Verwenden Sie das strategische Ausrichtungsdiagramm
Im Idealfall sollte sich jeder für Projekte ausgegebene Dollar positiv auf die strategischen Geschäftsziele Ihres Unternehmens auswirken. Durch Untersuchen des strategischen Ausrichtungsdiagramms, das Teil der Project Online-Portfolioanalysetools ist, können Sie sehen, wie eng Ihr Projektportfoliobudget strategische Initiativen unterstützt. Dieser Einblick kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche neuen Projekte am vorteilhaftesten sind. Es kann Ihnen auch dabei helfen, laufende Projektportfolios so anzupassen, dass sich die strategische Ausrichtung verbessert.
In diesem Artikel
Was ist strategische Ausrichtung?
Die strategische Ausrichtung ist eine Möglichkeit für Sie, anhand der ausgegebenen Dollars zu analysieren, inwieweit Ihre Projektausgaben das Erreichen der Geschäftsziele Ihres Unternehmens unterstützen. Wenn Sie eine Portfolioanalyse in Project Web App für Project Online ausführen, erhalten Sie das strategische Ausrichtungsdiagramm aus einer Reihe von Berechnungen basierend auf den von Ihnen eingegebenen Informationen, einschließlich:
Ihre Geschäftstreiber und ihre Prioritäten
Die Projektpläne für jedes Portfolioprojekt, einschließlich der Gesamtprojektkosten
Die strategischen Auswirkungen jedes Geschäftstreibers auf jedes Projekt (keine, niedrig, moderat, stark, extrem)
Im strategischen Ausrichtungsdiagramm zeichnet Project Online ein Balkendiagramm mit der prozentualen Punktzahl für jeden Treiber über alle Projekte hinweg (Treiberwichtigkeit) im Vergleich zur prozentualen Punktzahl des gesamten Portfoliobudgets, das in jeden Treiber investiert wurde (Gesamtkosten).
Wenn die beiden Balken für jeden Treiber ungefähr gleich lang sind, bedeutet dies, dass die Projektausgaben gut auf Ihre strategischen Geschäftsziele abgestimmt sind. Wenn ein Paar Balken an einem Treiber weit voneinander entfernt ist, bedeutet dies, dass noch mehr Arbeit zu erledigen ist. Dies kann darauf hindeuten, dass die falschen Projekttypen ausgewählt werden, die Ausgaben für Projekte in keinem Verhältnis zu den Geschäftszielen stehen oder die Geschäftsziele selbst möglicherweise aktualisiert werden müssen.
Hinweis: Benutzer, die als Portfolio-Manager oder Administratoren für Project Web App gekennzeichnet sind, verfügen über die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen von Portfolioanalysen in Project Online. Als Portfolio-Betrachter identifizierte Benutzer können das Portfolio-Dashboard und die Analysen überprüfen. Wenn Sie der Project Online-Administrator sind, wählen Sie zum Arbeiten mit Benutzerberechtigungen im Menü Einstellungen die Option Websiteeinstellungen aus. Wählen Sie unter Benutzer und Berechtigungen die Option Personen und Gruppen oder Websiteberechtigungen aus.
Richten Sie Geschäftstreiber und Projekte für die Portfolioanalyse ein
Um Portfolioanalysen durchzuführen, einschließlich Kostenanalysen, die das strategische Ausrichtungsdiagramm generieren, müssen Sie Ihr Projektportfolio auf bestimmte Weise aufstellen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie auf die Portfolioanalyse-Links auf der Schnellstartleiste zugreifen können. Wenn auf der Schnellstartleiste kein Strategieabschnitt angezeigt wird, bitten Sie Ihren Project Online-Administrator, ihn hinzuzufügen.
Wählen Sie im Menü Einstellungen die Option PWA-Einstellungen aus.
Wählen Sie unter Aussehen und Verhalten die Option Schnellstart aus.
