Legen Sie die Datensatzquelle für einen Bericht fest
Um die Datenquelle für einen Bericht auszuwählen, öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht und drücken Sie Alt + Eingabe, um das Eigenschaftenblatt zu öffnen. Klicken Sie auf das Quadrat direkt unter der Registerkarte „Berichtsobjekt", um den gesamten Bericht auszuwählen, und klicken Sie dann auf dem Eigenschaftenblatt auf der Registerkarte „ Daten " auf „ Datensatzquelle ", um die Eigenschaft auszuwählen. Sie können dann die Aufnahmequelle festlegen, indem Sie ein Element aus der Liste auswählen oder auf die Schaltfläche Erstellen klicken 
, um die Abfrageentwurfsansicht zu öffnen, in der Sie die Datensatzquelle wie jede andere Abfrage erstellen können.
Die Datensatzquelle eines Berichts bestimmt, welche Felder aus Ihrer Datenbank im Bericht angezeigt werden können. In einer relationalen Datenbank sind zusammengehörige Daten normalerweise auf mehrere Tabellen verteilt. Beispielsweise werden Informationen zu Kunden in einer Tabelle und Informationen zu Bestellungen in einer anderen Tabelle gespeichert. Berichte bieten Ihnen eine flexible Möglichkeit, die Daten „wieder zusammenzusetzen" und sie so anzuzeigen, wie Sie es möchten, und können für den Druck optimiert werden. Weitere Informationen zu Berichtsdatensatzquellen finden Sie im Rest dieses Artikels. Eine Übersicht über Berichte finden Sie im Artikel Einführung in Berichte in Access .
Hinweis: Dieser Artikel gilt nicht für Access-Web-Apps – die Art von Datenbank, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App .
In diesem Artikel
Verschiedene Arten von Aufnahmequellen
Tisch
Wenn sich alle benötigten Felder in einer einzigen Tabelle befinden, können Sie diese Tabelle als Datensatzquelle des Berichts verwenden. Wenn die benötigten Felder in zwei oder mehr Tabellen enthalten sind, müssen Sie sicherstellen, dass die Tabellen logisch auf einem gemeinsamen Wert verknüpft werden können, und dann eine benannte Abfrage oder eine eingebettete Abfrage erstellen, die als Datensatzquelle verwendet werden soll.
Benannte Abfrage
Eine benannte Abfrage – normalerweise nur Abfrage genannt – ist eine Abfrage, die als Datenbankobjekt gespeichert wurde. Sie können eine benannte Abfrage als Datensatzquelle für mehrere Formulare oder Berichte verwenden. Änderungen am Abfragedesign wirken sich jedoch auf alle Formulare und Berichte aus, die es als Datensatzquelle verwenden. Darüber hinaus ist es relativ einfach, eine benannte Abfrage zu löschen, wodurch alle Formulare oder Berichte, die sie verwenden, beschädigt werden.
Eingebettete Abfrage
Eine eingebettete Abfrage ist eine Abfrage, die in der Eigenschaft "Datensatzquelle" eines anderen Objekts gespeichert ist. Da eine eingebettete Abfrage kein separates Objekt ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie den Bericht beschädigen, indem Sie seine Abfrage versehentlich löschen oder ändern. Das Erstellen einer eingebetteten Abfrage wird empfohlen, wenn Sie möchten, dass die Abfrage nur für den Bericht bestimmt ist (mit anderen Worten, Sie möchten die Abfrage nicht mit anderen Objekten teilen).
Eingebettete Abfragen werden standardmäßig erstellt, wenn Sie die im nächsten Abschnitt beschriebenen Tools Berichtsentwurf , Leerer Bericht oder Etiketten verwenden. Eingebettete Abfragen werden auch vom Berichtsassistenten erstellt, vorausgesetzt, Sie wählen Daten aus mehr als einer Tabelle für Ihren Bericht aus. Wenn Sie nur Daten aus einer Tabelle auswählen, bindet der Berichtsassistent den Bericht direkt an diese Tabelle.
Sie können auch eine eingebettete Abfrage erstellen, indem Sie die SQL-Anweisung aus einer benannten Abfrage kopieren, die in der SQL-Ansicht geöffnet ist, und die SQL-Anweisung dann in die Eigenschaft „Datensatzquelle" eines Berichts einfügen. So öffnen Sie eine benannte Abfrage in der SQL-Ansicht:
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht und dann auf SQL-Ansicht .
