionen " die Option „ Vollständige HTML-Formatierung " auswählen. Sie greifen auf das Dialogfeld „ Optionen " über das Dialogfeld „ Abfrage bearbeiten " zu.
Um die von Ihnen festgelegte Spaltenbreite beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltenbreite anpassen .
Um die von Ihnen angewendete Spaltensortierung, Filterung und das Layout beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltensortierung/-filter/-layout beibehalten.
Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist für eine Webabfrage nicht verfügbar.
Um die angewendete Spaltenfilterung beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltenfilter beibehalten.
Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nur für eine Webabfrage verfügbar, die auf XML-Daten basiert.
Hinweis: Das folgende Verfahren gilt nur für einen externen Datenbereich, der von einem Microsoft Office 2003-Programm konvertiert wird, oder für einen externen Datenbereich, der programmgesteuert erstellt wird. Alle externen Datenbereiche, die über die Benutzeroberfläche erstellt werden, werden als Excel-Tabellen erstellt. Diese Tabellen werden automatisch erweitert, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden, und füllen berechnete Spalten aus.
Geben Sie eine Formel in eine Zelle ein, die an die erste Datenzeile im externen Datenbereich angrenzt.
Hinweis: Die erste Datenzeile kann die erste oder zweite Zeile im externen Datenbereich sein, je nachdem, ob die erste Zeile Kopfzeilen enthält.
Wählen Sie die Zelle aus und doppelklicken Sie auf das Ausfüllkästchen, um die Formel in alle Zeilen im externen Datenbereich zu kopieren.
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften externer Datenbereich das Kontrollkästchen Formeln in Spalten neben Daten ausfüllen.
Hinweis: Wenn der externe Datenbereich beim Aktualisieren erweitert wird, kopiert Excel nur die Formeln, die direkt neben oder innerhalb des externen Datenbereichs liegen.
Beim Einfrieren eines externen Datenbereichs bleiben die Daten erhalten, jedoch nicht die zugrunde liegende Abfrage, sodass ein eingefrorener externer Datenbereich nicht aktualisiert werden kann.
Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das die Excel-Tabelle enthält, aus der Sie die Datenverbindung entfernen möchten.
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Namensfeld und dann auf den Namen des externen Datenbereichs, aus dem Sie die Datenverbindung entfernen möchten. Der Datenbereich wird dann ausgewählt.
Klicken Sie auf der Registerkarte Tools in der Gruppe Externe Tabellendaten auf Verknüpfung aufheben . Der Datenbereich bleibt und trägt weiterhin den gleichen Namen, aber die Verbindung wird gelöscht.
Hinweis: Das folgende Verfahren gilt nur für einen externen Datenbereich, der von einem Microsoft Office 2003-Programm konvertiert wird, oder für einen externen Datenbereich, der programmgesteuert erstellt wird. Alle externen Datenbereiche, die über die Benutzeroberfläche erstellt werden, werden als Excel-Tabellen erstellt. Diese Tabellen werden automatisch erweitert, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden, und füllen berechnete Spalten aus.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Deaktivieren Sie unter Abfragedefinition das Kontrollkästchen Abfragedefinition speichern .
Hinweis: Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe speichern, wird die zugrunde liegende Abfrage aus der Arbeitsmappe gelöscht. Die gespeicherten Datenbankabfragedateien (.dqy- oder .odc-Dateien) werden jedoch nicht gelöscht. Wenn Sie die Abfrage beim Erstellen im Abfrage-Assistenten oder in Microsoft Query gespeichert haben, wird die Abfragedatei auf Ihrem Computer gespeichert, und Sie können die Abfrage erneut verwenden, um externe Daten abzurufen. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Query-Hilfe.
Hinweis: Das folgende Verfahren gilt nur für einen externen Datenbereich, der mit dem Datenverbindungs-Assistenten oder Microsoft Query erstellt wurde (und nicht für eine importierte Textdatei oder Webabfrage), einen externen Datenbereich, der aus einem Microsoft Office 2003-Programm konvertiert wurde, oder ein externer Datenbereich, der programmgesteuert erstellt wurde. Alle externen Datenbereiche, die über die Benutzeroberfläche erstellt werden, werden als Excel-Tabellen erstellt.
Fügen Sie über dem externen Datenbereich eine leere Zeile ein, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
Wählen Sie eine Zelle aus, über der Sie die neue Zeile einfügen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil neben Einfügen und dann auf Blattzeilen einfügen . Da Sie eine Zelle ausgewählt haben, wird über der aktuellen Zeile eine neue Zeile eingefügt.
Klicken Sie auf die Zeilenauswahl der Zeile, über der Sie eine neue Zeile einfügen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf Einfügen . Da Sie eine ganze Zeile ausgewählt haben, wird über der ausgewählten Zeile eine neue Zeile eingefügt.
Geben Sie die gewünschten Beschriftungen in die Zellen in der leeren Zeile ein.
Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich.
Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus .
Deaktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften externer Datenbereich unter Datenformatierung und -layout das Kontrollkästchen Feldnamen einschließen und klicken Sie dann auf OK .
Um die vorhandenen Feldnamen zu entfernen und den externen Datenbereich zu aktualisieren, klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich und dann auf Daten aktualisieren
.
Hinweis: Wenn Sie Daten aus einer Datenbank abrufen, werden alle Änderungen an Spaltennamen in Microsoft Query im externen Datenbereich beibehalten. Informationen zum Ändern von Spaltennamen in der Abfrage finden Sie in der Microsoft Query-Hilfe.
Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das den externen Datenbereich enthält, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Namensfeld und dann auf den Namen des externen Datenbereichs, den Sie löschen möchten.
Wenn der externe Datenbereich eine Excel-Tabelle ist, drücken Sie STRG+A, um die gesamte Tabelle auszuwählen.
Um den externen Datenbereich zu löschen, drücken Sie DELETE.
Um die zugrunde liegende Abfrage zu löschen, klicken Sie auf Ja , wenn Excel Sie dazu auffordert.
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