Verwenden Sie einen Workflow mit drei Zuständen
Der Workflow mit drei Zuständen verfolgt den Status eines Listenelements über drei Zustände (Phasen). Es kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Unternehmen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen verfolgen müssen, wie z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebskontakte oder Projektaufgaben. Beispielsweise könnten die drei Status einer Projektaufgabe „Nicht begonnen", „In Bearbeitung" und „Beendet" lauten.
In diesem Artikel
Richten Sie eine Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen ein
Erstellen Sie eine Problemverfolgungsliste zur Verwendung mit einem Drei-Status-Workflow
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen
Passen Sie eine benutzerdefinierte Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen an
Fügen Sie einer Liste einen Workflow mit drei Zuständen hinzu
Starten Sie manuell einen Workflow mit drei Zuständen für ein Element
Schließen Sie eine Workflow-Aufgabe in einem Workflow mit drei Zuständen ab
Wie funktioniert der Drei-Status-Workflow?
Der Workflow mit drei Zuständen unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen Organisationen den Status eines Problems oder Elements über drei Zustände und zwei Übergänge zwischen den Zuständen verfolgen müssen. Bei jedem Übergang zwischen Zuständen weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine E-Mail-Benachrichtigung über die Aufgabe. Wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und fährt mit dem nächsten Status fort. Der Drei-Status-Workflow funktioniert mit der Vorlage für die Problemverfolgungsliste . Es kann jedoch mit jeder Liste verwendet werden, die so eingerichtet ist, dass sie eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält. Die Werte in dieser Auswahlspalte dienen als Status, den der Workflow verfolgt.
Eine Liste kann mehr als eine Auswahlspalte haben und die Auswahlspalte kann mehr als drei Werte haben. Der Workflow mit drei Zuständen kann jedoch nur so konfiguriert werden, dass er eine der Auswahlspalten und nur drei der Werte in der ausgewählten Auswahlspalte verwendet. Wenn Sie einen Workflow mit drei Zuständen zu einer Liste oder Bibliothek hinzufügen, wählen Sie eine Auswahlspalte und drei der von der Spalte bereitgestellten Werte aus. Informationen zum Arbeiten mit Spalten in einer Liste finden Sie unter Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek oder Löschen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek .
Der Drei-Zustands-Workflow kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Unternehmen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen verfolgen müssen, wie z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebs-Leads oder Projektaufgaben. Beispielsweise können die Mitarbeiter eines kleinen Veranstaltungsplanungsunternehmens eine Problemverfolgungsliste und einen benutzerdefinierten Drei-Zustands-Workflow verwenden, um die vielen Aufgaben im Zusammenhang mit von ihnen geplanten Veranstaltungen zu verwalten. Der Workflow mit drei Zuständen verfolgt die Ereignisplanungsaufgaben in drei Zuständen: Aktiv , Bereit zur Überprüfung und Abgeschlossen . Alle Aufgaben zur Veranstaltungsvorbereitung, die sich auf eine bestimmte Veranstaltung beziehen, werden in einer Problemverfolgungsliste zusammengestellt, die für diese Veranstaltung erstellt und als Aktiv gekennzeichnet wurde. Die Ereigniskoordinatorin weist ihren Teammitgliedern einzelne Aufgaben zu und startet dann den Drei-Status-Workflow für diese Elemente, um die Arbeit an der Ereignisaufgabe einzuleiten.
Wenn der Workflow startet, erstellt er eine Aufgabe für die benannte Person. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erhält, führt er oder sie die Arbeit aus, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich ist. Dabei kann es sich um Arbeiten handeln, die außerhalb der Liste oder Website ausgeführt werden, auf der sich die Issue-Tracking-Liste befindet. Wenn beispielsweise ein Teammitglied eine Workflow-Aufgabe zur Entwicklung eines Cateringplans erhält, kontaktiert er oder sie ein Cateringunternehmen und arbeitet dann mit ihm zusammen, um einen Plan zu entwickeln. Wenn der Verpflegungsplan erstellt ist, markiert das Teammitglied seine Workflow-Aufgabe als erledigt. An diesem Punkt aktualisiert der Workflow den Status der Veranstaltungsaufgabe in der Problemverfolgungsliste von Aktiv auf Bereit zur Überprüfung und erstellt eine zweite Aufgabe für den Veranstaltungskoordinator, um den Verpflegungsplan zu überprüfen. Nachdem die Veranstaltungskoordinatorin den Cateringplan überprüft und genehmigt hat, markiert sie ihre Workflow-Aufgabe als abgeschlossen, und der Workflow aktualisiert den Status der Aufgabe von Bereit zur Überprüfung auf Abgeschlossen .