Aktivieren Sie in der Tabelle Schnellstartelemente ändern die Kontrollkästchen neben Strategie , Treiberbibliothek , Treiberpriorisierung und Portfolioanalysen .
Wählen Sie auf der Registerkarte Quick Launch in der Gruppe Commit die Option Save & Close aus.
Der Abschnitt „Strategie" wird auf der Schnellstartleiste angezeigt.
Nachdem Sie nun über die benötigten Links verfügen, umfasst der Einrichtungsprozess für die Portfolioanalyse die folgenden fünf Schritte in Project Web App:
Fügen Sie die strategischen Geschäftstreiber Ihrer Organisation hinzu.
Priorisieren Sie die Geschäftstreiber.
Entwickeln Sie jeden Projektplan oder jedes vorgeschlagene Projekt zusammen mit Kosteninformationen.
Bewerten Sie, wie gut jedes vorgeschlagene Projekt mit diesen Geschäftstreibern übereinstimmt.
Analysieren Sie Ihr Portfolio.
Weitere Informationen zu diesen Schritten finden Sie weiter unten.
Fügen Sie strategische Geschäftstreiber hinzu
Ein Geschäftstreiber ist ein strategisches Ziel, das Ihr Unternehmen erreichen möchte, z. B. die Steigerung der Produktqualität, die Ausweitung seiner Reichweite auf dem Markt oder die Diversifizierung seiner Serviceangebote. Geschäftstreiber sollten spezifisch und messbar sein, damit Sie leicht feststellen können, ob und inwieweit Ihre verschiedenen Projekte sie erfüllen. Organisationen definieren ihre Geschäftsziele in der Regel während regelmäßiger strategischer Planungssitzungen.
Bei der Portfolioanalyse verwendet Project Web App Geschäftstreiber, um den Wert verschiedener Projekte einzustufen, damit Sie objektiver entscheiden können, welche Projekte Ihrem Unternehmen helfen, seine strategischen Ziele zu erreichen.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Treiberbibliothek aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Treiber in der Gruppe Treiber die Option Neu aus.
Vervollständigen Sie die angezeigte Seite mit den Geschäftstreibern Ihrer Organisation. Erfahren Sie mehr über Geschäftstreiber für Ihre Project Online-Portfolioanalyse .
Wählen Sie auf der Registerkarte Treiber in der Gruppe Treiber die Option Speichern .
Priorisieren Sie die Geschäftstreiber
Nachdem Sie Ihre Geschäftstreiber definiert haben, müssen Sie sie priorisieren.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Treiberpriorisierung aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Priorisierungen in der Gruppe Priorisierungen Neu .
Füllen Sie die angezeigte Seite aus und arbeiten Sie die folgenden Seiten und den Priorisierungsprozess für Geschäftstreiber durch. Erfahren Sie mehr über die Priorisierung von Geschäftstreibern .
Wählen Sie auf der Registerkarte Priorisierung in der Gruppe Priorisierung die Option Speichern .
Tipp: Sie können mehrere Sätze von Geschäftstreibern und Treiberpriorisierungen erstellen.
Erstellen Sie die Projekte
Wenn Sie die Projekte für ein vorgeschlagenes Portfolio noch nicht erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt Projektkosten und Ressourceninformationen enthält.
Bewerten Sie die strategischen Auswirkungen jedes Projekts
Wenn die Projekte vorhanden sind, bewerten Sie die strategischen Auswirkungen für jedes einzelne.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Projekte aus.
Wählen Sie im Projektcenter das Projekt aus, für das Sie die strategische Wirkung bewerten und in die Portfolioanalyse aufnehmen möchten.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Strategic Impact .
Dieser Link wird zusammen mit Ihren Quick Launch-Projektlinks angezeigt, nachdem Sie die Geschäftstreiber erstellt und gespeichert haben.
Bewerten Sie die Auswirkungen des Projekts anhand der einzelnen Geschäftsfaktoren.