Wie die Berichtstools Datensatzquellen erstellen
Um einen Bericht in Access zu erstellen, klicken Sie auf eines der Tools in der Gruppe „ Berichte " der Registerkarte „ Erstellen ". Je nachdem, wie Sie die Tools verwenden, erstellt jedes einen der drei im vorherigen Abschnitt beschriebenen Datensatzquellentypen.
In der folgenden Tabelle wird beschrieben, was jedes Berichtstool tut und welche Datensatzquellentypen standardmäßig erstellt werden.
Werkzeug | Beschreibung | Standardtyp der Datensatzquelle |
Bericht | Erstellt einen einfachen tabellarischen Bericht, der alle Felder in der Datenquelle enthält. | Tabelle oder benannte Abfrage, die Sie im Navigationsbereich auswählen müssen, bevor Sie auf das Tool klicken. |
Berichtsdesign | Öffnet einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, zu dem Sie nur die gewünschten Felder und Steuerelemente hinzufügen können. | Eingebettete Abfrage, wenn Sie Felder aus dem Aufgabenbereich Feldliste in den Bericht ziehen. Sie können auch eine Tabelle oder benannte Abfrage aus der Dropdown-Liste Datensatzquelle im Eigenschaftenblatt auswählen. |
Leerer Bericht | Öffnet einen leeren Bericht in der Layoutansicht und zeigt den Aufgabenbereich Feldliste an. Wenn Sie Felder aus der Feldliste in den Bericht ziehen, erstellt Access eine eingebettete Abfrage und speichert sie in der Eigenschaft „Datensatzquelle" des Berichts. | Eingebettete Abfrage, wenn Sie Felder aus dem Aufgabenbereich Feldliste in den Bericht ziehen. Sie können auch eine Tabelle oder benannte Abfrage aus der Dropdown-Liste Datensatzquelle im Eigenschaftenblatt auswählen. |
Berichtsassistent | Zeigt einen mehrstufigen Assistenten an, mit dem Sie Felder, Gruppierungs-/Sortierebenen und Layoutoptionen festlegen können. Der Assistent erstellt einen Bericht basierend auf der von Ihnen getroffenen Auswahl. | Eingebettete Abfrage, wenn Sie Felder aus mehr als einer Tabelle auswählen. Wenn Sie nur Felder aus einer einzelnen Tabelle auswählen, verwendet Access diese Tabelle als Datensatzquelle. |
Etiketten | Zeigt einen Assistenten an, mit dem Sie standardmäßige oder benutzerdefinierte Etikettengrößen sowie die anzuzeigenden Felder und deren Sortierung auswählen können. Der Assistent erstellt den Etikettenbericht basierend auf der von Ihnen getroffenen Auswahl. | Tabelle oder benannte Abfrage, die Sie auswählen müssen, bevor Sie auf das Tool klicken. |
Hinweis: Die Tools „ Berichtsdesign ", „ Berichtsassistent " und „ Etiketten " erstellen alle „Client"-Berichte, die nicht mit Webdatenbanken kompatibel sind. Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Bearbeiten oder Veröffentlichen einer Webdatenbanksite auf SharePoint .
Arbeiten Sie mit Aufzeichnungsquellen
Konvertieren Sie eine Datensatzquelle in eine eingebettete Abfrage
Jeder Bericht, der an eine Tabelle oder benannte Abfrage gebunden ist, kann so geändert werden, dass er stattdessen an eine eingebettete Abfrage gebunden ist. Wie bereits erwähnt, kann die Wartung einer Datenbank vereinfacht werden, da Berichte eigenständiger und weniger abhängig von anderen Objekten werden. Verwenden Sie je nach Typ Ihrer aktuellen Datensatzquelle eine der folgenden Methoden, um sie in eine eingebettete Abfrage zu konvertieren:
Methode 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen
Wenn die Eigenschaft „Datensatzquelle" ein Tabellenname ist, können Sie schnell eine eingebettete Abfrage erstellen, indem Sie im Eigenschaftsfeld „Datensatzquelle" auf die Schaltfläche „Erstellen" klicken.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bericht und klicken Sie dann auf Berichtseigenschaften .
