Legen Sie die Regeln für einen Seriendruck fest
Wenn Sie Briefe an Ihre Mailingliste senden, können Sie die Nachricht anpassen. Fügen Sie beispielsweise die Wörter „Überfällig" für einige Empfänger ein, die auf Werten in bestimmten Feldern der Datenquelle basieren. Die Anpassung basiert auf Regeln, die ausgeführt werden, wenn Sie die Zusammenführung durchführen.
Das Beispiel „Überfällig" würde eine If...Then...Else -Regel verwenden, die angibt, dass der Text „Überfällig" für Empfänger eingeschlossen werden soll, bei denen der Wert eines Fälligkeitsdatumsfelds in der Vergangenheit liegt.
Das Einrichten von Regeln erfolgt nach der Auswahl der Empfänger für den Seriendruck und nach dem Einfügen von Seriendruckfeldern in das Dokument.
Gehen Sie zu Mailings > Regel und wählen Sie basierend auf den folgenden Beschreibungen eine Regel aus.
Beispielsweise versenden Sie dieselbe Einladung für eine vierteljährliche Besprechung. Ihre Datenquelle speichert die Besprechungsdaten nicht und das Besprechungsdatum erscheint mehr als einmal in der Einladung.
Indem Sie Lesezeichen in Ihrem Dokument platzieren und ein Fragefeld einfügen, können Sie für jedes Meeting dieselbe Zusammenführung durchführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum, und Sie geben es nur einmal ein.
Drücken Sie im Seriendruckdokument Strg+F9 und geben Sie dann einen Namen ein, um ein Lesezeichen zu erstellen. Wiederholen Sie dies unter demselben Namen an jeder Stelle, an der die Antwort auf das Ask-Feld im Dokument erscheinen soll.
Platzieren Sie Ihren Cursor irgendwo im Dokument, vor dem ersten Lesezeichen, das Sie gerade erstellt haben.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Fragen .
Wählen Sie das soeben erstellte Lesezeichen aus (oder geben Sie seinen Namen ein) und geben Sie eine Eingabeaufforderung ein, z. B. "Datum des Ereignisses?" im Eingabefeld .
Wählen Sie OK und dann erneut OK .
Am Ende des Prozesses, wenn Sie Finish & Merge wählen, wählen Sie Edit Individual Documents . Sie werden aufgefordert, für jeden Empfänger eine Antwort zu geben. Diese Antwort wird in die von Ihnen angegebenen Lesezeichen in die Dokumente eingefügt, die aus der Zusammenführung resultieren.
Weitere Informationen: Feldcodes: Ask-Feld
Beispielsweise senden Sie dieselbe Einladung für eine vierteljährliche Besprechung. Ihre Datenquelle speichert die Besprechungsdaten nicht und das Besprechungsdatum erscheint nur einmal in der Einladung.
Indem Sie ein Ausfüllfeld in das Dokument einfügen, können Sie dieselbe Zusammenführung für jedes Meeting ausführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Fülltext erscheinen soll.
Gehen Sie auf der Registerkarte Mailings zu Regeln > Ausfüllen .
Geben Sie eine Eingabeaufforderung ein, z. B. "Datum der Veranstaltung?" im Eingabefeld .
Wählen Sie OK und dann erneut OK .
Wählen Sie am Ende des Vorgangs, wenn Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen" klicken, „Einzelne Dokumente bearbeiten". Sie werden aufgefordert, für jeden Empfänger eine Antwort zu geben. Diese Antwort wird in das Ausfüllfeld in den Dokumenten eingefügt, die aus der Zusammenführung resultieren.
Weitere Informationen: Feldcodes: Ausfüllbares Feld
Beispielsweise versenden Sie Korrespondenz an eine Liste von Konferenzteilnehmern, die sowohl im Inland als auch im Ausland unterwegs sind. Das Feld „Land/Region" in Ihrer Datenquelle ist für Teilnehmer aus dem Inland möglicherweise leer. Sie können eine If...Then...Else...-Regel verwenden, um die Nachricht für alle Empfänger zu personalisieren. Empfänger, deren Feld „Land/Region" leer ist, sehen möglicherweise „Sie werden bei der Ankunft am Gate begrüßt", während alle anderen Empfänger möglicherweise sehen: „Sie werden am Schalter in der Nähe des Zolls begrüßt."
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der bedingte Text erscheinen soll.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > If...Then...Else .
Wählen Sie in der Liste Feldname das Feld aus Ihrer Datenquelle aus, das den bedingten Text bestimmt.
Wählen Sie in der Vergleichsliste eine Methode zum Vergleichen der Datenwerte aus.
Geben Sie im Feld „ Vergleichen mit " den Vergleichswert ein (überspringen Sie dies, wenn Sie „ ist leer " oder „ ist nicht leer " als Vergleich ausgewählt haben).
Geben Sie im Feld Diesen Text einfügen den Text ein, der in das Dokument eingefügt wird, wenn die Vergleichskriterien erfüllt sind.
Geben Sie im Feld Sonst diesen Text einfügen den Text ein, der in das Dokument eingefügt wird, wenn die Vergleichskriterien nicht erfüllt sind.
Wählen Sie OK aus .
Weitere Informationen: Feldcodes: IF-Feld
Beispielsweise möchten Sie, dass die Korrespondenz jedem Empfänger seine Position in einer Warteliste anzeigt. Sie können die Empfängerliste in chronologischer Reihenfolge der Anmeldungen sortieren und dann eine Regel zum Zusammenführen von Datensätzen # verwenden, um die nummerierte Position des Empfängers in der Liste anzuzeigen.
Die Datensatznummer spiegelt alle Sortierungen oder Filter wider, die Sie vor der Zusammenführung auf die Datenquelle angewendet haben.