Hinweis: Ein Workflow-Teilnehmer kann eine Workflow-Aufgabe in einem Drei-Status-Workflow auf zwei Arten abschließen. Ein Teilnehmer kann die Workflow-Aufgabe bearbeiten, um sie als abgeschlossen zu markieren, oder ein Teilnehmer kann den Status des Workflow-Elements in der Liste ändern (wenn der Teilnehmer berechtigt ist, diese Liste zu ändern). Wenn ein Teilnehmer den Status des Workflow-Elements in der Liste manuell aktualisiert, ist die Workflow-Aufgabe abgeschlossen. Wenn der Teilnehmer die Workflow-Aufgabe bearbeitet, um sie als abgeschlossen zu markieren, wird der Status des Workflow-Elements in der Liste auf Abgeschlossen aktualisiert.
Die Aktionen im Workflow mit drei Zuständen im vorherigen Beispiel verwenden den folgenden Prozess:
Richten Sie eine Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen ein
Bevor Sie einen Workflow mit drei Zuständen verwenden können, müssen Sie eine Liste zur Verwendung des Workflows einrichten. Diese Liste muss die Elemente enthalten, die Sie mithilfe des Workflows nachverfolgen oder verwalten möchten. Die Vorlage für die Problemverfolgungsliste funktioniert mit dem Drei-Status-Workflow. Sie können jedoch auch eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit diesen Workflows erstellen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit dem Drei-Status-Workflow erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die Liste mindestens eine Auswahlspalte enthält, die drei oder mehr Auswahlwerte enthält. Wenn Sie einen Arbeitsablauf mit drei Zuständen zur Verwendung mit der Liste einrichten, müssen Sie die Spalte „ Auswahl " angeben, die die Zustandswerte enthält, die der Arbeitsablauf verfolgen wird.
Erstellen Sie eine Problemverfolgungsliste zur Verwendung mit einem Drei-Status-Workflow
Standardmäßig können Sie einen Drei-Status-Workflow mit jeder Liste verwenden, die Sie aus der Vorlage für die Problemverfolgungsliste erstellen.
Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte anzeigen .
Klicken Sie auf der Seite Alle Websiteinhalte auf Erstellen .
Klicken Sie im Dialogfeld Erstellen auf Problemverfolgung und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich.
Hinweis: Der Listenname wird oben auf der Listenseite angezeigt, wird Teil der Webadresse für die Listenseite und erscheint in Navigationselementen, die Benutzern helfen, die Liste zu finden und zu öffnen.
Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste bereitstellen oder angeben möchten, ob ein Link zur Liste auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, ist die Standardeinstellung ja, klicken Sie auf Weitere Optionen .
Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Zwecks der Liste ein. Die Beschreibung ist optional.
Um einen Link zu dieser Liste auf der Schnellstartleiste hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt „ Navigation " auf „ Ja ".
Klicken Sie unten im Dialogfeld „Erstellen" auf „ Erstellen " .
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit einem Drei-Status-Workflow erstellen möchten, müssen Sie mindestens eine Auswahlspalte hinzufügen, die mindestens drei Statuswerte enthält, die der Workflow nachverfolgt.
Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte anzeigen .
Klicken Sie auf der Seite Alle Websiteinhalte auf Erstellen .
Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen" auf „ Benutzerdefinierte Liste " und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich.
Hinweis: Der Listenname wird oben auf der Listenseite angezeigt, wird Teil der Webadresse für die Listenseite und erscheint in Navigationselementen, die Benutzern helfen, die Liste zu finden und zu öffnen.
Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste bereitstellen oder angeben möchten, ob ein Link zur Liste auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, ist die Standardeinstellung ja, klicken Sie auf Weitere Optionen .
Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Zwecks der Liste ein. Die Beschreibung ist optional.
Um einen Link zu dieser Liste auf der Schnellstartleiste hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt „ Navigation " auf „ Ja ".
Klicken Sie unten im Dialogfeld „Erstellen" auf „ Erstellen " .
Passen Sie eine benutzerdefinierte Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Zuständen an
Klicken Sie in der benutzerdefinierten Liste im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann auf Listeneinstellungen .
Klicken Sie unter Spalten auf Spalte erstellen .
Geben Sie im Abschnitt Name und Typ unter Spaltenname den Namen der Spalte ein, die Sie verwenden möchten, um die Statuswerte für den Workflow anzugeben.
Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist die Option Auswahl (Menü zur Auswahl) aus .
Geben Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen unter Beschreibung eine optionale Beschreibung für die Spalte ein.
Klicken Sie unter Voraussetzung, dass diese Spalte Informationen enthält auf Ja .
Geben Sie im Listenfeld unter Jede Auswahl in einer separaten Zeile eingeben drei oder mehr Auswahlwerte ein, die Sie für diese Spalte verwenden möchten. Diese Werte werden zu den Zuständen für den Workflow.
Wählen Sie unter Optionen anzeigen mit entweder Dropdown-Menü oder Optionsfelder aus.