Klicken Sie auf der Registerkarte Alle in das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle und dann auf die Schaltfläche Erstellen
. Access fragt, ob Sie eine Abfrage basierend auf der Tabelle erstellen möchten. Klicken Sie auf Ja , um fortzufahren.
Access öffnet den Abfrage-Generator und fügt die Tabelle hinzu, die sich ursprünglich in der Eigenschaft „Steuerelementquelle" befand.Fügen Sie dem Abfrageraster Felder hinzu, indem Sie auf jeden gewünschten Feldnamen im Bericht doppelklicken. Dies muss für alle Felder durchgeführt werden, die im Bericht angezeigt werden sollen.
So fügen Sie Felder aus verknüpften Tabellen oder Abfragen hinzu:
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf Tabellen hinzufügen ( Tabelle in Access 2013 anzeigen).
Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die Sie hinzufügen möchten.
Stellen Sie sicher, dass die Tabellen und Abfragen, die Sie hinzufügen, auf logische Weise verknüpft sind. Beispielsweise würde das ID-Feld der Customer-Tabelle wahrscheinlich eine Verknüpfungslinie aufweisen, die es mit dem CustomerID-Feld der Orders-Tabelle verbindet. Sie können Verbindungslinien erstellen, indem Sie einen Feldnamen aus einer Tabelle oder Abfrage auf einen Feldnamen in einer anderen Tabelle oder Abfrage ziehen.
Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen .Fügen Sie dem Abfrageraster Felder hinzu, indem Sie auf jeden gewünschten Feldnamen im Bericht doppelklicken. Dies muss für alle Felder durchgeführt werden, die im Bericht angezeigt werden sollen.
So testen Sie Ihre Abfrage:
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht und dann auf Datenblattansicht .
Um zur Entwurfsansicht zurückzukehren, klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht .
Wenn Sie zufrieden sind, dass die von der Abfrage zurückgegebenen Daten die gewünschten Daten für Ihren Bericht sind, klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen .
Klicken Sie auf Ja , um die an der SQL-Anweisung vorgenommenen Änderungen zu speichern und die Eigenschaft zu aktualisieren.
Hinweis: Wenn die neue Abfrage nicht alle Felder enthält, die im Bericht verwendet wurden, fordert Access Sie zur Eingabe eines Parameterwerts für jedes fehlende Feld auf. Sie können entweder den Verweis auf das Feld im Bericht löschen oder das Verfahren unter Eingebettete Abfrage bearbeiten verwenden, um die fehlenden Felder zur Abfrage hinzuzufügen.
Methode 2: Fügen Sie mithilfe der Feldliste ein Feld aus einer verknüpften Tabelle hinzu
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Wenn der Aufgabenbereich Feldliste nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Wenn Alle Tabellen anzeigen oben in der Feldliste angezeigt wird, klicken Sie darauf, um Felder in Bezugstabellen und anderen Tabellen anzuzeigen.
Erweitern Sie unter In verknüpften Tabellen verfügbare Felder eine Tabelle und ziehen Sie eines ihrer Felder in den Bericht.
Access ändert die Datensatzquelle in eine eingebettete Abfrage, die das hinzugefügte Feld enthält. Sie können auf diese Weise weitere Felder hinzufügen oder die eingebettete Abfrage bearbeiten, indem Sie das Verfahren unter Bearbeiten einer eingebetteten Abfrage verwenden.
Methode 3: Kopieren und Einfügen von SQL aus einer benannten Abfrage
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, die die zu kopierende SQL-Anweisung enthält, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf SQL-Ansicht .
Kopieren Sie den Text in den SQL-Bereich und schließen Sie dann die Abfrage, ohne sie zu speichern.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, dem Sie die eingebettete Abfrage hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Alle den Text aus, der sich in der Eigenschaft Datensatzquelle befindet, und drücken Sie dann STRG+P, um die SQL in das Eigenschaftenfeld einzufügen.
