Verwenden Sie die Vorlage Task Management Access Database
Verwenden Sie die Vorlage Access Task Management Database, um eine Gruppe von Arbeitselementen nachzuverfolgen, die Sie oder Ihr Team abschließen müssen. Sie können auch Aufgabendetails suchen und filtern, Spalten ein- oder ausblenden, E-Mail-Nachrichten senden und die Adressen der Aufgabenverantwortlichen zuordnen.
Möchten Sie sich ein Video über die Verwendung dieser Vorlage ansehen? Siehe diesen Artikel, Verwenden der Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung .
Hinweis: Die Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download zur Verfügung steht. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Nutzung der Datenbank
In diesem Artikel behandeln wir die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage für die Aufgabenverwaltungsdatenbank.
Bereiten Sie die Datenbank für die Verwendung vor
Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
Schließen Sie das Willkommensformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Statusleiste auf Diesen Inhalt aktivieren .
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll .
Suchen Sie nach einer Aufgabe oder einem Kontakt
Mit dem Feld „Schnellsuche" können Sie schnell eine Aufgabe im Formular „Aufgabenliste" oder einen Kontakt im Formular „Kontaktliste" finden.
Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen . (Das ist das X im Suchfeld.)
Filtern Sie die Aufgabenliste
Auf dem Aufgabenlistenformular können Sie die Liste der Aufgaben filtern und Ihre bevorzugten Filter für die zukünftige Verwendung speichern.
Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
Klicken Sie auf Filter speichern .
Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
Spalten ein- oder ausblenden
Im Aufgabenlistenformular und im Kontaktlistenformular sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden .
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Spalten einblenden" das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Aufgaben- oder Kontaktdetails anzeigen
Mit den Formularen „Aufgabendetails" und „Kontaktdetails" können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular „Aufgabendetails" oder das Formular „Kontaktdetails" an:
Klicken Sie im Formular „Aufgabendetails" oder im Formular „Kontaktdetails" neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
Anhänge hinzufügen
Auf dem Aufgabendetails- Formular und dem Kontaktdetails- Formular können Sie Bilder und andere Anhänge hinzufügen.
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen im Formular Aufgabendetails auf Anhänge hinzufügen oder entfernen .
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen im Kontaktformularformular auf Bild bearbeiten .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf Hinzufügen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK .
Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anhängen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
Fügen Sie Kontakte aus Microsoft Outlook hinzu
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Aufgabenbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen .
Wählen Sie im Dialogfeld „Hinzuzufügende Namen auswählen" die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK .
Zeigen Sie eine Karte mit der Adresse eines Kontakts an
Wenn Sie im Formular „Kontaktdaten" eine Adresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
Klicken Sie auf Zum Zuordnen klicken .
Berichte anzeigen
Die Aufgabendatenbank enthält mehrere Berichte, darunter aktive Aufgaben , Aufgabendetails , Kontaktadressbuch und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einen einfachen Bericht erstellen .
Ändern Sie die Vorlage für die Aufgabenverwaltungsdatenbank
Passen Sie die Aufgabendatenbank an, indem Sie der Aufgabentabelle ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Aufgabenlistenformular , dem Aufgabendetailsformular und dem Aufgabendetailbericht hinzufügen.
Fügen Sie der Tasks-Tabelle ein Feld hinzu
Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Aufgaben .
Scrollen Sie nach rechts, bis Sie die Spalte mit dem Namen Neues Feld hinzufügen sehen. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben Sie dann den Feldnamen ein.
Wenn Sie zum ersten Mal Daten in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Fügen Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzu
Sobald ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular oder den Bericht.
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