Wählen Sie auf der Registerkarte Projekt in der Gruppe Projekt die Option Speichern aus.
Analysieren Sie Ihr Portfolio
Nachdem Sie alle Projekte, die Sie in die Portfolioanalyse einbeziehen möchten, anhand der Geschäftstreiber bewertet haben, können Sie die Portfolioanalyse erstellen.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Portfolioanalysen .
Wählen Sie auf der Registerkarte Analysen in der Gruppe Analyse die Option Neu aus.
Arbeiten Sie die angezeigten Seiten durch und definieren Sie die Analyse. Dazu gehören die von Ihnen festgelegte Treiberpriorisierung, die Auswahl und Priorisierung der in die Analyse einzubeziehenden Projekte, die Überprüfung der Prioritäten und die Analyse der Kosten. Erfahren Sie mehr über die Erstellung Ihrer Portfolioanalyse .
Wählen Sie auf der Registerkarte Analyse in der Gruppe Analyse die Option Speichern .
Interpretieren Sie Ihr strategisches Ausrichtungsdiagramm in Project Online
Die Portfolioanalyse umfasst das strategische Ausrichtungsdiagramm, das Teil der Kostenbeschränkungsanalyse ist. Das strategische Ausrichtungsdiagramm kann Ihnen dabei helfen festzustellen, ob neue Projekte und deren Budgets Ihre Geschäftsziele unterstützen. Das strategische Ausrichtungsdiagramm kann Ihnen auch dabei helfen, Ihr bestehendes Portfolio an laufenden Projekten zu analysieren und festzustellen, ob Anpassungen vorgenommen werden sollten, um das Portfolio näher an die strategische Ausrichtung zu bringen und somit mehr Wert für Ihr Unternehmen zu erzielen.
Wählen Sie auf der Schnellstartleiste Portfolioanalysen .
Wählen Sie in der angezeigten Tabelle die Analyse aus, die Sie überprüfen möchten.
Wenn die Kostenanalyseseite noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Registerkarte Analyse in der Gruppe Portfolioauswahl auf das Feld Szenario und wählen Sie das Szenario aus, das Sie analysieren möchten, z. B. Baseline .
Wählen Sie auf der Registerkarte Analyse in der Gruppe Navigieren die Option Kosten analysieren aus.
Die Seite „Portfoliokostenanalyse" wird geöffnet und listet die für diese Analyse ausgewählten Projekte, die zugehörigen Kostenkennzahlen und das Efficient Frontier- Diagramm in der unteren rechten Ecke auf.
Wählen Sie in der Titelleiste des Diagramms Efficient Frontier die Option Strategic Alignment . Das Diagramm wechselt von Efficient Frontier zu Strategic Alignment.
Überprüfen Sie das Diagramm, um festzustellen, wie gut die Projektportfolioausgaben die Geschäftstreiber unterstützen. Die vertikale Achse listet jeden Geschäftstreiber auf. Die dunklen horizontalen Balken zeigen den Prozentsatz der Ausgaben für jeden Treiber über alle Projekte hinweg. Diese Balken basieren auf den Projektkosten sowie den Bewertungen für die strategische Wirkung, die Sie in jedem Projekt zugewiesen haben. Die helleren horizontalen Balken zeigen den Prozentsatz der Wichtigkeit für jeden Treiber, den Sie bei der Priorisierung der Treiber identifiziert haben. Jeder Treiber ist dann diesem Balkenpaar zugeordnet.
Wenn ein Treiberbalkenpaar ungefähr gleich lang ist, bedeutet dies, dass Ihre Projektausgaben in diesem Portfolio den Werten und Zielen dieses Treibers gut gerecht werden.