Tipp: Verwenden Sie eine Regel „Rechnungsnummer zusammenführen" neben einem Feld „Druckdatum", um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer erscheinen soll.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Datensatznummer zusammenführen .
Weitere Informationen : Feldcodes: MergeRec-Feld
Beispielsweise möchten Sie, dass die Korrespondenz jedem Empfänger die Gesamtzahl der Personen anzeigt, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben. Die Regel Merge Sequence # gibt Ihnen die Anzahl der Datensätze im zusammengeführten Dokument an.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer erscheinen soll.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Sequenz # zusammenführen .
Weitere Informationen : Feldcodes: MergeSeq-Feld
Beispielsweise verwenden Sie den Seriendruck, um Ihre Kontaktliste auf einem einzigen Blatt Papier zu drucken. Verwenden Sie die Regel Nächster Datensatz, um Word anzuweisen, mit dem nächsten Datensatz fortzufahren, ohne eine neue Seite zu beginnen.
Hinweis: Ein Bogen mit Versandetiketten wird in Word als Tabelle angelegt. Um die nächste Adresse in die Beschriftung einzufügen, verwendet Word in jeder Tabellenzelle die Regel „Nächster Datensatz".
Platzieren Sie den Cursor dort, wo Daten aus dem nächsten Datensatz erscheinen sollen.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Nächster Datensatz .
Fügen Sie ein Briefvorlagenfeld für die als nächstes gewünschten Daten ein
Eine Liste mit Firmennamen könnte wie folgt aussehen:
"Name der Firma"
«Nächster Datensatz»«Firmenname»
«Nächster Datensatz»«Firmenname»
Weitere Informationen: Feldcodes: Nächstes Feld
Sie möchten beispielsweise eine Liste der Konferenzteilnehmer für Inlandsreisen auf einem Blatt Papier und eine Liste der Teilnehmer für Auslandsreisen auf einem anderen Blatt Papier. Das Feld „Land/Region" in Ihrer Datenquelle ist für Inlandsreisende möglicherweise leer. Sie können eine „Nächster Datensatz, wenn"-Regel verwenden, um zu verhindern, dass Word eine neue Seite beginnt, bis sie Empfänger erreicht, deren Feld „Land/Region" nicht leer ist. Dazu sortieren Sie Ihre Datenquelle zunächst nach Land/Region.
Platzieren Sie den Cursor dort, wo Daten aus dem nächsten Datensatz erscheinen sollen.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Nächster Datensatz, wenn .
Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Briefvorlagenfelds aus, z. B. Stadt .
Wählen Sie in der Vergleichsliste eine Methode zum Vergleichen der Datenwerte aus. Um beispielsweise Empfänger in einer bestimmten Stadt herauszuheben, wählen Sie Gleich .
Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Um beispielsweise Empfänger in Tokio hervorzuheben, geben Sie „ Tokyo " ein (überspringen Sie dies, wenn Sie „ ist leer " oder „ ist nicht leer " als Vergleich ausgewählt haben).
Weitere Informationen : Feldcodes: NextIf-Feld
Sie bereiten beispielsweise Einladungen zu einer Konferenz vor, bei der der Hauptredner noch nicht feststeht. Sie können im gesamten Dokument Platzhalter für den Namen des Sprechers belassen und eine Lesezeichen-Regel einfügen, bei der Sie den Namen des Sprechers einmal eingeben und er in allen Platzhaltern erscheint.
Platzhalter sind Ref-Felder; Die Regel „Lesezeichen setzen" fügt ein Feld ein, das im Dokument nicht angezeigt wird (es sei denn, Sie drücken Alt+F9, um Feldcodes anzuzeigen).
Platzieren Sie Ihren Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Lesezeichen setzen , geben Sie einen Namen ein und wählen Sie dann OK .
Platzieren Sie Ihren Cursor dort, wo der Text des Lesezeichens erscheinen soll.
Gehen Sie zu Einfügen > Quick Parts > Field und wählen Sie Ref .
Wählen Sie den gerade erstellten Lesezeichennamen und dann OK aus.
Fügen Sie das Ref-Feld überall dort ein, wo der Text des Lesezeichens erscheinen soll.
Bevor Sie die Zusammenführung ausführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Festlegen, wählen Sie Feld bearbeiten aus und geben Sie den gewünschten Text in das Feld Text ein.
Wählen Sie OK aus .
Weitere Informationen: Feldcodes: Feld festlegen
Beispiel: Sie besitzen ein Bekleidungsgeschäft und stellen fest, dass Sie einen Überbestand an einem bestimmten T-Shirt haben, jedoch nicht in der beliebtesten Größe. Wenn Sie bereit sind, einen Verkaufsflyer zu versenden, werden Sie Kunden ausschließen, die eine bestimmte Größe tragen. Verwenden Sie die Regel „Datensatz überspringen, wenn", um den Inhalt der Größendaten der Kunden mit der Größe zu vergleichen, die Sie ausschließen möchten.
Gehen Sie zu Mailings > Regeln > Datensatz überspringen, wenn .
Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Briefvorlagenfelds aus, z. B. Größe .
Wählen Sie in der Vergleichsliste eine Methode zum Vergleichen der Datenwerte aus. Um beispielsweise Kunden hervorzuheben, die eine bestimmte Größe tragen, wählen Sie Gleich .
Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Um beispielsweise Kunden hervorzuheben, die eine extrakleine Größe tragen, wählen Sie XS (überspringen Sie dies, wenn Sie als Vergleich „ ist leer " oder „ ist nicht leer " gewählt haben).
Weitere Informationen : Feldcodes: SkipIf-Feld
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