Klicken Sie unter „Ausfülloptionen" zulassen auf Nein .
Geben Sie an, ob Sie einen bestimmten Standardwert für diese Spalte wünschen oder ob Sie ihn zur Standardansicht für die Liste hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf OK .
Fügen Sie einer Liste einen Workflow mit drei Zuständen hinzu
Sie müssen einer Liste einen Workflow mit drei Zuständen hinzufügen, bevor Sie ihn für Elemente in dieser Liste verwenden können. Wenn Sie einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, geben Sie an, welche Spalte in der Liste die Statuswerte enthält, die der Workflow verfolgen soll. Sie geben auch Informationen darüber an, was in jeder Phase des Workflows geschehen soll. Beispielsweise können Sie den Betreff und den Text für die E-Mail-Benachrichtigungen angeben, die Aufgabenempfänger erhalten.
Der Workflow mit drei Zuständen ist standardmäßig auf den meisten Arten von Websites aktiviert. Ein Websitesammlungsadministrator kann das Feature jedoch deaktivieren. Wenn der Drei-Status-Workflow nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Websitesammlungsadministrator.
Wichtig: Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow zu einer Liste hinzuzufügen.
Öffnen Sie die Liste, der Sie einen Workflow mit drei Zuständen hinzufügen möchten. Klicken Sie in der benutzerdefinierten Liste im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann auf Listeneinstellungen oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen. Klicken Sie beispielsweise in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen .
Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Arbeitsablaufeinstellungen .
Wenn Workflows bereits zu dieser Liste, Bibliothek oder diesem Inhaltstyp hinzugefügt wurden, führt Sie dieser Schritt direkt zur Seite Workflow-Einstellungen ändern, und Sie müssen auf Workflow hinzufügen klicken, um zur Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wenn dieser Liste, Bibliothek oder diesem Inhaltstyp keine Workflows hinzugefügt wurden, führt Sie dieser Schritt direkt zur Seite „Workflow hinzufügen".
Wenn für die Liste bereits ein Arbeitsablauf vorhanden ist, klicken Sie auf der Seite Arbeitsablaufeinstellungen ändern auf Arbeitsablauf hinzufügen .
Klicken Sie auf der Seite „ Workflow hinzufügen" im Abschnitt „Workflow" unter „Workflow -Vorlage auswählen" auf „Drei Zustände".
Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.
Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit dem Workflow verwendet werden soll.
Anmerkungen:
Sie können die standardmäßige Aufgabenliste verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Sie die standardmäßige Aufgabenliste verwenden, können Workflow-Teilnehmer ihre Workflow-Aufgaben einfach finden und anzeigen, indem sie die Ansicht „Meine Aufgaben" der Aufgabenliste verwenden.
Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow sensible oder vertrauliche Daten preisgeben, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste fernhalten möchten.
Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn Ihre Organisation viele Workflows haben wird oder wenn Workflows viele Aufgaben beinhalten. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise Aufgabenlisten für jeden Workflow erstellen.
Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Die Verlaufsliste zeigt alle Ereignisse an, die während jeder Instanz des Workflows auftreten.
Sie können die standardmäßige Verlaufsliste verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Ihre Organisation über viele Workflows verfügt, möchten Sie möglicherweise eine separate Verlaufsliste für jeden Workflow erstellen.
Führen Sie im Abschnitt Startoptionen einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie zulassen möchten, dass der Workflow manuell gestartet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Teilnahmeberechtigung zulassen . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigungen zum Verwalten von Listen zum Starten des Workflows erforderlich, wenn Sie zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows benötigen möchten.
Wenn Sie möchten, dass der Workflow automatisch gestartet wird, wenn neue Elemente erstellt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird.
Klicken Sie auf Weiter .
Wählen Sie im Abschnitt Workflow -Status unter Select a 'Choice' field die Spalte Choice aus der Liste aus, die die Werte enthält, die Sie für die Status in Ihrem Workflow verwenden möchten, und wählen Sie dann die gewünschten Spaltenwerte für den Anfangsstatus aus , Mittlerer Zustand und Endzustand des Workflows.