Wenn andererseits ein Balkenpaar sehr unterschiedliche Längen hat, bedeutet dies, dass Ihre Projektausgaben nicht mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Wenn beispielsweise die Leiste für die Wichtigkeit des Treibers lang und die Projektkosten kurz sind, bedeutet dies, dass Ihre Organisation möglicherweise in Erwägung ziehen sollte, diesem Projekt zusätzliche Mittel zuzuweisen. Wenn die Leiste für die Wichtigkeit des Treibers kurz und die Projektkosten hoch sind, bedeutet dies gleichermaßen, dass ein Treiber mit niedrigerer Priorität höhere Projektkosten erhält.
Es mag gute Gründe dafür geben, dass die beiden Balken nicht übereinstimmen, aber die Untersuchung des Diagramms bringt es ans Licht, und als Portfoliomanager können Sie alles tun, um sicherzustellen, dass Ihr Portfolio-Projekt-Mix und die damit verbundenen Ausgaben eher beabsichtigt sind als zufällig.
Wenn Sie sich entscheiden, zwei beliebige Balken näher aufeinander abzustimmen, insbesondere für ein Portfolio laufender Projekte, haben Sie die folgenden Optionen:
Untersuchen Sie die Ausgaben für Projekte. Ist sie im Verhältnis zur Priorität des Geschäftstreibers zu hoch oder zu niedrig?
Überprüfen Sie die Auswahl der Projekte. Haben die Projekte viel mit den Geschäftstreibern zu tun? Wenn nein, warum nicht? Sollen Projekte auf Eis gelegt oder abgebrochen werden? Sollen neue Projekte hinzugefügt werden, um das Portfolio besser auszurichten?
Untersuchen Sie die Geschäftsziele selbst. Sind ihre Prioritäten angemessen gesetzt? Sind sie aktuell? Spiegeln sie wirklich wider, wo die Organisation jetzt steht? Ist es Zeit für eine neue strategische Planungssitzung?
Wenn Sie ein Portfolio vorgeschlagener Projekte analysieren, um zu bestimmen, welche Projekte genehmigt und welche abgelehnt werden sollten, verwenden Sie das strategische Ausrichtungsdiagramm als Entscheidungshilfe und auch zum Festlegen der geeigneten Budgets. Sie können den Projektmix und die Projektkosten anpassen. Sie können auch die Projektaktivitäten selbst anpassen, um die Geschäftsziele effektiver zu unterstützen. Berechnen Sie nach diesen Anpassungen die Portfolioanalyse neu und prüfen Sie, ob sich die strategische Ausrichtung verbessert hat.
Wie das strategische Ausrichtungsdiagramm berechnet wird
Dies fasst die Reihe von Berechnungen zusammen, die zum strategischen Ausrichtungsdiagramm führen:
Basierend auf Ihren Geschäftstreibern und ihren strategischen Auswirkungen auf jedes Portfolioprojekt berechnet Project Online eine Treiberbewertung für jedes Projekt.
Basierend auf dieser Treiberbewertung und dem Projektbudget berechnet Project Online den Prozentsatz jedes Projektbudgets, der jedem Treiber zugewiesen wird.
Project Online multipliziert dann die Gesamtkosten jedes Projekts mit dem Prozentsatz des Projektbudgets, der jedem Treiber zugewiesen wurde. Dies stellt den Betrag jedes Projektbudgets bereit, der bestimmten Treibern zugewiesen ist.
Die jedem Geschäftstreiber zugeordneten Kosten werden dann addiert und ergeben die Gesamtinvestition pro Treiber für alle Projekte im Portfolio.
Die Summe der Investition für jeden Treiber wird durch die Gesamtkosten des Portfolios geteilt, um den Prozentsatz zu ermitteln, der in jeden Treiber investiert wurde.
Project Online zeichnet ein Balkendiagramm mit der prozentualen Punktzahl für jeden Treiber über alle Projekte hinweg im Vergleich zur prozentualen Punktzahl des gesamten Portfoliobudgets, das in jeden Treiber investiert wurde. Dies zeigt die Treiberbedeutung im Vergleich zu den Gesamtkosten für jeden Treiber.
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