Verwenden Sie die Access Asset Tracking-Vorlage
Verwenden Sie die Access Asset Tracking-Vorlage, um Computer, Bürogeräte oder alles andere, das sich im Besitz von Personen befindet oder von diesen verwaltet wird, nachzuverfolgen. Mit dieser Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch Asset-Details durchsuchen, Spalten ein- oder ausblenden, E-Mail-Nachrichten senden und die Adressen von Asset-Eigentümern zuordnen.
Möchten Sie sich ein Video über die Verwendung dieser Vorlage ansehen? Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, Verwenden der Asset-Tracking-Datenbankvorlage .
Hinweis: Die Datenbankvorlage zur Bestandsverfolgung wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download zur Verfügung steht. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Einstieg
In diesem Artikel behandeln wir die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Asset-Tracking-Vorlage.
Bereiten Sie die Datenbank für die Verwendung vor
Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
Schließen Sie das Willkommensformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Statusleiste auf Diesen Inhalt aktivieren .
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll .
Zurückgezogene Assets ein- oder ausblenden
Ausgemusterte Vermögenswerte sind Elemente, die ein Ausmusterungsdatum am oder vor dem aktuellen Datum haben. Assets können ausgemustert werden, wenn sie veraltet, defekt oder anderweitig ungenutzt sind. Sie können stillgelegte Assets im Asset-Listenformular ein- oder ausblenden.
Aktivieren oder deaktivieren Sie im Formular Bestandsliste das Kontrollkästchen Zurückgezogene anzeigen.
Suchen Sie nach einem Asset oder einem Kontakt
Mit dem Schnellsuchfeld können Sie schnell ein Asset im Asset-Listenformular und einen Kontakt im Kontaktlistenformular finden.
Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen . (Das ist das X im Suchfeld.)
Filtern Sie die Asset-Liste
Auf dem Formular Asset-Liste können Sie die Liste der Assets filtern und Ihre bevorzugten Filter für die zukünftige Verwendung speichern.
Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
Klicken Sie auf Filter speichern .
Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
Spalten ein- oder ausblenden
In den Formularen Bestandsliste und Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden .
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Spalten einblenden" das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Asset- oder Kontaktdetails anzeigen
Mit den Formularen Asset-Details und Kontaktdaten können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie die Asset-Details oder das Formular Kontaktdaten an:
Klicken Sie im Formular Bestandsliste oder Kontaktliste neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
Bild hinzufügen
In den Formularen Asset-Details und Kontaktdaten können Sie Bilder und andere Anhänge hinzufügen.
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen im Formular Asset-Details auf Anhänge hinzufügen oder entfernen .
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen im Kontaktformularformular auf Bild bearbeiten .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf Hinzufügen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK .
Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anhängen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
Fügen Sie Kontakte aus Microsoft Outlook hinzu
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Asset-Eigentümer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen .
Wählen Sie im Dialogfeld „Hinzuzufügende Namen auswählen" die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK .
Zeigen Sie eine Karte mit der Adresse eines Kontakts an
Wenn Sie im Formular „Kontaktdaten" eine Adresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
Klicken Sie auf Diese Adresse zuordnen .
Berichte anzeigen
Die Asset-Verfolgung umfasst mehrere Berichte, darunter Alle Assets , Asset-Details , Assets Retired , Contact Address Book und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einen einfachen Bericht erstellen .
Ändern Sie die Asset-Tracking-Datenbank
Sie können die Asset-Tracking-Datenbank anpassen, indem Sie der Assets-Tabelle ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Asset-Listenformular , dem Asset-Details- Formular und dem Asset-Details- Bericht hinzufügen.
Fügen Sie der Tabelle Assets ein Feld hinzu
Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Assets .
Scrollen Sie nach rechts, bis Sie die Spalte mit dem Namen Neues Feld hinzufügen sehen. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben Sie den Feldnamen ein.
Wenn Sie zum ersten Mal Daten in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Fügen Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzu
Sobald ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular oder den Bericht.
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