In den beiden Abschnitten Geben Sie an, was passieren soll, wenn ein Workflow gestartet wird (Optionen für die erste Aufgabe im Workflow) und Geben Sie an, was passieren soll, wenn ein Workflow in seinen mittleren Zustand wechselt (Optionen für die zweite Aufgabe im Workflow) geben Sie die folgenden Informationen an:
Aufgabendetails
Aufgabenbeschreibung: | Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in die Beschreibung der Aufgabe aufnehmen möchten. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren , wird das ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Link zum Listenelement einfügen aktivieren, wird ein Link zum Listenelement in die Beschreibung eingefügt. |
Fälligkeitsdatum der Aufgabe: | Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen und wählen Sie dann die Datumsspalte aus der Liste aus, die die Datumsinformationen enthält, die Sie für das Fälligkeitsdatum verwenden möchten. |
Aufgabe zugewiesen an: | Um die Aufgabe einer in der Liste angegebenen Person zuzuweisen, klicken Sie auf Listenfeld einschließen und wählen Sie dann die Spalte aus der Liste aus, die die Benutzerinformationen enthält, die Sie verwenden möchten. Wenn dieser Workflow gestartet wird, wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für das Workflow-Element erscheint. Um diese Aufgabe in allen Instanzen dieses Workflows einer von Ihnen angegebenen Person zuzuweisen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie dann den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten, oder wählen Sie ihn aus. |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Nachricht senden , wenn Sie möchten, dass die Workflow-Teilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen zu ihren Workflow-Aufgaben erhalten.
Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflow-Teilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflow-Aufgaben erhalten, nachdem Workflows gestartet wurden, wenden Sie sich an Ihren Websitesammlungsadministrator, um zu überprüfen, ob E-Mail für Ihre Website aktiviert ist.
E-Mail-Nachrichtendetails
Zu | Geben Sie den Namen der Person ein, an die eine E-Mail-Benachrichtigung über die Workflow-Aufgabe gesendet werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabe zugewiesen zu einschließen, wenn Sie die E-Mail-Warnung an den Eigentümer der Aufgabe senden möchten. |
Thema | Geben Sie die Betreffzeile ein, die Sie für die E-Mail-Benachrichtigung verwenden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden, wenn Sie den Aufgabentitel zur Betreffzeile der E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten. |
Körper | Geben Sie die Informationen ein, die im Nachrichtentext der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link zum Listenelement einfügen, wenn Sie einen Link zum Listenelement in die Nachricht einfügen möchten. |
Klicken Sie auf OK .
Starten Sie manuell einen Workflow mit drei Zuständen für ein Element
Ein Workflow mit drei Zuständen muss zuerst einer Liste hinzugefügt werden, damit er für Elemente in dieser Liste verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie in den vorherigen Abschnitten.
Ein Workflow mit drei Zuständen kann so konfiguriert werden, dass er automatisch startet, wenn neue Elemente zu einer Liste hinzugefügt werden, oder er kann so konfiguriert werden, dass Benutzer mit bestimmten Berechtigungen den Workflow manuell starten können. Einige Workflows können beide Optionen zulassen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow mit drei Zuständen für ein Listenelement manuell zu starten. Sie müssen über die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen für die Liste verfügen. Einige Workflows erfordern möglicherweise die Berechtigung zum Verwalten von Listen.
Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflow-Teilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflow-Aufgaben erhalten, nachdem Sie einen Workflow gestartet haben, wenden Sie sich an Ihren Websitesammlungsadministrator, um zu überprüfen, ob E-Mail für Ihre Website aktiviert ist.
Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, für das Sie einen Workflow mit drei Zuständen starten möchten.
Zeigen Sie auf das Element, für das Sie einen Workflow starten möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und dann auf Workflows .
Hinweis: Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn sich das Element in einer Liste oder Bibliothek befindet, der mindestens ein Workflow zugeordnet ist.
Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte anzeigen .
Klicken Sie unter Neuen Arbeitsablauf starten auf den Namen des Arbeitsablaufs mit drei Zuständen, den Sie starten möchten.
Der Workflow startet sofort.
Schließen Sie eine Workflow-Aufgabe in einem Workflow mit drei Zuständen ab
Um eine Workflow-Aufgabe in einem Drei-Zustands-Workflow abzuschließen, benötigen Sie mindestens die Berechtigung „Elemente bearbeiten" für die Aufgabenlisten, in denen die Workflow-Aufgaben aufgezeichnet werden.
Öffnen Sie die Aufgabenliste für die Site, und wählen Sie dann Meine Aufgaben im Menü Ansicht aus, um Ihre Workflow-Aufgabe zu suchen.
Hinweis: Wenn der Arbeitsablauf nicht die standardmäßige Aufgabenliste verwendet, wird Ihre Arbeitsablaufaufgabe möglicherweise nicht in der Aufgabenliste angezeigt. Um Ihre Workflow-Aufgabe zu finden, gehen Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Workflow-Element gespeichert ist. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, das Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und dann auf Workflows . Klicken Sie auf der Seite Workflow-Status unter Laufende Workflows auf den Namen des Workflows, an dem Sie teilnehmen. Suchen Sie unter Aufgaben nach Ihrer Workflow-Aufgabe.
Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, das Sie als abgeschlossen markieren möchten.
Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und dann auf Element bearbeiten .
Geben Sie im Dialogfeld Aufgaben die Informationen ein, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich sind, oder wählen Sie sie aus, und klicken Sie dann auf Speichern .
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