Benutzerziel: Kosten verwalten
| Wenn Sie Kosteninformationen nachverfolgen möchten, sind Sie hier genau richtig. Erfahren Sie, wie und wo Sie verschiedene Kostendetails eingeben, damit Sie Ihre Gesamtkosten im Verlauf Ihres Projekts von Zeit zu Zeit anzeigen und analysieren können. Wenn Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, können Sie bessere Entscheidungen treffen, um Ihr Projekt innerhalb des Budgets abzuschließen. |
Tipps zum Kostenmanagement, bevor Sie beginnen
Dieser Artikel ist eines von vielen Projektmanagementzielen auf der Projektmanagement-Roadmap .
Projektkosten schätzen Kostenhistorien von Projekten, die dem von Ihnen geplanten Projekt ähneln, können zu Beginn hilfreich sein. Es hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn Ihre Organisation über Project Management Office (PMO)-Experten verfügt, können Sie auch Ihre Kosten- und Budgetpläne mit ihnen besprechen oder ein erfahrenes und sachkundiges Teammitglied bitten, Ihre Aufgaben- und Ressourcenkostenschätzungen zu überprüfen. Kostenschätzungen sind schwierig – größere Organisationen befolgen die PMO-Richtlinien oder beauftragen professionelle Kostenschätzungen.
Wissen, welche Arten von Kosten es im Projekt gibt Die meisten Projektkosten stammen aus Arbeitsressourcen – den Personen, die an zugewiesenen Aufgaben arbeiten, oder den Materialien und Geräten, die zum Abschließen eines Projekts benötigt werden. Ressourcenkosten basieren in der Regel auf Stundensätzen oder Einheitssätzen, können aber auch einmalige Kosten wie Beratergebühren, Lieferantenkosten oder Reisekosten sein. Kosten, die nicht mit Ressourcen verknüpft sind, werden in der Regel als Fixkosten für bestimmte Vorgänge oder das gesamte Projekt eingegeben.
Kosten eingeben Ressourcenkosten werden in der Ressourcenblattansicht für Stundenarbeiter, Angestellte, Auftragnehmer, Materialkosten oder andere einmalige Ressourcenkosten, wie z. B. Kosten für Versicherungen oder Kautionen, eingegeben. Aufgabenkosten werden in eine Kostentabelle eingetragen, die Sie jedem Aufgabenblatt hinzufügen können.
Abrufen Ihrer Gesamtkosten Project berechnet Gesamtkosten für alle von Ihnen eingegebenen Kosten, sodass Sie schnell sehen können, wie sich Ihre Projektkosten summieren. Teilen Sie diese Kosteninformationen mit Ihren Projektbeteiligten, die möglicherweise danach suchen.
Festlegen Ihres Budgets Wenn die Gesamtkosten dem Budget ähneln, das Sie und Ihre Projektbeteiligten für das Projekt im Sinn hatten, werden diese Gesamtkosten durch das Speichern eines Basisplans als Projektbudget festgelegt. Normalerweise tun Sie dies, nachdem Sie alle für Ihr Projekt erforderlichen Informationen eingegeben haben und bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Ein Basisbudget ist erforderlich, wenn Sie planen, Kosten zu verfolgen und zu verwalten, insbesondere wenn Sie eine Ertragswertanalyse durchführen, um Kostenabweichungen während Ihres gesamten Projekts zu analysieren. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen und Speichern einer Baseline .
Durchführen von Kostenanalysen Exportieren Sie Ihre Kostendaten für eine eingehende Datenanalyse nach Excel , indem Sie Excel-PivotTables, Diagramme und andere Funktionen wie bedingte Formatierung und Sparklines verwenden (wie in der folgenden Abbildung gezeigt).
Oder verwenden Sie Visual Reports in Project, um ein PivotChart des verdienten Werts (allgemein bekannt als S-Kurve) anzuzeigen.
Sie können Ihre Projektdaten sogar weiterentwickeln und eine erweiterte Analyse erstellen, indem Sie die ANOVA-Analysefunktionen des Analysis ToolPak in Excel verwenden. Wenn es um die Analyse von Projektkosten geht, sind Ihnen keine Grenzen gesetzt!
Tragen Sie Kosten in Ihr Projekt ein
Das Wichtigste zuerst – Sie beginnen mit der Eingabe der Lohnsätze für die Personen, die die Arbeit erledigen, und der Einheitssätze für die Materialien, die Sie zum Abschluss Ihres Projekts benötigen. Anschließend geben Sie die „festen" Ressourcenkosten für die Ausrüstung sowie alle einmaligen Ressourcenkosten ein, die Sie in Ihrem Projekt nachverfolgen möchten. Project berechnet die Ist-Kosten automatisch auf der Grundlage der tatsächlich angesammelten Arbeit oder des verbrauchten Materials für Aufgaben, aber bei Bedarf können Sie die Ist-Kosten für alle zugewiesenen Aufgaben eingeben, die abgeschlossen wurden. | |
Nachdem Sie Kosten für Ressourcen, Aufgaben oder beides eingegeben haben, überprüfen Sie die Gesamtkosten, um festzustellen, ob sie angepasst werden müssen, um Ihr Kostenziel zu erreichen. | |
Irgendwann möchten Sie Projektkosteninformationen an andere Personen in Ihrer Organisation weitergeben. Verwenden Sie einen vordefinierten Kostenbericht, z. B. einen Cashflow- oder Ertragswertbericht, oder zeigen Sie Ihre Kostendaten sofort in einem visuellen Bericht an, z. B. einem Excel-PivotChart oder Visio-PivotDiagramm. |
Verwalten Sie Ihre Projektkosten
Nachdem Sie Ihre Kostenschätzungen eingegeben haben, speichern Sie sie mit Ihrem Basisplan, um Ihr Budget festzulegen. So können Sie Ihre geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten Ihres Projektfortschritts vergleichen und prognostizieren, ob Ihre Projektkosten innerhalb des Budgets bleiben oder nicht. | |
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Zeitplans, von einfach bis professionell | Behalten Sie im Auge, wie die Arbeit an Aufgaben voranschreitet und wie sich die tatsächlichen Kosten summieren, um festzustellen, ob Ihr Projekt innerhalb des Budgets bleibt oder Gefahr läuft, das Budget zu überschreiten. |
Führen Sie zu jedem Zeitpunkt während des Projekts eine Earned-Value-Analyse durch, um herauszufinden, ob das bisher ausgegebene Geld der geleisteten Arbeit entspricht und mit den Basiskosten übereinstimmt, die Sie für Aufgaben, Ressourcen und Aufgaben festgelegt haben. |
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