Hinweis: Wenn die neue Abfrage nicht alle Felder enthält, die im Bericht verwendet wurden, fordert Access Sie zur Eingabe eines Parameterwerts für jedes fehlende Feld auf. Sie können entweder den Verweis auf das Feld im Bericht löschen oder das Verfahren unter Eingebettete Abfrage bearbeiten verwenden, um die fehlenden Felder zur Abfrage hinzuzufügen.
Methode 4: Kopieren und Einfügen von SQL aus einem anderen Formular oder Bericht
Sie können eine eingebettete Abfrage direkt aus der Eigenschaft "Datensatzquelle" eines Objekts in ein anderes kopieren. Wenn ein anderes Formular oder ein anderer Bericht eine eingebettete Abfrage enthält, die die gewünschten Daten zurückgibt, ist es auf diese Weise einfach, sie für den Bericht, an dem Sie gerade arbeiten, wiederzuverwenden.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, der die eingebettete SQL-Anweisung enthält, die Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Formular oder Bericht und klicken Sie dann auf Formulareigenschaften oder Berichtseigenschaften .
Wählen Sie auf der Registerkarte Alle den gesamten SQL-Anweisungstext im Eigenschaftenfeld Datensatzquelle aus, und drücken Sie dann STRG+C, um ihn zu kopieren.
Schließen Sie das Formular oder den Bericht ohne zu speichern.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, dem Sie die eingebettete Abfrage hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bericht und klicken Sie dann auf Berichtseigenschaften .
Wählen Sie auf der Registerkarte Alle den Text aus, der sich in der Eigenschaft Datensatzquelle befindet, und drücken Sie dann STRG+P, um die SQL in die Eigenschaft einzufügen.
Hinweis: Wenn die neue Abfrage nicht alle Felder enthält, die im Bericht verwendet wurden, fordert Access Sie zur Eingabe eines Parameterwerts für jedes fehlende Feld auf. Sie können entweder den Verweis auf das Feld im Bericht löschen oder das folgende Verfahren (Bearbeiten einer eingebetteten Abfrage) verwenden, um die fehlenden Felder zur Abfrage hinzuzufügen.
Bearbeiten Sie eine eingebettete Abfrage
Wenn Ihre Datenbank wächst, müssen Sie möglicherweise die Datensatzquelle eines Berichts ändern, um beispielsweise einem Bericht weitere Felder hinzuzufügen. Verwenden Sie dieses Verfahren, um die Datensatzquelle im Abfragegenerator zu öffnen:
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, der die eingebettete Abfrage enthält, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bericht und klicken Sie dann auf Berichtseigenschaften .
Klicken Sie auf der Registerkarte Alle in das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle und dann auf die Schaltfläche Erstellen
.
Access öffnet die Abfrage im Abfrage-Generator.Bearbeiten Sie die Abfrage nach Bedarf, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen .
Klicken Sie auf Ja , um die Änderungen zu speichern und die Eigenschaft zu aktualisieren.
Access schließt den Abfrage-Generator. Alle Änderungen, die Sie im Abfrage-Generator vorgenommen haben, werden in der SQL-Anweisung in der Eigenschaft „ Datensatzquelle " widergespiegelt.
Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen .
Speichern Sie eine eingebettete Abfrage als benannte Abfrage
Sie könnten entscheiden, dass die eingebettete Abfrage, die als Datensatzquelle für einen Bericht dient, auch für andere Zwecke nützlich sein könnte. In diesem Fall können Sie sie als benannte Abfrage speichern, die dann von anderen Objekten verwendet werden kann.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, der die eingebettete Abfrage enthält, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bericht und klicken Sie dann auf Berichtseigenschaften .
Klicken Sie auf der Registerkarte Alle in das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle und dann auf die Schaltfläche Erstellen
.
Access öffnet die Abfrage im Abfrage-Generator.Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Speichern unter .
Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Abfragenamen in das obere Feld ein und klicken Sie dann auf OK .
Access speichert die Abfrage als benannte Abfrage im Navigationsbereich.
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen .
Access fragt, ob Sie die an der eingebetteten Abfrage vorgenommenen Änderungen speichern möchten, auch wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben. In den meisten Fällen sollten Sie einfach auf Nein klicken, um den Abfragegenerator zu schließen. Wenn Sie jedoch Änderungen vorgenommen haben, die in der eingebetteten Abfrage des Berichts widergespiegelt werden sollen, klicken Sie auf Ja .
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